이 마케팅 회사가 AI로 워크플로를 혁신하는 방법

매 순간이 중요한 세상에서 잃어버린 시간을 되찾는 것은 도움이 될 뿐만 아니라 혁신적인 일입니다.

검안 시술을 제공하는 전문 웹 및 마케팅 회사인 Eye Care Pro(ECP)는 Asana의 AI 워크플로 작성기인 AI Studio를 통해 이를 발견했습니다. 

선임 매니저 Theresa Welty와 프로젝트 관리 팀 매니저 Amy Wagenaar는 그 효과가 즉각적이었음을 전했습니다. 한때 하루 종일 소요되었던 반복적인 작업이 자동화된 워크플로로 대체되어 243명의 팀이 인간이 가장 잘하는 일인 전략적 사고와 창의적인 문제 해결에 집중할 수 있게 되었습니다.

획기적인 AI 애플리케이션

ECP는 AI Studio와 Asana 플랫폼 전반에 걸쳐 통합된 AI 기능 모두에 대한 여러 가지 고가치 애플리케이션을 발견했습니다.

1. 기술적 전문 지식 없이 AI 자동화 구축

AI Studio가 있기 전에는 기술력이 부족한 팀원들이 AI 기반 워크플로를 설정하는 데 어려움을 겪었습니다. “저는 워크플로를 설정하는 데 익숙하지 않았습니다. 하지만 AI Studio가 출시되는 즉시 AI가 수행하기를 원하는 작업을 입력할 수 있었습니다."라고 Theresa는 말합니다.

2. 즉각적인 프로젝트 인사이트

ECP는 이제 AI가 생성한 프로젝트 상태에 대한 인사이트를 통해 작업 우선순위 지정과 업무량 관리를 최적화하여 더 스마트한 리소스 할당 결정을 내릴 수 있습니다. "Asana에서 AI가 생성하는 포트폴리오 요약은 매우 유용합니다."라고 Theresa는 말합니다. "모든 프로젝트를 살펴보고, 업데이트를 위해 프로젝트 매니저에게 연락하거나, 직접 상태 보고서를 작성해야 한다면 몇 시간이 걸릴 것입니다."

3. 스마트 대화 요약

Amy와 같은 프로젝트 매니저에게 대화 요약 기능은 획기적인 변화였습니다.

"프로젝트 매니저가 된다는 것은 끊임없이 프로젝트에 뛰어들어 왔다 갔다 하는 것을 의미합니다. 작업에 80개 이상의 댓글이 달렸을 때 요약 기능은 아마도 제 시간을 가장 많이 절약해 줄 것입니다."라고 Amy는 말합니다. "모든 것을 읽지 않고도 무슨 일이 일어나고 있는지 즉시 이해할 수 있습니다."

4. 자동화된 작업 할당

ECP는 사용자 지정 데이터 필드를 기반으로 작업을 자동으로 할당하는 AI 기반 워크플로를 구현하여 수동 할당 프로세스를 제거했습니다.

"작업이 프로젝트로 가져오기되면 사용자 지정 데이터 필드에 따라 특정 사람에게 자동으로 알림이 전송됩니다."라고 Amy는 말합니다. "누군가가 조치를 취하기를 기다리는 대신 적절한 시기에 적절한 팀원에게 작업이 전달되도록 합니다."

5. 반복되는 업무 줄이기

팀은 AI를 활용하여 이전에 수동으로 수행하던 작업을 자동화하여 병목 현상을 줄이고 전략적 업무에 더 많은 시간을 할애합니다.

한 가지 강력한 예는 일일 체크아웃 시스템입니다. "작업은 사용자 지정 작업 설명과 Microsoft 양식에 대한 링크가 있는 특정 개인에게 자동으로 할당된 다음 마감일에 도달하면 자동으로 완료된 것으로 표시됩니다."라고 Amy는 말합니다.

6. 스마트 데이터 필드 지원

ECP는 특히 Asana의 데이터 필드 자동 완성 기능에 깊은 인상을 받았습니다. 한 사례에서, 팀원이 실수로 필드를 삭제한 후 AI가 누락된 데이터를 제안하고 복원했습니다.

"다른 툴에서 고객 데이터를 자주 가져오기 때문에 이는 엄청난 성과입니다."라고 Amy는 말합니다. "무언가 잘못되었을 때 AI 안전망을 갖는 것은 데이터 유효성 검사에 엄청난 시간을 절약해 줍니다."

7. 중복 작업량 식별

팀이 탐구하는 또 다른 영역은 AI 스튜디오에 내장된 AI 기반 워크플로로 중복되는 작업을 식별하는 것입니다.

"대규모 조직에서는 누가 어떤 일을 하고 있는지 항상 알 수 있는 것은 아닙니다. 팀이 항상 조율되는 것은 아니며 종종 작업량이 중복되는 경우가 많습니다."라고 Theresa는 말합니다.

중복 작업을 식별하기 위해 AI를 사용하면 "이전에 유사한 작업이 어떻게 수행되었는지 확인하여 직원들이 작업을 더 빠르게 완료하고, 교육 기회를 제공하는 동시에 효과, 효율성, 품질을 개선하는 데 도움이 됩니다."

실제 영향

ECP의 경우, Asana의 AI 기능이 일상적인 운영을 혁신했습니다. 이제 비기술 팀 구성원은 자신만의 워크플로를 구축하고, 작업은 자동으로 적절한 사람에게 전달되며, 프로젝트 매니저는 수십 개의 댓글을 읽을 필요 없이 대화를 빠르게 소화할 수 있습니다.

이러한 실질적인 개선으로 팀은 업무에 대한 불만을 줄이면서 매주 시간을 절약할 수 있습니다.

ECP의 성공은 AI가 사람들의 업무 효율을 높이는 데 도움이 될 수 있는 특정 문제점을 식별하는 데서 오는 결과와 기술 자체를 위한 기술 도입에 대한 신중한 자동화 적용에 달려 있습니다.