업무 관리를 위한 표준 없이 허우적거림

2014년 Asana를 도입하기 전, Venture for America (VFA)는 프로젝트와 작업을 관리하기 위해 스프레드시트와 CRM 시스템을 함께 사용하고 있었습니다. 이로 인해 다음과 같은 여러 가지 문제가 발생했습니다.

• 표준화 부족: 모든 부서가 서로 다른 툴을 사용하고 서로 다른 방식으로 프로젝트를 진행했기 때문에 협업이 어려웠습니다.

• 단일 정보 소스 부재: 정보가 빠르게 오래되어 실행에 옮길 수 없었기 때문에 중요한 작업이 누락되는 일이 생겼습니다.

• 유연성 부족: 팀은 특정 요구 사항에 맞게 툴을 조정할 수 없었습니다. 예를 들어, 프로젝트 관리를 전문으로 하는 팀은 고객 관계 관리를 전문으로 하는 팀과 다른 플랫폼이 필요했습니다.

결국 팀은 정체되어 있고 확장 가능한 방식으로 운영할 수 없다고 느꼈습니다.

교차 기능 솔루션 찾기

근본적인 투명성을 추구하는 교차 기능 팀인 VFA는 조직 전체에서 진행되는 업무에 대한 가시성을 높일 수 있는 도구를 원했습니다. 또한 팀은 각 팀이 자신의 워크플로에 맞게 맞춤 설정할 수 있는 유연한 툴을 원했습니다.

VFA는 교차 기능 팀이 정보를 투명하게 확인하고 액세스할 수 있도록 해주는 Asana를 고려했습니다. 또한 팀은 Asana의 회사 가치에 공감했습니다. 협력하여 일하고 지름길을 피하는 것부터 업무에 열정을 불어넣는 것까지, VFA는 매일 이러한 가치를 구현하기 위해 노력합니다. 마지막으로, VFA 팀은 투지가 강한 팀으로서 많은 리소스 없이도 팀원들이 효율적으로 업무를 처리할 수 있는 툴을 찾고 있었습니다.

Asana를 도입하기로 결정한 후 VFA는 조직 전체에 플랫폼을 홍보하는 데 핵심적인 역할을 하는 Asana 챔피언으로 구성된 소규모 팀으로 시작했습니다. 모든 사람이 Asana를 효과적으로 사용할 수 있도록 Amy와 그녀의 팀은 개별 Asana 세션과 2년에 한 번 열리는 'Lunch and Learns'를 개최하여 팀이 특정 기능을 심도 있게 이해할 수 있도록 했습니다. 이 점심시간 발표는 지금도 진행되고 있습니다. Amy는 또한 Asana에서 자신의 업무를 추적함으로써 모범을 보입니다. 이렇게 하면 팀은 Asana가 중요한 툴이자 업무를 관리하기 위한 사실상의 플랫폼임을 알 수 있습니다.

보조금 관리의 핵심인 Asana

현재 VFA는 조직 전체에서 Asana를 사용하여 모든 프로그램과 업무를 관리하고 있습니다. Amy와 팀은 Asana에서 업무를 간소화하고 불필요한 후속 조치를 방지함으로써 각 팀원이 매일 약 45분을 절약할 수 있다고 추정합니다.

팀이 Asana에서 수행하는 가장 중요한 기능 중 하나는 매년 45건 이상의 보조금 신청을 관리하는 것입니다. 비영리 단체인 VFA에게 규정 준수는 최우선 사항입니다. Asana를 사용하면 여러 팀이 초기 의향서부터 최종 제출까지 전체 보조금 관리 프로세스를 조율할 수 있습니다. 모든 것이 Asana에서 관리되기 때문에 재무팀은 예산 및 보고서 작성 시점을 파악할 수 있고, Amy는 보조금 문서 검토 시점을 파악할 수 있습니다. 조직의 모든 사용자에게 표시되고 모든 관련 문서를 포함하는 하나의 보조금 프로젝트를 보유하면 더 많은 보조금을 신청하고 더 많은 자금을 확보하는 데 도움이 됩니다.

Asana에서 보조금 우선순위를 쉽게 지정할 수 있기 때문에, 잠을 설칠 정도로 걱정하는 보조금 수령을 놓치는 일이 없습니다.

VFA는 보조금 관리 외에도 Asana를 사용하여 펠로 경험을 관리합니다. VFA는 Asana에서 펠로우 선정 프로세스와 펠로우가 VFA를 처음 접하는 역할을 하는 한 달간의 펠로우 트레이닝 캠프 프로그램을 운영합니다. 펠로 프로그램은 매년 시작되기 때문에 이해관계자는 이전 Asana 프로젝트를 복제하기만 하면 현재 연도의 계획을 시작할 수 있습니다. Amy와 그녀의 팀은 Asana로 계획 프로세스를 간소화한 결과 대규모 이벤트당 최소 3일의 근무일을 절약할 수 있다고 추정합니다.

인간의 두뇌와 기억력에 대한 의존도를 줄이면 향후 삶이 더 편리해집니다. Asana는 사람들의 인지 부하를 줄이고 명확성을 제공합니다.

Asana와 함께 새로운 10년을 시작하기

이제 VFA는 Asana로 미래 성장을 위한 튼튼한 토대를 마련했습니다. 10주년을 맞이하여 다양성에 초점을 맞춘 액셀러레이터와 영향력 연구를 포함한 새로운 이니셔티브의 형태로 역량을 개발할 계획입니다. 이러한 작업량은 VFA 팀이 향후 10년 동안 어떻게 영향력을 확대할 수 있을지 결정하는 데 초점을 맞추고 있으며, VFA의 미래를 위한 일련의 권고안으로 마무리될 것입니다. 그리고 이러한 새로운 이니셔티브는 각각 Asana에서 관리될 것입니다.