오늘날 Trevor Project는 LGBTQ 청소년을 위한 세계 최대 규모의 자살 예방 및 정신 건강 단체로, 무료로 비밀이 보장되는 전화, 채팅, 문자 상담과 TrevorSpace라는 안전한 소셜 네트워크를 제공합니다. 수상 경력에 빛나는 Trevor의 팀은 LGBTQ 청소년 자살이라는 공중 보건 위기를 해결하기 위해 혁신적인 연구, 교육, 옹호 프로그램을 운영하고 있으며, Lil Nas X, Janelle Monae와 같은 유명 인사와 파트너십을 맺어 서비스에 대한 인식을 높이고 LGBTQ 청소년들이 안전하고 힘을 얻는다는 느낌을 받을 수 있도록 사랑과 지원의 메시지를 전하고 있습니다. 

David B.(대명사: they/he)는 Trevor Project의 수석 특별 프로젝트 매니저이며, 그의 팀은 Trevor의 브랜드 리프레시 및 멕시코를 시작으로 서비스의 국제적 확장과 같은 조직의 전략적 교차 기능 이니셔티브를 관리합니다. 이러한 프로젝트는 교차 기능성이 매우 높고, Asana를 사용하기 전에는 다양한 팀이 각기 다른 방식으로 업무를 관리했기 때문에 상태 업데이트를 수집하고 이니셔티브를 상위 차원에서 확인하는 데 추가 작업량이 필요했습니다.

David와 그의 동료들은 더 많은 인사이트와 조직 전체의 투명성을 원했습니다. Trevor Project는 지난 3년 동안 팀을 크게 확장했기 때문에 이는 특히 중요했습니다.

팀 규모가 커지고 협업과 교차 기능 업무가 늘어나면서 겪는 어려움을 줄이고 싶었습니다. 그래서 조직의 모든 구성원이 업무를 관리할 수 있는 하나의 플랫폼을 찾게 되었고, 프로젝트를 시작하고 실행하는 일원화된 구조와 체계적인 방법을 제공할 수 있게 되었습니다.

David B., 수석 특별 프로젝트 매니저

그들은 부서를 통합하고, 향후 성장을 대비하여 내부 인프라를 구축하고, 전 세계 더 많은 지역사회에 고품질 서비스를 제공하는 데 도움이 되는 업무 관리 플랫폼을 찾기 시작했습니다. 

업무 방식이 서로 다른 모든 팀을 수용하는 플랫폼

팀은 조직 전체가 함께 프로젝트를 수행하고, 마일스톤을 추적하고, 진행 상태를 보고할 수 있는 하나의 플랫폼이 필요했습니다. David는 “확장성, 협업, 사용 편의성, Okta, Slack, Jira, Google Workspace와 같이 이미 사용 중인 시스템과의 연동 또는 통합을 추구했습니다.”라고 말합니다. 

그들은 여러 툴을 평가하여 Asana와 다른 플랫폼으로 범위를 좁혔습니다. 그들은 Asana의 타임라인, 보드, 목록, 캘린더 보기가 서로 다른 업무 관리 스타일을 가진 팀에 적합하며, 조직을 통합하면서도 유연성을 제공한다는 점을 높이 평가했습니다. 

결국 Trevor Project는 필요에 가장 잘 맞는 Asana를 선택했습니다. David는 "다른 플랫폼과 비교했을 때 Asana가 제공하는 기능의 수가 눈에 띄었습니다."라고 말합니다.

Asana의 안내에 따라 프로젝트 관리 표준 출시

Asana의 도입은 The Trevor Project가 일련의 내부 프로젝트 관리 표준을 출시하는 것과 함께 진행되었습니다. David는 "Asana를 사용하여 우리가 만든 프로젝트 관리 여정을 이끌었습니다."라고 말합니다. 직원들이 새로운 시스템을 도입할 수 있도록, 가이드가 포함된 플레이북, 모든 팀과 소통하기 위한 라이브 가상 교육 세션, 새로 수립된 프로젝트 관리 표준과 새로운 프레임워크 내에서 Asana를 사용하는 방법에 대한 비동기식 교육 2회를 제공했습니다. 

회사가 계속 성장함에 따라 Asana는 프로젝트 관리 프로세스를 확립하여 직원들이 이러한 표준을 체계적으로 따를 수 있도록 도와줍니다.

David B., 수석 특별 프로젝트 매니저

Trevor Project는 조직 전체에 걸쳐 유연하면서도 통일된 업무 방식을 정의함으로써 성장과 관련된 어려움을 미리 해결하고 팀을 생산적인 방향으로 이끌었습니다. 업무 집중 탐구 인덱스 의 연구에 따르면, 대기업은 소규모 조직보다 프로세스가 더 복잡하기 때문에 작업과 업데이트를 더 자주 놓치는 경향이 있습니다.

대규모 팀은 또한 영향력 있는 전략적 업무와 관련하여 발생하는 모든 조율 작업을 의미하는 '일을 위한 일'에 더 많은 시간을 할애합니다. 시스템을 갖추게 된 Trevor Project는 성장하면서도 여전히 민첩하고 일관된 팀으로 운영될 수 있었습니다.

Asana로 1년치 이상의 근무 시간을 줄였습니다

현재 The Trevor Project는 많은 프로젝트를 Asana에서 관리하고 있으며, 이로써 조율에 할애할 수 있는 연간 348일의 근무일을 절약할 수 있습니다. 이는 70주, 즉 정규직 직원이 1년 이상 근무하는 것과 같은 수준입니다. 이러한 예상 시간 절약은 Asana가 고객을 대상으로 실시한 조사와 업무 관리 플랫폼을 사용하지 않을 때 직원들이 정보 검색, 콘텍스트 전환, 앱 간 전환과 같은 일반적인 활동에 소요하는 시간에 대한 기타 제3자 조사를 기반으로 합니다. 위기를 겪고 있는 LGBTQ 청년을 지원하는 것을 최우선 과제로 삼는 Trevor Project에서는 시간 절약이 매우 중요합니다. 자살 예방 단체를 운영할 때는 매 순간이 중요합니다.

Asana를 통해 모든 프로젝트의 진행 상태를 투명하게 파악할 수 있으며, 프로젝트가 어떻게 결과로 이어지는지 확인할 수 있습니다. 이전에는 프로젝트를 관리하고 보고하는 방식이 다양했지만, 표준을 갖추면 그 과정을 더 쉽게 전달할 수 있습니다.

David B., 수석 특별 프로젝트 매니저

이러한 시간 절약은 양식과 같은 Asana 기능을 통해 가능합니다. 이를 통해 직원들은 내부 및 외부 요청을 수집하고 업무를 신속하게 시작하여 연간 244일의 근무일을 절약할 수 있습니다. 조직 전체에서 매월 650개 이상의 양식이 제출됩니다. 규칙으로 단계 및 알림 자동화: Trevor Project의 월 평균 8,770회의 자동화된 동작으로 연간 36일의 업무 시간을 절약할 수 있습니다.

또한 팀은 한 달에 1,600개 이상의 댓글을 공유하므로 커뮤니케이션을 한 곳에서 일원화하여 불필요한 이메일과 왔다갔다하는 상황을 방지할 수 있습니다. 이렇게 하면 43일의 근무일을 절약할 수 있으며, 팀원과 외부 공급업체가 어디에 있든 서로 소통할 수 있습니다. 

특별 프로젝트 팀

David의 12명으로 구성된 특별 프로젝트 팀은 Asana에서 모든 이니셔티브를 관리하며, 자금과 이해관계자를 기준으로 이니셔티브를 등급별로 분류합니다. Asana에서 프로젝트를 시작할 때 브리프를 첨부하고 프로젝트에 섹션을 생성하여 마일스톤이 있는 다양한 워크플로를 나타냅니다. 

워크플로 내 작업의 설명 필드에는 쉽게 시작할 수 있는 지침이 포함되어 있으므로, 작업이 소유자에게 배정되면 바로 시작할 수 있습니다. 작업이 완료되면 Asana는 Slack 연동을 통해 프로젝트의 Slack 채널에 있는 팀원에게 알림을 보내 다음 소유자가 빠르게 업무를 이어받을 수 있도록 합니다. 

그리고 David는 마침내 조직 전체의 투명성을 확보하게 됩니다. 그는 Asana 포트폴리오를 사용하여 여러 프로젝트의 진행 상태를 모니터링하고, 다양한 팀의 사람들과 협업할 수 있는 단일 공간을 갖게 됩니다. 

David는 이렇게 말합니다. "브랜드 리프레시 과정에서 외부 공급업체를 Asana로 초대하여 업무를 검토하고 리서치를 추적했습니다. 조직 내부와 외부 모두에서 이러한 방식으로 협업할 수 있었기 때문에 젊은이들이 공감할 수 있는 최종 제품을 만들 수 있었습니다.”

기업 파트너십 팀

Trevor Project는 LGBTQ 청년들의 자살을 방지하려는 Trevor의 사명을 추진하기 위해 다양한 업계의 기업과 협력합니다. 이후 기업 파트너십 팀은 파트너십 결과물이 이행되도록 조직 내에서 부서 간 협업을 진행하며, 일반적으로 이를 단일 정보 소스로서 Asana에서 기록합니다. 

파트너십을 이행할 때, 처음부터 끝까지 표준 프로세스를 따르며 템플릿을 활용하여 쉽게 진행합니다.

Leah K.(대명사: 그녀/그녀의), 기업 파트너십 관리자

파트너십이 확정되면 팀은 Asana에서 기업 파트너십 템플릿을 사용하여 신규 프로젝트를 생성합니다. 프로젝트 개요 섹션에 파트너십에 필요한 결과물을 나열한 브리프를 배치하여 배정된 캠페인 매니저가 최신 정보를 파악할 수 있도록 합니다. 그런 다음 프로젝트를 사용하여 실행 과제를 위한 작업을 정리하고 채우고, 필요에 따라 시작일을 기준으로 역산한 일정을 정의합니다.

작업은 '로지스틱스' 및 '직원 참여'와 같은 다양한 프로젝트 섹션으로 정리되어 캠페인 매니저, 파트너십 매니저 및 기타 내부 이해관계자가 Asana 프로젝트 내에서 피드백과 애셋을 전달할 수 있는 수단이 되어 모든 업무와 문서를 쉽게 찾을 수 있습니다. 기업 파트너십 팀은 또한 양식 을 사용하여 내부 팀과 파트너의 요청을 관리합니다.

마케팅 팀

7명으로 구성된 마케팅 팀은 조직 전체에서 최대 30명의 이해관계자가 참여할 수 있는 이니셔티브를 통해 인지도를 높이고 참여를 유도합니다. 새로운 프로그램에 배정된 캠페인 매니저는 처음부터 끝까지 프로그램을 주도하며 Asana에서 템플릿을 사용하여 시작합니다. 파트너십용 템플릿 외에도 Trevor 소유 이니셔티브용 템플릿이 있습니다. 

신규 프로젝트에는 브리프와 모든 실행 작업이 포함되어 있어 단계를 잊어버리는 일이 없으며, 이메일 미리 보기 및 소셜 미디어 게시물에 대한 링크와 같은 문서도 포함되어 있습니다. 매주 프로젝트 매니저는 Asana의 상태 업데이트를 사용하여 팀에 정보를 제공하므로, 미팅과 이메일 몇 통을 줄일 수 있습니다.

캠페인 매니저 Elise M.(대명사: 그녀/그녀의)은 “우리 팀 내에서 지식 공유는 저희가 성장할 수 있는 영역이었습니다. Asana를 사용하면 [내 프로젝트에서] 무슨 일이 일어나고 있는지 한눈에 확인할 수 있어 좋고, 사람들이 각자의 workstreams를 설명하는 데 드는 시간도 절약할 수 있습니다.”

마케팅 팀은 포트폴리오를 사용하여 진행 중인 모든 마케팅 캠페인의 상태를 우선순위 수준에 따라 정리하여 모니터링합니다. “최근 캠페인에 몇 가지 지연이 발생했습니다.”라고 Elise는 말합니다. “Asana는 이를 파악하고 문제를 선제적으로 해결하기 위한 협업 대화를 시작하는 데 도움이 되었습니다.”

Asana를 사용하면 누락된 자산의 세부 정보가 아닌 더 큰 목표에 집중할 수 있습니다.

엘리스 M., 캠페인 매니저

LGBTQ 청소년 자살이라는 글로벌 공중 보건 위기를 해결하기 위해 효율적으로 일하는 단합된 팀 

Trevor Project는 Asana로 새로운 프로젝트 관리 표준을 성공적으로 구현했습니다. 그들의 프로세스는 성장하는 과정에서 양질의 서비스를 제공하기 위한 가이드레일 역할을 하며, Asana에서 과거의 맥락을 통해 신규 팀원들이 빠르게 적응할 수 있기 때문에 많은 신규 팀원이 더 빠르게 프로젝트를 소유할 수 있습니다.

Asana 덕분에 모든 프로젝트를 매번 처음부터 새로 만들 필요가 없었습니다. 이를 통해 아이디어를 도출하거나 더 야심 찬 프로젝트를 수행하는 데 훨씬 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.

엘리스 M., 캠페인 매니저

이 내부 인프라를 통해 관리 업무가 줄어들었고 직원들은 커뮤니티에 가장 큰 영향을 미치는 활동에 에너지를 집중할 수 있었습니다. Elise는 이렇게 말합니다. “여기에는 도움을 줄 준비가 된 놀라우면서 열정적인 사람들이 정말 많습니다. 하지만 아이디어가 많으면 책임감을 파악하기 어려울 수 있습니다. Asana는 이를 대신 해결해 줍니다. 우리는 누가 프로젝트를 수행하고 누가 의사 결정권자인지 알고 있습니다.” 

이제 Trevor Project는 생산성과 팀 간 협업을 위한 튼튼한 토대를 마련하여 미국과 해외의 젊은이들에게 더 많은 생명을 구하는 서비스를 제공할 수 있습니다. TV 화면에 있는 전화번호로 시작된 아이디어는 LGBTQ 청소년들이 안전하고 받아들여진다고 느끼도록 도와주는 선도적인 옹호자이자 강력한 보호 세력으로 성장하여 그들이 밝은 미래를 상상할 수 있도록 했습니다.