Asana로 보조금 신청서를 25%나 더 많이 제출하고 커뮤니티에 미치는 영향력을 높인 United Way of Salt Lake

2013년, Nour 라는 젊은 여성과그녀의 가족은 시리아에 있는 집과 친척들을 떠나 유타에서 피난처와 더 나은 삶을 찾기 위해 떠났습니다. 그들은 영어를 할 줄 몰랐고 돈도 없었습니다. United Way of Salt Lake(UWSL)의 도움으로 Nour는 UWSL 커뮤니티 학교에 등록하고 영어를 배웠으며, 고등학교 경험을 안내할 멘토와 짝을 이뤘습니다. 2018년에 고등학교를 졸업한 그녀는 이제 대학 진학을 위해 돈을 모으고 UWSL에서 자원봉사를 하고 있습니다.

“빨리 가고 싶다면 혼자 가세요. 멀리 가고 싶다면 함께 가세요”는 United Way of Salt Lake 웹사이트에 새겨져 있으며, 파트너와 커뮤니티를 통해 이 지역 Nour와 같은 수천 명의 사람들을 도울 수 있음을 상기시켜 줍니다. UWSL은 파트너 및 자원봉사자와 협력하여 도움이 필요한 사람들의 교육 기회와 삶의 결과를 개선함으로써 Nour와 같은 수십만 명의 사람들이 새로운 교육적 수준을 달성할 수 있도록 지원합니다.

조직의 CEO인 Bill Crim은 기부자 기반 및 회사 문화와 같은 높은 수준의 지표를 살펴보고, Katy Shoemaker, Grants Manager, Amy Ahrens Terpstra, Collective Impact Partnerships 부사장, Luis Miranda, Capacity Building 이사, Courtney Dean, Volunteer Engagement Manager와 같은 팀원들은 조직 전반에 걸친 프로그램을 관리합니다.

지난 몇 년 동안 UWSL의 팀이 성장함에 따라 업무 범위도 확장되었습니다. 그들은 더 많은 자원봉사자를 모집하고, 더 많은 이벤트를 주최하고, 더 많은 파트너를 유치하고, 솔트레이크 지역에서 멘토링과 커뮤니티를 위한 프로그램을 구축했습니다. 이 모든 추가 업무와 추가된 팀원은 직원들 사이에서 혼돈의 감각과 Bill이 "이메일 과부하"라고 부르는 것을 초래했습니다. 조직 전반에 걸친 업무가 사일로화되고 분산되어 직원들이 수행하는 업무에 대한 가시성이 부족하고 지식 공유가 어려워졌습니다. Bill은 이것이 목표를 달성하기 위한 최적의 업무 방식이 아니라는 점을 인식하고 조직이 더 효과적으로 일할 수 있는 방법을 찾기 시작했습니다.

해결책 찾기

더 나은 업무 방식을 찾는 데 집착한 Bill은 업무 관리 솔루션을 찾기 시작했습니다. 그는 Asana를 접하고 보조와 함께 테스트한 다음 더 큰 팀과 함께 테스트했습니다. 마지막으로, 그는 다음과 같은 기준을 충족하는 최고의 솔루션이었기 때문에 Asana를 선택했습니다.

• 간단하고 사용하기 쉬웠습니다.

• 커뮤니케이션 기능이 내장되어 있어 팀이 이메일에서 벗어날 수 있었습니다.

• Google 드라이브, Outlook, Slack과 같이 사용하는 다른 도구와 연동됩니다.

• 모바일 앱을 통해 모든 디바이스에서 업무에 액세스할 수 있음

팀과 함께 테스트한 후 UWSL은 조직 전체에 Asana를 배포하기 시작했습니다. 각 팀에서 챔피언을 확보할 수 있도록 교육을 이끌 파워 유저를 식별했습니다. 신규 입사자가 더 빠르게 적응할 수 있도록 온보딩 프로세스에 Asana 교육을 구축하고 Asana의 고객 성공 팀에 일부 교육을 의존했습니다.

팀과 커뮤니티를 위해 업무를 진행하기

UWSL 팀은 조직 전체에 Asana를 도입한 이후 더 많은 보조금 신청서에 대응하고 일상적인 작업에 소요되는 시간을 줄이는 등 수많은 이점을 누렸습니다. 방식은 다음과 같습니다.

• 모든 팀원은 자신의 업무가 조직의 목표에 어떻게 기여하는지 알고 있습니다. Asana에서 부서 및 조직 목표와 함께 팀의 우선순위를 추적함으로써 모든 팀원은 자신의 업무가 더 큰 그림에 어떻게 기여하는지 파악할 수 있습니다.

• 보조금 신청서와 같은 대규모 이니셔티브를 위한 프로세스가 간소화됩니다. 템플릿을 사용하면 팀이 25% 더 많은 보조금 신청서를 제출하고 더 큰 규모의 보조금을 신청할 수 있습니다.

• 커뮤니티와 파트너에게 더 많은 자원봉사 기회를 제공할 수 있습니다. Google 설문지를 사용하여 자원봉사 요청을 관리하면 자원봉사자 관리 프로세스를 자동화하여 팀이 이니셔티브를 더 효율적으로 수행할 수 있습니다.

• 채용 프로세스가 더 협업적으로 진행됩니다. Asana에서 채용 프로세스를 추적하면 모든 단계가 프로젝트에 설명되어 있고 프로세스에 참여하는 모든 사람이 지원자를 확인할 수 있으므로 프로세스의 단계가 명확해집니다.

• 모든 사람이 담당 업무를 명확하게 파악할 수 있습니다 . Asana를 사용하여 내부 미팅을 관리하면실행 과제가 실시간으로 배정되어 다음 단계가 명확해집니다.

지역사회에 더 나은 서비스를 제공하기 위해 발전

UWSL은 영향력과 도달 범위를 높이기 위해 끊임없이 진화하고 있으며, 더 의미 있는 파트너십을 만들고 지역사회를 더 나은 방향으로 변화시킬 수 있는 새로운 방법을 끊임없이 모색하고 있습니다. 그들의 업무의 핵심은 참여도가 높은 팀과 성공적인 이니셔티브를 위한 꾸준한 자금 조달입니다. 이 두 가지 요소가 없으면 그들의 업무는 불가능할 것입니다. UWSL의 경우, Asana는 직원의 참여를 유지하고, 책임을 명확히 하며, 더 많은 자금 조달 기회를 추구할 수 있도록 하는 데 중요한 역할을 합니다. 궁극적으로 커뮤니티의 교육 수준을 높이는 데 도움이 됩니다.