Asana를 사용하면 대학 전체의 조율, 투명성, 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. OKR과 주요 지표를 추적함으로써 모든 프로그램을 명확하고 전반적으로 파악할 수 있습니다. 이를 통해 문제를 선제적으로 해결하고 기관의 목표를 지원하기 위해 적시에 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.

모니크 움프리 박사, 학무 및 학생 업무 담당 교무처장/부총장

학생의 성공을 위해 목표와 실시간 인사이트를 조율

교무처는 학업 및 학생 업무 감독에서부터 입학률 및 졸업률과 같은 주요 지표 추진에 이르기까지 광범위한 책임을 관리합니다. 인증 및 기술 통합을 포함하여 수많은 변동 요인이 있기 때문에 조율하기가 어려울 수 있습니다.

이제 팀은 Asana와 목표 및 핵심 지표 결과(OKR)를 사용하여 2030년까지 70% 완료율이라는 목표를 향한 진행 상태를 실시간으로 추적할 수 있습니다. 이를 통해 학생들이 성공하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 소속감을 느낄 수 있는 이니셔티브에 집중할 수 있습니다.

Asana에서 프로젝트와 결과를 정리하여 학생에게 미치는 영향력 높이기

• ACC는 Asana에서 OKR과 관련 전략을 기록하여 학생 등록, 리텐션, 졸업률, 규정 준수와 같은 주요 지표를 명확하게 추적할 수 있습니다.

• 모든 학생 성과와 전략적 핵심 요소는 목표로 설정되며, 각 목표에 프로젝트가 연계되어 우선순위 지정, 투명성, 부서 간 조율을 보장합니다.

• Asana는 프로젝트 업데이트 또는 달성한 주요 마일스톤을 기반으로 목표 진행 상태를 자동으로 계산하여 보고에 소요되는 시간을 절약하고 영향력 있는 이니셔티브에 리소스를 집중할 수 있도록 합니다.

목표 보고를 통해 진행 상태를 추적하고 선제적 개입을 가능하게 함

• 팀은 Asana에서 2주에 한 번 학장에게 상태 업데이트를 생성하여 프로젝트 진행 상태, 주요 결과, 주의가 필요한 영역을 추적합니다. 또한 학생 성과와 같은 기관 지표에 영향을 미치는 이니셔티브에 대한 최신 인사이트를 제공합니다.

• Asana에서 대시보드와 상태 표시기(빨간색, 녹색, 노란색)를 사용하면 개입이 필요한 영역을 강조 표시할 수 있으며, 빨간색은 교무처장의 즉각적인 조치를 촉구합니다.

• 이 사전 예방적 보고 시스템을 통해 팀은 학기 중반까지 기다렸다가 대응하는 대신 실시간으로 동향을 파악하고 문제를 해결할 수 있습니다.

Asana는 ACC의 목표를 실행에 옮기고 시각화하는 데 도움이 됩니다. 부서 수준의 프로젝트를 상위 목표에 연결하고 실시간으로 진행 상태를 추적할 수 있습니다. 이러한 명확성 덕분에 모든 구성원이 대학의 혁신에 어떻게 기여하고 학생들의 성과를 어떻게 높이고 있는지 확인할 수 있습니다.

Andrea Kehoe 박사, 교무처 제품 부문장

계속 교육을 위한 명확한 방향 제시

ACC의 Teaching and Learning Excellence 디비전(TLED)은 학생들이 ACC에서 4년제 대학으로 전환하는 데 핵심적인 역할을 하는 Articulation & University Relations 팀을 포함하여 교수진 및 학습 부서를 지원합니다. 이 디비전은 연결 협약과 편입 경로를 만들어 코스 학점이 파트너 기관에 원활하게 매핑되도록 합니다. 

이전에는 이 복잡한 프로세스가 수동으로 수행되었으며 중앙 집중식 디지털 기록이 없었습니다. 따라서 팀에 더 효율적인 접근 방식이 필요하다는 것이 분명해졌습니다. Asana를 사용해 보세요.

계약 관리 및 학생 편입 경로 간소화

• 새로운 이수 협약 요청은 Asana 양식 을 통해 제출되며, 이 양식은 주요 정보를 미리 수집하고 자동으로 작업을 생성하여 원활한 추적을 가능하게 합니다.

• 작업은 다양한 단계를 거쳐 진행되며, Gmail 및 Google 드라이브 연동을 통해 부총장 및 교수진과의 서신 및 문서 승인을 포함하여 하위 작업에 명확한 시각적 추적 및 커뮤니케이션이 기록됩니다.

• 최종 승인을 받으면 자동 알림 및 워크플로가 이해관계자에게 알림을 보내고 조율된 마케팅 커뮤니케이션을 통해 계약 이행을 시작합니다.

• 학생 편입 경로의 경우, Asana는 최종 확정된 협약을 자동으로 신규 프로젝트로 변환하고, 각 경로 개발 단계를 하위 작업으로 기록하여 모든 것을 빠짐없이 관리할 수 있습니다.

Asana에서 프로세스, 커뮤니케이션, 승인을 간소화했습니다. 이를 통해 교무처장과 이해관계자는 계약 진행 상황과 일정에 대해 필요한 투명성을 확보할 수 있으며, 학생들을 위한 모든 협력 계약과 편입 경로를 기록할 수 있습니다.

Clare Murray, 커뮤니케이션 및 대학 관계 부이사

Asana로 교수진 지원 및 학생 학습 강화

ACC의 TLED에는 학생의 성공을 지원하는 데 필요한 리소스와 정보를 교수진에게 제공하는 교수진 커뮤니케이션 사무국도 있습니다. 주간 뉴스레터부터 LinkedIn 게시물, 이벤트 캘린더에 이르기까지 팀은 다양한 이니셔티브를 관리합니다. 

마지막으로, 학술 기술 팀은 학습 시스템 및 시청각 도구와 같은 교육 기술을 도입하고 관리하여 교수진과 학생을 지원합니다. 또한 팀은 동영상 콘텐츠를 제작하고 실시간 스트리밍부터 대규모 컨퍼런스에 이르기까지 내부 이벤트에 대한 기술 지원을 관리합니다. 

팀의 워크플로를 중앙 집중화하기 전에는 직원들이 수많은 복잡한 프로젝트 전반에 걸쳐 서로 단절된 프로세스, 비효율적인 조율, 제한된 투명성으로 어려움을 겪었습니다.

교수진 커뮤니케이션 개선을 위한 프로젝트 수신 및 실행 혁신

• 이제 교직원 커뮤니케이션 사무실은 뉴스레터 및 소셜 미디어 게시물부터 이벤트 계획 및 콘텐츠 요청에 이르기까지 모든 커뮤니케이션 요청을 Asana를 통해 관리하여 들어오는 요청을 간소화합니다.

• 부서에서 커뮤니케이션 니즈에 대한 양식을 제출하면 지원 요구 사항에 따라 해당 요청이 배정되고 추적되며, 템플릿과 자동화를 통해 주기적인 작업이 원활하게 진행됩니다.

• 워크숍 및 이벤트와 같은 더 큰 프로젝트는 전용 Asana 프로젝트에서 추적됩니다. 정기적인 상태 업데이트를 통해 이해관계자 간 조율을 유지하고 위험을 사전에 해결하도록 권장합니다.

이벤트 계획 및 예산 추적을 중앙 집중화하여 더 빠르게 지원 제공

• 플랫폼 도입과 숙련도를 높이기 위해 학술 기술 팀은 ACC 교수진 및 직원들을 대상으로 초급 및 고급 과정을 포함한 Asana 교육을 실시합니다.

• 기술 서비스 요청은 Asana 양식을 통해 적절한 팀으로 전달되어 이전에 사일로화되어 진행되던 교육 설계, 동영상 제작, 컴퓨터 센터 및 소프트웨어 사용과 같은 부서 간 조율이 개선됩니다.

• 캠퍼스 외부 컨퍼런스와 같은 주요 이벤트는 Asana에서 템플릿을 사용하여 관리합니다. 이를 통해 계획을 간소화하고, 장소 선택부터 당일 세부 정보에 이르기까지 모든 로지스틱스를 처리할 수 있습니다.

• Asana 양식을 통해 구매 추적 및 예산 관리가 간소화되어 혼란스러운 이메일 체인이 사라졌습니다. 또한 모든 소프트웨어 구매를 추적하고 다음 회계 연도에 자동으로 다시 추가하여 예산 가시성을 개선합니다.

저희 업무는 보통 비공개로 진행되지만, Asana에서 모든 것을 관리함으로써 더 빠르게 지원을 제공하고, 교수진이 학생들에게 성공적인 학습 경험을 제공하는 데 필요한 것을 갖출 수 있도록 할 수 있습니다.

Matthew Evins, 학술 기술 디렉터

분산된 커뮤니케이션을 소유권과 협업으로 대체

학생 업무 커뮤니케이션 팀은 ACC 전역의 약 70,000명의 학생을 위한 참여, 성공, 인식 프로그램 지원을 위해 바쁘게 일하고 있습니다. 이 팀은 소셜 미디어, 디지털 사이니지, 이메일, 전통적인 인쇄 뉴스레터 등 다양한 채널에서 커뮤니케이션을 관리합니다. 그러나 중앙 집중식 시스템이 없기 때문에 이메일에 대한 과도한 의존으로 인해 비효율성이 발생하여 팀이 일관되고 적시에 커뮤니케이션을 제공하는 데 영향을 미쳤습니다.

Asana를 통해 팀은 크리에이티브 제작을 관리하는 방식을 혁신하여 효율성, 체계성, 가시성을 개선하는 동시에 영향력 있는 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었습니다.

간편한 워크플로로 모든 구성원이 체계적으로 업무를 관리하고 최신 정보를 파악

• 업무가 효율적으로 검토되고 배정되도록 하기 위해, 새로운 크리에이티브 요청은 필요한 모든 세부 정보를 미리 수집하는 양식을 통해 제출됩니다.

• 사용자 지정 필드에 수집된 요청 유형 데이터에 따라 하위 작업과 마감일이 자동으로 생성되고 할당되어 워크플로를 체계적으로 관리하고 계획대로 진행할 수 있습니다.

• 각 요청에 전담 코디네이터가 배정되어 고객은 원활한 커뮤니케이션을 위해 단일 연락 창구를 갖게 됩니다(한편, 모든 비공개 작업은 Asana에서 효율적으로 관리되고 추적됩니다).

• Asana의 Google 작업 공간 연동은 작업 내에서 파일을 중앙 집중화하며, 자동 알림은 프로젝트가 진행됨에 따라 이해관계자에게 업데이트를 제공합니다.

• 보고 대시보드를 통해 프로젝트 상태, 팀 실행 가능 업무량, 위험 요소를 실시간으로 파악할 수 있어 선제적으로 계획을 세울 수 있습니다.

Asana 덕분에 효율성이 향상됩니다. 모든 사람이 크리에이티브 업무에서 자신이 담당하는 부분을 알고 있습니다. 반면 이메일을 사용하면 이를 알 수 있는 방법이 없습니다.

Stefanie Vermillion, 학생 업무 커뮤니케이션 공동 디렉터

미래 전망: Asana로 효율성 및 학생 성공도 높이기

혁신을 촉진하고 학생들의 성과를 개선하는 운영 효율성에 초점을 맞춘 ACC는 2030년까지 70%의 완료율을 달성하려는 목표를 향해 나아가고 있습니다. Asana를 계속 활용함으로써, ACC는 리소스가 전략적 목표에 부합하도록 보장하여 기관이 계획대로 진행할 수 있도록 합니다. 앞으로 ACC는 Asana의 AI 기능을 활용하여 프로세스를 더욱 간소화하고 학생들의 성공에 투자할 수 있는 귀중한 시간을 절약할 것입니다.