하이라이트

• 더 빠른 응답 시간: 내부 헬프 데스크 응답 시간이 5일에서 12시간으로 단축되어 직원 만족도가 향상되었습니다. 

• 더 빠른 고객 온보딩: 거래를 성사시키고 신규 고객을 온보딩하는 것이 더 신속하고 오류가 없으므로 고객 만족도가 높아집니다.

• 누락되는 업무 제거: 프로젝트와 양식을 통해 작업이 누락되거나 마감일이 놓치는 일이 없어져 프로젝트를 신속하게 완료할 수 있습니다. 

• 관리 업무 감소: 과도한 이메일, 미팅, 업무 채팅이 줄어들어 딥 워크에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 

Athena는 바쁜 리더를 위한 꿈의 서비스입니다. 캘린더를 정리하고, 팟캐스트를 시작하고, 생일 파티를 계획하는 등 다양한 작업을 수행할 수 있는 고도로 훈련된 가상 비서와 리더를 연결해 줍니다. 회사의 사명은 뛰어난 인재들이 더 의미 있는 삶을 영위할 수 있도록 전문가의 도움을 제공하는 것입니다. 

원격 근무 우선 기업인 이 회사는 전 세계에 수천 명의 고객을 보유하고 있으며 미국과 필리핀에 1,500명 이상의 직원을 두고 있습니다. Athena가 급성장 단계를 겪고 있을 때 프로젝트 관리상의 어려움이 발생했습니다. 업무가 스프레드시트, 이메일, 채팅을 통해 관리되었기 때문에 중요한 작업이 종종 누락되었습니다. 이로 인해 헬프 데스크 지원 지연, 계약 생성 불일치, 프로젝트 상태 파악에 소요되는 시간 낭비가 발생했습니다. 

이러한 과제를 해결하기 위해 재무 팀은 Asana를 도입하여 급여 관련 문의를 한 곳에서 일괄적으로 관리했습니다. 응답 시간이 매우 빠르게 개선되어 Athena는 회사 전체에 Asana를 업무 관리 솔루션으로 도입했습니다. 

Asana의 이점 발견 

재무팀은 처음에는 은행 업무, 급여일, 세금에 대한 급여 요청을 관리하기 위해 Asana를 선택했습니다. 이메일을 통해 이러한 요청을 추적하는 것은 어려웠습니다. 많은 요청이 누락되었고 팀은 부담을 느꼈습니다. 

Asana를 사용하면서 다음과 같은 방식으로 재무팀의 업무가 변화했습니다. 

• 손쉬운 추적과 우선순위 정리를 위해 요청 상태에 대한 명확한 개요 제공

• 이메일과 채팅 메시지의 오고 가는 횟수를 줄여 실행 요청에 할애할 시간을 확보   

• 모든 팀 멤버가 작업, 담당 업무, 마감일을 명확하게 파악할 수 있도록 워크플로를 간소화

재무팀의 성공에서 영감을 얻은 공동 설립자 겸 행정 부문장 Maribeth Villon과 엔지니어링 디렉터 Ben Organ은 Asana를 전사적으로 도입하는 것을 지지했습니다. 

재무 팀은 Asana를 사용하여 급여 요청을 관리하기 시작했고, 이에 따라 응답 시간이 빨라졌습니다. 그런 다음 프로젝트 관리와 협업을 개선하여 더 빠르게 업무를 진행할 수 있도록 회사 전체에 Asana를 도입했습니다.

Athena 공동 창업자 겸 행정 부문장 Maribeth Villon 

새로운 업무 방식 도입

빠른 속도로 진행되는 학습 중심의 문화를 추구하는 Athena의 노력으로 Asana를 신속하게 도입할 수 있었습니다. Maribeth와 Ben과 같은 리더들은 효율성을 높이기 위해 한 곳에서 업무를 관리하는 것이 중요하다고 강조하면서 팀에 플랫폼을 소개했습니다. 2023 업무 집중 탐구 인덱스에 따르면 근무 시간의 62%가 반복적인 작업으로 인해 손실되지만, 프로세스를 개선하면 매주 4.9시간을 절약할 수 있습니다. 직원들은 Asana를 통해 작업을 더 쉽게 관리하고 업무를 더 빨리 완료할 수 있었다고 인식했습니다. 기술 사용에 능숙한 직원들은 Asana 도움말 센터에서 질문에 대한 답변을 찾을 수 있었기 때문에 정식 교육을 많이 받지 않고도 Asana를 쉽게 사용할 수 있었습니다. 

저희는 빠른 속도로 운영합니다. Asana의 직관적인 인터페이스 덕분에 모두가 빠르게 플랫폼을 도입하고 일상 업무를 관리하는 데 사용하기 시작했습니다.

Athena 공동 창업자 겸 행정 부문장 Maribeth Villon

중앙 집중식 프로젝트 관리로 일상 관리 

이제 Athena의 모든 직원은 직원 온보딩 및 퇴사부터 제품 개발에 이르기까지 Asana를 사용하여 업무를 관리합니다. 이제 워크플로가 한 곳에서 체계적으로 정리되어 팀이 더 빠르게 업무를 수행하고 더 효율적으로 일할 수 있습니다. 

Athena의 팀들이 Asana를 어떻게 사용하는지 간단히 살펴보겠습니다.

• 직원 온보딩 및 퇴사 프로세스는 Asana 템플릿을 사용하여 간소화되어 어떤 단계도 잊어버리지 않습니다. 이메일 생성에서 리소스 배정까지 모든 실행 과제가 기록됩니다. 이제 가상 비서는 기술이나 관리 문제 없이 첫날부터 업무를 수행할 준비가 되었습니다. 

• 자동화 덕분에 이제 계약 생성에 걸리는 시간이 절반으로 줄어들었습니다. HubSpot 연동을 통해 거래가 성사되면 즉시 Athena 지원팀에 배정된 계약 생성 작업이 트리거됩니다. Asana를 사용하기 전에는 계약 생성에 48시간이 걸렸고 때로는 계약이 잊혀지는 경우도 있었습니다. 이제 이 프로세스는 하루도 채 걸리지 않으며, 계약이 방치되는 일은 절대 없습니다. 

• 내부 지원 센터 요청은 처음에는 Asana에서만 관리되어 응답 시간이 5일에서 12시간 미만으로 단축되었습니다. 최근 Zendesk가 도입되어 Asana와 연동되어 직원들을 위한 Athena의 헬프 데스크 지원이 더욱 정교해졌습니다. 

• 제품 개발은 Asana 칸반 보드를 사용하여 관리됩니다. 각 제품에는 버그 수정 및 개발 목표가 나열된 보드가 있습니다. 또한, 진행 중인 모든 기술 프로젝트의 상태를 보여주는 마스터 보드가 있습니다. 이를 통해 엔지니어링 팀은 스프린트를 계획하고, 리소스를 더 효과적으로 할당하고, 프로젝트를 더 빠르게 완료할 수 있습니다. 

• 클라이언트 위임은 Asana를 사용하여 관리됩니다. Athena 앱은 Asana와 연동되어 가상 어시스턴트를 위한 새로운 작업을 즉시 Asana 작업으로 전환합니다. 이 통합을 통해 어시스턴트가 요청을 절대 놓치지 않도록 할 수 있습니다.  또한 많은 고객이 가상 비서와 직접 Asana를 사용하는 것을 선호합니다. 

Asana 덕분에 더 신속하게 대응할 수 있었습니다. 중요한 버그 수정과 기능 요청을 우선적으로 처리할 수 있습니다. 개발 중인 모든 업무를 명확하게 파악할 수 있어 작업 수용량을 쉽게 파악하고 더 효과적으로 계획을 세울 수 있습니다.

Athena 엔지니어링 팀장 Ben Organ

Asana로 효율성 높이기 

Athena의 팀은 계속해서 Asana를 사용하여 업무를 관리하고 내부적으로 그리고 고객과 협업할 것입니다. Maribeth와 Ben을 비롯한 리더들은 포트폴리오를 도입하고, 자동화를 다듬고, 연동 개선 방안을 모색하여 워크플로를 더욱 간소화하는 것을 목표로 합니다. 이는 워크플로를 가속화하고 직원부터 고객에 이르기까지 모든 사람이 업무를 최대로 활용할 수 있도록 하는 것입니다.