Sei consigli per utilizzare i portfolio, il segreto meglio custodito di Asana per la pianificazione tra progetti

Quindi, lavori a molti progetti e hai bisogno di un modo per gestire e monitorare lo stato di avanzamento in tutte le iniziative. Ti suona familiare? Se è così, continua a leggere. La pratica funzionalità dei portfolio di Asana, troppo spesso sottoutilizzata, è stata pensata appositamente per risolvere questo problema. È come una cartella per i tuoi progetti, con funzionalità aggiuntive che ti offrono una visione d’insieme di ogni iniziativa. I portfolio ti consentono di monitorare a colpo d’occhio il lavoro correlato, mostrando quali attività sono nei tempi previsti e quali invece a rischio, in modo da poter approfondire rapidamente per ottenere maggiori informazioni quando i progetti richiedono la tua attenzione. 

Ti diamo il benvenuto nel mondo dei portfolio, il segreto meglio custodito di Asana. Ecco cinque suggerimenti per iniziare, in modo da non perderti questa potente funzionalità. 

1. Tieni informati gli stakeholder e assegnagli le relative responsabilità, in un unico posto

Quante volte ti è stato chiesto qual è lo stato di un’iniziativa o dove si possono trovare le informazioni? Se gestisci regolarmente dei progetti, probabilmente succede spesso. I portfolio risolvono questo problema offrendo uno spazio centralizzato in cui tutti possono accedere agli aggiornamenti sull’avanzamento di tutti i progetti contenuti in quel portfolio, semplificando la risposta alle domande e tenendo aggiornati gli stakeholder. Questo significa che non ci saranno più aggiornamenti sparsi qua e là: al contrario, le persone potranno trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto. 

Di seguito elenchiamo i modi in cui i portfolio possono semplificare la comunicazione con gli stakeholder. 

• Crea aggiornamenti di stato più rapidamente. Invece di creare aggiornamenti da zero, che richiedono molto tempo, Asana accelera il processo suggerendo Sezioni, attività e traguardi da menzionare. Trascina e rilascia gli elementi in evidenza suggeriti, crea automaticamente grafici e altro ancora. 

• Visualizza gli aggiornamenti di stato precedenti, in modo da avere una traccia concreta dei progressi compiuti. 

• Collega il lavoro del portfolio agli obiettivi aziendali. Mostra a quali obiettivi aziendali generali contribuisce il tuo portfolio, in modo che gli stakeholder mantengano le proprie responsabilità e capiscano perché il loro lavoro è importante. 

• Aggiungi una descrizione del portfolio, il titolare e la data di scadenza per non perdere di vista i dettagli importanti. Inoltre, quando nuovi stakeholder si uniscono al tuo portfolio, hanno a disposizione il contesto necessario per mettersi rapidamente al passo con la situazione. 

2. Ottieni immediatamente una visione d’insieme

Usi i campi personalizzati per monitorare i dati delle attività all’interno dei progetti, ad esempio il tempo dedicato o il budget disponibile? In tal caso, puoi riepilogare automaticamente queste informazioni all’interno del tuo portfolio per ottenere una panoramica immediata e di alto livello su tutti i tuoi progetti. 

Ecco un esempio di come funziona: 

1. Monitorare i dati all’interno dei progetti: immagina di monitorare il lavoro dei fornitori in un progetto. Aggiungi un campo personalizzato per il monitoraggio del tempo per calcolare esattamente quanto tempo i fornitori impiegano per ogni attività. 

2. Poi aggiungi i progetti a un portfolio: aggiungi il tuo progetto di gestione dei fornitori a un portfolio dirigenziale, dove monitori il lavoro in tutta la tua azienda. 

3. Successivamente, riepiloga i dati di tutti i progetti: aggiungi un campo di monitoraggio del tempo “a riporto” al tuo portfolio dirigenziale. In questo modo, vengono riepilogati i dati di monitoraggio del tempo di ogni progetto, consentendoti di monitorare a colpo d’occhio il tempo dedicato alle attività in tutta l’azienda.

Voilà: un riepilogo automatico dei dati relativi al monitoraggio del tempo per tutti i progetti, in pochi clic. 

3. Organizza il lavoro a modo tuo

L’aspetto più interessante dei portfolio è che puoi organizzarli come preferisci, senza influire sul modo in cui le altre persone visualizzano il lavoro o vi accedono. Questo perché le attività, i progetti e i portfolio possono essere presenti in più posizioni contemporaneamente, il che significa che puoi aggiungere iniziative al tuo portfolio senza modificare la posizione in cui sono originariamente archiviate.  

Ecco una sintesi di come funziona l’organizzazione dei portfolio: 

• Aggiungi progetti ai portfolio per organizzare il lavoro correlato in un unico posto. 

• Aggiungi portfolio all’interno di altri portfolio per mantenere le iniziative organizzate a livello generale, come cartelle nidificate all’interno di altre cartelle. 

• Aggiungi lavoro (progetti o portfolio) a più portfolio contemporaneamente, in modo da poter creare un metodo di organizzazione personalizzato senza influire sui tuoi colleghi del team. 

Supponi, per esempio, di voler aggiungere un progetto “Budget per i liberi professionisti” al tuo portfolio “Monitoraggio del budget annuale”. In questo momento, quel progetto si trova già in altri due portfolio, di proprietà di altre persone. Puoi comunque aggiungerlo al tuo senza modificare la sua posizione originale.

4. Monitora l’avanzamento con le Dashboard dei portfolio

Se estrai regolarmente dati per controllare l’avanzamento del lavoro, sai bene quanto tempo possa richiedere questa operazione. Ma con i portfolio, la creazione di resoconti non deve essere per forza una perdita di tempo. Anziché raccogliere e riepilogare manualmente i dati di tutti i progetti, puoi usare la funzionalità Dashboard per creare automaticamente grafici personalizzati e visualizzare le prestazioni delle tue iniziative. 

Indipendentemente dai dati che monitori all’interno dei progetti, puoi creare resoconti utilizzando le Dashboard dei portfolio. Inoltre, grazie a una vasta gamma di opzioni di grafici, puoi visualizzare le informazioni utilizzando grafici a linee, grafici ad anello, grafici burn-up e altro ancora. Ecco alcuni esempi: 

• Monitorare i costi: crea un grafico a linee per mostrare come i costi cambiano nel tempo, per ogni progetto del tuo portfolio. 

• Monitorare lo stato dei progetti: visualizza le attività in programma, scadute, non programmate e completate con un grafico ad anello. 

• Verifica le prestazioni: monitora il tempo necessario per completare le attività in tutti i progetti. 

5. Monitoraggio dei carichi di lavoro del team

Da sempre, l’assegnazione del personale a molti progetti diversi è un’attività impegnativa e dispendiosa in termini di tempo. I portfolio risolvono questo problema grazie alla funzione di gestione del carico di lavoro, che ti consente di monitorare la disponibilità di ogni membro del tuo team in tutti i progetti del tuo portfolio. Ciò significa che puoi ottenere un quadro completo di come il tuo team sta impiegando il proprio tempo, anche se sta lavorando a progetti diversi. 

Oltre a monitorare la disponibilità, puoi anche:

• Trascinare le attività all’interno della vista della gestione delle risorse per riassegnare e riprogrammare facilmente il lavoro.

• Spostare le risorse tra i progetti in un’unica vista, senza dover passare da un progetto all’altro. 

• Visualizzare la disponibilità futura per assicurarti di assegnare il giusto numero di risorse ai tuoi prossimi progetti e prevenire gli ostacoli prima che si verifichino. 

Nota: la funzionalità Carico di lavoro è disponibile se il tuo portfolio contiene solo progetti. Se il tuo portfolio contiene un altro portfolio, la funzionalità apparirà in grigio.

6. Coordinare le cronologie in più progetti

Quando si coordinano più progetti contemporaneamente, le cronologie possono facilmente creare confusione. Potresti dover scaglionare il lavoro in modo che il tuo team non sia sovraccarico, sincronizzare i risultati finali in base alle date di lancio o modificare contemporaneamente le cronologie di più progetti a causa di ostacoli. La vista cronologia nei portfolio ti offre la possibilità di visualizzare la cronologia di ogni progetto nello stesso riquadro, in modo da avere un quadro completo e poter apportare facilmente le necessarie modifiche.

Con la vista cronologia, puoi: 

• Visualizzare una linea temporale generale di ogni progetto del tuo portfolio. Visualizzare le date di inizio e di fine dei progetti, oltre ai traguardi importanti per tutte le tue iniziative. Grazie a questa panoramica generale, puoi vedere in che modo le programmazioni si sovrappongono e se i risultati finali sono nei tempi previsti. 

• Trascina e rilascia traguardi e progetti nella cronologia per modificare automaticamente le date di scadenza con un solo clic. 

• Cliccare su ciascun progetto per ottenere una vista cronologia più dettagliata, con le singole attività e le dipendenze, cioè le attività che non possono essere iniziate finché non ne viene completata un’altra. In questo modo, puoi prima ottenere una visione d’insieme e poi approfondire i dettagli, se necessario. 

Nota: la funzionalità Cronologia è disponibile se il tuo portfolio contiene solo progetti. Se il tuo portfolio contiene un altro portfolio, la funzionalità cronologia apparirà in grigio. 

Non perdere l’occasione: risparmia tempo e impegno con i portfolio

I portfolio sono una funzionalità potente che non puoi lasciarti sfuggire, soprattutto se gestisci più progetti contemporaneamente. Visita la nostra pagina dei prezzi per saperne di più sui portfolio e su come iscriverti a una prova gratuita. 

Desideri approfondire l’argomento? Scopri i pro e i contro dei portfolio con il nostro corso Asana Academy.