Sei consigli per utilizzare i portfolio, il segreto meglio custodito di Asana per la pianificazione di più progetti

Lavori su molti progetti e hai bisogno di un modo per gestire e monitorare l'avanzamento di tutte le iniziative. Ti suona familiare? Se è così, siete fortunati. La pratica funzionalità dei portfolio di Asana, troppo spesso sottoutilizzata, è progettata specificamente per risolvere questo problema. È come una cartella per i tuoi progetti, con funzionalità extra che ti offrono una panoramica di ogni iniziativa. I portfolio ti consentono di monitorare il lavoro correlato a colpo d’occhio, mostrando quali attività sono nei tempi previsti e quali a rischio, in modo da poter approfondire rapidamente per ottenere maggiori informazioni quando i progetti richiedono la tua attenzione. 

Benvenuti nel mondo dei portfolio, il segreto meglio custodito di Asana. Ecco cinque suggerimenti per iniziare, in modo da non perderti questa potente funzionalità. 

1. Tieni gli stakeholder informati e responsabili, in un unico posto

Quante volte ti è stato chiesto lo stato di un’iniziativa o dove trovare informazioni? Se gestisci regolarmente dei progetti, probabilmente succede spesso. I portfolio risolvono questo problema con uno spazio centralizzato in cui tutti possono accedere agli aggiornamenti sull'avanzamento di tutti i progetti in quel portfolio, semplificando la risposta alle domande e tenendo aggiornati gli stakeholder. Ciò significa che non ci saranno più aggiornamenti sparsi qua e là, ma le persone potranno trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto. 

Ecco come i portfolio possono semplificare la comunicazione con gli stakeholder: 

• Creare aggiornamenti di stato più rapidamente. Invece di creare aggiornamenti da zero, che richiedono molto tempo, Asana accelera il processo suggerendo sezioni, attività e traguardi da menzionare. Trascina e rilascia i dati in evidenza suggeriti, crea automaticamente grafici e altro ancora. 

• Visualizza gli aggiornamenti di stato precedenti, in modo da avere una registrazione concreta dell'avanzamento. 

• Collega il lavoro del portfolio agli obiettivi aziendali. Mostra a quali obiettivi aziendali generali contribuisce il tuo portfolio, in modo che gli stakeholder siano sempre consapevoli delle proprie responsabilità e capiscano perché il loro lavoro è importante. 

• Aggiungi una descrizione del portfolio, il titolare e la data di scadenza per tenere a mente i dettagli importanti. E quando nuovi stakeholder si uniscono al tuo portfolio, hanno il contesto necessario per aggiornarsi rapidamente. 

2. Ottieni una visione d’insieme immediata

Utilizzi i campi personalizzati per monitorare i dati delle attività all'interno dei progetti, come il tempo dedicato o il budget disponibile? In tal caso, puoi riepilogare automaticamente tali informazioni all'interno del tuo portfolio per ottenere una panoramica immediata e di alto livello di tutti i tuoi progetti. 

Ecco un esempio di come funziona: 

1. Monitora i dati all'interno dei progetti: immagina di monitorare il lavoro dei fornitori in un progetto. Aggiungi un campo personalizzato di monitoraggio del tempo per calcolare esattamente quanto tempo i fornitori dedicano a ogni attività. 

2. Quindi aggiungi i progetti a un portfolio: aggiungi il tuo progetto di gestione dei fornitori a un portfolio esecutivo, dove monitori il lavoro in tutta la tua azienda. 

3. Quindi, riassumi i dati dei progetti: aggiungi un campo di monitoraggio del tempo “rollup” al tuo portfolio esecutivo. Questo riassume i dati di monitoraggio del tempo all'interno di ogni progetto, in modo da poter monitorare a colpo d'occhio il tempo impiegato in tutta l'azienda.

Voilà: un riepilogo automatico dei dati di monitoraggio del tempo tra i progetti, in pochi clic. 

3. Organizza il lavoro a modo tuo

Il bello dei portfolio è che puoi organizzarli come preferisci, senza influire sul modo in cui gli altri visualizzano o accedono al lavoro. Questo perché le attività, i progetti e i portfolio possono trovarsi in più posti contemporaneamente, il che significa che puoi aggiungere iniziative al tuo portfolio senza cambiare il luogo in cui sono originariamente archiviate.  

Ecco un riepilogo di come funziona l’organizzazione del portfolio: 

• Aggiungi progetti ai portfolio per organizzare il lavoro correlato in un unico posto. 

• Aggiungi portfolio all'interno di portfolio per mantenere le iniziative organizzate a livello generale, come cartelle nidificate all'interno di cartelle. 

• Aggiungi il lavoro (progetti o portfolio) a più portfolio contemporaneamente, in modo da poter creare un metodo di organizzazione personalizzato senza influire sui tuoi colleghi del team. 

Per esempio, immagina di voler aggiungere un progetto "budget freelance" al tuo portfolio "monitoraggio budget annuale". In questo momento quel progetto è già presente in altri due portfolio, di proprietà di altre persone. Puoi comunque aggiungerlo al tuo senza cambiare la sua posizione originale.

4. Monitora l’avanzamento con le dashboard dei portfolio

Se estrai regolarmente dati per controllare l'avanzamento del lavoro, sai quanto tempo può richiedere. Ma con i portfolio, la creazione di resoconti non deve essere una perdita di tempo. Invece di raccogliere e riepilogare manualmente i dati tra i progetti, puoi utilizzare la funzionalità Dashboard per creare automaticamente grafici personalizzati e visualizzare le prestazioni delle tue iniziative. 

Qualunque siano i dati che monitori all'interno dei progetti, puoi creare resoconti con le dashboard dei portfolio. E con una varietà di opzioni di grafici, puoi visualizzare le informazioni utilizzando grafici a linee, grafici ad anello, grafici burn-up e altro ancora. Ecco alcuni esempi: 

• Monitoraggio dei costi: crea un grafico a linee per mostrare come cambiano i costi nel tempo, in tutti i progetti del tuo portfolio. 

• Monitorare lo stato del progetto: visualizza le attività in programma, scadute, non programmate e completate con un grafico ad anello. 

• Controllare le prestazioni: monitora il tempo necessario per completare le attività, in tutti i progetti. 

5. Monitorare i carichi di lavoro del team

Storicamente, assegnare personale a molti progetti diversi è un'attività impegnativa e che richiede tempo. I portfolio risolvono questo problema con la funzionalità di gestione delle risorse, che ti consente di monitorare la disponibilità di ogni membro del team, in ogni progetto del tuo portfolio. Ciò significa che puoi ottenere un quadro completo di come il tuo team sta impiegando il tempo, anche se lavora su progetti diversi. 

Oltre a monitorare la disponibilità, puoi anche:

• trascinare le attività nella vista della gestione delle risorse per riassegnare e riprogrammare facilmente il lavoro;

• Spostare le risorse tra i progetti in un'unica vista, senza dover cliccare avanti e indietro. 

• Visualizzare la disponibilità futura per assicurarti di assegnare il giusto numero di risorse ai tuoi prossimi progetti e prevenire i blocchi prima che si verifichino. 

Nota: la funzionalità di gestione delle risorse è disponibile se il tuo portfolio contiene solo progetti. Se il tuo portfolio contiene un altro portfolio, sarà disattivato.

6. Coordina le cronologie tra più progetti

Quando si coordinano più progetti contemporaneamente, le cronologie possono facilmente creare confusione. Potrebbe essere necessario scaglionare il lavoro in modo che il tuo team non sia sovraccarico, sincronizzare i risultati finali in base alle date di lancio o modificare più cronologie di progetto contemporaneamente a causa di ostacoli. La vista cronologia nei portfolio ti offre un modo per visualizzare ogni cronologia di progetto nello stesso pannello, in modo da poter vedere il quadro completo e apportare facilmente modifiche.

Con la vista cronologia, puoi: 

• Visualizzare una cronologia di alto livello di ogni progetto nel tuo portfolio. Visualizzare le date di inizio e di fine del progetto, oltre ai traguardi importanti in tutte le tue iniziative. Con questa visione d’insieme, puoi vedere come si sovrappongono le pianificazioni e se i risultati finali sono nei tempi previsti. 

• Trascinare i traguardi e i progetti sulla cronologia per modificare automaticamente le date di scadenza con un solo clic. 

• Clicca su ciascun progetto per una vista cronologia più dettagliata con le singole attività e le dipendenze, ovvero le attività che non possono essere avviate finché non ne viene completata un'altra. In questo modo, puoi prima vedere il quadro generale e poi approfondire i dettagli, se necessario. 

Nota: la funzionalità cronologia è disponibile se il tuo portfolio contiene solo progetti. Se il tuo portfolio contiene un altro portfolio, sarà disattivato. 

Non perdere l’occasione: risparmia tempo e impegno con i portfolio

I portfolio sono una funzionalità potente che non puoi ignorare, soprattutto se gestisci più progetti contemporaneamente. Visita la nostra pagina dei prezzi per saperne di più sui portfolio e su come iscriversi a una prova gratuita. 

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