Cosa c’è all’ordine del giorno? Come organizzare riunioni efficaci

Riunioni, riunioni e ancora riunioni. Tra riunioni periodiche del team, riunioni di pianificazione, sessioni di brainstorming e riunioni di controllo dei progetti, probabilmente ti sembra che il tuo calendario sia pieno di riunioni. E probabilmente è così.

Se le riunioni occupano così tanto del tuo tempo, devi trarne molto, sia che tu le conduca o partecipi, giusto? Sfortunatamente, la maggior parte delle riunioni è destinata a fallire. L’obiettivo finale non è chiaro (o addirittura non è stato definito), non esiste un ordine del giorno che guidi la riunione e le persone se ne vanno con più domande che risposte. I dipendenti vogliono essere produttivi e avere la sensazione di dedicare il proprio tempo a ciò che conta, ma quando le riunioni mancano di struttura, sembrano inefficaci e una perdita di tempo.

Dal momento che la giornata (lavorativa) ha un numero limitato di ore, ecco un processo facile da seguire per gestire riunioni efficaci, in modo che tutti sappiano di cosa si discuterà quando arrivano e quali saranno i passi successivi quando se ne vanno.

È il momento della preparazione: crea e condividi l'ordine del giorno della riunione

1. Identifica lo scopo e l'obiettivo della riunione

Prima ancora di iniziare a controllare i calendari delle persone, chiediti: "Cosa dobbiamo realizzare in questa riunione?" Se si tratta di una riunione ricorrente, questo ti aiuterà a determinare anche la frequenza con cui è necessario incontrarsi. Se stai pianificando una sessione di pianificazione, ad esempio, lo scopo potrebbe essere identificare i traguardi chiave per gli obiettivi annuali del tuo team, e l'obiettivo potrebbe essere determinare le scadenze e chi è responsabile di ogni traguardo. Una volta definiti lo scopo e l'obiettivo, puoi iniziare a pianificare.

2. Cosa includere nell'ordine del giorno della riunione

Ora che sai perché stai organizzando la riunione, è il momento di creare un ordine del giorno che mantenga la discussione sulla buona strada. Anche se si è tentati di scarabocchiare rapidamente qualcosa su un post-it prima della riunione, preparare l'ordine del giorno in anticipo ti assicurerà di dare la priorità alle cose giuste e di non dimenticare qualcosa di importante.

Inizia delineando i temi su cui vuoi concentrarti durante la riunione. Per la riunione di pianificazione annuale, potrebbe trattarsi di discutere i risultati, fare brainstorming e definire le azioni da attuare per portare avanti la pianificazione. Per aiutare a mantenere tutto (e tutti) in linea con il programma, assegna blocchi di tempo a ciascun argomento, in modo da arrivare a discutere di tutto ciò che è necessario.

3. Aggiungi gli argomenti di discussione

È arrivato il momento di aggiungere gli argomenti di cui vuoi discutere. Aggiungili alla sezione appropriata dell'ordine del giorno, in modo da discuterne al momento giusto durante la riunione. Più dettagliato è l'argomento di cui vorresti discutere, meglio è.

Se crei l'ordine del giorno nello strumento in cui monitori il lavoro, sarà facile aggiungere il lavoro esistente o collegarlo alle attività pertinenti, in modo che tutti abbiano il contesto di cui hanno bisogno e tu non debba fare altro lavoro.

Abbiamo adottato misure consapevoli per gestire le riunioni in modo più efficace e diventare più produttivi, e Asana si sta rivelando un ingrediente importante per portare avanti questa iniziativa.”

4. Condividi l'ordine del giorno con i partecipanti prima della riunione

Per andare dritti al punto, condividi in anticipo l'ordine del giorno con i partecipanti. Se è pronto e puoi includerlo nell'invito alla riunione, ancora meglio. In questo modo, i partecipanti avranno il tempo di familiarizzare con gli argomenti di discussione, preparare tutte le informazioni necessarie o porre domande chiarificatrici prima della riunione. Inoltre, questo dà agli altri la possibilità di aggiungere o suggerire argomenti se manca qualcosa.

Iniziamo: attieniti all'ordine del giorno e annota le azioni da attuare

5. Incarica una persona che prenderà appunti

Gli appunti serviranno come resoconto scritto della discussione, delle decisioni e dei passaggi successivi. Sono anche utili per le persone che non hanno potuto partecipare a una riunione (i conflitti di calendario esistono), ma che hanno bisogno di sapere cosa è successo. Quindi, prima che la riunione abbia inizio, incarica una persona che prenderà appunti, idealmente nello stesso strumento in cui hai creato l'ordine del giorno e le attività. In questo modo, quando le persone hanno bisogno di fare riferimento alle decisioni sui traguardi e sui progetti emerse dalla riunione di pianificazione, sapranno esattamente dove cercare.

6. Esamina i punti dell'ordine del giorno e gli argomenti di discussione

Ora è il momento di incoraggiare la partecipazione mentre affronti ogni argomento. Si spera che le persone arrivino preparate con informazioni, pensieri e domande, poiché hanno familiarità con l'ordine del giorno (perché l'hai condiviso in anticipo 😉). È importante che i colleghi del team sentano che la loro voce conta, e le grandi idee nascono quando le persone sono in grado di confrontarsi liberamente tra loro. E poiché c’è una struttura, la discussione rimarrà focalizzata mentre si passa da un argomento all’altro.

7. Assegna sul momento le attività da svolgere

Monitora e assegna le azioni da attuare e le attività di follow-up man mano che emergono, invece di aspettare fino alla fine. Non dimenticare di includere anche le date di scadenza per le azioni da attuare: in questo modo i colleghi del team sapranno di essere responsabili e le aspettative saranno chiare. È meglio monitorarli nell'ordine del giorno (come nel modello di ordine del giorno sopra), in modo che i colleghi del team possano fare riferimento alle note della riunione per il contesto.

Riunione conclusa

Una volta conclusa la riunione, non dovrai perdere tempo a inviare le note o assegnare le azioni da attuare, perché sarà già stato fatto. E anche se ci vuole un po' di tempo per prepararti alla riunione, il vantaggio di organizzare una riunione produttiva ed efficace è (quasi) inestimabile. Con uno scopo, un ordine del giorno e una discussione concreta, tutti sapranno di cosa si parlerà e cosa dovranno fare. E tu sarai la superstar della riunione.

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