Ecco in che modo Panacea Skincare sta facendo crescere la propria azienda con Asana

“Molte aziende che ottengono buoni risultati nelle fasi iniziali, in particolare quelle che hanno raggiunto il product-market fit, non hanno basi solide”, afferma Terry Lee, fondatore di Panacea Skincare, un nuovo marchio coreano ispirato al settore della bellezza. “Così le cose iniziano ad andare a rotoli, che si tratti della comunicazione o dell’allineamento all’interno del team.”

Essendo un imprenditore nel cuore, Terry conosce bene questo aspetto.

Prima di fondare Panacea, Terry è stato COO di MeUndies, dove era il dipendente numero sette (ora ce ne sono oltre 100), e ha contribuito a far crescere l’azienda, portando il fatturato annuale da 5 a 50 milioni di dollari. Qual è stato un fattore essenziale per questa rapida crescita? Struttura, allineamento del team e comunicazione efficace.

Ora impegnato in una nuova avventura con Panacea, Terry sa, grazie alla sua precedente esperienza nella creazione di aziende, che per avere successo non bastano un’idea innovativa e l’adeguatezza del prodotto al mercato. Qual è il primo strumento a cui si affida per ricevere assistenza? Asana.

“Quando si avvia un’azienda, ci sono tantissime cose da fare e le risorse sono limitate: tempo, denaro, personale”, ha affermato Terry. “Si ricoprono molti ruoli diversi, quindi è necessario un modo efficace per tenere traccia di tutto.”

Asana aiuta Panacea a organizzare tutto il lavoro, a gestire ogni processo dell’azienda e a rimanere allineati, in modo da poter agire rapidamente, crescere e scalare con successo. Inoltre, avendo una visione ambiziosa per Panacea, Terry sta implementando molte delle pratiche che sa che daranno struttura all’azienda, in modo che abbia tutto ciò che serve per avere successo fin dall’inizio.

Di seguito scoprirai le tre pratiche principali che Terry e il suo team hanno adottato da quando hanno fondato Panacea (indizio: includono un piccolo aiuto da parte di Asana 😉).

Tenere sotto controllo ogni dettaglio

Sulla base della sua esperienza in MeUndies, Terry sapeva che il suo team doveva iniziare a monitorare tutto in un unico posto mentre sviluppava l’idea e il business plan per Panacea. È stato a questo punto che si è rivolto ad Asana. La sua semplicità e flessibilità sono perfette per le loro esigenze e consentono loro di strutturare e organizzare il lavoro (progetti, cose da fare, file, ecc.) nel modo più adatto alla loro azienda.

In realtà, abbiamo utilizzato Asana per lanciare Panacea. Era davvero importante che monitorassimo tutto in un unico posto mentre sviluppavamo l’azienda.”

Hanno iniziato creando un progetto e poi hanno cominciato a monitorare tutto sotto forma di attività man mano che sviluppavano il loro business plan e la loro azienda, dalla documentazione legale allo sviluppo del prodotto, fino alle attività di marketing. Anche se all’inizio il team non era sicuro di dover monitorare tutto su Asana, ha capito subito il valore di questa soluzione, che consentiva di centralizzare e organizzare tutto, e si è impegnato a utilizzarla.

Grazie a un luogo centralizzato in cui archiviare e monitorare tutte le informazioni, Asana ha fornito al team di Panacea la struttura di cui aveva bisogno per rimanere allineato durante la riuscita del soft launch nel novembre 2017.

Trasformare le discussioni in attività

Dopo aver creato la struttura iniziale all’interno dell’azienda monitorando e organizzando tutto il lavoro e le informazioni Su Asana, Terry sapeva, grazie alla sua esperienza in MeUndies, che era necessario definire delle convenzioni di comunicazione. Queste linee guida e pratiche sono essenziali per mantenere intatta la struttura che hanno creato, in modo da poter crescere rapidamente con un team ridotto.

“Quando si inizia con tre persone, come è successo a noi, la comunicazione sul lavoro è semplice perché si è seduti uno accanto all’altro. Non c’è bisogno di una struttura o di un’architettura complessa”, afferma Terry. “Ma non appena si superano le 6-8 persone, la comunicazione diventa più complessa e bisogna gestirla in modo più consapevole.”

Quando si superano le 6-8 persone, la comunicazione diventa più complessa ed è necessario gestirla in modo più consapevole.”

Per strutturare la loro comunicazione, Terry e il team si sono nuovamente rivolti ad Asana. Ora, quando le discussioni (di persona, su Slack o via email) su idee per nuovi prodotti o potenziali iniziative di marketing portano ad azioni da attuare, queste vengono registrate su Asana come attività con Incaricati e date di scadenza, in modo da poterle monitorare.

In questo modo, tutti sanno chiaramente chi è responsabile di ogni attività, quali sono le attività da svolgere ed entro quando devono essere completate. Poi, quando il team ha domande, commenti o idee da condividere, scrive un commento nell’attività corrispondente per mantenere tutto collegato, invece di gridare dall’altra parte della stanza: “Ehi, ce l’hai tu?” o “Ehi, hai intenzione di portarla a termine?”. In questo modo, i colleghi del team sanno chiaramente quali sono le proprie responsabilità, si garantisce che il lavoro venga portato a termine e si crea un archivio di riferimento per esigenze future.

Il team si affida inoltre in larga misura all’app per dispositivi mobili di Asana per registrare le attività da svolgere e controllare il lavoro anche quando non è alla propria scrivania. Poiché tutto il lavoro di Panacea viene monitorato e gestito su Asana, i membri del team possono accedere ai file, commentare le attività e rimanere aggiornati sui progressi, a prescindere da dove si trovino.

Crea un processo standard per l'inserimento dei nuovi membri del team

Sebbene il team di Panacea sia attualmente piccolo, ha piani di assunzione ambiziosi e sta sviluppando una roadmap per le assunzioni completa e dettagliata.

Tuttavia, prima di inserire un gran numero di nuovi membri del team, Terry e il team stanno creando un processo di onboarding standard che dovranno seguire sia i responsabili delle assunzioni che i nuovi dipendenti. In questo modo, non solo si struttura il processo di onboarding, ma si consente anche ai responsabili delle assunzioni (anziché alle Risorse umane) di assumersi la responsabilità del processo, mentre i nuovi dipendenti dispongono delle informazioni di cui hanno bisogno per lavorare al meglio fin dal primo giorno. In MeUndies, questo processo ha aiutato Terry e il team a crescere in modo rapido ed efficace, e sperano di ottenere gli stessi risultati in Panacea.

Per standardizzare il processo, Terry e il team stanno creando un modello di progetto per l’onboarding dei neoassunti su Asana, che i responsabili potranno utilizzare e che include tutti i documenti e le informazioni (moduli per le risorse umane, linee guida aziendali, link a pagine web e strumenti importanti, sondaggi, ecc.) di cui i nuovi dipendenti hanno bisogno per iniziare a lavorare al meglio nel loro nuovo ruolo in Panacea. In questo modo, ogni nuovo dipendente riceve le stesse informazioni e può consultarle in qualsiasi momento su Asana.

“L’aspetto fantastico è che, con uno strumento come Asana, hai la flessibilità di creare un processo come questo, che sia al tempo stesso efficiente (poiché non devi rifare ogni volta la stessa cosa) e che attribuisca al responsabile delle assunzioni la responsabilità dell’onboarding del nuovo membro del team”, afferma Terry.

Ricordati di dare sempre il buon esempio

Oggi, Terry e Panacea si affidano alla struttura che hanno creato Su Asana per gestire l’intera attività: è integrata in tutto ciò che fanno. “Sono fermamente convinto che si debba dare l’esempio dall’alto e mettere in pratica ciò che si predica”, afferma Terry. “Siamo davvero convinti dell’utilità di Asana e siamo gli utenti più esperti del team. Vogliamo creare il giusto precedente e dare il buon esempio.”

Sebbene siano ancora un team piccolo e abbiano appena iniziato, sanno che potranno realizzare i loro ambiziosi piani di crescita solo se rimarranno organizzati, allineati e comunicheranno in modo efficace. Per farlo, si affidano alla struttura e ai processi che hanno creato con Asana.

Oltre a gestire Panacea, Terry fornisce consulenza anche ad altre aziende in fase iniziale a Los Angeles e le aiuta a prepararsi per un successo duraturo. Uno dei suoi primi consigli? Monitora e gestisci tutto per la tua azienda Su Asana.