Ecco in che modo Panacea Skincare riesce a far crescere la sua azienda con Asana

“Molte aziende che stanno andando bene nelle prime fasi, in particolare quelle che hanno raggiunto il product-market fit, non hanno una solida base”, afferma Terry Lee, fondatore di Panacea Skincare, un nuovo marchio coreano ispirato alla bellezza. “Quindi le cose iniziano ad andare in pezzi, che si tratti di comunicazione o allineamento all’interno del team”.

Imprenditore nel cuore, Terry lo sa bene.

Prima di fondare Panacea, Terry è stato il COO di MeUndies, dove è stato il settimo dipendente (ora ce ne sono più di 100) e ha contribuito a far crescere l’azienda da 5 a 50 milioni di dollari di fatturato annuale. Un fattore chiave di questa rapida crescita? Struttura, allineamento del team e comunicazione efficace.

Ora, in un nuovo percorso con Panacea, Terry sa dalla sua esperienza passata nella creazione di aziende che per avere successo non basta un’idea innovativa e un prodotto adatto al mercato. Il primo strumento a cui si rivolge per ricevere assistenza? Asana.

“Quando si avvia un’azienda, ci sono così tante cose da fare e le risorse sono limitate: tempo, denaro, persone”, ha affermato Terry. “Ricopri molti ruoli diversi, quindi hai bisogno di un modo efficace per monitorare tutto.”

Asana aiuta Panacea a organizzare tutto il lavoro, gestire ogni processo dell’azienda e rimanere allineati in modo da poter muoversi velocemente, crescere e scalare con successo. E con una visione ambiziosa per Panacea, Terry sta implementando molte delle pratiche che sa creeranno struttura all'interno dell'azienda, in modo che siano impostate per il successo fin dall'inizio.

Ecco le tre principali pratiche che Terry e il suo team hanno implementato da quando hanno avviato Panacea (suggerimento: includono un piccolo aiuto da parte di Asana 😉).

Tenere sotto controllo ogni dettaglio

Sulla base della sua esperienza in MeUndies, Terry sapeva che il suo team doveva iniziare a monitorare tutto mentre sviluppava l’idea e il business plan per Panacea in un unico posto. È qui che si è rivolto ad Asana. La sua semplicità e flessibilità è perfetta per le loro esigenze e consente di strutturare e organizzare il lavoro (progetti, cose da fare, file, ecc.) nel modo più adatto alla loro azienda.

Abbiamo utilizzato Asana per lanciare Panacea. Era davvero importante monitorare tutto in un unico posto mentre sviluppavamo l’azienda.”

Hanno iniziato creando un progetto e poi hanno iniziato a monitorare tutto nelle attività mentre sviluppavano il loro business plan e l'azienda, dai documenti legali allo sviluppo del prodotto, alle attività di marketing. Anche se il team non era sicuro di dover monitorare tutto su Asana all’inizio, ha capito rapidamente il valore della piattaforma, che ha mantenuto tutto centralizzato e organizzato, e si è impegnato a usarla.

Con un luogo centralizzato in cui archiviare e monitorare tutte le informazioni, Asana ha fornito al team di Panacea la struttura di cui aveva bisogno per rimanere allineato durante l’esecuzione del soft launch a novembre 2017.

Trasforma le discussioni in attività

Dopo aver creato la struttura iniziale all'interno dell'azienda monitorando e organizzando tutto il lavoro e le informazioni su Asana, Terry sapeva, grazie all'esperienza in MeUndies, che era necessario definire le convenzioni di comunicazione. Queste linee guida e pratiche sono essenziali per mantenere intatta la struttura che hanno costruito, in modo da poter crescere rapidamente con un team snello.

“Quando si inizia con tre persone, come abbiamo fatto noi, la comunicazione sul lavoro è fluida perché si è seduti uno accanto all’altro. Non hai bisogno di una struttura o di un'architettura integrata", afferma Terry. “Ma non appena si superano le 6-8 persone, la comunicazione diventa più complessa e bisogna essere intenzionali al riguardo”.

Quando si superano le 6-8 persone, la comunicazione diventa più complessa e bisogna essere intenzionali.”

Per strutturare la comunicazione, Terry e il team si sono rivolti nuovamente ad Asana. Ora, quando le discussioni (di persona, su Slack o via email) su nuove idee di prodotto o potenziali iniziative di marketing si traducono in azioni da attuare, queste vengono registrate su Asana come attività con incaricati e date di scadenza, in modo che possano essere monitorate.

In questo modo, è chiaro a tutti chi è responsabile di ogni attività, cosa deve essere fatto e quando deve essere fatto. Poi, quando il team ha domande, feedback o pensieri da condividere, commenta l’attività corrispondente per mantenere tutto collegato, invece di urlare dall’altra parte della stanza: “Ehi, ce l’hai o lo farai?” Questo aiuta a responsabilizzare i colleghi del team, garantisce che il lavoro venga svolto e crea un archivio di riferimento per le esigenze future.

Il team fa anche molto affidamento sull’app per dispositivi mobili di Asana per acquisire le cose da fare e controllare il lavoro quando è lontano dalla scrivania. Poiché tutto il lavoro di Panacea viene monitorato e gestito su Asana, i membri del team possono accedere ai file, commentare le attività e rimanere aggiornati sull'avanzamento, indipendentemente da dove si trovino.

Creare un processo standard per l’onboarding dei nuovi membri del team

Sebbene il team di Panacea sia attualmente piccolo, ha piani di assunzione aggressivi e sta costruendo una roadmap di assunzione completa e dettagliata.

Prima di coinvolgere un sacco di nuovi membri del team, tuttavia, Terry e il team stanno creando un processo di onboarding standard da seguire sia per i responsabili delle assunzioni che per i nuovi dipendenti. Questo non solo dà struttura al processo di onboarding, ma consente anche ai responsabili delle assunzioni di gestire il processo (anziché le Risorse umane), e i loro nuovi dipendenti hanno le informazioni di cui hanno bisogno per avere successo nel loro ruolo fin dal primo giorno. In MeUndies, questo processo ha aiutato Terry e il team a crescere in modo rapido ed efficace, e sperano di ottenere gli stessi risultati in Panacea.

Per standardizzare il processo, Terry e il team stanno creando un modello di progetto per l’onboarding dei neoassunti su Asana, che i responsabili delle assunzioni possono utilizzare e che include tutti i documenti e le informazioni (moduli delle risorse umane, linee guida aziendali, link a pagine web e strumenti importanti, sondaggi, ecc.) di cui i nuovi dipendenti hanno bisogno per iniziare a lavorare nel loro nuovo ruolo in Panacea. In questo modo, ogni nuovo dipendente riceve le stesse informazioni e può consultarle in qualsiasi momento su Asana.

“Il bello è che con uno strumento come Asana, hai la flessibilità di creare un processo come questo che sia sia efficiente (dal momento che non stai reinventando la ruota ogni volta) e dia al responsabile delle assunzioni la responsabilità dell’onboarding del nuovo membro del team”, afferma Terry.

Ricordati di dare sempre il buon esempio

Oggi, Terry e Panacea si affidano alla struttura che hanno creato su Asana per gestire l’intera attività: è integrata in tutto ciò che fanno. “Sono fermamente convinto che si debba guidare dall’alto e che si debba mettere in pratica ciò che si predica”, afferma Terry. “Siamo davvero entusiasti di usare Asana e siamo gli utenti esperti del team. Vogliamo dare il buon esempio”.

Sebbene siano ancora un piccolo team e abbiano appena iniziato, sanno che possono realizzare i loro ambiziosi piani di crescita solo se rimangono organizzati, allineati e comunicano in modo efficace. Per farlo, si affidano alla struttura e ai processi che hanno creato con Asana.

Oltre a gestire Panacea, Terry offre consulenza anche ad altre aziende in fase iniziale a Los Angeles e le aiuta a prepararsi per un successo duraturo. Uno dei suoi primi consigli? Monitora e gestisci tutto per la tua azienda su Asana.