Semplifica lo stack tecnologico della tua azienda con la pianificazione delle risorse aziendali

Quante app utilizzi in una giornata lavorativa media? Tra app di comunicazione, strumenti di collaborazione e sistemi specifici per funzione, il numero potrebbe essere più alto di quanto pensi. Nella maggior parte delle piccole aziende, i dipendenti utilizzano fino a sei app al giorno. Per i dipendenti delle grandi aziende, il numero sale fino a nove.

Tutto questo passaggio da un’app all’altra si somma. Le aziende con stack tecnologici di grandi dimensioni riscontrano maggiori inefficienze aziendali e una minore produttività. Ed è qui che entra in gioco la pianificazione delle risorse aziendali. 

Cos’è la pianificazione delle risorse aziendali?

La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è il processo di integrazione di tutti i software aziendali e delle applicazioni aziendali in un’unica piattaforma. Per esempio, l’implementazione di un ERP potrebbe comportare l’unione del software di gestione delle relazioni con i clienti, delle tecnologie di gestione finanziaria, degli strumenti per le Risorse umane e di altri sistemi software aziendali critici in un’unica posizione centralizzata. Ciò consente ai team di accedere agli strumenti dell’azienda in un unico posto, riducendo le attività manuali e aumentando la visibilità e la collaborazione tra i team. 

Ecco cosa non fa l’ERP: non sostituisce i sistemi della tua azienda. Ogni reparto può ancora utilizzare i propri strumenti preferiti, ma invece di esistere in un compartimento stagno, gli strumenti ora esistono in un’unica posizione. Ciò semplifica la comunicazione tra i team dei vari reparti e consente di vedere quale lavoro viene svolto.

Come funziona la pianificazione delle risorse aziendali?

Ti sei mai fermato a contare quanti sistemi utilizza la tua organizzazione? Il numero potrebbe essere più alto di quanto ti aspetti. Pensa all’ultima volta che hai dovuto risolvere un problema con uno strumento: hai pensato di utilizzare i sistemi esistenti o semplicemente di adottare una nuova tecnologia per risolvere il problema? Spesso, le aziende adottano la tecnologia senza valutare gli strumenti già in uso o pensare a come funzionano insieme. Il risultato è uno stack tecnologico di grandi dimensioni, a compartimenti stagni e costoso.

E non c’è modo di aggirare il problema: più strumenti si hanno, maggiore è il costo per la produttività. La nostra ricerca ha rilevato che il passaggio costante da un’app all’altra, causato da troppi strumenti che non funzionano insieme, porta a informazioni disconnesse, processi duplicati e minore efficienza. Inoltre, il passaggio da un’app all’altra sta facendo sì che i dipendenti lavorino più a lungo, il che potrebbe portare a un maggiore abbandono del lavoro e a una perdita di produttività.

La pianificazione delle risorse aziendali combatte questo problema consolidando tutte le applicazioni e gli strumenti esistenti in un’unica piattaforma centralizzata. Quando tutto è in un unico posto, chiunque nella tua organizzazione può lavorare da questo sistema unico e unificato, indipendentemente dal team di cui fa parte. Il risultato sono processi aziendali semplificati, meno inefficienze e una comunicazione più facile. Inoltre, l’ERP aiuta i dipendenti a comprendere meglio in che modo il loro lavoro si collega agli obiettivi di alto livello dell’organizzazione, il che aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e porta a un lavoro di grande impatto. 

Esempio di pianificazione delle risorse aziendali

Supponiamo che il tuo team di progettazione gestisca il proprio flusso di lavoro in uno strumento specifico, come Jira. Sebbene lo strumento sia perfetto per le loro esigenze, il team aziendale non è su Jira, il che rende la comunicazione tra i team manuale e difficile da monitorare. L’ERP risolve questo problema centralizzando la comunicazione in un’unica piattaforma. 

Poiché l'ERP non sostituisce gli strumenti esistenti, il team di progettazione può continuare a utilizzare Jira, e ora il team aziendale può connettersi e comunicare efficacemente con loro attraverso la piattaforma centralizzata. Ad esempio, Asana si integra con oltre 260 strumenti, tra cui Jira, consentendoti di unire strumenti business-critical, semplificare il tuo stack tecnologico e ottimizzare i flussi di lavoro interfunzionali. 

Quali sono i vantaggi della pianificazione delle risorse aziendali? 

Il passaggio da un’app all’altra non è solo una perdita di tempo, ma anche un ostacolo alla produttività. La nostra ricerca ha rilevato che il 25% dei lavoratori che utilizzano più di 16 app ha dichiarato di non ricevere messaggi e azioni (rispetto all’8% che utilizza da 1 a 5 app e al 15% che utilizza da 6 a 15 app). Inoltre, il 23% di questi lavoratori ha affermato che la loro capacità di prestare attenzione è stata ridotta a causa del passaggio da un’app all’altra.

È qui che entra in gioco la pianificazione delle risorse aziendali. Consolidando il numero di strumenti utilizzati dalla tua organizzazione, puoi ridurre il lavoro ridondante, ridurre al minimo il passaggio da un’app all’altra e semplificare la collaborazione. Di seguito elenchiamo altri vantaggi offerti dall’ERP.

• Processi aziendali semplificati. Consolidando tutti gli strumenti della tua azienda in una piattaforma centralizzata, puoi standardizzare e automatizzare i processi aziendali principali. Ciò consente al tuo team di avere più tempo per concentrarsi sul raggiungimento di obiettivi di grande impatto. In effetti, le aziende possono guadagnare 264 ore all’anno migliorando i processi aziendali. 

• Collegamento del lavoro dei dipendenti agli obiettivi dell’organizzazione. Spesso, i dipendenti si sentono scollegati dagli obiettivi principali e non riescono a concettualizzare in che modo il loro lavoro si collega a obiettivi organizzativi più ampi. Monitorando gli obiettivi in cui il lavoro viene svolto, l’ERP aiuta i dipendenti a vedere il loro lavoro nel contesto, in modo che possano dare la priorità al lavoro che porta a obiettivi importanti. 

• Visibilità in tempo reale su progetti e flussi di lavoro. Con un software ERP, tutta l’organizzazione lavora da una piattaforma centralizzata, che offre ai dipendenti una maggiore visibilità su ciò su cui stanno lavorando gli altri team e colleghi e sul perché quel lavoro è importante.

• Resoconti e raccolta dati consolidati. Quando tutto il tuo lavoro avviene nello stesso posto, puoi facilmente estrarre dati da qualsiasi progetto o team. Invece di raccogliere manualmente informazioni da più fonti, come fogli di calcolo ed email, puoi utilizzare strumenti di creazione di resoconti e dashboard che ti consentono di accedere ai dati in tempo reale. 

• Riduzione dei costi operativi. Consolidare il numero di strumenti nel tuo stack tecnologico non solo rende il lavoro più gestibile, ma fa anche risparmiare denaro all’azienda. L'ERP ti aiuta a controllare i tuoi strumenti e a eliminare la tecnologia obsoleta o ridondante, riducendo i costi operativi. Inoltre, poiché l’ERP si traduce in processi aziendali semplificati e in una maggiore produttività dei dipendenti, puoi ridurre al minimo le inefficienze che alla fine costano tempo e denaro all’azienda. 

• Migliore collaborazione tra team. Uno degli aspetti più impegnativi della comunicazione tra più team è il coordinamento tra diversi strumenti. L’ERP risolve questo problema fornendo un unico hub di collaborazione per tutte le comunicazioni, indipendentemente dal team di appartenenza. 

• Maggiore sicurezza. La sicurezza dei dati è fondamentale per i leader aziendali, e per una buona ragione. Gli attacchi informatici possono avere conseguenze devastanti per le aziende, tra cui ripercussioni finanziarie e perdita di fiducia dei clienti. Eliminando gli strumenti scadenti e non verificati e sfruttando una piattaforma di gestione del lavoro sicura, è possibile proteggere i dati e soddisfare i requisiti di conformità. 

• Maggiore produttività e concentrazione a livello di team. Semplificando i processi aziendali e automatizzando le attività ricorrenti, l’ERP riduce il lavoro manuale e consente ai team di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto. Inoltre, il consolidamento dello stack tecnologico ha un impatto positivo sul coinvolgimento: la nostra ricerca ha rilevato che il 17% delle persone nelle aziende afferma che un minor numero di app migliorerebbe la propria concentrazione.

• Maggiore visibilità del team. L’ERP consolida il luogo in cui viene svolto il lavoro, offrendo ai team una maggiore visibilità su ciò che accade intorno a loro e mantenendo tutti aggiornati sugli obiettivi organizzativi e sull’avanzamento del progetto.  

A chi è destinata la pianificazione delle risorse aziendali? 

Qualsiasi azienda che utilizza più strumenti in diversi reparti può trarre vantaggio dalla pianificazione delle risorse aziendali. Sebbene l’ERP sia innegabilmente utile per le aziende più grandi con stack tecnologici più ampi, anche le piccole aziende e le startup che utilizzano strumenti diversificati tra i reparti possono trarre vantaggio dalla loro unificazione in un’unica fonte di riferimento. 

Segnali che indicano che la tua azienda dovrebbe prendere in considerazione l’ERP:

• La tua azienda sta crescendo o ha superato vecchi processi o strumenti. 

• Hai un ampio stack tecnologico distribuito su diversi reparti come finanza, risorse umane, gestione della catena di approvvigionamento, IT, marketing e gestione dei progetti. 

• I sistemi attuali della tua organizzazione non si integrano tra loro. 

• I tuoi dipendenti non capiscono in che modo il loro lavoro contribuisce agli obiettivi organizzativi. 

• Hai notato un aumento delle incoerenze nei processi o dei dati di reportistica errati.

• La tua azienda sta riscontrando una perdita di produttività a causa dell’eccesso di strumenti e del passaggio da un’app all’altra. 

• Ti affidi a sistemi obsoleti o scadenti per la comunicazione e la collaborazione, come fogli di calcolo e documenti. 

• Tu o il tuo team dedicate una quantità eccessiva di tempo ad attività amministrative o manuali che potrebbero essere automatizzate.

Meno compartimenti stagni, meno inefficienze 

Indipendentemente dalle dimensioni della tua azienda, più tecnologia usi, più spazio c’è per processi ridondanti e inefficienze aziendali. La pianificazione delle risorse aziendali semplifica le operazioni dell’azienda, unendo tutti gli strumenti e le applicazioni in un’unica posizione centralizzata.