Gestione del lavoro per ottimizzare la pianificazione delle risorse con Asana
Le iniziative non possono avere successo senza le risorse adeguate. Nessuno lo sa meglio di Rita Khayat, Head of PMO for Strategy and Operations di Asana. Khayat è responsabile di mantenere gli obiettivi aziendali critici nei tempi previsti, assegnando le risorse giuste, al momento giusto, al lavoro più importante.
Il team di Khayat è responsabile di quattro aree aziendali principali all'interno dell'organizzazione CIO:
Pianificazione ed esecuzione strategica
Gestione di programmi e progetti
Gestione operativa e del cambiamento
leadership e sviluppo organizzativo
La gestione delle risorse è essenziale per ciascuna di queste aree. "È fondamentale che manteniamo i nostri impegni", afferma Khayat. Pianificando attentamente il budget e la capacità del team, il suo team può raggiungere costantemente gli obiettivi e realizzare le iniziative aziendali.
Ecco come fanno.
Ottenere visibilità sulla capacità del team
Secondo Khayat, una delle più grandi novità di Asana è la pianificazione della capacità. Questa funzionalità le offre visibilità sulla disponibilità del team nei diversi progetti, in modo da poter garantire che il suo team disponga di budget e personale sufficienti per rispettare con sicurezza la roadmap. “Le priorità e le tempistiche possono cambiare, rendendo necessaria la riallocazione delle risorse”, osserva Khayat. “Questo sottolinea l’importanza di mantenere la visibilità sui progetti critici”.
Con la pianificazione della capacità, i leader possono guardare al futuro e vedere cosa c’è in programma per il loro team, quindi assegnare il lavoro per i mesi successivi in base alla capacità dei ruoli. Puoi vedere a quali progetti stanno lavorando le persone, la percentuale di tempo che tali progetti richiedono e chi potrebbe essere sovraccaricato. Quando è necessario un cambiamento, i leader possono facilmente spostare il lavoro, estendere le scadenze e modificare le risorse.
La pianificazione della capacità offre ai leader come Khayat una visione d’insieme. E allo stesso tempo, i responsabili dei team più specializzati possono comunque vedere un quadro dettagliato della capacità del loro team e di ciò su cui tutti stanno lavorando. Ad esempio, il team di Khayat ha una vista generale dell’intero reparto e viste più specifiche per ogni team.
“Ogni ruolo richiede funzionalità distinte”, spiega Khayat. “Asana soddisfa entrambe queste esigenze in modo efficace.”
Garantire che ai progetti ad alta priorità sia assegnato il giusto numero di risorse
La definizione delle priorità è essenziale per il team di Khayat. “C’è una forte richiesta di numerosi progetti”, osserva. “Riceviamo richieste da varie funzioni aziendali in tutta l’organizzazione, a tutti i livelli”. Con un volume così elevato di richieste, il suo team ha bisogno di un sistema supportato dai dati per capire cosa è importante, su cosa l’azienda dovrebbe investire e cosa può essere depriorizzato.
Il suo team utilizza tre funzionalità chiave per definire le priorità in modo efficace:
moduli per raccogliere informazioni sulle richieste e dimensionarle correttamente
Portfolio per monitorare le roadmap del team e garantire che le iniziative chiave dispongano delle risorse adeguate
Progetti per dare priorità alle attività più piccole all'interno di ogni iniziativa
Analizziamo ciascuna di esse.
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1. Dimensionamento delle richieste con i moduli
Il team di Khayat utilizza i moduli di ricezione per standardizzare il processo di richiesta. “Un modulo ti consente di acquisire dati non strutturati e trasformarli in dati strutturati”, afferma Jana Beiswenger, Head of Business Program Management di Asana e membro del team di Khayat. In questo modo, il suo team ha a disposizione in anticipo le informazioni di cui ha bisogno per valutare e dimensionare i nuovi progetti in base a criteri oggettivi.
“Chiediamo ai richiedenti di fornire una motivazione per la loro richiesta, di fornire dettagli sull’impatto previsto sull’organizzazione e di descrivere come contribuirà al raggiungimento degli obiettivi aziendali”, afferma Khayat. Una volta che il suo team dispone di queste informazioni, può iniziare un processo di valutazione per dimensionare correttamente ogni richiesta. Questo aiuta a determinare 1) quali risorse richiederà la richiesta e 2) quale impatto avrà sull’azienda, ad esempio generando un importo specifico di entrate ricorrenti annuali. Da lì, il team può dare la priorità a ciascuna richiesta all'interno della roadmap più ampia.
2. Monitoraggio delle roadmap con i portfolio
Khayat ha un portfolio di roadmap per ogni team, per monitorare ogni iniziativa chiave su cui sta lavorando. Questo le offre una visione d’insieme dei progetti, in modo da avere le informazioni necessarie per dare la priorità alle risorse giuste, al momento giusto. Il suo team utilizza i campi personalizzati per acquisire informazioni a colpo d'occhio, come la priorità del progetto, il livello di impegno e se un'iniziativa è una "pietra miliare", ovvero un elemento essenziale e ad alta intensità di risorse nella roadmap.
"Quando esamino il mio portfolio di roadmap, posso identificare immediatamente quali iniziative sono prioritarie, quali sono progetti a lungo termine e quali sono risultati rapidi, tra le altre", spiega Khayat. Queste informazioni sono essenziali per assegnare persone e risorse in modo efficace. Ad esempio, consente al team di Khayat di iniziare prima con le attività più importanti, per poi affrontare quelle più rapide. "Questa categorizzazione chiarisce in modo significativo come dovremmo gestire la nostra capacità", afferma Khayat.
3. Assegnare la priorità alle attività all'interno dei progetti
All’interno di ogni progetto, i responsabili devono anche assegnare la priorità alle singole attività per assicurarsi che le risorse del team siano spese in modo efficace. Jorge Zuniga, Head of Data Systems and Integrations di Asana, utilizza un sistema di etichettatura simile nel suo team per allocare le risorse a livello di progetto. I campi personalizzati consentono di visualizzare a colpo d’occhio i dettagli chiave, come:
Priorità dell’attività
livello di impegno
ore stimate
tipo di richiesta
stato dell'attività (in sospeso, in corso, da fare, backlog, ecc.)
E altro ancora
Questo aiuta il team di Zuniga a dare la priorità alle attività più importanti. Inoltre, consente di inserire ticket con priorità inferiore quando hanno più tempo a disposizione. “Durante la pianificazione degli sprint, assegniamo una priorità a ogni elemento”, afferma Zuniga. “Le attività con priorità inferiore vanno nella sezione ‘Da fare’, e le persone possono sceglierle quando hanno capacità extra.”
Monitoraggio del tempo dedicato alle iniziative
Dati accurati sul monitoraggio del tempo sono essenziali per rispettare le scadenze dei progetti. Il team di Zuniga monitora esattamente quante ore dedica a ciascuna attività, in modo da poterle confrontare con le stime originali della cronologia e capire se sono superiori o inferiori al budget. “Durante la pianificazione degli sprint, calcoliamo le ore stimate e poi ognuno aggiunge le proprie ore effettive”, afferma Zuniga. Questi numeri vengono quindi inseriti automaticamente in un resoconto di pianificazione della capacità, in cui Zuniga può vedere quante ore i membri del team dedicano ai progetti, in tempo reale. Di conseguenza, può aiutare i team a riassegnare le attività per garantire che nessuno sia sottoutilizzato o sovraccarico di lavoro.
“Quando noto che qualcuno è sovraccarico, devo capire perché”, dice Zuniga. “I resoconti di Asana mi consentono di vedere esattamente come viene impiegato il tempo. Ad esempio, posso esaminare tutti i ticket di assistenza che un appaltatore ha completato in un mese e vedere quale ha richiesto più tempo del previsto.”
Disporre di questi dati accurati sul monitoraggio del tempo ha aumentato l'efficienza del team di Zuniga, dalla gestione delle ore dei consulenti all'aiutare i dipendenti a evitare perdite di tempo dovute al cambio di contesto, spostando l'attenzione tra le diverse attività, che la ricerca dimostra possono costare fino al 40% del tempo produttivo di una persona.
“Con Asana, il team è diventato molto efficiente”, afferma Zuniga. “Con cinque dipendenti a tempo pieno, possiamo facilmente fare il lavoro di 12.”
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