Gestione del lavoro per la pianificazione organizzativa con Asana
Riepilogo
Rita Khayat è un'esperta nella gestione di programmi complessi a livello aziendale. In qualità di Head of PMO for Strategy and Operations di Asana, Khayat è responsabile del rispetto delle tempistiche degli obiettivi aziendali critici. Lo fa con processi chiari, oltre 20 anni di esperienza e un talento per sfruttare tutte le potenzialità di Asana.
Il team di Khayat è responsabile di quattro aree aziendali principali all'interno dell'organizzazione CIO:
Pianificazione ed esecuzione strategica
Gestione di programmi e progetti
Gestione operativa e del cambiamento
leadership e sviluppo organizzativo
Insieme, queste responsabilità abbracciano molti team diversi e richiedono un elevato livello di coordinamento interfunzionale. Ad esempio, il team di Khayat ha recentemente orchestrato un aggiornamento della strategia di prodotto di Asana, un’iniziativa che ha richiesto il contributo di progettazione, ricerca e sviluppo, marketing, design e altro ancora.
Vuoi sapere come ha fatto il suo team? Ecco i segreti di Khayat per raggiungere gli obiettivi aziendali e mantenere il lavoro importante nei tempi previsti.
Fornire visibilità a ogni livello
Il ruolo di Khayat richiede che si coordini sia con i singoli team che con i dirigenti. Ciò significa che deve vedere il lavoro in due modi diversi: (1) una vista dettagliata per aiutare i responsabili dei team a gestire le loro roadmap e risorse e (2) una vista d’insieme per aiutare i dirigenti a comprendere l’avanzamento a colpo d’occhio. “La governance è fondamentale, il che implica fornire visibilità alle persone giuste al momento giusto”, osserva Khayat. "Gli stakeholder richiedono diversi livelli di dettagli a seconda del loro ruolo."
Il suo segreto? I portfolio di Asana, che le consentono di raggruppare i progetti correlati (e altri portfolio) in un unico hub di comando centrale. Ciò aiuta gli stakeholder a monitorare l’avanzamento verso gli obiettivi e lo stato delle iniziative chiave in un unico posto. Ad esempio, Khayat ha creato un portfolio "hub di leadership" per tenere Saket Srivastava, CIO di Asana, informato sulle attività all'interno dell'organizzazione CIO. Da questo hub generale, Srivastava può monitorare rapidamente lo stato di avanzamento e l’impatto di ogni programma sugli obiettivi aziendali. "Nelle mie discussioni con Saket, il mio compito è fornire la visibilità di cui ha bisogno per garantire che la nostra esecuzione sia in linea con i nostri piani", spiega Khayat. "In caso di problemi, ha bisogno di visibilità immediata per prendere decisioni informate".
Gli stakeholder che necessitano di un'analisi più dettagliata possono approfondire i singoli portfolio dei team all'interno dell'hub di leadership. Lì possono vedere le iniziative specifiche del team e capire come queste si allineano con gli obiettivi aziendali più ampi. Possono anche monitorare traguardi, risultati finali, responsabilità, cronologie e impatto aziendale in ogni progetto a cui il loro team sta lavorando. Di conseguenza, tutti possono comprendere il quadro completo delle attività del programma in corso e la loro rilevanza per gli obiettivi strategici generali.
Standardizzazione delle best practice
Secondo Khayat, la struttura e l’organizzazione sono essenziali per far sì che l’azienda continui a operare senza intoppi. I team hanno bisogno di processi chiari e standardizzati, in modo da poter iniziare a lavorare nel modo giusto ogni volta. Il suo strumento di riferimento per la standardizzazione sono i modelli di Asana, guide già pronte che delineano tutti i passaggi necessari per avviare un nuovo progetto.
“Quando iniziamo l’esecuzione, ci affidiamo a un approccio strutturato basato su questi modelli”, spiega Khayat. "Questo garantisce che le best practice siano integrate fin dall'inizio, consentendoci quindi di personalizzare il processo per soddisfare le esigenze specifiche di ogni progetto". Il team di Khayat utilizza modelli che elencano tutti i risultati finali necessari per completare un progetto, comprese le dipendenze e i titolari delle attività. Questo sistema li aiuta a iniziare a lavorare immediatamente e ad assegnare automaticamente le attività alle persone giuste, al momento giusto.
Il team di Khayat sfrutta anche le funzionalità di standardizzazione del flusso di lavoro di Asana per creare processi coerenti e resoconti uniformi in tutta l’organizzazione, senza molto lavoro pratico. Asana consente ai leader di creare, visualizzare e modificare i flussi di lavoro in un unico posto, quindi di applicarli a molti progetti diversi. Ad esempio, possono specificare sezioni di progetto, campi personalizzati da aggiungere, regole da applicare e modelli di attività da utilizzare, garantendo coerenza ed efficienza nelle pratiche di gestione dei progetti.
Adattarsi al cambiamento
Khayat sa che in azienda il cambiamento è un dato di fatto. Ecco perché il suo team crea un chiaro processo decisionale in ogni progetto. Ogni volta che è necessario un cambiamento, come una modifica dell’ambito, della cronologia o del costo di un progetto, ci sono responsabili delle decisioni predefiniti che possono aiutare a tracciare un percorso da seguire.
“Abbiamo un comitato direttivo per ogni progetto o programma”, spiega Khayat. “È responsabile di prendere la decisione finale ogni volta che viene proposta una modifica.” Ad esempio, una recente iniziativa di prodotto di Asana includeva un modulo per raccogliere le proposte di modifica. Se fosse stata necessaria una decisione, il modulo avrebbe assegnato automaticamente un’attività alla persona giusta del comitato direttivo per fare quella scelta.
I progetti e i programmi dell’organizzazione di Khayat includono anche un approccio sistematico per documentare le decisioni e identificare i rischi. Inoltre, grazie all’uso dei modelli, il team può standardizzare questa struttura in tutta l’organizzazione, garantendo coerenza e chiarezza nel modo in cui i team gestiscono le modifiche e i rischi del progetto.
Monitoraggio delle prestazioni
Per il reparto Enterprise Technology and IT di Asana, una solida reportistica è essenziale per garantire che i team raggiungano i loro obiettivi. Monitorando continuamente le prestazioni delle principali iniziative aziendali, Khayat può aiutare i team a correggere la rotta e ad adeguare le risorse per portare a termine il lavoro in tempo.
Ad esempio, il team di Khayat utilizza una dashboard di Asana per supervisionare la risoluzione dei ticket di assistenza. Questo strumento consente di visualizzare una ripartizione delle segnalazioni di incidenti entro un determinato periodo di tempo, in modo che i leader possano verificare rapidamente se i progetti stanno procedendo come previsto. E per un’analisi più dettagliata, il team di Khayat utilizza un’integrazione Tableau. “Questa integrazione ci consente di creare dashboard sofisticate in Tableau che estraggono i dati direttamente da Asana”, afferma Khayat, sottolineando la capacità di condurre valutazioni approfondite per guidare il processo decisionale e il perfezionamento della strategia.
Allocazione delle risorse tra i team
Il raggiungimento degli obiettivi si riduce a un ingrediente importante: la manodopera. Ecco perché il team di Khayat dà la priorità alla pianificazione delle risorse per evitare il sovraccarico di lavoro e garantire che tutti dedichino il proprio tempo a ciò che conta davvero. Per farlo, ha bisogno di visibilità sul carico di lavoro di ogni team, ora e in futuro.
La funzionalità di pianificazione della capacità di Asana è la chiave di Khayat per ottenere questa visibilità. Con la pianificazione della capacità, i leader possono guardare al futuro e vedere cosa c’è in programma per il loro team, quindi assegnare il lavoro per il mese successivo in base alla capacità totale di ogni individuo. Puoi anche vedere a quali progetti stanno lavorando le persone, la percentuale di tempo che tali progetti richiedono e chi è sovraccaricato. E se è necessaria una modifica, i leader possono facilmente trascinare le attività da una persona all'altra.
Il team di Khayat ha diverse viste per vedere la capacità a diversi livelli. Ad esempio, hanno una vista generale dell’intero reparto. “Per qualcuno come me, esiste una vista generale che copre l’intero reparto, fornendo visibilità a tutta l’organizzazione del CIO”, spiega Khayat. “Inoltre, abbiamo viste più specifiche per ogni team, che consentono ai responsabili di accedere a una ripartizione dettagliata della capacità del proprio team e dei progetti in corso.” Quando un responsabile apporta una modifica a livello di team, questa si riflette anche nella vista generale, quindi non è necessario duplicare il lavoro.
Pianifica il successo con Asana
Acquisendo tutto il lavoro su Asana, il team di Khayat ha una visibilità totale su tutta l’organizzazione CIO, comprese le roadmap, i carichi di lavoro, l’avanzamento degli obiettivi e altro ancora. Con questi approfondimenti, possono mantenere l’azienda sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi critici, più velocemente.
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