Gestione del lavoro per l’onboarding dei dipendenti con Asana

Il processo di onboarding di un'azienda può determinare le prestazioni di un nuovo dipendente. Nessuno lo sa meglio di Mike Jordan, Head of Growth and Impact di Asana. Con oltre 20 anni di esperienza alle spalle, Jordan aiuta Asana a creare i framework giusti per aiutare ogni dipendente a prosperare. 

Il suo team copre quattro aree principali: 

• People Partner globali

• Apprendimento e sviluppo

• Gestione dei talenti e delle prestazioni

• Relazioni con i dipendenti

Insieme, queste aree costituiscono l’intera esperienza del dipendente in Asana, incluso il miglior programma di onboarding dell’azienda. E secondo Jordan, la piattaforma Asana è stata la chiave del successo dell’onboarding. “Se Asana non avesse Asana, sarei sorpreso se avessimo la stessa fantastica esperienza di onboarding”, afferma. 

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Con Asana, i team delle operazioni possono collegare il lavoro, standardizzare i processi e automatizzare i flussi di lavoro, tutto in un unico posto.

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Superare le sfide dell’onboarding con Asana

“In ogni azienda in cui ho lavorato, i manager hanno difficoltà con l’onboarding”, afferma Jordan. “Cercano di creare un’esperienza ponderata per i dipendenti, ma è difficile senza uno spazio centralizzato per condividere informazioni e monitorare i progressi. Questo può essere particolarmente vero per i team Risorse umane, che tecnicamente non possiedono l’esperienza o le risorse necessarie per creare l’esperienza di alta qualità che desiderano”. 

I manager sono costretti a navigare su più piattaforme per fornire ai nuovi assunti le risorse e la formazione di cui hanno bisogno, fornendo al contempo contesto e presentandoli alle persone giuste, al momento giusto. E in tutto questo, non esiste un modo chiaro per monitorare l’avanzamento e capire come se la cavano i nuovi dipendenti. “Ci vuole molto impegno per fare tutto bene”, afferma Jordan. 

Ma con Asana, l’onboarding è più semplice. “Asana ci consente di condividere informazioni in un unico posto, creare modelli di onboarding standardizzati in modo che tutti i dipendenti possano vivere un'esperienza coerente e fornire ai manager approfondimenti su ciò che sta accadendo, senza dover fare molto lavoro”, spiega Jordan. “Di conseguenza, i nuovi assunti hanno più successo e possono integrarsi più rapidamente in azienda.”

Ecco un’analisi approfondita su come il team di Jordan ottimizza l’onboarding con Asana.

Standardizzazione dei processi di onboarding

Con l’onboarding, la coerenza è fondamentale. Nell'esperienza di Jordan, questa è una sfida per tutte le aziende, dalle piccole startup alle grandi imprese, dove non esiste un processo standardizzato per tutti i team. “I dipendenti tendono a vivere un’esperienza ottima se entrano a far parte di un team che investe molte risorse nell’onboarding, o un’esperienza terribile nei team con meno risorse e più pressione”, afferma Jordan. 

Per risolvere il problema, il team di Jordan ha creato un flusso di lavoro standardizzato per l’onboarding con progetti modello.  Per lo più, questi assumono la forma di checklist per l’onboarding. Quindi possono facilmente duplicare questi modelli per ogni nuovo dipendente, per assicurarsi che completino i passaggi giusti, al momento giusto. Ogni team può personalizzare questi progetti in base alle proprie esigenze, mantenendo la stessa esperienza di qualità. “Per il team delle risorse umane, i manager e i dipendenti, un processo standardizzato ci dà maggiore fiducia che i nuovi assunti vivranno un'esperienza positiva”, spiega Jordan. Sebbene questi progetti non sostituiscano i workshop o le sessioni di benvenuto per i nuovi dipendenti, migliorano l’esperienza e aiutano i dipendenti a capire come funzionano le cose.

Ad esempio, Jordan ha un nuovo leader che si unirà presto al team e sta lavorando a questo processo. “Mi sono state assegnate tutte le attività di onboarding per assicurarmi di impostare il progetto di onboarding, assegnare un mentore al nuovo assunto e aggiungerlo al progetto in modo che possa iniziare a svolgere le sue attività”, afferma. “Poi posso aggiungere attività di onboarding più specifiche per la funzione e il lavoro, ma ho un punto di partenza al 90%.”

Semplificare i passaggi di consegne

In Asana, più team collaborano per garantire che i nuovi assunti abbiano tutto ciò che serve per lavorare al meglio, a partire dalla firma della lettera di offerta. I reclutatori trasmettono le informazioni al team di Gestione del personale, che avvia passaggi come la configurazione IT, il pagamento, i benefit, le attività del responsabile delle assunzioni, le comunicazioni per i nuovi assunti e altro ancora. Ci sono molte variabili, e Asana aiuta il team a monitorare tutto, in modo che nulla venga trascurato. 

Ecco una panoramica di come funziona: 

1. Quando un nuovo assunto firma la lettera di offerta, un'automazione informa immediatamente il team di Gestione del personale che un nuovo dipendente si unirà all'azienda. 

2. Le integrazioni con Greenhouse e Workday estraggono automaticamente i dati del nuovo dipendente affinché il team possa esaminarli e approvarli. 

3. Una volta approvate le informazioni, un'automazione avvia le attività di preparazione per il responsabile delle assunzioni. 

4. Il team di Gestione del personale utilizza un progetto principale per monitorare tutte le operazioni di pre-onboarding, con etichette personalizzate per dettagli come stato di esenzione, posizione e altro ancora. 

5. Una raccolta di modelli di progetti consente di duplicare rapidamente le checklist di onboarding per ogni nuovo assunto, garantendo un'esperienza standardizzata. 

La chiave del successo dell’onboarding di Asana? Le integrazioni. “Soprattutto per le aziende di grandi dimensioni, le integrazioni sono fondamentali per scalare i processi di onboarding con Asana”, afferma Zach Warner, Program Manager People Development di Asana. “In questo modo, puoi continuare a utilizzare strumenti specializzati come Greenhouse e Workday integrandoli senza problemi nel tuo flusso di lavoro di Asana.” 

Trasforma i primi giorni in un successo

L’onboarding non deve essere per forza così difficile. Asana offre alla tua azienda un'unica fonte di riferimento per standardizzare i processi, trasmettere informazioni senza problemi tra i team e spuntare tutte le caselle prima e dopo l'ingresso di nuovi assunti. 

Migliora le prestazioni dei neoassunti

Mantieni le priorità del tuo team, grazie a un processo di onboarding dei dipendenti semplificato e alla riduzione del tempo necessario per essere completamente operativi.

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