La Wildlife Conservation Society salva e celebra i luoghi incontaminati con Asana

Fondata nel 1895, la Wildlife Conservation Society (WCS) è l’organizzazione per la conservazione della fauna selvatica più completa al mondo, con oltre 500 programmi in quasi 60 paesi per aiutare a gestire i luoghi protetti e rallentare il cambiamento climatico. Ma la WCS non fa tutto da sola. Collabora con centinaia di organizzazioni partner, fornitori e governi locali che condividono la sua missione di conservazione basata sulla scienza. 

Le iniziative WCS sono complesse e impegnative da eseguire, soprattutto con così tanti collaboratori e risorse limitate. Prima di Asana, i collaboratori del progetto utilizzavano diversi strumenti per gestire il proprio lavoro: email, fogli di calcolo e un mix di app. Non esisteva un modo unificato per pianificare o comunicare, il che causava problemi di visibilità e rallentava tutti: 

• La crescente complessità del progetto Growing Conservation Technology stava aumentando i rischi per le scadenze e i budget. 

• I confini tecnologici tra i team limitavano il flusso di informazioni, rendendo difficile individuare i rischi e prevenire i problemi prima che si verificassero, il che metteva a dura prova le risorse.

• La posta elettronica aveva troppi scopi: oltre alla comunicazione, WCS la utilizzava per gestire il lavoro, elaborare le richieste della comunità e archiviare i documenti. I membri del team dovevano esaminare centinaia di email in arrivo, il che rendeva impossibile agire rapidamente sulle attività.

Jonathan Palmer, direttore esecutivo del team Conservation Technology di WCS, afferma: “I nostri processi per la gestione di progetti e attività non facilitavano un modo positivo di considerare il carico di lavoro: c’era un’eccessiva dipendenza dalla gestione delle attività tramite email, lasciando i membri del team con la sensazione di essere sommersi da un mare di informazioni.”

Nel suo precedente ruolo di responsabile della tecnologia globale nel reparto IT, Jonathan ha guidato la ricerca di una nuova piattaforma di gestione del lavoro che abbattesse le barriere tra i team e i collaboratori esterni. Con un ambiente di lavoro più produttivo, WCS sarebbe stata in grado di realizzare i propri progetti e massimizzare l’impatto dei contributi dei propri donatori.

Flessibile per definizione: centralizzare il lavoro su Asana

Jonathan cercava un’unica piattaforma che consentisse a tutti i team, partner e consulenti di lavorare oltre i confini organizzativi, anche se utilizzavano tecnologie e processi diversi. 

“Asana è la soluzione perfetta”, afferma Jonathan. “Si tratta di aiutare le persone a migliorare l’esecuzione delle attività a cui tengono, piuttosto che incasellarle in una metodologia specifica.”    

Con Asana, i team di WCS possono ora accedere alle stesse cronologie, documenti e azioni condivise, aggiornati in tempo reale. È integrata con oltre 10 strumenti già utilizzati, tra cui Google Drive, Office 365, Slack e i sistemi interni di WCS. 

“Possiamo lavorare in più organizzazioni senza dover fare affidamento sui team IT per integrare i sistemi”, aggiunge Jonathan.

Abbattere i confini organizzativi per aumentare l’impatto della conservazione 

Oggi, Asana è il sistema ufficiale di gestione del lavoro per diversi gruppi all’interno di WCS, che li aiuta a realizzare iniziative nei tempi e nei budget previsti, in collaborazione con un numero crescente di collaboratori esterni. 

L’organizzazione ha risparmiato circa otto settimane lavorative all’anno grazie a nuove efficienze e all’uso di funzionalità di Asana, come automazione, moduli e commenti all’interno di un progetto, invece di inviare un’email. In media, i collaboratori avviano la collaborazione con un altro utente tramite Asana più di 2.700 volte al mese. Questo risparmio di tempo libera le risorse di WCS, in modo che i team possano espandere l’ambito e l’impatto dei loro progetti, senza aumentare i costi. 

Un’organizzazione virtuale di dipendenti, fornitori e partner

“Asana ha creato un enorme livello di trasparenza, in cui tutti condividono i propri piani per la settimana successiva”, afferma Jonathan. Ciò aiuta a incrociare le idee tra i team e i fusi orari, sia che si trovino nella sede centrale di New York City o sul campo nei siti di conservazione. 

La metà degli utenti di Asana di WCS sono dipendenti interni e l’altra metà sono collaboratori esterni. “Gestire tutto in un unico posto ci dà la possibilità di gestire organizzazioni virtuali che includono il mio team, altri dipendenti WCS, altre organizzazioni e fornitori”, afferma Jonathan. “Spostiamo le attività da una parte all’altra dell'organizzazione virtuale e abbiamo una responsabilità reciproca in tutti i nostri progetti.” 

Il team Conservation Technology di Jonathan offre soluzioni tecnologiche scalabili per consentire programmi sul campo e affrontare problemi critici di conservazione, e queste soluzioni sono spesso costruite in collaborazione con altre organizzazioni. “Supportando una struttura senza confini, Asana ci ha permesso di ampliare il numero di partnership”, afferma Jonathan. Il suo team ha aggiunto tre nuovi partner al proprio elenco di stretti collaboratori, passando da due a cinque. 

Lavoro asincrono per aumentare la capacità di WCS, senza aumentare i costi 

New York era stata l’epicentro del team Conservation Technology, poiché sembrava che l’unico modo per gestire un carico di lavoro complesso fosse che i dipendenti e i fornitori fossero nello stesso fuso orario. Ma ora Jonathan può assumere personale e coinvolgere fornitori in tutto il mondo senza preoccuparsi che i progetti rallentino, perché Asana consente di lavorare in modo asincrono. Le operazioni vengono eseguite 24 ore su 24, con il lavoro sul progetto che inizia alle 7:00 del lunedì mattina a Giacarta e continua fino alla fine della giornata del venerdì negli Stati Uniti. Il suo team distribuito include le persone giuste con le giuste competenze, utilizzando la posizione per massimizzare il budget e aumentare la produzione. 

Ad esempio, Jonathan ha aumentato l’organico del suo team del 30% assumendo personale a tempo pieno sul campo nei siti di conservazione, il che lo aiuta a supportare meglio le esigenze organizzative a livello locale, mantenendo al contempo i costi stabili. 

Il team Conservation Technology collabora anche con consulenti che supportano il lavoro di progettazione, lo sviluppo web, DevOps e il cloud hosting. Prima di Asana, i fornitori principali si trovavano negli Stati Uniti, ma ora sono in Sud America, Europa e Asia e, grazie al risparmio sui costi e al miglioramento dell’efficienza operativa, l’ambito di lavoro dei fornitori è aumentato del 35%.

Con un maggior numero di dipendenti, consulenti e organizzazioni partner che contribuiscono alle iniziative di Conservation Technology, sono in grado di affrontare progetti più ambiziosi. Ad esempio, hanno utilizzato Asana per orchestrare un importante progetto centrale per la strategia WCS: Nature’s Stronghold Impact Platform, un’iniziativa globale di reporting dei dati per far emergere e mostrare metriche dettagliate da centinaia di siti di conservazione WCS e organizzazioni partner in un unico posto. Questo fronte unito quantifica l’impatto del loro lavoro per i donatori e la comunità di conservazione in generale. 

“Questo progetto è fondamentale per la nostra strategia di raccolta fondi”, afferma Jonathan, “e promuove l’integrità in tutta la nostra organizzazione dimostrando che ogni dollaro donato a WCS ha un impatto sulla conservazione.”

Supportare migliaia di utenti e prevedere le esigenze di budget per soddisfare la domanda

Un altro team che gestisce il proprio lavoro su Asana è la SMART Partnership, una collaborazione tra nove gruppi di conservazione. Questa operazione di software e servizi supporta oltre 1.000 siti protetti in 90 paesi. Monica Harris, SMART Program Manager, afferma: “I nostri utenti sono governi e organizzazioni per la conservazione di tutto il mondo che hanno scelto i nostri strumenti per gestire parchi e aree protette nel loro paese. È una grande responsabilità e vogliamo rispondere alle loro esigenze in modo efficiente e tempestivo.”

In precedenza, SMART utilizzava fogli di calcolo ed email per gestire le richieste degli utenti del software in tutto il mondo, e tali richieste possono essere gravi e urgenti. “Un ranger in Namibia ci contatterà dicendo che è bloccato sul campo e ha bisogno di scaricare i dati”, dice Monica. “Non vogliamo deludere le persone.” Ma era difficile rispondere rapidamente alle richieste, perché il piccolo team di Monica cercava di gestire un volume enorme senza gli strumenti giusti.

Oggi SMART utilizza i moduli di Asana per raccogliere e gestire le richieste di assistenza, accesso al software e correzioni di bug. I campi obbligatori del modulo raccolgono tutte le informazioni di cui il team di Monica ha bisogno per indirizzare e risolvere il problema in anticipo, come ad esempio gli screenshot degli errori, eliminando la necessità di scambi di email.

Fornire software SMART gratuito agli utenti ha un costo, quindi Monica utilizza i resoconti su Asana per monitorare la domanda e adeguare preventivamente il budget e le risorse. “Posso aggiornare il comitato direttivo sul rispetto del budget o sulla necessità di ulteriori fondi per una particolare attività”, afferma Monica.

Rispondere alle segnalazioni di problematiche in modo rapido e completo

Un altro team di WCS, il team Okapi Wildlife Reserve (OWR) nell’Ituri, con il sostegno del Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) finanziato dall’UE, utilizza Asana come sistema di elaborazione delle segnalazioni. Jonathan afferma: “Qualsiasi organizzazione multinazionale ha bisogno di un modo per gestire le segnalazioni di problematiche. Una lamentela, se non viene gestita correttamente, può creare un enorme rischio organizzativo.” 

Caroline Abid, EU SWM Program Manager, afferma: “Stiamo migliorando la nostra reattività nei siti locali con Asana per assicurarci che le segnalazioni vengano gestite rapidamente.” L’utilizzo di Asana per le segnalazioni di problematiche e per la gestione dei progetti end-to-end aiuta il team WCS a portare a termine le attività in modo efficiente, in modo da poter servire meglio le proprie comunità e creare fiducia tra le persone del luogo e le organizzazioni partner. 

Costruire un futuro luminoso per i luoghi incontaminati di tutto il mondo

Centralizzando il lavoro su Asana, WCS sfrutta la potenza del proprio personale, dei fornitori e dei collaboratori esterni per consegnare più progetti in modo economicamente vantaggioso. 

Inoltre, grazie alla trasparenza tra gruppi e progetti, i membri junior del team in tutto il mondo possono cogliere opportunità che erano storicamente più accessibili ai dipendenti vicini alla sede centrale di WCS. Questa visibilità aiuta WCS a far crescere i propri dipendenti e a passare a un nuovo modo di lavorare come team globale. 

Man mano che Jonathan e WCS avviano progetti di conservazione coraggiosi, continueranno a gestirli su Asana, perché flussi di lavoro migliori portano a un’esecuzione migliore e un’esecuzione eccellente crea fiducia tra partner, donatori e comunità, mentre lavorano per proteggere i luoghi preziosi della natura.