EarthEnable installa oltre 2.000 pavimenti igienici e sostenibili ogni anno grazie ad Asana

In uno studio della Banca Mondiale del 2007, i ricercatori hanno scoperto che sostituendo i pavimenti in terra battuta con quelli in cemento, i parassiti sono diminuiti del 78%, la diarrea del 49% e lo sviluppo cognitivo è migliorato in modo significativo nei bambini. I pavimenti in terra battuta sono, in una parola, sporchi, ma sono anche un terreno fertile per malattie e zanzare e rappresentano altri rischi per la salute di oltre un miliardo di persone in tutto il mondo.

Quando Gayatri Datar ha visitato per la prima volta il Ruanda nel 2013, come parte di un corso della Stanford Business School sulla progettazione per l’estrema accessibilità, ha ricordato di aver visto pavimenti in terra battuta ovunque. Dopo la sua visita, Gaya decise di progettare un’alternativa economica e igienica, e così è nata EarthEnable.  Gaya e un collega studente di Stanford hanno sviluppato una soluzione utilizzando materiali locali e un sigillante a base vegetale per creare un pavimento in terra sostenibile, ecologico, salutare e conveniente. Sfruttando le conoscenze già esistenti nei villaggi, EarthEnable utilizza la ricerca e lo sviluppo di base per sviluppare nuovi prodotti per pavimenti e fornire alle economie locali opportunità per muratori e costruttori di costruire le proprie attività.

Oggi il team di EarthEnable è composto da quasi 600 dipendenti, il 99% dei quali proviene dal Ruanda e dall’Uganda e il 100% dei quali ha sede in Ruanda e Uganda. Ryan Conlin è il Capo del personale di EarthEnable e lavora a stretto contatto con Gaya, l’amministratore delegato dell’organizzazione, per eseguire varie funzioni di leadership, gestire le comunicazioni a livello aziendale e collaborare con partner esterni.

Le sfide della collaborazione interfunzionale e transfrontaliera

Quando Ryan si è unito al team, venivano utilizzati diversi metodi per monitorare l’avanzamento dei progetti, tra cui email, fogli di calcolo e documenti. “Era tutto disordinato e molto confuso”, spiega. Inoltre, il personale dell’organizzazione è distribuito in Ruanda e Uganda, quindi comunicare e collaborare oltre i confini geografici era difficile. Le persone in luoghi diversi non sempre disponevano delle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Di conseguenza, il team di EarthEnable ha dovuto affrontare diverse sfide:

• Inefficienza, perché le persone dimenticavano dove erano archiviate le cronologie o i documenti, di cosa erano responsabili o dove trovare l’ultimo aggiornamento di stato.

• Il team non aveva un sistema di responsabilità, perché le persone monitoravano il proprio lavoro in modi diversi. Per i manager era difficile mantenere i propri subordinati diretti in linea con i loro obiettivi, le date di scadenza e i progetti.

• Si sentivano disorganizzati e avevano la sensazione di poter fare di meglio, per la loro organizzazione e per le persone che servono.

Quindi il team direttivo ha deciso di trovare una soluzione che aiutasse l’organizzazione a gestire meglio il proprio lavoro. Affinché uno strumento fosse utile, EarthEnable doveva essere in grado di organizzare il lavoro per reparto (poiché i ruoli variano notevolmente all’interno dell’organizzazione) e assegnare attività e date di scadenza alle persone (per aiutare con la responsabilità). In particolare, lo strumento doveva essere abbastanza intuitivo da poter essere utilizzato da tutti i membri del team, poiché per molti dipendenti di EarthEnable si trattava del primo lavoro d’ufficio.

Trovare una soluzione funzionale e intuitiva

Gaya e i leader di EarthEnable alla fine hanno scelto Asana, perché supportava le loro esigenze generali di gestione dei progetti e di monitoraggio delle tempistiche. Asana aveva le funzionalità necessarie ed era abbastanza intuitiva da poter essere utilizzata subito da tutto il team. La vasta raccolta di risorse e il supporto disponibile per aiutare il team con l’implementazione è stato l’elemento decisivo: Asana avrebbe sostituito fogli di calcolo, documenti Word ed email.

Consapevole del valore del consenso della leadership per un’adozione di successo, il team di gestione è stato il primo a impegnarsi a utilizzare Asana per monitorare le priorità in corso e le riunioni del team. Successivamente, il resto dell’organizzazione è stato informato che tutto il lavoro sarebbe stato monitorato su Asana e che i manager si sarebbero aspettati di vedere lo stato dei progetti aggiornato nello strumento. Con i manager e i dipendenti che utilizzano Asana, è diventato facile responsabilizzare tutti.

Le persone hanno rapidamente compreso il valore fornito da Asana, perché le loro liste di attività erano facilmente accessibili e le comunicazioni tra manager e dipendenti sono migliorate. Ciò ha dato il via a un circolo virtuoso e ha incoraggiato ulteriormente le persone a utilizzare lo strumento: infatti, molti dipendenti hanno persino iniziato a usarlo per le loro liste di cose da farepersonali.

Semplificare le priorità e lavorare in modo più efficiente

Da quando ha adottato Asana a livello di organizzazione, EarthEnable ha visto molti miglioramenti nel modo in cui lavora. Sia i manager che i dipendenti sono in grado di responsabilizzarsi a vicenda utilizzando progetti individuali per monitorare le responsabilità individuali. I commenti consentono agli stakeholder di controllare facilmente lo stato di un’attività, indipendentemente dall’ufficio, dal ruolo o dalla posizione in cui si trovano.

Il team ha anche riscontrato un aumento dell’efficienza grazie all’utilizzo di Asana per richiedere e segnalare le sovvenzioni. Utilizzando un’attività per ogni sovvenzione, possono facilmente vedere le date di scadenza, chi è responsabile di una sovvenzione e quando è necessario completare la segnalazione. Anziché affidarsi a un file difficile da gestire per monitorare decine di sovvenzioni, cosa che rendeva quasi impossibile conoscere lo stato di ogni singola sovvenzione, il monitoraggio su Asana aiuta EarthEnable ad accedere a più finanziamenti e a mantenere i rapporti con grandi donatori che forniscono mentoring e idee all’organizzazione. Con i resoconti di Asana, il team può mostrare rapidamente e facilmente a coloro che supportano l’organizzazione l’impatto dei loro contributi, aiutando ulteriormente EarthEnable a perfezionare e migliorare i suoi obiettivi. Di conseguenza, ha riscontrato un aumento del numero di scadenze rispettate e un processo di concessione delle sovvenzioni più fluido in generale.

Oltre a consentire la trasparenza per i sostenitori esterni, Asana offre anche ai dipendenti di EarthEnable visibilità interna in tutta l’organizzazione. Utilizzando la vista bacheca, EarhEnable ora tiene traccia delle richieste in arrivo da tutta l’azienda in un unico progetto. In questo modo, tutti possono vedere lo stato di una richiesta e gli stakeholder interfunzionali possono essere facilmente coinvolti. Che si tratti di una richiesta di riparazione di un’apparecchiatura o di un suggerimento per migliorare un sistema a livello di organizzazione, è facile inviare e seguire le richieste con colonne chiaramente etichettate per indicarne lo stato, in modo che tutti possano vedere a che punto si trova una richiesta.

Non solo le cose funzionano in modo più fluido in tutta l’organizzazione, ma anche le priorità dei dirigenti sono semplificate: Gaya, Ryan e altri leader gestiscono un archivio delle preoccupazioni di alto livello e lavorano a un progetto chiamato “Executive”.

Con l’adozione a livello di organizzazione e i flussi di lavoro in Asana, Ryan e l’intera organizzazione hanno notato che i processi funzionano in modo più fluido e veloce e la collaborazione è più semplice per tutti. Ciò significa una consegna più rapida alle comunità servite da EarthEnable: una vittoria per l’organizzazione e per coloro che hanno bisogno di pavimenti migliori.

Inoltre, tutti in EarthEnable hanno adottato una mentalità di gestione dei progetti, una vittoria per l’efficienza dell’organizzazione e per ogni individuo. Poiché per molti dipendenti di EarthEnable si tratta della prima esperienza in ufficio, Asana è un ottimo punto di partenza. Utilizzando lo strumento, ogni dipendente è in grado di riflettere sui propri progetti, dare priorità alle proprie liste di attività e concentrarsi sul proprio lavoro invece di rimanere bloccato su dove iniziare.

Continuare a innovare, da zero

L’impegno di EarthEnable è sempre stato quello di rendere i pavimenti più igienici e convenienti. Nel 2019 ha sviluppato un metodo per ottenere materiali dai cortili dei clienti, piuttosto che da una cava locale. Questo nuovo metodo consente all’organizzazione di continuare a ridurre i prezzi e a fornire pavimenti migliori ai ruandesi. Sulla scia della pandemia di COVID-19, questo aspetto è diventato ancora più importante, perché i pavimenti in terra possono peggiorare le malattie respiratorie.

Un nuovo metodo di produzione richiede molta riqualificazione, e EarthEnable ha lavorato con i muratori locali per insegnare loro le tecniche associate a questi nuovi materiali. Ha monitorato e gestito l’intero processo, dalla ricerca e sviluppo alla formazione per i muratori, fino alle nuove procedure di costruzione, utilizzando Asana. Di conseguenza, da marzo 2020 è stato possibile installare oltre 1.200 pavimenti utilizzando il nuovo metodo.

Ryan, Gaya e il team continuano a impegnarsi per trovare modi più innovativi e iperlocali per costruire pavimenti migliori, a partire dall’avere un’azienda efficiente, e hanno obiettivi ambiziosi per abbreviare ulteriormente la catena di approvvigionamento e l’intero processo di installazione, quest’anno e in futuro.