Quando Gayatri Datar visitò per la prima volta il Ruanda nel 2013, come parte di un corso della Stanford Business School sulla progettazione per un'estrema convenienza, ricordò di aver visto pavimenti in terra battuta ovunque. Dopo la sua visita, Gaya decise di progettare un'alternativa economica e igienica, e nacque EarthEnable. Gaya e un altro studente di Stanford hanno sviluppato una soluzione utilizzando materiali locali e un sigillante a base vegetale per creare un pavimento in terra sostenibile, rispettoso dell'ambiente, salubre e conveniente. Sfruttando le conoscenze già esistenti nei villaggi, EarthEnable utilizza la ricerca e lo sviluppo di base per sviluppare nuovi prodotti per pavimenti e fornire alle economie locali opportunità per muratori e costruttori di creare le proprie aziende.

Oggi, il team di EarthEnable è composto da quasi 600 dipendenti, il 99% dei quali proviene dal Ruanda e dall’Uganda, e il 100% dei quali ha sede in Ruanda e in Uganda. Ryan Conlin è il Capo del personale di EarthEnable e lavora a stretto contatto con Gaya, l’amministratrice delegata dell’organizzazione, per svolgere varie funzioni di leadership, gestire la comunicazione a livello aziendale e collaborare con partner esterni.

Le sfide della collaborazione interfunzionale e transfrontaliera

Quando Ryan si è unito al team, venivano utilizzati diversi metodi per monitorare l'avanzamento dei progetti, tra cui email, fogli di calcolo e documenti. “Era tutto disordinato e molto confuso”, spiega. Inoltre, il personale dell'organizzazione è distribuito tra Ruanda e Uganda, quindi comunicare e collaborare oltre i confini geografici era difficile. Le persone che si trovavano in luoghi diversi non sempre avevano le informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro.

Di conseguenza, il team di EarthEnable ha dovuto affrontare diverse difficoltà:

• Erano inefficienti perché le persone dimenticavano dove erano archiviate le cronologie o i documenti, di cosa erano responsabili o dove trovare l'ultimo aggiornamento di stato.

• Il team non aveva un sistema di responsabilità perché le persone monitoravano il proprio lavoro in modi diversi. Per i manager era difficile fare in modo che i loro subordinati diretti rispettassero obiettivi, date di scadenza e progetti.

• Si sentivano disorganizzati e avevano la sensazione di poter fare di meglio, per la loro organizzazione e per le persone a cui offrono i loro servizi.

Così il team di leadership ha deciso di trovare una soluzione che aiutasse l'organizzazione a gestire meglio il proprio lavoro. Affinché uno strumento fosse utile, EarthEnable doveva essere in grado di organizzare il lavoro per reparto (poiché i ruoli variano notevolmente in tutta l'organizzazione) e assegnare attività e date di scadenza alle persone (per favorire la responsabilizzazione). Soprattutto, lo strumento doveva anche essere abbastanza intuitivo da poter essere utilizzato da ogni membro del team, poiché per molti dipendenti di EarthEnable si tratta del primo lavoro d'ufficio.

Trovare una soluzione funzionale e intuitiva

Gaya e i leader di EarthEnable alla fine hanno scelto Asana perché supportava le loro esigenze generali di gestione dei progetti e di monitoraggio delle tempistiche. Asana aveva le funzionalità necessarie ed era abbastanza intuitiva da poter essere utilizzata da subito da tutto il team. La vasta raccolta di risorse e il supporto disponibili per aiutare il team con l'implementazione hanno fatto la differenza: Asana avrebbe sostituito fogli di calcolo, documenti Word ed email.

Consapevole di quanto sia importante il consenso della leadership per un'implementazione di successo, il team dirigenziale è stato il primo a impegnarsi a utilizzare Asana per monitorare le priorità in corso e le riunioni del team. Successivamente, il resto dell'organizzazione è stato informato che tutto il lavoro sarebbe stato monitorato su Asana e che i manager si sarebbero aspettati di vedere lo stato dei progetti aggiornato nello strumento. Con i manager e i loro collaboratori che utilizzavano entrambi Asana, è diventato facile responsabilizzare tutti.

Le persone hanno compreso rapidamente il valore di Asana perché i loro elenchi di attività erano facilmente accessibili e la comunicazione tra manager e dipendenti è migliorata. Questo ha dato il via a un circolo virtuoso e ha ulteriormente incoraggiato le persone a utilizzare lo strumento: infatti, molti dipendenti hanno persino iniziato a usarlo per le proprie liste di cose da fare personali.

L’impegno del nostro team dirigenziale a rendere tutti responsabili dell’utilizzo di Asana ha contribuito enormemente al successo del lancio. Adottandolo rapidamente e chiedendo costantemente ai dipendenti di indicare i loro progressi nello strumento, tutti hanno aderito senza problemi.

Gayatri Datar, CEO e cofondatrice di EarthEnable

Semplificare le priorità e lavorare in modo più efficiente

Da quando ha adottato Asana a livello di organizzazione, EarthEnable ha riscontrato molti miglioramenti nel modo di lavorare. Sia i manager che i dipendenti possono ritenersi reciprocamente responsabili utilizzando progetti individuali per monitorare le responsabilità individuali. I commenti consentono agli stakeholder di controllare facilmente lo stato di un'attività, indipendentemente dall'ufficio, dal ruolo o dalla posizione in cui si trovano.

Il team ha inoltre riscontrato un aumento dell'efficienza utilizzando Asana per richiedere sovvenzioni e creare resoconti al riguardo. Utilizzando un’attività per ogni sovvenzione, possono vedere facilmente le date di scadenza, chi è responsabile di una sovvenzione e quando la rendicontazione deve essere completata. Invece di fare affidamento su un file ingestibile per monitorare decine di sovvenzioni, il che rendeva quasi impossibile conoscere lo stato di ogni singola sovvenzione, monitorarle su Asana aiuta EarthEnable ad accedere a più finanziamenti e a mantenere i contatti con ottimi donatori che forniscono mentoring e idee all'organizzazione. Con i resoconti di Asana, il team può mostrare in modo rapido e semplice a coloro che sostengono l'organizzazione l'impatto dei loro contributi, aiutando ulteriormente EarthEnable a perfezionare e migliorare i propri obiettivi. Di conseguenza, hanno riscontrato un aumento del numero di scadenze rispettate e un processo di gestione delle sovvenzioni nel complesso più fluido.

Oltre a garantire trasparenza ai sostenitori esterni, Asana offre anche ai dipendenti di EarthEnable visibilità interna in tutta l'organizzazione. Utilizzando la vista bacheche, EarthEnable ora monitora le richieste in arrivo provenienti da tutta l'organizzazione in un unico progetto. In questo modo, tutti hanno visibilità sullo stato di una richiesta e gli stakeholder interfunzionali possono essere facilmente coinvolti. Che si tratti di una richiesta di riparazione di un'apparecchiatura o di un suggerimento per migliorare un sistema a livello di organizzazione, è facile inviarla e seguirla grazie a colonne chiaramente etichettate che indicano lo stato, in modo che tutti possano vedere a che punto è la richiesta.

Non solo le cose funzionano in modo più fluido in tutta l'organizzazione, ma anche le priorità dei dirigenti sono semplificate: Gaya, Ryan e altri leader gestiscono un archivio delle questioni di alto livello e lavorano in un progetto chiamato “Executive”.

Con l'adozione a livello di organizzazione e i flussi di lavoro su Asana, Ryan e l'intera organizzazione hanno notato che i processi si svolgono in modo più fluido e veloce e che la collaborazione è più semplice per tutti. Ciò significa una consegna più rapida alle comunità servite da EarthEnable: un vantaggio per l'organizzazione e per coloro che hanno bisogno di pavimenti migliori.

Grazie ad Asana, possiamo vedere i nostri progressi, rimanere allineati con gli stakeholder, restare in linea con i nostri obiettivi e raggiungerli più velocemente, il che significa anche una consegna più rapida alle nostre comunità.

Ryan Conlin, Capo del personale di EarthEnable

Inoltre, tutti in EarthEnable hanno adottato una mentalità di project management, un vantaggio per l’efficienza dell’organizzazione e per ogni singolo individuo. Poiché EarthEnable è la prima esperienza in ufficio per molti dei suoi dipendenti, Asana è un ottimo punto di partenza. Utilizzando lo strumento, ogni dipendente ha la possibilità di riflettere sui propri progetti, dare priorità ai propri elenchi di attività e concentrarsi sul proprio lavoro invece di rimanere bloccato su da dove iniziare.

Non appena sono entrato a far parte di EarthEnable, mi è stato chiesto di creare un account Asana e di utilizzarlo per monitorare le mie attività. Ogni settimana faccio il punto con il mio manager sui miei progressi utilizzando Asana. Asana è facile da usare e mi aiuta a rimanere organizzato.

Flora Ufitinema, Assistente esecutiva presso EarthEnable

Continuare a innovare, da zero

L’impegno di EarthEnable è sempre stato quello di rendere i pavimenti più igienici e convenienti. Nel 2019, ha sviluppato un metodo per ottenere materiali dai cortili dei clienti, anziché da una cava locale. Questo nuovo metodo consente loro di continuare a ridurre i prezzi e a fornire pavimenti migliori ai ruandesi. Sulla scia della pandemia di COVID-19, questo è diventato ancora più importante perché i pavimenti in terra possono peggiorare le malattie respiratorie.

Asana ci ha resi dei project manager migliori aumentando il senso di responsabilità di ciascun dipendente.

Ryan Conlin, Capo del personale di EarthEnable

Un nuovo metodo di produzione richiede molta riqualificazione e EarthEnable ha collaborato con i muratori locali per insegnare loro le tecniche associate a questi nuovi materiali. Ha monitorato e gestito l'intero processo, dalla ricerca e sviluppo alla formazione dei muratori, fino alle nuove procedure di costruzione, utilizzando Asana. Di conseguenza, da marzo 2020 sono stati in grado di installare oltre 1.200 pavimenti utilizzando il nuovo metodo.

Ryan, Gaya e il team continuano a impegnarsi per trovare modi più innovativi e iperlocali per realizzare pavimenti migliori, partendo da un'azienda efficiente, e hanno obiettivi ambiziosi per accorciare ulteriormente la catena di approvvigionamento, e l'intero processo di installazione, quest'anno e in futuro.