La Wildlife Conservation Society responsabilizza i dipendenti e i membri della comunità con Asana

Per molte organizzazioni non-profit, l’impatto che producono dipende dalla capacità di consentire ai loro team di massimizzare le risorse e di creare fiducia all’interno delle comunità che servono. La Wildlife Conservation Society (WCS), un’organizzazione globale per la conservazione della fauna selvatica, è un ottimo esempio di come avere un impatto enorme sul mondo investendo sui propri dipendenti e sulle comunità. WCS protegge e conserva la fauna selvatica e i luoghi selvaggi in 60 paesi che ospitano oltre il 50% della biodiversità mondiale e oltre 300 milioni delle persone più povere del mondo, con il suo team globale di oltre 4.000 dipendenti. 

“Pochissime organizzazioni non-profit pensano a come aiutare tutti i dipendenti a svolgere meglio il proprio lavoro o a come fornire un ambiente stimolante in cui lavorare”, spiega Jonathan Palmer, direttore esecutivo di Conservation Technology presso WCS. “Con tempo e budget limitati, può essere difficile aiutare i nostri team a sentirsi più felici e più responsabilizzati, anche se sono probabilmente la nostra risorsa più importante.”

Il team di Jonathan presso WCS lavora con oltre 100 partner, venditori e fornitori per trovare e implementare le migliori soluzioni tecnologiche per risolvere le più grandi sfide di conservazione di oggi. Quando ha notato che i progetti cruciali per la mission erano a maggior rischio di non rispettare le scadenze a causa dell’aumento della domanda e della complessità, delle informazioni isolate e degli approcci “tradizionali” di comunicazione e gestione delle attività non scalabili, ha deciso di trovare un modo migliore per collaborare in tutta WCS. 

Il suo obiettivo principale era quello di responsabilizzare le persone di WCS: i program manager, gli sviluppatori di software, gli scienziati ambientali, gli zoologi, i volontari e altri stakeholder. Quindi Jonathan ha deciso di trovare uno strumento per migliorare la comunicazione e la collaborazione oltre i confini dell’organizzazione.

Il suo team ha implementato Asana per favorire una collaborazione senza interruzioni, creare trasparenza e responsabilità e monitorare il lavoro e le risorse. Con Asana, i team di WCS lavorano insieme in modo più efficace e hanno goduto di numerosi vantaggi aggiuntivi: i dipendenti hanno accesso a maggiori opportunità di crescita professionale e hanno rafforzato la fiducia delle comunità che servono. 

Creare fiducia nelle comunità locali

Un team di WCS, il team Okapi Wildlife Reserve (OWR) nell’Ituri, con il sostegno del Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) finanziato dall’UE, collabora con un gruppo di organizzazioni internazionali per ridurre l’insicurezza alimentare sviluppando soluzioni sostenibili alle sfide alimentari, con particolare attenzione alla conservazione della fauna selvatica, alla sicurezza alimentare e allo sviluppo di politiche. Parte del loro lavoro viene svolto in aree protette in cui WCS supporta i suoi partner governativi e altri per gestire i suoi programmi in 15 paesi, tra cui il Parco Naturale di Makira in Madagascar e la Riserva Naturale di Okapi nell’Ituri, nella Repubblica Democratica del Congo.

Sebbene WCS si sforzi di soddisfare tutti i suoi partner, host e comunità con il suo lavoro, inevitabilmente sorgono delle lamentele. Ad esempio, un individuo potrebbe voler sollevare una preoccupazione sul trattamento dell’ambiente, sui propri diritti o su un’interazione che ha avuto. “Molti membri delle comunità che serviamo possono ritenere che WCS sia responsabile, perché siamo lì per proteggere la fauna selvatica”, spiega Caroline Abid, SWM Programme Manager. 

Poiché il programma SWM si basa sul supporto locale per implementare soluzioni sul campo, le relazioni con la comunità sono fondamentali per il successo dei suoi programmi. Risolvere le lamentele in modo tempestivo e rispettoso è essenziale, quindi WCS utilizza Asana per elaborare i feedback delle comunità che serve. 

In passato, WCS utilizzava quaderni e fogli di calcolo fisici per raccogliere e gestire le lamentele, che venivano poi inviate via email al membro del personale appropriato. Di conseguenza, affrontarle poteva richiedere settimane, mettendo a rischio la fiducia dei membri della comunità. Per WCS, che si affida alle comunità per ospitare e supportare i siti di conservazione, membri insoddisfatti potrebbero significare che un sito è in pericolo. 

“Non eravamo abbastanza reattivi alle segnalazioni delle nostre comunità, quindi abbiamo cercato di migliorare il processo con Asana per assicurarci di rispondere sempre”, afferma Caroline. L’uso di Asana semplifica la presentazione di segnalazioni relative a problematiche da parte dei membri della comunità. Ora condividono il loro problema con un operatore sul campo di WCS, che poi lo invia tramite un modulo di Asana, che crea un’attività Asana in un progetto dedicato con tutte le informazioni necessarie per affrontare rapidamente le lamentele. 

Asana fornisce un luogo centralizzato per l’esame delle segnalazioni di problematiche, eliminando la documentazione cartacea e il tempo precedentemente impiegato per l’elaborazione manuale. Inoltre, rende più facile indirizzare le segnalazioni alle persone giuste all'interno di WCS per rispondere rapidamente, piuttosto che passare attraverso lunghe catene di comunicazione che coinvolgono note cartacee ed email. Una volta assegnata un’attività alla persona giusta, questa dispone di tutte le informazioni necessarie per eseguirla, perché tutti i dettagli necessari sono inclusi nella richiesta. E se una lamentela è sensibile, WCS può utilizzare le impostazioni sulla privacy di Asana per limitarne la visibilità.

Poiché le segnalazioni di problematiche vengono elaborate più rapidamente con Asana, le comunità locali si sentono autorizzate a condividere i problemi man mano che si presentano, creando un circolo virtuoso: le comunità rimangono coinvolte nel lavoro di conservazione di WCS e l’organizzazione continua a supportare le comunità in cui si trovano i siti. Questi risultati hanno aiutato WCS a creare fiducia. Riuscire a farlo è estremamente prezioso per la capacità dell’organizzazione di raggiungere i suoi ambiziosi obiettivi di conservazione. 

Consentire ai dipendenti di cogliere nuove opportunità 

Allontanando il team WCS dalle email, Asana ha contribuito a rompere i compartimenti stagni del team, aumentare la visibilità e rendere le informazioni e le opportunità in tutta l’organizzazione accessibili a più membri del team. Ha creato un nuovo livello di trasparenza, perché tutte le attività e i progetti sono pubblici all’interno del team per impostazione predefinita. Sono state create molte opportunità di collaborazione interfunzionale, cosa che è stata particolarmente importante durante la pandemia di COVID-19, quando WCS non poteva avere molte interazioni faccia a faccia. 

L’utilizzo di Asana ha avuto quello che Jonathan chiama un effetto “appiattimento” sul team. “Appiattire il nostro team significa massimizzare l’opportunità di fare le cose nel modo più economico”, spiega. “La trasparenza offerta da Asana consente ai membri più giovani e ambiziosi dei team di cogliere le opportunità di apprendimento, assumersi maggiori responsabilità ed espandere il proprio ambito di azione.” Ciò è degno di nota perché, storicamente, in una grande organizzazione, le opportunità spesso ricadevano su coloro che erano più vicini alla sede centrale, semplicemente per la disponibilità e l’accesso alle informazioni. Con Asana, i dipendenti ora hanno una maggiore visibilità del progetto e possono contribuire in modo asincrono, indipendentemente dal loro fuso orario. Di conseguenza, WCS ha visto una partecipazione più diversificata da parte dei membri del suo team in tutto il mondo.

Asana aiuta l’intero team WCS a sentirsi in grado di essere coinvolto e di cogliere opportunità di cui altrimenti non sarebbe stato a conoscenza. Inoltre, consente di risparmiare risorse, incluso il budget per gli stipendi, i viaggi e il tempo di formazione, rendendo possibile l’assunzione di dipendenti in diversi mercati del lavoro, in modo che WCS possa utilizzare i propri budget in modo efficiente per ottenere un impatto maggiore. 

Mantenere le promesse mettendo le persone al centro

WCS fa molto con risorse limitate, il che è possibile grazie alle persone che supportano l’organizzazione: il personale e i membri della comunità. Utilizzando Asana, WCS ha ascoltato e curato i membri della sua comunità e ha dato ai suoi dipendenti in tutto il mondo l’accesso a maggiori opportunità. Questi risultati positivi hanno aiutato a far progredire l’organizzazione verso i suoi numerosi obiettivi di impatto e hanno reso la spina dorsale del suo lavoro, le persone che lo svolgono, più coinvolta.

Con una maggiore solidità dei suoi processi e una ritrovata trasparenza, WCS continua a creare fiducia internamente ed esternamente, un ingrediente fondamentale per proteggere le aree, la fauna selvatica e le comunità che serve.