Vincitore del Work Innovation Award, 2025

La US Oncology Network è stata nominata vincitrice del Groundbreaking Visionary Work Innovation Award di Asana per aver reinventato il modo in cui il lavoro viene svolto in un settore complesso. Sostituendo le checklist manuali e le lunghe chiamate per aggiornamenti sullo stato con un flusso di lavoro unificato e prevalentemente digitale, l'organizzazione è passata da una gestione reattiva a una proattiva. Sono passati i tempi della “gestione tramite teleconferenza”: ora i team dedicano meno tempo alla gestione della logistica e più tempo alla risoluzione dei problemi reali. Questa audace trasformazione ha accelerato le integrazioni dei fornitori, rafforzato la collaborazione interfunzionale e consentito ai team di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto.

L'utilizzo di Asana ha migliorato la collaborazione e la comunicazione tra più gruppi di lavoro indipendenti, con conseguente consenso a livello aziendale e sostegno da parte dei dirigenti per un importante cambiamento tecnologico. Il passaggio a un modello proattivo di processo decisionale e completamento delle attività in tempo reale migliora il coordinamento, la trasparenza e il coordinamento tra i flussi di lavoro per raggiungere gli obiettivi aziendali.

Michael Kisthardt, Senior Director, Integrazione e gestione delle operazioni, The US Oncology Network

Asana per l'onboarding dei fornitori

Scalare le integrazioni dei fornitori attraverso flussi di lavoro condivisi e coordinamento in tempo reale

Il team di Integrazione e gestione delle operazioni (IOM) è al centro del processo di onboarding dei fornitori di The US Oncology Network. Dall’agevolazione delle valutazioni degli studi medici al coordinamento dell’assegnazione delle risorse, il team IOM garantisce che ogni nuovo studio medico sia impostato per un successo a lungo termine, supportando la preparazione dei fornitori, la coerenza operativa e la più ampia missione sanitaria di The Network.

Prima di Asana, il processo di integrazione dei fornitori era frammentato, in quanto si basava su strumenti a compartimenti stagni, aggiornamenti manuali e checklist che rallentavano l'avanzamento e aumentavano il rischio di saltare dei passaggi.

Per soddisfare la crescente domanda, il team IOM ha collaborato con i servizi professionali di Asana per standardizzare e semplificare l'onboarding in tutti i reparti. Il lancio iniziale, avvenuto alla fine del 2024, ha riunito otto flussi di lavoro (che coprono Risorse umane, Finanza, IT e Chirurgia medica) in un flusso di lavoro unificato.

Ora, ogni integrazione di un fornitore segue un flusso di lavoro standardizzato su Asana, collegando i team di tutte le funzioni, facendo emergere i rischi in anticipo e riducendo il coordinamento manuale. Il risultato è un onboarding più rapido, una collaborazione più solida e una maggiore coerenza su larga scala.

Asana ha davvero rivoluzionato il nostro impegno per l'integrazione. In qualità di leader del flusso di lavoro delle Risorse umane, ho assistito a una notevole trasformazione nelle nostre riunioni: sono passate da semplici revisioni delle attività a sessioni dinamiche di risoluzione dei problemi. La chiarezza e la concentrazione che Asana apporta hanno permesso al nostro team di definire le priorità ed eseguire le attività con precisione, assicurando che ogni progetto soddisfi i requisiti e le tempistiche in linea con i nostri obiettivi organizzativi.

Christy Harper, Senior HRBP, Integrazioni, The US Oncology Network

Un flusso di lavoro condiviso, connesso tra i reparti

• Il team IOM monitora tutte le integrazioni in un portfolio che funge da archivio centralizzato per le informazioni sull'onboarding, riducendo l'inserimento di dati duplicati e facilitando l'accesso a dettagli chiave come stato, date di scadenza, numero di sedi e volume dei fornitori.

• Ogni integrazione è presente in un progetto standardizzato, che collega gli stakeholder di Risorse umane, Ciclo dei ricavi e altre funzioni chiave in un unico posto.

• I progetti di integrazione sono multi-home tra i team, il che consente ai reparti di monitorare i loro contributi nel contesto e identificare gli ostacoli senza fare affidamento su riunioni di aggiornamento sullo stato.

• Le viste di progetto come la cronologia e il calendario aiutano i team a visualizzare i traguardi e la capacità, consentendo una pianificazione proattiva e la distribuzione delle risorse in tempo reale. 

• Le Dashboard mostrano i KPI e lo stato di salute del progetto in tempo reale, offrendo agli stakeholder visibilità sull'avanzamento, sui rischi e sulle necessità di risorse.

• Le metriche di report aggiornate consentono ai leader di prendere decisioni informate in linea con gli obiettivi strategici. 

• I progetti condivisi, i commenti e gli allegati garantiscono che tutti gli stakeholder, indipendentemente dal ruolo o dalla posizione, abbiano accesso alle stesse informazioni aggiornate.

La standardizzazione e l'automazione riducono ritardi ed errori

• I modelli personalizzati assicurano che ogni integrazione segua una struttura coerente, consentendo al contempo una personalizzazione specifica per ogni pratica.

• Le regole automatizzate e le dipendenze delle attività semplificano la comunicazione ed eliminano i follow-up manuali, riducendo il rischio in un ambiente ad alta variabilità.

• Le integrazioni di app native e i progetti condivisi mantengono i dati connessi su tutte le piattaforme, migliorando il coordinamento e riducendo i problemi di controllo delle versioni.

La visibilità specifica per funzione migliora la responsabilizzazione

• I progetti delle Risorse umane sono completamente collegati al team di integrazione su Asana, offrendo a entrambi i gruppi una visibilità completa sullo stato e sui passaggi di consegne, consentendo al lavoro di procedere più rapidamente senza dover attendere le riunioni settimanali.

• I team finanziario e contabile hanno migliorato il monitoraggio dei documenti ed eliminato il lavoro duplicato nelle fasi chiave del processo di onboarding.

• Il team Revenue Cycle Management è completamente connesso al team Integrazione su Asana, il che offre ai team la visibilità necessaria per identificare potenziali insidie o esigenze di risorse nelle prime fasi del processo e procedere senza ulteriori chiamate.

Pianificazione più intelligente, migliore assegnazione delle risorse

• Il monitoraggio della preparazione, allineato alla pipeline di sviluppo aziendale, offre ai team visibilità sulle integrazioni future.

• Visualizzando dati come le date di lancio previste, il numero di sedi e il volume dei fornitori, i team possono bilanciare i carichi di lavoro ed evitare un utilizzo eccessivo o insufficiente.

Da quando ha adottato Asana, il team medico-chirurgico ha registrato un aumento significativo del rispetto delle scadenze e dell'efficienza, con l'onboarding di nuovi clienti. La possibilità di includere le attività chiave di altri stakeholder al di fuori del team medico-chirurgico, che influiscono direttamente sulle nostre tempistiche per il successo, è stata fondamentale.

Kevin Balban, Field Vice President, Enterprise Strategic Accounts, The US Oncology Network

Conclusione

Gettare le basi per un'assistenza connessa e incentrata sulla comunità

La US Oncology Network non sta solo standardizzando l’onboarding dei fornitori con Asana, ma sta anche ridefinendo il modo in cui il lavoro viene svolto in tutta l’organizzazione. Con l'aumento dell'adozione e l'implementazione di Asana da parte di altri reparti, l'organizzazione sta costruendo una base connessa e resiliente per un'esecuzione e una scalabilità più rapide.

Con team come il Revenue Cycle Management che stanno già estendendo il loro utilizzo di Asana oltre l'onboarding, il passaggio a una collaborazione strutturata e interfunzionale si sta affermando in tutta l'azienda.

Guardando al futuro, The US Oncology Network immagina un futuro in cui ogni pratica prosperi, alimentata dall'esperienza umana e resa possibile dalla tecnologia. Con i piani di sfruttare Asana AI per semplificare il coordinamento, ridurre l'impegno manuale e rifocalizzare i team sul lavoro strategico, il personale dedicherà meno tempo alla gestione della logistica e più tempo al supporto dei fornitori, migliorando l'assistenza ai pazienti e i risultati sanitari in tutte le comunità che servono.

Storicamente, le integrazioni sono state completate in compartimenti stagni, su più strumenti e tracker diversi. Da quando utilizziamo Asana, ho potuto constatare il successo e le opportunità offerte da questo software. Sono entusiasta di vedere la continua evoluzione dei nostri piani di progetto di integrazione e di come Asana sarà un fattore determinante per il successo dell'introduzione di nuove pratiche in The Network.

Laci Watters, Vicedirettrice, Integrazione e gestione delle operazioni, The US Oncology Network