In qualità di marchio indipendente, collegato a Volvo solo in poche aree, Polestar sta definendo una rapida traiettoria di crescita. Dal 2019, l'azienda è presente in Germania e attualmente conta circa 50 dipendenti. La divisione aziendale tedesca è principalmente responsabile delle vendite digitali, del marketing e della consegna dei veicoli. Agile e scattante, il team sta aprendo nuove strade, distinguendo il suo marchio dalla casa madre Volvo e portando una nuova ventata di freschezza sul mercato. L'attenzione è rivolta al design, alla tecnologia, alle prestazioni e, soprattutto, alla sostenibilità. Polestar può creare e implementare progetti più velocemente e con meno impegno amministrativo o processi di approvazione, un vantaggio di una start-up.

Polestar e Asana - Ridurre la complessità, aumentare la chiarezza

Bastian Ruther, Head of Retail di Polestar da luglio 2021, è stato uno dei primi dipendenti di Polestar in Germania. All'inizio, ha dovuto affrontare un numero incredibile di problemi complessi che inizialmente richiedevano strutturazione e definizione delle priorità. All'epoca, ogni dipendente lavorava contemporaneamente praticamente su ogni argomento; era necessario implementare e avviare molti processi di lavoro interdipartimentali. Oggi Bastian si occupa di organizzare e implementare la gestione dei lead e anche lo sviluppo dell'azienda con l'aiuto di Asana. Lui e il suo collega Carl Christian Werner hanno deciso di trovare uno strumento di gestione del lavoro adatto a facilitare i processi di lavoro. La gestione del lavoro è un approccio sistematico al coordinamento dei flussi di lavoro di un'azienda, che fornisce ai team la chiarezza necessaria per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente e garantisce che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine le attività più efficaci.

In qualità di manager di Polestar 1, Carl Christian Werner ha la responsabilità interfunzionale per le vendite, il posizionamento e la consegna. Dalla metà del 2021, ha anche supportato Polestar nell'espansione in due nuovi mercati: Austria e Svizzera. Carl Christian Werner aveva già esperienza con Asana prima di entrare in Polestar. Ha promosso l'uso di Asana in Polestar come strumento di gestione del lavoro, concentrandosi sulla creazione di un approccio strutturato ai processi ripetitivi e sulla definizione chiara di obiettivi e progressi tramite obiettivi e risultati chiave (OKR) e numeri precisi.

La necessità di Polestar di migliorare la propria struttura organizzativa è emersa alla fine del 2020, quando il team ha superato i primi dieci dipendenti. Le attività lavorative iniziarono a essere duplicate più frequentemente e i manager assegnavano le attività via email. Questo è stato il punto di partenza per Asana. Il monitoraggio delle prestazioni con gli OKR, combinato con l'assegnazione delle attività in un unico strumento, è stato un punto di svolta. È stato immediatamente efficace, fornendo una soluzione perfetta per le esigenze di Polestar. 

Anche il reparto di Anna Wesolowski utilizza Asana. Lavora in Polestar sin dall'inizio e, insieme a un collega, si occupa di comunicazione aziendale e relazioni pubbliche. Tuttavia, la maggior parte delle volte la riconciliazione quotidiana tra i reparti avviene tramite conversazione diretta. Le due usano Asana per progetti più grandi o argomenti di lavoro più complessi che coinvolgono diversi reparti. Asana è utile anche per i passaggi di consegne durante le ferie o quando qualcuno subentra in un progetto, garantendo che nessuna informazione vada persa nelle email.

Asana: il turbo per le consegne in Polestar

Asana è già utilizzata in numerose aree e accelera i processi di lavoro in cui la collaborazione interdipartimentale è essenziale in Polestar Germany. Ad esempio, è utile quando i dipendenti accedono a modelli predefiniti tramite Asana. Inoltre, i nuovi dipendenti seguono un processo di onboarding standardizzato interamente su Asana. Anche il processo di consegna di Polestar 1 è gestito tramite Asana. La mappatura dei processi standard è un esempio di ulteriore aumento dell'efficienza. È possibile attingere alle esperienze esistenti, accelerando notevolmente i processi e riducendo la probabilità che si ripetano errori già noti. Prima di introdurre uno strumento di gestione del lavoro, l'azienda in rapida crescita ha dovuto superare alcune insidie. Una volta mappati su Asana, i dipendenti ora si affidano interamente al processo di Asana e, per esempio, gestiscono nuove sedi di servizio con fasi del processo, tempistiche e assegnazioni chiaramente definite. Durante una riunione in corso, i partecipanti possono inserire argomenti prioritari nella bacheca di Asana o scrivere commenti affinché tutti possano vederli.

Poiché le abitudini sono notoriamente difficili da cambiare, alcuni dipendenti tendono a ricadere nei loro vecchi metodi di lavoro. Tuttavia, l'utilizzo di Asana è facoltativo, in modo che i dipendenti si sentano a proprio agio con il loro modo di lavorare, senza alcuna pressione. Secondo Bastian Ruther, i team devono utilizzare lo strumento quando offre un valore effettivo e riduce il carico di lavoro. In Polestar Germany, Asana ha già dimostrato il suo valore, dato il tasso di adozione registrato fino ad oggi.

Tutti i segnali indicano una crescita in Polestar

Sebbene Polestar finora utilizzi Asana solo in Germania, esistono già numerosi casi d'uso che hanno migliorato il flusso di lavoro e la qualità dell'esperienza dei clienti. Il processo di ordinazione e la consegna sono esempi lampanti: entrambi sono completamente automatici. Con Polestar 1, sono coinvolte molte parti e tutti devono seguire i processi, altrimenti l'esclusiva esperienza del cliente è a rischio. Inizialmente, i dipendenti gestivano tutto questo tramite riunioni e tracker su Excel. Asana ha permesso una distribuzione efficiente del lavoro, con un conseguente aumento costante della qualità della consegna.

Il team di Polestar lavora a stretto contatto con i clienti per soddisfare pienamente le loro esigenze durante l'ordine. Ad esempio, un cliente può richiedere la consegna a un indirizzo diverso anziché a domicilio. Carl Christian Werner lavora nell'area vendite con un collega che si occupa della consegna e dell'area post-vendita. È essenziale soddisfare ogni richiesta nel processo di consegna al momento giusto. Una mancanza di comunicazione o responsabilità poco chiare comportano il rischio di ritardi. I documenti del veicolo sono stati consegnati al fornitore di servizi di immatricolazione? La ricezione del pagamento è stata confermata? Il processo di immatricolazione può essere avviato?

In alcuni casi, c'erano differenze significative nel tempo che intercorreva tra l'arrivo del veicolo e la data di consegna, anche a causa delle esigenze dei singoli clienti. Questo intervallo di tempo è ora relativamente costante, circa due settimane dopo l'arrivo dell'auto a Polestar. Asana ha consentito a Carl Christian Werner e ai suoi colleghi di garantire la migliore esperienza possibile ai clienti e di mettere in pratica i loro valori come produttori di veicoli elettrici innovativi e ad alte prestazioni.

Grazie ad Asana, i processi principali sono mappati in modo chiaro e strutturato. Questo è estremamente utile. Tutto procede senza intoppi.

Asana è stata inoltre fondamentale per contribuire all'espansione della rete di assistenza Polestar in Germania, gestita dal reparto post-vendita.

I 23 punti di assistenza iniziali sono quasi triplicati, arrivando a 61 nella seconda espansione. Ci sono volute solo due o tre ore per mostrare ai colleghi come configurare tutto questo su Asana. La checklist di Asana esistente è stata duplicata, modificata e riutilizzata per la nuova rete di assistenza. Questi numeri illustrano chiaramente il miglioramento dell'efficienza. Alla fine, il numero di punti di assistenza è passato da 61 a 125 e poi a circa 200. Grazie ad Asana, i processi sono scalabili e duplicabili. Un'ulteriore espansione è diventata molto più gestibile.

Grazie ad Asana, tutto funziona come dovrebbe: questo dimostra cosa si può ottenere con un buon monitoraggio dei progetti.

Asana porta tranquillità al progetto in situazioni difficili

Asana ha dimostrato grande forza, soprattutto nella gestione di situazioni complesse. Quando ha pianificato di esporre all'International Motor Show (IAA), Polestar si è presentata con successo. Come è tipico per una startup in iper-crescita, la presenza dell'azienda alla fiera è stata organizzata con risorse relativamente limitate e, quindi, in modo notevolmente più efficiente. Per Polestar, esporre a una fiera così importante è stata una sfida enorme ed entusiasmante. Era necessario un lavoro di squadra e tutti i reparti sono stati coinvolti. Asana ha aiutato a monitorare tutto. Settimana dopo settimana e riunione dopo riunione, le attività sono state definite, elaborate e portate a termine, dando tranquillità ai membri del team. Le responsabilità erano chiare e trasparenti per tutti, e tutto era in un unico posto. I membri del team possono vedere quali attività sono state completate. Tutti possono contribuire e rispondere alle idee.

Asana ha portato struttura e chiarezza alla pianificazione del progetto e una notevole tranquillità al personale.

La strada da percorrere: dove porta?

La funzionalità OKR è ancora in fase di valutazione in Polestar. Insieme all'assistenza di Asana, Bastian Ruther e Carl Christian Werner si concentrano sulla scoperta delle nuove funzionalità offerte dalla funzionalità "Obiettivi" e su come Polestar possa utilizzarle nel modo più efficiente. Finora, Asana viene utilizzata solo per mappare i processi di lavoro presso Polestar Germany. Bastian Ruther vuole che Asana sia lo strumento preferito per tutta Polestar. Convinto dei vantaggi, continua a promuovere Asana a livello aziendale. Considera una strategia comune per l'adozione a livello internazionale come il passo successivo. Fino a quando la strada non sarà spianata per una distribuzione più ampia, Bastian Ruther e Carl Christian Werner continueranno ad apprezzare Asana. Comunicano regolarmente con il team di Asana e si sentono ben informati sul know-how di Asana e su ulteriori miglioramenti dell'efficienza. Asana collabora con Polestar per rivoluzionare il mercato automobilistico e portare avanti la mission: migliorare la società utilizzando design e tecnologie che accelerano il passaggio alla mobilità elettrica sostenibile.