Asana ha migliorato radicalmente la collaborazione nella sede centrale di Montblanc. Con flussi di lavoro trasparenti e una chiara distribuzione delle attività, abbiamo ridotto le riunioni, aumentato l'efficienza e semplicemente avvicinato i nostri team. La piattaforma è una pietra miliare della nostra trasformazione digitale, uno strumento indispensabile per le aziende moderne e agili. Questo successo è stato costruito su una solida partnership e su relazioni personali con i nostri colleghi di Asana Europe.

Oliver Gebien, CIO / Director IT & Organisation, Montblanc

Massima trasparenza in tutti i progetti IT

Ogni anno, il team IT di Montblanc, composto da 40 persone, lavora a circa 120 progetti importanti, come l'introduzione di un nuovo software per le Risorse umane, progetti di trasformazione dei dati e lo sviluppo del portale Montblanc Limited Edition.

In precedenza, i piani e le informazioni del progetto non erano sempre conservati a livello centrale, ma archiviati in file di SharePoint e distribuiti tra le email. A volte le informazioni importanti venivano scambiate solo durante le riunioni, il che rendeva difficile la pianificazione.

Asana ora fornisce il quadro generale. I dipendenti di Montblanc ottengono un nuovo livello di visibilità, poiché l'intero portfolio dei progetti e lo stato di qualsiasi progetto possono ora essere visualizzati da tutti, in qualsiasi momento, e le fasi di lavoro possono essere facilmente monitorate.

• Insieme al team di gestione, sono stati definiti moduli di progetto, flussi di lavoro e processi, sono state create viste di progetto e bacheche e Asana è stata perfettamente integrata con Microsoft Teams, Outlook e SharePoint. 

• Grazie all'API Asana, Montblanc ha sviluppato un'interfaccia per il suo sistema SAP, consentendo ai dipendenti di accedere alla pianificazione del budget e agli ordini interni in SAP direttamente da Asana.

L'integrazione SAP è un vero punto di svolta. Il fatto che il team possa accedere a tutte le informazioni di cui ha bisogno dall'interfaccia di Asana senza dover prima cambiare piattaforma rende il lavoro quotidiano molto più semplice. È così che abbiamo davvero iniziato a usare Asana.

Jenny Jockheck, Head of Digital Collaboration, Montblanc

Snellire i processi nella Montblanc Academy

La Montblanc Academy, responsabile della formazione dei dipendenti, interagisce continuamente con diversi reparti interni, tra cui vendite, marketing e risorse umane, e con partner esterni come i formatori.

Prima di implementare Asana, era difficile per il team dell'Academy monitorare i progetti, le attività e i progressi dei singoli partecipanti.

• Asana ha cambiato radicalmente il modo in cui l'Academy gestisce i progetti, aiutando a coordinare le sessioni di formazione, a raccogliere feedback e a ottimizzare il monitoraggio dei progetti, garantendo operazioni fluide.

• Con Asana, il team dell'Academy può coordinare meglio la formazione, raccogliere i feedback dei partecipanti e semplificare il monitoraggio dei progetti per far sì che tutto proceda senza intoppi.

• Asana facilita la collaborazione a 360 gradi e si è dimostrata un efficiente strumento di project management. Anche con un carico di lavoro elevato, consente un approccio più rilassato e aiuta a distribuire le attività in modo più uniforme tra i membri del team. Anche le sostituzioni per ferie e congedi per malattia sono più facili da organizzare.

Asana fornisce una visione accurata dell'avanzamento del progetto, consentendoci di identificare rapidamente le fasi che potrebbero causare colli di bottiglia e di adottare misure proattive per evitare ritardi.

Alexia Bourdon-Morvan, Montblanc Academy

Gestione efficiente e trasparente delle campagne di marketing

Il team di marketing di Montblanc aveva bisogno di un calendario dinamico dei contenuti per gestire le campagne e collaborare in modo efficiente con l’e-commerce e le agenzie esterne. Asana ha fornito una roadmap di progetto chiara, ha semplificato i processi di approvazione e ha migliorato l'allineamento nella pianificazione dei contenuti, dai post su Instagram alle newsletter CRM.

In Montblanc, il reparto marketing aveva bisogno di un calendario di comunicazione dettagliato, interfunzionale e aggiornato per pianificare e gestire sia le campagne che i contenuti. 

La distribuzione di Asana consente a Montblanc di gestire meglio i progetti futuri e semplifica l'allineamento con il reparto e-commerce e la collaborazione con le agenzie esterne. 

I progetti che il team di marketing di Montblanc gestisce sulla piattaforma Asana spaziano dalla pianificazione mensile dei contenuti alla modifica, all'adattamento o alla creazione di contenuti in base alle specifiche creative. La roadmap fornisce una panoramica chiara di tutti i progetti e dei loro requisiti individuali.

• Con Asana, i professionisti del marketing possono organizzare tutte le fasi e le attività necessarie del progetto, rendendo più efficiente l'esecuzione delle loro campagne.

• Una cronologia chiara consente un coordinamento preciso dei contenuti di marketing su Instagram e nelle newsletter del CRM, favorendo la crescita del pubblico.

• Oltre alla pianificazione, Asana fornisce anche una panoramica di tutte le principali attività di marketing, come la pubblicità o i pop-up store, e aiuta a misurarne il successo. 

Con Asana, posso facilmente monitorare l'avanzamento del progetto e collaborare con tutti in un unico posto. Il rischio di perdita di informazioni è eliminato. Funge da hub per la comunicazione, la condivisione di feedback, il recupero di informazioni e la pianificazione del progetto.

Victoria Creatore Alj, Social Media Manager

Circa 300 dipendenti di Montblanc utilizzano già Asana e l'azienda mira a estendere l'accesso a tutti coloro che possono trarne vantaggio. Man mano che continuano a emergere nuovi casi d'uso, Asana aiuta a semplificare le attività quotidiane e i flussi di lavoro. I team condividono regolarmente le loro esperienze, promuovendo una cultura dell’apprendimento e del miglioramento continuo, che favorisce l’evoluzione dell’utilizzo della piattaforma.

Montblanc sta già elaborando piani concreti per integrare ulteriormente Asana nelle sue operazioni. Ad esempio, il collegamento di Asana con SAP Project System (PS) migliorerà il lavoro del team di sviluppo prodotto sui nuovi strumenti di scrittura.

Inoltre, nel reparto formazione, Asana è destinata ad aiutare a gestire i piani di formazione dei 20 apprendisti di Montblanc e a facilitare la comunicazione con i vari reparti. Un'app Asana interattiva consentirà agli apprendisti di monitorare i loro incarichi nelle diverse aree di produzione, garantendo un'esperienza di apprendimento più fluida e strutturata.

Mentre Montblanc continua a fondere l'artigianato tradizionale con la tecnologia moderna, Asana rimane un fattore chiave della sua strategia di collaborazione digitale, aiutando i team di tutta l'organizzazione a lavorare insieme in modo più efficace.