Amel Rechid è Legal Manager presso Leroy Merlin France. È responsabile dei contratti relativi agli acquisti e alla catena di approvvigionamento, che rifornisce i 144 negozi e consegna a 600 milioni di clienti online. “La nostra crescita ha comportato una maggiore complessità dei nostri progetti interni. Così abbiamo iniziato a pensare di procurarci uno strumento di project management che potesse aggiungere struttura al nostro lavoro ”, ha spiegato. “Sapevamo che altri reparti di Leroy Merlin usavano Asana e abbiamo deciso di provarla anche noi. Adottando un approccio di prova e apprendimento, abbiamo pensato: ‘Inseriamo tutti i nostri progetti e vediamo come funziona’. È stato fantastico scoprire quanto Asana sia semplice da usare e la visibilità che offre sul nostro lavoro quotidiano.”

Garantire la supervisione e la collaborazione interfunzionale 

Prima di implementare Asana, il reparto legale faceva affidamento su strumenti di base, come email e fogli di calcolo, che avevano un impatto negativo sulle prestazioni del team. “Ogni avvocato aggiornava 3-4 fogli di calcolo per i propri progetti, oltre ai fogli di calcolo dei nostri clienti interni nei reparti marketing, supply chain, IT e servizi. Questo rendeva la gestione dei progetti un processo che richiedeva molto tempo ”, ha affermato Amel. “ Poi c'erano i verbali delle riunioni, i contratti e la documentazione di supporto: potevano volerci fino a 3 ore per trovare le informazioni di cui avevamo bisogno.

“Inoltre, poiché la creazione di resoconti era un processo manuale, era davvero difficile ottenere una visione d'insieme del nostro lavoro. Non avevamo automazione né visualizzazione dei dati, il che rendeva difficile monitorare e misurare le nostre attività. E non avevamo modo di sfruttare le conoscenze dei dipendenti una volta che lasciavano l'azienda.”

Collaborazione intelligente tramite Asana

In qualità di funzione centrale, il team legale collabora con altri reparti aziendali all'interno di Leroy Merlin. Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, quando un'azienda mette in atto la "collaborazione intelligente", questo è il principale fattore di differenziazione tra successo e fallimento. I team sono attrezzati per svolgere il proprio lavoro in modo più efficace, il che consente a un'azienda di raggiungere i propri obiettivi più rapidamente aumentando le entrate, superando le difficoltà e soddisfacendo le esigenze dei clienti.  

“Sapevamo che se avessimo trovato un modo per condividere efficacemente le informazioni sui nostri progetti, avremmo potuto sfruttarle per diventare più produttivi”, ha affermato Amel. “Asana ci ha aiutato a formalizzare i nostri processi di lavoro e a far capire ai nostri clienti interni il valore di lavorare con il team legale.”

La concentrazione assoluta crea più tempo da dedicare al lavoro strategico

Leroy Merlin ha implementato Asana in modo intelligente. Ha scelto di ottimizzare i suoi processi di lavoro sfruttando le integrazioni di Asana per connettersi agli strumenti esistenti, tra cui Google Suite per la produttività e la gestione dei documenti. Ha eliminato la necessità di un impegno manuale non necessario: l'Indice dell'anatomia del lavoro mostra che i dipendenti sprecano il 58% della loro giornata lavorativa in "lavoro superfluo" e dedicano solo il 9% della loro giornata lavorativa ad attività strategiche.

“Non perdiamo più tempo a compilare i fogli di calcolo”, ha affermato Amel. “Non dobbiamo nemmeno pensare ai resoconti. Asana è magica. Ora possiamo semplicemente concentrarci sui nostri progetti perché sappiamo di poter generare qualsiasi report ogni volta che ne abbiamo bisogno e dimostrare il valore tangibile che il team legale aggiunge al processo.”

L'efficienza semplifica e velocizza il processo

L'Indice dell'anatomia del lavoro suggerisce che i dipendenti con ruoli senior possono risparmiare 5,6 ore alla settimana semplicemente migliorando i processi di lavoro esistenti. Il reparto legale di Leroy Merlin ha sempre diversi progetti strategici in corso contemporaneamente. Amel ritiene che il suo team raggiunga l'efficienza necessaria per portare a termine i progetti grazie alle regole impostate all'interno di Asana, che determinano quando l'automazione può semplificare, supportare e velocizzare il processo. 

“Due anni fa abbiamo lanciato il nostro marketplace in Francia. Attraverso Asana abbiamo condiviso le diverse fasi del progetto con gli avvocati, collaborato al lavoro e gestito le attività in Francia, Spagna e Italia senza che i diversi fusi orari influissero sull'avanzamento.”

La coerenza offre chiarezza sul lavoro in corso

Anche se i team interfunzionali hanno il loro modo di lavorare, Asana migliora la visibilità delle attività e identifica le priorità. “Usiamo la vista Portfolio per gestire il carico di lavoro all'interno del reparto legale, perché per ogni progetto possiamo vedere cosa c'è in gioco, i potenziali rischi e i dettagli chiave in modo chiaro e ordinato”, ha spiegato Amel. “Anche se ogni progetto è diverso, Asana offre uniformità nel modo in cui lavora il team, il che ci unisce tutti.”

L'Indice dell'anatomia del lavoro suggerisce che obiettivi chiari e collegati rendono più facile lavorare con gli stakeholder di altre funzioni, perché i dipendenti sono più propensi a condividere le informazioni, a garantire che arrivino alle persone giuste e a tenere informati gli stakeholder chiave. 

Riflettendo sulla sua esperienza con Asana, Amel ha detto: “Asana ci offre una panoramica di tutte le attività in modo visivo e di facile comprensione. È davvero utile quando è il momento di discutere dei budget con i direttori e di dimostrare alla nostra sede centrale come stiamo ottimizzando il lavoro quotidiano degli avvocati. Possiamo anche vedere quando i nostri colleghi sono occupati e, se sembra che il carico di lavoro sia eccessivo, possiamo trovare un modo per riequilibrarlo all'interno del team.”

Uno strumento intelligente per il reparto legale

Il panorama normativo è in continua evoluzione e Leroy Merlin desidera sfruttare le conoscenze e le competenze di tutti i suoi talenti legali per prepararsi a qualsiasi cosa accada in futuro. Come mostra l'Indice dell'anatomia del lavoro, le organizzazioni che collaborano bene sono meglio preparate ad adattarsi, il che consente di ottenere un vantaggio competitivo sostenibile e di aumentare le entrate a lungo termine. 

“Abbiamo nuovi consulenti in Leroy Merlin che sono avvocati da 1-2 anni”, ha affermato Amel. “Su Asana abbiamo creato un progetto per acquisire e condividere le nostre conoscenze legali collettive. Se qualcuno decide di lasciare l'azienda, conserviamo la sua esperienza in modo da poter ancora imparare da essa.”

“Asana è uno strumento così potente e, mentre il Parlamento continua a introdurre nuove leggi, sappiamo di essere nella posizione migliore per tenere il passo con il cambiamento.”