In qualità di azienda tecnologica globale, HRS si concentra sull'innovazione continua e sul miglioramento costante dell'efficienza. L'azienda collabora con gruppi multinazionali, viaggiatori d'affari e partner alberghieri per ridefinire il modo in cui le aziende lavorano, pernottano e pagano. Le sue divisioni aziendali si chiamano, di conseguenza, Stay, Work e Pay. La piattaforma HRS supporta, tra le altre cose, l'acquisto, la prenotazione e l'analisi dei costi; può essere collegata direttamente al sistema ERP del cliente principale, ai suoi sistemi di pagamento, alla rendicontazione delle spese di viaggio e altro ancora tramite un'interfaccia di programmazione.

Per creare un'esperienza utente così fluida con integrazioni personalizzate per i nuovi clienti aziendali, la fase iniziale di onboarding può richiedere diverse settimane. Le esigenze dei clienti vengono soddisfatte da dipendenti dedicati al Customer Delivery. In questo contesto, è necessario gestire numerosi progetti di implementazione in parallelo e gli specialisti dei settori pagamento e fatturazione, vendite, contenuti e tecnologia lavorano fianco a fianco: un'impresa complessa.

Asana come strumento di lavoro quotidiano

Dalla metà del 2022, HRS Group utilizza Asana Enterprise come strumento di lavoro quotidiano per portare avanti in modo mirato i numerosi progetti dei clienti. Per essere all'altezza del valore aziendale della Customer Centricity, Asana doveva supportare il team HRS nello svolgimento delle attività in modo più fluido ed efficiente. In particolare, la sfida principale era rappresentata dal numero e dalla complessità dei progetti, con le loro numerose interfacce.

"Avevamo urgente bisogno di una soluzione professionale di gestione del lavoro che consentisse una migliore collaborazione, offrisse una panoramica costante del portafoglio di progetti e fosse anche facile da usare", spiega Francis Berrie, Director of Global Customer Delivery di HRS. “Non potevamo più fare affidamento su fogli di calcolo Excel e processi manuali. E lo strumento di gestione dei progetti esistente a cui avevamo accesso non era semplicemente facile da usare."

Insieme al CIO Jochen Jaser, il team Customer Delivery ha formulato i requisiti per la nuova soluzione: tra questi, la possibilità di visualizzare e gestire in modo chiaro tutto il lavoro relativo ai grandi progetti interni ed esterni, di definire modelli uniformi per i processi ricorrenti e di condividere con gli altri l'avanzamento e le tappe fondamentali del progetto.

La scelta è caduta rapidamente su Asana Enterprise. La piattaforma ha convinto non solo per la sua funzionalità, che soddisfaceva tutte le esigenze, ma anche per la gestione dei dati conforme alla protezione dei dati e per l'interfaccia utente intuitiva. Justyna Kobierska, Head of Global Customer Delivery, lo descrive così: "Asana concilia la prospettiva aziendale con quella tecnica. In qualità di responsabile, posso visualizzare lo stato di tutti i progetti in tempo reale nel portfolio e mostrare al consiglio di amministrazione i risultati raggiunti. Allo stesso tempo, Asana favorisce un modo di lavorare semplice e informale all'interno del team, in linea con lo stile di HRS. Vogliamo anche divertirci mentre lavoriamo."

Asana concilia la prospettiva aziendale e quella professionale. Favorisce uno stile di lavoro semplice e altamente efficiente.

Justyna Kobierska

Responsabile Global Customer Delivery

Implementazione a tutta velocità

L'implementazione di Asana è iniziata a febbraio 2022 e si è svolta in un periodo di tempo ristretto di due mesi. Insieme al partner di implementazione di Asana Bridgeflow, HRS ha creato un Champions Hub composto da otto Power User che hanno creato i primi flussi di lavoro specifici per HRS in Asana, hanno condiviso le loro esperienze nei workshop e, in qualità di moltiplicatori, hanno poi trasmesso ciò che avevano appreso ai singoli gruppi di utenti. Questi Asana Champions continuano a essere disponibili per domande e risposte; i nuovi dipendenti possono inoltre accedere a sessioni di formazione online. "La cosa più importante non è come utilizzare le singole funzioni di Asana, perché spesso sono autoesplicative", afferma Francis Berrie. "Piuttosto, mostriamo ai nuovi membri del team il nostro modo di lavorare e come noi di HRS sfruttiamo al meglio Asana."

Inizialmente, gli utenti principali erano soprattutto i dipendenti dei reparti Customer Delivery e Customer Success. Altri utenti entusiasti si sono aggiunti rapidamente, provenienti, tra gli altri, dai reparti acquisti, risorse umane, IT e marketing. Attualmente HRS conta 310 utenti e 30 ospiti in un totale di 104 team. L'obiettivo è che presto ancora più dipendenti abbiano accesso ad Asana.

Migliorare la vita aziendale

Negli ultimi tre mesi, HRS ha creato quasi 48.000 attività e oltre 500 progetti su Asana e ha completato 246.000 azioni chiave. Utenti come Justyna Kobierska lavorano ogni giorno con lo strumento, sul desktop e tramite l'app mobile: “Grazie ad Asana, posso gestire più facilmente l'intero portfolio di progetti. Posso vedere a colpo d'occhio dove ci sono ostacoli, dove è necessario intervenire e dove i processi possono essere ottimizzati." Inoltre, i dettagli sempre aggiornati su Asana la aiutano a ridurre la durata delle riunioni periodiche sui progetti e ad accelerare la stesura dei rapporti settimanali per la direzione.

I dipendenti del Customer Delivery utilizzano Asana per tenere sotto controllo tutte le loro attività e le relative scadenze, per pianificare il lavoro quotidiano e per comunicare più facilmente tra loro. Per l'onboarding di nuovi grandi clienti sono disponibili modelli standardizzati ma personalizzabili, in modo da non dover reinventare la ruota ogni volta. Nel complesso, i progetti possono essere gestiti meglio e, se emergono suggerimenti per migliorarli, vengono immediatamente registrati su Asana.

“Abbiamo raggiunto un modo di lavorare davvero strutturato”, afferma soddisfatto Francis Berrie. “Con Asana è molto facile riunire le persone in un'ampia varietà di progetti e raggiungere insieme il successo. Abbiamo creato standard interni uniformi e abolito le soluzioni a compartimenti stagni. Ciò contribuisce anche a una maggiore collaborazione tra i reparti."

Dalla panoramica del portfolio possiamo suddividere ogni progetto fino al livello delle attività e non solo rendere i processi completamente comprensibili, ma anche migliorarli costantemente.

Francis Berrie

Direttore Global Customer Delivery

Con la visualizzazione Cronologia di Asana, HRS ha ora iniziato anche a ottimizzare la pianificazione delle capacità di alcuni team per i progetti in corso e quelli pianificati.

HRS risparmia circa un trimestre di tempo

Grazie ad Asana, HRS può lavorare in modo molto più produttivo. Il solo utilizzo della funzione di commento consente a HRS di risparmiare circa 42 giorni lavorativi all'anno; altri 17 giorni lavorativi vengono risparmiati grazie ai modelli di progetto e alle funzioni di ricerca. Le riunioni sono notevolmente più brevi perché tutti i partecipanti sono già informati sugli ultimi sviluppi dei loro progetti. Complessivamente, il tempo risparmiato può essere stimato in circa 13 settimane.

Per il prossimo futuro, HRS ha ancora molti progetti con Asana. Da un lato, i dipendenti addetti alla Customer Delivery dei tre settori Stay, Work e Pay collaboreranno ancora più strettamente per offrire ai clienti un'esperienza di onboarding completamente integrata. Questa unione dovrebbe riflettersi anche nei flussi di lavoro su Asana; il team in rapida crescita vuole definire insieme nuove best practice. Dall'altro lato, HRS prevede di utilizzare attivamente Asana con le sue funzionalità complete di gestione dei progetti per sviluppare ulteriormente le capacità di project management dei propri dipendenti. Sono già in corso anche test con la gestione agile dei progetti.

Lo strumento è vivo. Impariamo costantemente, perché ogni nuovo utente di Asana nella nostra azienda porta con sé anche nuove idee.

Francis Berrie

Direttore Global Customer Delivery

Anche il numero di utenti continua a crescere: il reparto vendite e il servizio clienti hanno già manifestato il loro interesse a implementare Asana. Oltre alle attuali interfacce con Jira, Zoom, Teams e Sharepoint, verranno aggiunti anche un'integrazione CRM e un sistema di ticketing. "Vogliamo sfruttare tutte le possibilità offerte da Asana", spiega Jochen Jaser. “Dopotutto, lo strumento ci aiuta anche a portare avanti più rapidamente la nostra digitalizzazione. I continui cambiamenti fanno parte del DNA di HRS."