Cara membuat daftar periksa onboarding yang luar biasa untuk pegawai baru
Sebagai pegawai baru, beberapa hari (atau minggu) pertama di pekerjaan baru berpotensi canggung atau membingungkan—tetapi pengalaman onboarding yang tertata dengan baik dapat membantu meminimalkannya.
Bagi manajer SDM yang bertanggung jawab menyambut setiap pegawai baru, pengalaman onboarding yang tertata dengan baik membutuhkan banyak upaya dan perencanaan di awal untuk disatukan. Dari menyiapkan makan siang hingga dokumen hukum, membuat proses onboarding yang luar biasa terkadang terasa membutuhkan mastermind organisasi.
Untungnya, kami telah melakukan beberapa pekerjaan berat untuk Anda. Kami telah menyusun daftar periksa onboarding dasar yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal (dan digunakan kembali untuk setiap pegawai baru), serta beberapa ide menarik untuk menyambut pegawai baru. Kami juga akan menunjukkan cara membuat templat onboarding yang dapat digunakan kembali di Asana.
Jadi, silakan, biarkan anak malas di dalam diri Anda sedikit bersantai.
Hal mendasar: Hal yang harus disertakan dalam setiap daftar periksa onboarding
Daftar periksa onboarding dasar dapat membantu Anda menghemat waktu untuk memikirkan semua hal yang perlu dilakukan dengan setiap pegawai baru, dan tidak membiarkan tugas terpenting luput. Meskipun Anda mungkin tidak dapat mereplikasi semuanya untuk setiap pegawai baru, beberapa hal—seperti memesan peralatan atau menambahkan seseorang ke daftar gaji—akan tetap konsisten.
Hal yang harus dilakukan | Waktu pelaksanaan | Mengapa? |
Pesan peralatan untuk pegawai baru | Minggu sebelum tanggal mulai pegawai baru | Dengan cara ini, pegawai baru Anda dapat memiliki semua yang mereka butuhkan (laptop, kunci kantor, dll.) sejak hari pertama. |
Kirim email sambutan | Minggu sebelum tanggal mulai pegawai baru | Beri tahu pegawai apa yang akan mereka dapatkan pada hari pertama kerja. |
Bantu mereka mengisi semua formulir SDM, tunjangan, dan penggajian sampai selesai | Minggu 1 (persiapkan sebelumnya) | Buat daftar semua dokumen yang perlu diselesaikan pegawai baru dan bantu mereka menyelesaikannya dalam minggu pertama. |
Tur kantor dan gedung | Hari 1 | Karena mengetahui lokasi kamar mandi itu sangat penting (baik, baik, pintu keluar darurat juga). |
Jadwalkan 1:1 dengan orang-orang yang akan bekerja sama dengan mereka | Jadwalkan sebelum mereka mulai untuk minggu 1 atau 2 | Beri pegawai baru kesempatan untuk bertemu rekan kerja baru dan perannya sambil mendorongnya untuk bertemu tim sejak awal. |
Tinjau kebijakan perusahaan dan bagikan dokumen referensi jika memungkinkan | Minggu 1 | Uraikan dengan jelas kebijakan umum seluruh perusahaan tentang PTO, pedoman SDM, nilai, cara kerja, acara, komunikasi, dll. |
Berikan pelatihan tentang alat yang umum digunakan | Minggu 1–2 | Meskipun beberapa alat akan khusus untuk fungsi tertentu, pastikan pegawai mengetahui protokol standar untuk alat yang digunakan di seluruh perusahaan (misalnya, Asana atau Slack). |
Manajer: alokasikan waktu untuk pelatihan fungsional | Minggu 1–2 | Pastikan pegawai baru tidak dibiarkan tanpa arahan. Sediakan banyak waktu di kalender manajer/mentor mereka untuk pelatihan yang terkait langsung dengan peran mereka. |
Tindak lanjuti dan pastikan mereka nyaman/tidak bingung | Minggu 4 | Hubungi mereka sekitar sebulan setelahnya dan pastikan tidak ada pertanyaan atau kekhawatiran yang belum terselesaikan. |
Sambutan hangat: ide menyenangkan untuk onboarding pegawai baru
Setiap proses onboarding akan terlihat berbeda, tergantung ukuran, budaya, dan faktor lain di perusahaan Anda. Jadi, mengapa tidak memanfaatkan kesempatan untuk menanamkan sedikit kepribadian perusahaan Anda dan benar-benar menyambut pegawai baru Anda? Sering kali, pengaya kecil yang menyenangkan ini memiliki kekuatan untuk mengubah hari pertama seseorang di tempat kerja dari baik menjadi luar biasa.
Berikut adalah beberapa hal tambahan yang kami lakukan di Asana yang dapat Anda terapkan untuk proses onboarding Anda:
Sambut setiap pegawai baru dengan hadiah: Setiap pegawai baru di Asana menerima hadiah kecil di hari pertama mereka. Hadiah tidak harus mahal; sesuatu yang kecil seperti tanaman meja, kaos swag, atau kartu hadiah ke kedai kopi di ujung jalan dapat sangat membantu membuat mereka merasa seperti di Beranda.
Rayakan dan perkenalkan pegawai baru: Pada hari pertama, perusahaan diundang ke pertemuan singkat semua pihak, di mana setiap pegawai baru memperkenalkan diri. Ini adalah cara terbaik bagi orang-orang di kantor untuk mengenali wajah baru dan mempelajari satu atau dua fakta singkat tentang pegawai baru.
Menyatukan pegawai lama dan baru: Sebulan sekali, kami mengundang pegawai baru untuk mewawancarai pegawai yang merayakan "Asanaversary" mereka untuk bertukar cerita dan saling mengenal.
Bantu pegawai baru mengenal kepemimpinan: Kami mengadakan sesi tanya jawab triwulanan bersama para pendiri kami untuk semua pegawai baru. Mereka menikmati makan malam di rumah pendiri kami dan mengenal mereka dalam suasana santai.
Menyatukan semuanya: dari daftar periksa onboarding hingga templat
Setelah daftar periksa onboarding siap, simpan agar Anda dapat mereplikasi proses Anda dengan setiap pegawai baru. Ini akan membantu Anda menghemat waktu untuk memikirkan ulang hal yang sama, dan lebih banyak waktu untuk melakukan hal yang benar-benar penting: membantu pegawai baru untuk beradaptasi!
Sebagai pegawai baru, beberapa hari (atau minggu) pertama di pekerjaan baru berpotensi canggung atau membingungkan—tetapi pengalaman onboarding yang penuh perhatian dan tertata dengan baik dapat membantu meminimalkannya.”
Di Asana, kami (tentu saja) menggunakan Asana untuk membantu orientasi Rekan tim terbaru kami. Meskipun dokumen berfungsi dengan baik untuk referensi dan kebijakan, proyek Asana lebih cocok untuk tugas yang dapat ditindaklanjuti. Pegawai baru dapat melihat persis hal yang perlu diselesaikan dan tenggatnya, lalu menandai hal-hal yang telah diselesaikan. Manajer dan mentor dapat menetapkan tenggat yang jelas, memantau progres pegawai baru, atau menjawab pertanyaan apa pun secara langsung dalam tugas.
Biasanya, kami akan memiliki satu proyek untuk pegawai baru dan satu proyek untuk pekerjaan di belakang layar untuk SDM dan manajer.
Pengguna Asana Premium bahkan dapat membuat proyek dan menyimpannya sebagai templat kustom untuk digunakan tim secara cepat ke proyek.
Cara menyiapkan proyek onboarding atau templat kustom:
Buat proyek untuk digunakan sebagai templat onboarding Anda. Beri nama proyek "[Nama] Templat Onboarding SDM." Untuk setiap pegawai baru, buat salinan proyek ini dan perbarui nama proyek dengan nama mereka.
Bagilah tugas ke dalam beberapa bagian: Kelompokkan tugas menurut urutan kronologis, jenis tugas, atau cara lain yang paling masuk akal untuk tim Anda.
Tambahkan tugas ke setiap bagian seperti "Daftar untuk mendapatkan manfaat", "Daftar ke rencana 401k kami", "Hubungkan printer perusahaan ke komputer Anda". Berikan petunjuk yang jelas dalam deskripsi tugas, lampirkan file atau tautan yang diperlukan, dan gunakan @mention untuk merujuk tugas atau proyek lain. Berikan tugas seperti "Pesan komputer" kepada seseorang di bagian yang tepat.
Terapkan templat saat pegawai baru mulai bekerja dan edit nama untuk menyertakan nama pegawai baru. Kemudian, tambahkan tenggat untuk tugas yang sensitif terhadap waktu, seperti mendaftar untuk mendapatkan tunjangan atau penggajian.
Pertimbangkan untuk membuat dua proyek: Buat satu proyek untuk pegawai baru, dan satu proyek untuk tim di belakang layar yang membantu menyiapkannya. Tambahkan manajer/mentor pegawai baru sebagai pengikut proyek untuk keduanya.
Mulai dengan pegawai Anda dengan benar
Proses onboarding lebih dari sekadar pelatihan. Ini juga merupakan kesempatan untuk membuat kesan pertama yang baik dan, yang lebih penting, telah terbukti membantu perusahaan mempertahankan pegawai (berbicara tentang tanggung jawab!). Ini penting bagi semua orang di perusahaan, bukan hanya pegawai baru, jadi sangat penting untuk melakukannya dengan benar. Tapi jangan khawatir, Anda pasti bisa!
Dapatkan templat onboarding pegawai baru kami atau temukan templat SDM dan onboarding lainnya.
