7 kiat untuk membantu mengelola tim yang tersebar

Dengan ekonomi global yang makin berkembang, tim global perlu melayani pelanggan di mana pun mereka berada. Jenis tim ini—dengan anggota tim di lokasi dan zona waktu yang berbeda—dikenal sebagai tim terdistribusi. Meskipun memiliki berbagai manfaat, tim terdistribusi juga memiliki tantangannya sendiri.

Apa itu manajemen tim terdistribusi?

Manajemen tim terdistribusi adalah tindakan mengelola anggota tim yang tersebar di berbagai lokasi, tanpa lokasi kantor pusat. Contohnya, organisasi yang memiliki beberapa anggota tim di satu kantor di satu kota, beberapa di lokasi jarak jauh, dan yang lain di kantor yang berbeda adalah contoh tim terdistribusi. 

Manajemen tim terdistribusi adalah tindakan mengelola jenis tim yang tersebar di berbagai lokasi. Karena struktur unik tim yang terdistribusi, mengelola tim ini bisa lebih menantang daripada tim tatap muka yang lebih tradisional di satu lokasi.

Apa perbedaan antara tim terdistribusi, tim jarak jauh, dan tim hybrid?

Meskipun beberapa orang mungkin menggunakan istilah tim terdistribusi dan tim jarak jauh secara bergantian, ada sedikit nuansa pada masing-masing istilah. Tim terdistribusi mengacu pada tim yang berada di lokasi berbeda, beberapa di antaranya mungkin berada di ruang kantor. Tim jarak jauh mengacu pada tim yang tidak memiliki lokasi kantor tertentu dan setiap orang dalam tim berada di lokasi terpisah. Tim hibrida adalah tim yang melakukan keduanya—mereka memiliki waktu khusus untuk berkumpul di lokasi kantor terpusat dan hari-hari yang fleksibel sehingga pegawai dapat memilih untuk bekerja dari Beranda atau dari kantor.

Mengapa manajemen tim terdistribusi?

Tim terdistribusi sangat penting bagi perusahaan yang memiliki audiens internasional. Tim terdistribusi memberikan banyak manfaat bagi bisnis. Berikut beberapa alasannya:

• Akses yang lebih baik ke target pasar Anda. Jika Anda ingin menjangkau pasar yang berada di luar zona waktu reguler, memiliki pegangan yang kokoh di pasar target adalah cara termudah untuk menjangkau audiens tersebut. Misalnya, jika perusahaan Anda berbasis di California, tetapi target pasar Anda berada di New York, Anda hanya memiliki beberapa jam kerja yang tumpang tindih dengan calon pelanggan Anda. Namun, jika Anda memiliki anggota tim yang berbasis di New York, 100% jam kerja mereka akan selaras dengan target pasar tersebut. 

• Perluas pencarian talenta Anda. Salah satu manfaat memiliki tim jarak jauh atau terdistribusi adalah Anda dapat memperluas pencarian talenta jauh melampaui satu kota. Ini memberi Anda kesempatan untuk berbicara dengan lebih banyak orang berbakat daripada jika Anda hanya mencari kandidat di kota tertentu atau memindahkan mereka ke kota asal. Selain itu, nilai-nilai pegawai berubah secara drastis—banyak orang sekarang secara khusus mencari pekerjaan yang menawarkan opsi jarak jauh sehingga mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga. Memperluas manfaat untuk mengakomodasi individu-individu ini akan membuka peluang bagi tim Anda untuk mendapatkan lebih banyak kandidat hebat. 

• Ini bisa lebih terjangkau (untuk pemberi kerja dan pegawai). Bagi pemberi kerja, mengelola tim yang tersebar di berbagai lokasi mungkin lebih terjangkau daripada mengelola mereka di kantor karena perusahaan Anda tidak perlu membayar biaya overhead dasar, seperti ruang kantor. Perusahaan yang mengelola tim yang tersebar di berbagai lokasi dapat menghemat uang dengan membayar anggota tim berdasarkan biaya hidup pegawai tertentu, yang menghemat uang bisnis tergantung lokasi mereka. Pegawai dapat menghemat uang karena mereka membayar lebih sedikit untuk bahan bakar untuk perjalanan atau transportasi umum, selain menghemat uang dengan tidak membeli kopi dan makan siang di luar.

7 kiat mengelola tim yang tersebar

Mengelola tim yang tersebar sangat berbeda dengan mengelola tim tradisional yang bekerja di kantor. Berikut beberapa kiat yang dapat digunakan untuk membantu Anda mengelola tim yang tersebar.

1. Adakan rapat secara konsisten

Mengadakan rapat pada waktu yang sama setiap minggu memberikan jadwal rutin kepada anggota tim Anda. Ini memberi mereka kesempatan untuk mengatur ulang berbagai hal terkait rapat tersebut saat diperlukan, jadi mereka dapat menyusun hari kerja dengan cara yang paling sesuai untuk mereka. Penting juga untuk menjaga agar konten rapat tetap konsisten, sehingga anggota tim akan tahu cara dan waktu untuk berkontribusi pada rapat tim rutin ini bila perlu. Jika salah satu anggota tim Anda tidak dapat menghadiri rapat rutin, tawarkan opsi untuk mendapatkan informasi secara asinkron. Merekam rapat atau membagikan catatan rapat setelah rapat selesai adalah cara terbaik agar semua orang mendapatkan informasi terkini.  

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Apa yang Anda lakukan jika tidak ada anggota tim yang memiliki waktu yang tumpang tindih? Alih-alih melakukan pertemuan mingguan, lakukan pertemuan dalam siklus dua minggu. Josh Zerkel, Head of Global Community di Asana, bergilir antara dua waktu rapat karena sebagian timnya berbasis di Eropa, dan yang lain berbasis di Asia, sementara dia berbasis di San Francisco. Satu minggu dia akan rapat di pagi hari PST, dan minggu berikutnya dia akan rapat di sore hari PST. Dia merekam setiap rapat, jadi terlepas dari siapa yang dapat hadir, anggota timnya masih dapat mengakses rekaman secara asinkron. 

2. Tetapkan ekspektasi selama proses onboarding

Meskipun merupakan praktik terbaik untuk perusahaan mana pun, Anda harus menetapkan standar cara tim yang tersebar berkomunikasi selama proses onboarding. Berikan informasi tentang formulir komunikasi yang dapat diterima selama jam kerja, tempat informasi dibagikan, dan cara berkomunikasi dengan anggota tim tertentu. Ini semua hal baik untuk dibahas sejak awal dalam proses onboarding. Menetapkan ekspektasi sejak dini memungkinkan individu untuk menetapkan batasan mereka sendiri, selain standar yang ditetapkan oleh perusahaan. 

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Meskipun melatih anggota tim yang baru bergabung tentang praktik terbaik perusahaan itu penting, Anda sebagai manajer juga harus terus mengikuti praktik terbaik perusahaan dan cara anggota tim berkomunikasi. Gaya komunikasi bervariasi berdasarkan budaya, jadi komunikasi yang efektif dengan seseorang di Jepang mungkin berbeda dengan seseorang yang berbasis di New York.

Ketahuilah bahwa setiap budaya itu berbeda—ada yang lebih lugas, ada yang lebih sulit memberikan umpan balik atau meminta bantuan. Buat poin untuk memahami norma budaya setiap anggota tim sehingga Anda lebih siap untuk mengelolanya.”

3. Hargai batasan

Penting untuk menghormati batasan yang ditetapkan oleh perusahaan, tim, dan anggota tim individu saat bekerja dalam tim yang tersebar. Anda tidak ingin mengalami situasi di mana anggota tim di San Francisco mengirim email ke anggota tim lain di Berlin pada pukul 16.00 PST dan mengharapkan tanggapan segera. Selain tidak menghormati waktu anggota tim di Berlin, anggota tim di pesisir barat AS tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan cara yang sesuai dengan alur kerja mereka. Mengetahui batasan satu sama lain dan menetapkan proses agar selaras dengan batasan tersebut akan membantu mencegah situasi semacam ini.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Terkadang Anda harus menerima kenyataan bahwa jam kerja Anda akan lebih panjang dari jam kerja normal, yaitu 9 pagi hingga 5 sore, jadi Anda harus fleksibel. Ini tidak berarti Anda harus selalu bekerja 18 jam sehari, tetapi akan ada hari-hari di mana Anda masuk lebih awal, atau tetap online hingga larut malam untuk mengakomodasi mereka yang bekerja di zona waktu yang berbeda.

4. Miliki lebih dari satu platform untuk komunikasi

Bekerja dalam tim yang tersebar berarti jadwal mungkin sedikit lebih fleksibel daripada pekerjaan tradisional dari jam 09.00 hingga 17.00. Untuk beberapa anggota tim, ini mungkin berarti menerima panggilan atau membalas email saat bepergian. Menawarkan beberapa formulir komunikasi, seperti perangkat lunak perpesanan, misalnya, Slack, konferensi video, seperti, Zoom, atau manajemen kerja, seperti, Asana, memberi anggota tim opsi tentang cara mengomunikasikan informasi yang tepat di tempat yang tepat. Memberikan cara bagi tim untuk berkomunikasi melalui perangkat seluler juga memberi anggota tim kemampuan untuk bekerja dengan cara yang paling sesuai dengan mereka dan jadwal mereka. 

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Meskipun memiliki berbagai formulir komunikasi itu bagus, pesan dapat dengan cepat menjadi tidak jelas. Pastikan ada sistem pencatatan terpusat tempat semua keputusan akhir disimpan. Ini sangat berguna jika Anda memiliki anggota tim yang bahasa aslinya berbeda dengan Anda—menggunakan video, bukan bahasa tertulis, dapat membantu menyampaikan nada dan konteks dengan lebih mudah daripada komunikasi berbasis teks.

5. Tetapkan gol yang jelas dan terukur serta cara tim akan mencapainya

Menetapkan gol yang jelas dan terukur berarti tim Anda dapat mengembangkan rencana tindakan untuk mencapai gol tersebut. Hal ini pada akhirnya menetapkan ekspektasi yang jelas tentang pekerjaan yang perlu diselesaikan anggota tim untuk mencapai gol tersebut. Dengan menerapkan kedua hal ini, anggota tim yang tersebar di berbagai tempat akan memiliki otonomi untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan pada waktu yang paling sesuai bagi mereka. Selama mereka menyelesaikan pekerjaan sesuai batas waktu, mereka dapat bekerja dengan cara yang paling sesuai bagi mereka.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Mencapai gol itu memang luar biasa, tetapi merayakan pencapaian tim Anda sangat penting untuk tim yang tersebar. Karena mungkin sulit bagi semua orang untuk meluangkan waktu secara tatap muka, merayakan pencapaian bersama itu penting. Pastikan untuk merencanakan pertemuan, baik secara virtual atau tatap muka, untuk menghabiskan waktu dan merayakan bersama.

6. Tetapkan waktu untuk jam sosial rutin

Salah satu kelemahan utama mengelola tim yang tersebar adalah anggota tim tidak mendapatkan banyak kesempatan untuk berinteraksi secara sosial, yang membantu membangun persahabatan tim. Pastikan untuk mengalokasikan waktu untuk mengobrol secara rutin dengan anggota tim yang tersebar tentang hal-hal non-pekerjaan, atau mengadakan sesi kerja rutin saat anggota tim duduk dan bekerja bersama dari jarak jauh. 

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Jika Anda bekerja dengan anggota tim yang berada di kantor yang sama dengan Anda, perhatikan percakapan santai. Percakapan ini penting untuk membangun hubungan dengan anggota tim, tetapi Anda tidak ingin membuat sekat lokasi yang tidak disengaja dari anggota tim yang tidak berada di kantor yang sama dengan Anda.

7. Berikan otonomi (tetapi lakukan check-in secara berkala) 

Saat bekerja dalam tim yang tersebar, terhubung dengan anggota tim mungkin sedikit lebih sulit karena Anda tidak memiliki kebebasan berkomunikasi dengan mereka seperti yang Anda lakukan di kantor. Itulah sebabnya manajer perlu melakukan check-in dengan anggota tim secara berkala untuk melihat progres yang ada. Check-in rutin memberikan dukungan yang dibutuhkan anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Jika ada hambatan, akan ada waktu khusus yang disediakan bagi mereka untuk membahas cara mengatasinya bersama Anda.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan

Pertemuan 1:1 yang konsisten dan rutin dengan anggota tim adalah cara mudah untuk memastikan bahwa bawahan langsung Anda memiliki periode waktu khusus untuk membahas masalah pekerjaan apa pun. Ini juga menawarkan cara bagi tim untuk memberi umpan balik kepada Anda, baik secara terbuka atau anonim. Ini memberi mereka opsi untuk memberikan kritik, jadi Anda dapat memberikan dukungan yang lebih baik yang mereka butuhkan untuk meraih kesuksesan.

Lihat tim terdistribusi Anda mencapai hal-hal hebat

Mengelola tim yang tersebar di berbagai tempat memiliki beberapa tantangan logistik, tetapi bisa melihat tim yang beragam berkembang sangat bermanfaat—untuk Anda dan bisnis. Dengan pertumbuhan bisnis secara internasional, akan lebih umum melihat anggota tim dari seluruh dunia berkolaborasi dan mencapai hal-hal hebat bersama.