Cara penyedia solusi teknologi memotong hari kerja manual dengan AI Studio

Taco Technologies berdedikasi untuk membantu organisasi dari segala bentuk dan ukuran, mulai dari sekolah dan firma hukum hingga perpustakaan dan usaha kecil, mengelola sistem yang mereka andalkan setiap hari. 

Dengan keahlian dalam pemberdayaan cetak, alur kerja dokumen, dan teknologi tempat kerja, mereka telah menjadi mitra utama bagi tim yang ingin menyederhanakan alur kerja di berbagai perangkat selama beberapa dekade. 

Dalam beberapa tahun terakhir, Taco memperluas penawarannya di luar cetak, mengalihkan fokus ke penjualan langsung, membantu organisasi menerapkan alat di tempat kerja seperti Asana dan Odoo, dan mendukung berbagai kebutuhan operasional yang lebih luas.

Tetapi pertumbuhan membawa kompleksitas. Lebih banyak produk dan pelanggan berarti lebih banyak permintaan dan semakin banyak pekerjaan yang dikelola secara manual melalui dokumen bersama dan rantai email. 

Untuk membantu, Taco beralih ke AI Studio untuk mengotomatiskan tugas rutin dan membuat alur kerja yang konsisten. Hasilnya? Mereka secara dramatis mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan admin, memungkinkan tim untuk fokus menjaga proyek tetap berjalan tanpa hambatan yang biasa terjadi—inovasi yang membuat mereka diakui sebagai Future of Work with AI Partner (APAC) Asana di KTT Mitra.

“Mengatakan bahwa ini mengubah bisnis kami sedikit demi sedikit adalah pernyataan yang meremehkan .” kata Charlie Masters, Manajer Umum di Taco. 

Mengotomatiskan penerimaan permintaan dan perencanaan migrasi

Salah satu kasus penggunaan Taco yang paling berdampak dimulai di tempat yang terlalu akrab: kotak masuk seseorang.

Manajer akun teknis secara teratur menerima permintaan migrasi yang rumit dari pengecer atau pelanggan, seperti beralih dari sistem manajemen cetak di tempat ke solusi berbasis cloud. Permintaan ini mencakup campuran detail pelanggan dan spesifikasi teknis, diikuti dengan pertanyaan sederhana: Apa yang kita lakukan selanjutnya?

Sebelumnya, menanggapi email tersebut berarti melakukan penelitian dan dokumentasi manual selama berjam-jam. Sekarang, proses itu berjalan melalui AI Studio: dengan masukan yang jelas, penelitian yang didukung AI, dan kerangka kerja yang dapat digunakan kembali untuk menghasilkan rencana siap implementasi dalam hitungan menit, bukan hari.

“Kami telah membuat pekerjaan analis dukungan teknis yang [manajer akun teknis kami] lakukan sendiri. Butuh waktu berhari-hari untuk melakukan ini—banyak rapat, banyak bolak - balik dengan pertanyaan,” kata Charlie. "Sekarang kita bisa memberikan pekerjaan ini sepenuhnya kepada AI Studio ."

Berikut adalah contoh anonim dari alur kerja yang menampilkan organisasi dan karyawan fiksi:

Langkah 1: Formulir penerimaan terstruktur menggantikan email

Alih-alih mengandalkan utas email ad hoc untuk memulai permintaan migrasi, Taco menggunakan formulir Asana standar, yang terhubung ke proyek penerimaan, untuk mengumpulkan detail permintaan. Formulir menangkap bidang yang konsisten seperti:

• Nama perusahaan dan pemohon

• Nomor referensi pelanggan

• Jumlah dan jenis perangkat multifungsi (MFD)

• Fitur lingkungan cetak utama (misalnya, pencetakan seluler, pemindaian terintegrasi)

• Pertanyaan bersyarat yang disesuaikan berdasarkan jawaban

Pendekatan ini memastikan tidak ada yang terlewatkan dan menciptakan jejak data yang bersih, sehingga memudahkan tim (dan AI) untuk memulai.

Langkah 2: AI meninjau permintaan dan membuat draf rekomendasi

Setelah formulir dikirimkan, tugas secara otomatis diarahkan ke bagian "Penelitian" dari proyek penerimaan, tempat alur kerja AI Studio Taco mengambil alih.

Di sini, AI bertindak seperti analis penelitian dan dukungan teknis, yang bertugas menilai risiko, memunculkan detail utama, dan menyusun rencana migrasi berdasarkan praktik terbaik yang telah ditetapkan.

Untuk melakukan ini, AI mereferensikan serangkaian sumber daya internal yang disediakan sebagai konteks di backend AI Studio, termasuk panduan migrasi 25+ halaman, proyek implementasi tertaut dengan data pelanggan historis, dan panduan yang jelas tentang nada, struktur, dan pemformatan.

AI mengevaluasi pengajuan formulir terhadap konteks ini untuk menentukan apakah ia memiliki informasi yang cukup untuk melanjutkan. Jika tidak, maka itu menandai tugas dan memindahkannya ke bagian "Penerimaan yang Gagal ", sehingga tim tidak dapat mengejar detail yang hilang dan memastikan hanya permintaan yang siap digunakan yang bergerak maju.

Langkah 3: Rencana migrasi terperinci dibuat secara otomatis

Jika permintaan lolos pemeriksaan penelitian, AI secara otomatis membuat tugas baru dengan ringkasan migrasi lengkap. Outputnya meliputi:

• Informasi pelanggan dan pengecer utama, seperti detail kontak dan nomor referensi

• Daftar potensi pemblokir atau kompleksitas yang mungkin berdampak pada proyek

• Rencana migrasi langkah demi langkah, lengkap dengan tindakan yang direkomendasikan, perkiraan waktu, dan pertimbangan teknis

Ini bukan daftar tugas umum; ini adalah rencana implementasi beberapa minggu, yang mencakup semuanya, mulai dari tinjauan hukum dan pemeriksaan infrastruktur hingga uji coba dan penerapan penuh. Setiap rencana disesuaikan dengan permintaan dan didasarkan pada keahlian internal.

“Apa yang kami lakukan adalah mengubah [dokumen panduan kami] menjadi bagian dari alur kerja kami ,” kata Charlie. “Sehingga keahlian itu sekarang bisa ada dalam hitungan menit—dimasukkan ke dalam rencana. Dan itu berdampak luar biasa pada kami.”

Langkah 4: Manusia meninjau rencana sebelum melanjutkan

Setelah rencana migrasi yang dihasilkan AI selesai, rencana tersebut akan dialihkan ke anggota tim teknis untuk ditinjau. Alih-alih menyusun rencana dari awal, mereka memvalidasi detail dan menandatangani sebelum implementasi dimulai.

Ini adalah perubahan sederhana yang membuat perbedaan besar: menghemat setidaknya satu hari per minggu sambil mempertahankan kualitas yang diharapkan pelanggan.

Ini bukan untuk mengganti keahlian, namun untuk meningkatkannya. "Anda tidak bisa begitu saja membiarkan AI melakukan pekerjaan Anda untuk Anda," kata Charlie. "Bukan itu intinya. Intinya, ini sangat menghemat waktu, sangat terintegrasi dengan baik ke dalam alur kerja Anda, sehingga menjadi lebih konsisten dan lebih mudah bagi Anda untuk melakukan peninjauan. Keahlian manusia masih sangat penting .”

Dengan AI Studio, Taco mengubah alur kerja manual yang padat waktu menjadi sistem berulang yang memberikan rencana migrasi yang akurat dan berkualitas dengan daya angkat yang jauh lebih sedikit.

Memberikan waktu kembali dengan asisten eksekutif yang didukung AI

Taco tidak berhenti dengan alur kerja teknis. CEO mereka, Jonathan Milne, menyiapkan asisten eksekutif virtual menggunakan AI Studio untuk memilah dan mengarahkan tugas langsung dari kotak masuknya.

Sistem mengevaluasi tugas yang masuk berdasarkan serangkaian kriteria terperinci yang ditentukan Jonathan, dan kemudian secara otomatis mengirimkannya ke tempat yang tepat. Contohnya:

• Permintaan faktur diarahkan ke tim Akun

• Lead pengembangan bisnis ditugaskan kepada anggota tim kepemimpinan yang sesuai

• Peluang kemitraan dan eskalasi dikategorikan dan dikirimkan kepada pemangku kepentingan

• Tugas umum diberikan berdasarkan konten dan prioritasnya

Dengan mengotomatiskan triase kotak masuk semacam ini, tugas bergerak cepat, konsisten, dan tanpa ada yang luput.

"Kotak masuknya konstan," kata Charlie. "Jadi untuk kembali fokus dan mendapatkan kembali waktu dengan mengalihdayakan triase kotak masuknya ke asisten eksekutif virtual sangat kuat." Dampaknya bukan hanya operasional, tetapi bersifat pribadi.

"Dia makan siang lebih banyak," tambah Charlie. “Kedengarannya konyol, tetapi kami terjebak dalam narasi bahwa AI akan memberi Anda waktu kembali untuk menjadi pemimpin, untuk melakukan tugas-tugas strategis. Ini hanya memberi Anda sedikit lebih banyak ruang bernapas untuk menjadi hebat. Dan jika hebat berarti melakukan tugas-tugas strategis, itu luar biasa. Jika hebat berarti Anda bisa makan siang secara konsisten, itu juga luar biasa."

Membangun kesuksesan awal

Dengan kemenangan awal, Taco sekarang memperluas jejak AI Studio di seluruh bisnis. Tim secara aktif berkolaborasi dengan setiap departemen untuk mengidentifikasi peluang berdampak tinggi, baik itu menciptakan sistem triase baru, membangun alur kerja internal untuk mendukung kebutuhan pelanggan yang berbeda, atau membantu tim mengelola kebutuhan pemangku kepentingan secara lebih efektif.

“Kami secara aktif bekerja sama dengan semua tim untuk menemukan lebih banyak langkah triase dan lebih banyak langkah dukungan di semua alur kerja kami,” kata Charlie.

Mereka juga terus menyempurnakan apa yang telah mereka bangun, berencana untuk mengembangkan alur kerja dari waktu ke waktu berdasarkan penggunaan nyata. Potensi pembaruan yang direncanakan termasuk menambahkan pengulas ke pengiriman yang tidak lengkap dan mengintegrasikan rencana AI secara lebih mulus ke dalam proses pengecer.

Saat mereka terus memperluas AI Studio di seluruh organisasi, tim di Taco melihat alat ini bukan sebagai pengganti pengetahuan mereka, tetapi sebagai cara untuk menggandakan pekerjaan yang penting, tanpa menggandakan upaya.

“Anda tidak perlu memulai dengan sempurna untuk mendapatkan penghematan ini,” kata Charlie. "Mulai saja. Pahamilah bahwa ini bukan menggantikan pekerjaan Anda. Ini membantu Anda melakukannya dengan lebih efisien dan konsisten.”