Kiat Asana: Pencarian Lanjutan dan pelaporan

Angkat tangan jika Anda suka menghabiskan berjam-jam mencari komentar, tugas, atau dokumen.

Ada yang suka? Bueller?

Mencari satu komentar itu seperti mencari jarum dalam tumpukan jerami, namun hal ini dialami jutaan pekerja intelektual di seluruh dunia. Faktanya, rata-rata pekerja intelektual menghabiskan 60% hari mereka untuk Kerja tentang kerja, yang mencakup berpindah-pindah di antara hingga 10 alat per hari. Salah satu dokumen, email, obrolan, atau catatan rapat tersebut mungkin memiliki informasi yang Anda butuhkan.

Di sinilah manajemen kerja—dan Asana—berperan. Setelah Anda mulai melakukan semua pekerjaan di satu tempat, Pencarian Lanjutan dan pelaporan Asana memungkinkan Anda untuk menampilkan tugas, komentar, atau file yang Anda butuhkan dengan cepat. Jalankan pencarian ad hoc, atau simpan kueri yang sering digunakan sebagai laporan yang dapat Anda akses kembali dan perbarui secara berkala.

Pelajari selengkapnya tentang cara menggunakan Pencarian Lanjutan dan pelaporan, serta luangkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang benar-benar penting.

Kapan menggunakan Pencarian Lanjutan

Pencarian Lanjutan di Asana berjalan pada sejumlah parameter pencarian, jadi Anda selalu dapat menemukan hal yang Anda cari, bahkan jika Anda tidak dapat mengingat dengan tepat hal yang dikirim. Jika Anda tidak dapat mengingat nama tugas, Anda dapat mencari berdasarkan kolaborator, tanggal dibuat, atau proyek terkait. Pencarian Lanjutan mengambil parameter yang Anda ingat dan mempersempit ruang lingkup hasil pencarian sehingga Anda dapat dengan mudah menemukan hal yang Anda cari.

Untuk memulai Pencarian Lanjutan di Asana, mulai di bilah pencarian di sudut kanan atas dan pilih Pencarian Lanjutan. Kemudian, ketikkan hal yang Anda ingat. Lihat beberapa contoh di bawah ini.

“Saya samar-samar ingat membuat keputusan tentang peluncuran mendatang sekitar sebulan yang lalu, tetapi saya tidak dapat menemukan percakapan itu di mana pun.”

Mulailah dengan mengetik nama peluncuran umum di bilah pencarian utama. Kemudian, tambahkan diri Anda dan rekan kerja sebagai kolaborator, dan tetapkan rentang tanggal untuk mempersempit ruang lingkup pencarian.

💡Kiat: Ingin membatasi pencarian hanya untuk mencari percakapan atau tugas? Di bawah bilah pencarian atas, pilih Tugas atau percakapan untuk memfilter hasil yang tidak diinginkan.

"Saya perlu tahu seberapa banyak pekerjaan prioritas tinggi yang dilakukan Tim saya minggu ini."

Anda dapat menjalankan pencarian lanjutan ini selama menggunakan Bidang kustom prioritas di proyek Anda. Untuk menjalankan Pencarian Lanjutan ini, mulailah dengan memilih tugas yang selesai. Kemudian, di bawah Tambahkan filter di sudut kiri bawah, buka Lainnya > Tim. Dengan cara ini, Anda dapat menentukan bahwa Anda hanya ingin mencari tugas di tim Anda. Terakhir, buka Tambahkan filter lagi, dan pilih Tambahkan Bidang Kustom sehingga Anda dapat menyortir menurut tugas prioritas tinggi.

💡Kiat: Tim tidak harus berkorelasi dengan seluruh bagian. Anda dapat mempersempit pencarian ke tim yang lebih kecil (misalnya, desain web) agar pencarian seperti ini menjadi mudah. Pelajari selengkapnya tentang membuat tim dan menyusun pekerjaan Anda di Asana.

"Check-in dua tahunan saya akan segera dilakukan. Bagaimana saya dapat menunjukkan kepada manajer semua yang telah saya kerjakan?"

Dalam hal ini, pilih diri Anda di bidang Diberikan kepada. Pilih tugas yang selesai, lalu atur rentang tanggal untuk enam bulan terakhir untuk mendapatkan daftar lengkap tugas yang telah Anda kerjakan.

💡Kiat: Merasa kewalahan dengan terlalu banyak hasil pencarian? Coba persempit ruang lingkup dengan menentukan proyek yang ingin Anda cari.

Cara menggunakan Pelaporan

Pencarian Lanjutan sangat cocok untuk permintaan ad hoc atau kueri sekali waktu. Namun, jika Anda sering melakukan pencarian, Anda juga dapat menyimpan Pencarian Lanjutan sebagai laporan dengan menambahkannya ke navigasi sebelah kiri. Dengan cara ini, laporan akan otomatis dimuat ulang untuk memberikan informasi terbaru setiap kali Anda mengekliknya.

Coba buat laporan ini di Asana Anda sendiri:

Pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti

Laporan ini dapat menampilkan tugas yang telah Anda berikan kepada orang lain yang belum selesai. Untuk menyimpan laporan ini, jalankan Pencarian Lanjutan untuk menemukan tugas yang belum selesai yang masuk tenggat dalam 7 hari ke depan yang diberikan oleh Anda. Anda dapat menemukan filter Diberikan oleh di Tambahkan filter > Orang > Diberikan oleh dalam Pencarian Lanjutan.

Muat ulang laporan ini setiap minggu. Jika Anda melihat tugas yang berisiko tidak selesai, tindak lanjuti dengan komentar untuk mengetahui cara Anda dapat mendukungnya.

Tugas prioritas tinggi mendatang

Laporan ini dapat membantu Anda menentukan pekerjaan berisiko sebelum menjadi terlambat. Mulailah dengan menjalankan Pencarian Lanjutan untuk tugas prioritas tinggi yang masuk tenggat dalam 3 hari ke depan yang belum selesai.

Untuk memastikan Anda tidak melihat tugas dari seluruh organisasi, filter menurut kolaborator atau proyek. Kemudian, tindak lanjuti untuk membantu menjaga agar tugas-tugas itu tetap sesuai rencana.

Kurangi kerja tentang kerja dengan Pencarian Lanjutan dan pelaporan

Dengan Asana, Anda dapat mencari pekerjaan, melaporkan progres, memberikan umpan balik, mengomentari Tugas, memberikan pembaruan status, dan membagikan pekerjaan—semuanya di satu tempat. Pelajari selengkapnya tentang Asana, atau coba Asana Premium secara gratis untuk membuktikan sendiri.