Cara Asana menggunakan Manajemen Kerja untuk perencanaan organisasi

Rita Khayat adalah seorang ahli dalam mengelola program yang kompleks di tingkat perusahaan. Sebagai Kepala PMO untuk Strategi dan Operasi Asana, Khayat bertanggung jawab menjaga gol bisnis penting tetap sesuai rencana. Dia melakukan ini dengan proses yang jelas, pengalaman lebih dari 20 tahun, dan bakat untuk menggunakan Asana secara maksimal. 

Tim Khayat bertanggung jawab atas empat area bisnis utama dalam organisasi CIO: 

1. Perencanaan dan pelaksanaan strategis

2. Manajemen program dan proyek

3. Manajemen operasional dan manajemen perubahan

4. Kepemimpinan dan pengembangan organisasi

Bersama-sama, tanggung jawab ini menjangkau berbagai tim dan membutuhkan koordinasi lintas fungsi tingkat tinggi. Misalnya, tim Khayat baru-baru ini mengatur pembaruan strategi produk Asana—inisiatif yang memerlukan masukan dari teknik, penelitian dan pengembangan, pemasaran, desain, dan banyak lagi. 

Ingin tahu cara timnya melakukannya? Berikut rahasia Khayat untuk mencapai gol business dan menjaga pekerjaan penting tetap sesuai rencana. 

Memberikan visibilitas di setiap level

Peran Khayat mengharuskannya untuk berkoordinasi dengan setiap tim dan eksekutif C-suite. Itu berarti dia perlu melihat pekerjaan dengan dua cara berbeda: (1) tampilan terperinci untuk membantu pemimpin tim mengelola peta jalan dan sumber daya mereka, dan (2) tampilan menyeluruh untuk membantu para eksekutif memahami progres secara sekilas. "Tata kelola sangat penting, yang memerlukan penyediaan visibilitas kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat," kata Khayat. "Pemangku kepentingan membutuhkan berbagai tingkat detail tergantung perannya."

Rahasianya? Portofolio Asana, yang memungkinkan proyek terkait grupnya (dan portofolio lainnya) berada di satu hub perintah pusat. Ini membantu pemangku kepentingan melacak progres menuju gol dan memantau kesehatan inisiatif utama di satu tempat. Misalnya, Khayat membuat portofolio "pusat kepemimpinan" agar Saket Srivastava, CIO Asana, terus mendapatkan informasi tentang aktivitas dalam organisasi CIO. Dari hub menyeluruh ini, Srivastava dapat dengan cepat memantau progres dan dampak setiap program terhadap tujuan perusahaan. "Dalam diskusi saya dengan Saket, tugas saya adalah memberikan visibilitas yang dia butuhkan untuk memastikan pelaksanaan kami selaras dengan rencana kami," jelas Khayat. "Jika ada masalah, dia membutuhkan visibilitas langsung untuk membuat keputusan yang tepat."

Pemangku kepentingan yang membutuhkan analisis yang lebih terperinci dapat menyelami portofolio tim individual dalam hub kepemimpinan. Di sana mereka dapat melihat inisiatif tim tertentu dan memahami bagaimana hal ini selaras dengan gol perusahaan yang lebih luas. Mereka juga dapat melacak milestone, hasil akhir, tanggung jawab, linimasa, dan dampak business di setiap proyek yang sedang dikerjakan tim mereka. Hasilnya, setiap orang dapat memahami gambaran lengkap aktivitas program yang sedang berlangsung dan relevansinya dengan gol strategis secara keseluruhan.

Membuat standar praktik terbaik

Menurut Khayat, struktur dan organisasi sangat penting untuk menjaga kelancaran bisnis. Tim membutuhkan proses yang jelas dan standar agar mereka dapat memulai pekerjaan dengan cara yang benar setiap saat. Alat andalannya untuk standardisasi adalah templat Asana —panduan siap pakai yang menguraikan semua langkah yang diperlukan untuk memulai proyek baru. 

"Ketika kami mulai eksekusi, kami mengandalkan pendekatan terstruktur berdasarkan templat ini," jelas Khayat. "Ini memastikan bahwa praktik terbaik terintegrasi sejak awal, yang memungkinkan kami menyesuaikan proses untuk memenuhi tuntutan unik setiap proyek." Tim Khayat menggunakan templat yang mencantumkan semua hasil akhir yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek—termasuk dependensi dan pemilik tugas. Sistem ini membantu mereka memulai pekerjaan secara instan dan otomatis memberikan tugas kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat.

Tim Khayat juga memanfaatkan fitur standarisasi alur kerja Asana untuk membuat proses yang konsisten dan pelaporan yang seragam di seluruh organisasi, tanpa banyak pekerjaan langsung. Asana memungkinkan para pemimpin membuat, melihat, dan mengedit Alur Kerja di satu tempat—kemudian menerapkan alur kerja tersebut di berbagai proyek. Misalnya, mereka dapat menentukan bagian proyek, bidang kustom untuk ditambahkan, aturan untuk diterapkan, dan templat tugas untuk digunakan, memastikan konsistensi dan efisiensi dalam praktik manajemen proyek. 

Beradaptasi dengan perubahan

Khayat tahu bahwa dalam bisnis, perubahan adalah hal yang pasti. Itu sebabnya timnya membangun proses pengambilan keputusan yang jelas ke dalam setiap proyek. Setiap kali perubahan diperlukan, seperti penyesuaian ruang lingkup, linimasa, atau biaya proyek, ada pengambil keputusan yang telah ditentukan sebelumnya yang dapat membantu memetakan langkah selanjutnya. 

"Kami memiliki komite pengarah untuk setiap proyek atau program," jelas Khayat. "Mereka bertanggung jawab untuk membuat keputusan akhir setiap kali perubahan diajukan." Misalnya, inisiatif produk Asana terbaru menyertakan formulir untuk mengumpulkan proposal perubahan. Jika keputusan diperlukan, formulir akan secara otomatis memberikan tugas kepada orang yang tepat di komite pengarah untuk membuat pilihan itu. 

Proyek dan program dalam organisasi Khayat juga mencakup pendekatan sistematis untuk mendokumentasikan keputusan dan mengidentifikasi risiko. Dan berkat penggunaan templat oleh tim, mereka dapat menstandarkan struktur ini di seluruh organisasi, memastikan konsistensi dan kejelasan dalam cara tim menangani perubahan dan risiko proyek. 

Melacak kinerja

Untuk bagian Teknologi dan TI Enterprise Asana, pelaporan yang andal sangat penting untuk memastikan tim mencapai target mereka. Dengan terus memantau kinerja inisiatif bisnis utama, Khayat dapat membantu tim memperbaiki dan menyesuaikan sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. 

Misalnya, tim Khayat menggunakan dasbor Asana untuk memantau penyelesaian tiket dukungan. Alat ini memungkinkan mereka melihat perincian laporan insiden dalam periode waktu tertentu, sehingga para pemimpin dapat dengan cepat memeriksa apakah proyek berjalan sesuai rencana. Dan untuk analisis yang lebih mendetail, tim Khayat menggunakan Integrasi Tableau. "Integrasi ini memungkinkan kami membuat dasbor canggih di Tableau yang mengekstrak data langsung dari Asana," kata Khayat, menyoroti kemampuan untuk melakukan evaluasi mendalam guna mendorong pengambilan keputusan dan penyempurnaan strategi.

Mengalokasikan sumber daya di seluruh tim

Mencapai gol bergantung pada satu unsur penting: tenaga kerja. Itulah sebabnya Tim Khayat memprioritaskan perencanaan sumber daya untuk mencegah kerja berlebihan dan memastikan semua orang menghabiskan waktu mereka untuk hal-hal yang penting. Untuk melakukan ini, mereka membutuhkan visibilitas ke dalam beban kerja setiap Tim, sekarang dan di masa depan. 

Fitur perencanaan kapasitas Asana adalah kunci Khayat untuk membuka visibilitas ini. Dengan perencanaan kapasitas, para pemimpin dapat melihat ke masa depan dan melihat apa yang ada di tim mereka—kemudian mengalokasikan pekerjaan untuk bulan mendatang berdasarkan total kapasitas setiap individu. Anda bahkan dapat melihat proyek yang sedang dikerjakan orang-orang, persentase waktu yang dibutuhkan proyek-proyek itu, dan siapa yang mengalami alokasi berlebih. Dan jika perubahan diperlukan, pemimpin dapat dengan mudah menarik dan membatalkan tugas dari satu orang ke orang lain. 

Tim Khayat memiliki tampilan berbeda untuk melihat kapasitas di berbagai level. Misalnya, mereka memiliki satu tampilan menyeluruh di seluruh Bagian. "Untuk orang seperti saya, ada tampilan menyeluruh yang mencakup seluruh bagian, memberikan visibilitas di seluruh organisasi CIO," jelas Khayat. "Selain itu, kami memiliki tampilan yang lebih spesifik untuk setiap tim, memungkinkan para pemimpin mengakses perincian terperinci tentang kapasitas tim dan proyek yang sedang berlangsung." Ketika seorang pemimpin membuat perubahan di tingkat tim, perubahan tersebut juga tercermin dalam tampilan keseluruhan sehingga tidak perlu menduplikasi pekerjaan.

Rencanakan kesuksesan dengan Asana

Dengan menyimpan semua pekerjaan di Asana, tim Khayat memiliki visibilitas total di seluruh organisasi CIO—termasuk peta jalan, beban kerja, progres gol, dan banyak lagi. Dengan wawasan itu, mereka dapat menjaga Business tetap sesuai rencana untuk memenuhi tujuan penting, lebih cepat. 

Pelajari cara Asana dapat membantu perusahaan Anda mengoordinasikan tim dan proses di seluruh organisasi. 

Lihat cara kerja Asana

Dengan Asana, tim operasi dapat menghubungkan pekerjaan, menstandarkan proses, dan mengotomatiskan alur kerja—semuanya di satu tempat.

Lihat demo