Wildlife Conservation Society memberdayakan pegawai dan anggota komunitas dengan Asana

Bagi banyak organisasi nirlaba, dampak yang mereka buat bergantung pada pemberdayaan tim mereka untuk memaksimalkan sumber daya dan membangun kepercayaan dalam komunitas yang mereka layani. Wildlife Conservation Society (WCS), sebuah organisasi konservasi satwa liar global, adalah contoh utama yang membuat dampak besar pada dunia dengan berinvestasi pada pegawai dan komunitasnya. WCS melindungi dan melestarikan satwa liar dan alam liar di 60 negara yang merupakan rumah bagi lebih dari 50% keanekaragaman hayati dunia dan lebih dari 300 juta orang termiskin di dunia—dengan tim global yang terdiri dari 4.000+ pegawai. 

"Sangat sedikit organisasi nirlaba yang memikirkan cara membantu semua pegawai melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik atau cara menyediakan lingkungan yang memberdayakan bagi orang-orang untuk bekerja," jelas Jonathan Palmer, Direktur Eksekutif Teknologi Konservasi di WCS. “Dengan waktu dan anggaran yang terbatas, mungkin sulit untuk membantu tim kami merasa lebih bahagia dan lebih berdaya—meskipun mereka bisa dibilang sumber daya terpenting kami.”

Tim Jonathan di WCS bekerja sama dengan lebih dari 100 mitra, vendor, dan penyedia untuk menemukan dan menerapkan solusi teknologi terbaik guna mengatasi tantangan konservasi terbesar saat ini. Ketika dia melihat bahwa proyek-proyek yang sangat penting berisiko lebih tinggi untuk tidak menepati batas waktu karena meningkatnya permintaan dan kompleksitas, informasi yang terpisah, serta pendekatan komunikasi dan manajemen tugas "tradisional" yang tidak dapat disesuaikan, dia mulai mencari cara yang lebih baik untuk berkolaborasi di seluruh WCS. 

Gol utamanya adalah memberdayakan orang-orang di WCS–manajer program, pengembang perangkat lunak, ilmuwan lingkungan, ahli zoologi, relawan, dan pemangku kepentingan lainnya. Jadi, Jonathan mulai mencari alat untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi lintas batas organisasi.

Timnya menerapkan Asana untuk mendorong kolaborasi yang lancar, membangun transparansi dan akuntabilitas, serta melacak pekerjaan dan sumber daya. Dengan Asana, tim WCS bekerja sama dengan lebih efektif dan telah menikmati beberapa manfaat tambahan: pegawai memiliki akses ke lebih banyak peluang pertumbuhan karier dan telah memperkuat kepercayaan komunitas yang mereka layani. 

Membangun kepercayaan dengan masyarakat lokal

Salah satu tim WCS, tim Okapi Wildlife Reserve (OWR) di Ituri, dengan dukungan dari Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) yang didanai Uni Eropa, bekerja sama dengan sekelompok organisasi internasional untuk mengurangi kerawanan pangan dengan mengembangkan solusi berkelanjutan untuk tantangan pangan dengan fokus pada konservasi satwa liar, ketahanan pangan, dan pengembangan kebijakan. Sebagian pekerjaan mereka dilakukan di kawasan lindung tempat WCS mendukung mitra pemerintahnya dan pihak lain untuk menjalankan programnya di 15 negara, termasuk Taman Nasional Makira di Madagaskar dan Suaka Margasatwa Okapi di Ituri, Republik Demokratik Kongo.

Meskipun WCS berusaha untuk membuat semua mitra, tuan rumah, dan komunitasnya senang dengan pekerjaannya, keluhan pasti akan muncul. Misalnya, seseorang mungkin ingin menyampaikan kekhawatiran tentang perlakuan terhadap lingkungan, hak mereka sendiri, atau interaksi yang mereka miliki. “Banyak anggota komunitas yang kami layani dapat merasa WCS bertanggung jawab karena kami ada di sana untuk melindungi satwa liar,” jelas Caroline Abid, Manajer Program SWM. 

Karena Program SWM bergantung pada dukungan lokal untuk menerapkan solusi di lapangan, hubungan dengan masyarakat sangat penting untuk keberhasilan programnya. Menyelesaikan keluhan secara tepat waktu dan penuh hormat itu penting, jadi WCS menggunakan Asana untuk memproses umpan balik dari komunitas yang mereka layani. 

Setiap organisasi multinasional membutuhkan cara untuk mengelola keluhan. Satu keluhan, jika tidak dikelola dengan benar, dapat menimbulkan risiko besar bagi organisasi.”

Sebelumnya, WCS menggunakan buku catatan fisik dan spreadsheet untuk mengumpulkan dan mengelola keluhan, yang kemudian dikirim melalui email kepada anggota staf yang sesuai. Akibatnya, penanganannya bisa memakan waktu berminggu-minggu, yang membahayakan kepercayaan anggota komunitas mereka. Bagi WCS, yang mengandalkan masyarakat untuk menjadi tuan rumah dan mendukung situs konservasi, anggota yang tidak puas dapat berarti situs dalam bahaya. 

“Kami tidak cukup responsif terhadap keluhan komunitas kami, jadi kami berupaya meningkatkan proses dengan Asana untuk memastikan kami selalu merespons,” kata Caroline. Menggunakan Asana mempermudah pengajuan keluhan bagi anggota komunitas. Sekarang mereka menyampaikan masalah mereka kepada pekerja lapangan WCS, yang kemudian mengirimkannya melalui Formulir Asana, yang membuat Tugas Asana dalam proyek khusus dengan semua informasi yang diperlukan untuk menangani keluhan dengan cepat. 

Asana menyediakan satu tempat terpusat untuk meninjau keluhan, menghilangkan jejak kertas dan waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk memprosesnya secara manual. Ini juga mempermudah pengarahan keluhan kepada orang yang tepat dalam WCS untuk merespons dengan cepat, alih-alih diserahkan melalui rantai komunikasi yang panjang yang melibatkan catatan kertas dan email. Setelah tugas diberikan kepada orang yang tepat, mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menindaklanjutinya karena semua detail yang diperlukan sudah ada dalam pengajuan. Dan jika keluhan bersifat sensitif, WCS dapat menggunakan pengaturan privasi di Asana untuk membatasi visibilitas.

Kami meningkatkan daya tanggap kami di lokasi setempat dengan Asana untuk memastikan semua keluhan ditangani dengan cepat.”

Karena keluhan diproses lebih cepat dengan Asana, masyarakat lokal merasa diberdayakan untuk menyampaikan masalah yang muncul, menciptakan siklus positif: masyarakat tetap mendukung pekerjaan konservasi WCS dan organisasi terus mendukung masyarakat di lokasi proyek. Hasil ini telah membantu WCS membangun kepercayaan; hal ini sangat berharga bagi kemampuan organisasi untuk mencapai gol konservasinya yang ambisius. 

Memberdayakan pegawai untuk memanfaatkan peluang baru 

Dengan mengalihkan tim WCS dari email, Asana telah membantu memecah sekat tim, meningkatkan visibilitas, dan membuat informasi serta peluang di seluruh organisasi dapat diakses oleh lebih banyak anggota tim. Ini menciptakan level transparansi baru karena semua tugas dan proyek bersifat publik dalam tim secara default. Banyak peluang untuk kolaborasi lintas fungsi telah tercipta, yang sangat penting selama pandemi COVID-19 ketika WCS tidak dapat melakukan banyak interaksi tatap muka. 

Menggunakan Asana telah memberikan efek yang disebut Jonathan sebagai efek 'meratakan' pada tim. “Meratakan tim kami adalah tentang memaksimalkan peluang agar segala sesuatunya dilakukan dengan paling hemat biaya,” jelasnya. “Transparansi yang diberikan Asana memungkinkan lebih banyak anggota tim yang lebih junior dan ambisius untuk mengajukan diri untuk mendapatkan peluang belajar, memikul lebih banyak tanggung jawab, dan memperluas cakupan mereka.” Ini penting karena secara historis, sebagai organisasi besar, peluang sering kali jatuh ke tangan mereka yang lebih dekat dengan kantor pusat—hanya karena ketersediaan dan akses ke informasi. Dengan Asana, pegawai kini memiliki lebih banyak visibilitas proyek dan dapat berkontribusi secara asinkron terlepas dari zona waktu mereka. Hasilnya, WCS telah menyaksikan partisipasi yang lebih beragam dari anggota timnya di seluruh dunia.

Asana membantu seluruh Tim WCS merasa diberdayakan untuk terlibat dan mengambil peluang yang mungkin tidak mereka ketahui sebelumnya. Asana juga menghemat sumber daya, termasuk anggaran untuk upah, perjalanan, dan waktu pelatihan, dengan memungkinkan perekrutan pegawai di pasar kerja yang berbeda sehingga WCS dapat menggunakan anggarannya secara efisien untuk mendorong dampak yang lebih besar. 

Memiliki alat yang meningkatkan akses ke informasi dan memungkinkan orang untuk memanfaatkan peluang membuat WCS lebih inklusif dengan memberi semua orang kemampuan untuk berpartisipasi.”

Mewujudkan janji dengan mengutamakan orang

WCS melakukan begitu banyak hal dengan sumber daya yang terbatas, yang semuanya dimungkinkan oleh orang-orang yang mendukung organisasi—staf dan anggota komunitasnya. Dengan menggunakan Asana, WCS telah mendengarkan dan peduli terhadap anggota komunitasnya serta memberdayakan pegawainya di seluruh dunia dengan akses ke lebih banyak peluang. Hasil positif ini telah membantu meningkatkan progres organisasi menuju banyak gol yang berdampak dan membuat tulang punggung pekerjaannya—orang-orang yang melakukannya—lebih terlibat.

Dengan peningkatan ketahanan prosesnya dan transparansi yang baru ditemukan, WCS terus membangun kepercayaan secara internal dan eksternal—bahan penting untuk melindungi area, satwa liar, dan komunitas yang dilayaninya.