Wildlife Conservation Society memberdayakan pegawai dan anggota komunitas dengan Asana

Bagi banyak organisasi nirlaba, dampak yang mereka buat bergantung pada pemberdayaan tim mereka untuk memaksimalkan sumber daya dan membangun kepercayaan di dalam komunitas yang mereka layani. Wildlife Conservation Society (WCS), sebuah organisasi konservasi satwa liar global, adalah contoh utama yang memberikan dampak besar pada dunia dengan berinvestasi pada karyawan dan komunitasnya. WCS melindungi dan melestarikan satwa liar dan wilayah alami yang belum banyak terganggu aktivitas manusia di 60 negara yang merupakan rumah bagi lebih dari 50% keanekaragaman hayati dunia dan lebih dari 300 juta orang termiskin di dunia—dengan tim global yang terdiri dari 4.000+ karyawan. 

"Sangat sedikit organisasi nirlaba yang memikirkan cara membantu semua karyawan melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik atau cara menyediakan lingkungan yang memberdayakan bagi orang-orang untuk bekerja," jelas Jonathan Palmer, Direktur Eksekutif Teknologi Konservasi di WCS. “Dengan waktu dan anggaran yang terbatas, sulit untuk membantu tim kami merasa lebih puas dan lebih berdaya—meskipun mereka dapat dikatakan merupakan sumber daya kami yang paling penting.”

Tim Jonathan di WCS bekerja dengan lebih dari 100 mitra, vendor, dan penyedia untuk menemukan dan menerapkan solusi teknologi terbaik untuk mengatasi tantangan konservasi terbesar saat ini. Ketika ia melihat bahwa proyek-proyek yang sangat penting lebih berisiko untuk melewatkan batas waktu karena meningkatnya permintaan dan kompleksitas, informasi yang tersekat-sekat, serta pendekatan komunikasi dan pengelolaan tugas "tradisional" yang tidak sesuai skala, ia mulai mencari cara yang lebih baik untuk melakukan kolaborasi di seluruh WCS. 

Tujuan utamanya adalah memberdayakan orang-orang di WCS–manajer program, pengembang perangkat lunak, ilmuwan lingkungan, ahli zoologi, relawan, dan pemangku kepentingan lainnya. Jadi, Jonathan mulai mencari alat untuk meningkatkan komunikasi dan kolaborasi lintas batas organisasi.

Timnya menerapkan Asana untuk mendorong kolaborasi tanpa hambatan, membangun transparansi dan akuntabilitas, serta melacak pekerjaan dan sumber daya. Dengan Asana, tim WCS bekerja lebih efektif secara bersama-sama dan mendapatkan beberapa manfaat tambahan: karyawan memiliki akses ke lebih banyak peluang pertumbuhan karier dan berhasil memperkuat kepercayaan komunitas yang mereka layani. 

Membangun kepercayaan dengan komunitas lokal

Salah satu tim WCS, yaitu tim Okapi Wildlife Reserve (OWR) di Ituri, dengan dukungan dari Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) yang didanai oleh Uni Eropa, bekerja dengan sekelompok organisasi internasional untuk mengurangi kerawanan pangan dengan mengembangkan solusi berkelanjutan terkait masalah pangan dengan berfokus pada konservasi satwa liar, ketahanan pangan, dan pengembangan kebijakan. Beberapa pekerjaan mereka dilakukan di kawasan lindung di mana WCS mendukung mitra pemerintah dan pihak lain untuk menjalankan programnya di 15 negara, termasuk Taman Alam Makira di Madagaskar dan Cagar Alam Satwa Liar Okapi di Ituri, Republik Demokratik Kongo.

Meskipun WCS berusaha untuk membuat semua mitra, tuan rumah, dan komunitas puas dengan pekerjaannya, keluhan pasti muncul. Misalnya, seseorang mungkin ingin menyampaikan kekhawatiran tentang perlakuan terhadap lingkungan, hak mereka sendiri, atau interaksi yang mereka miliki. “Banyak anggota komunitas yang kami layani sering merasa bahwa WCS bertanggung jawab karena kami hadir untuk melindungi satwa liar,” jelas Caroline Abid, Manajer Program SWM. 

Karena Program SWM mengandalkan dukungan lokal untuk menerapkan solusi di lapangan, hubungan dengan komunitas sangat krusial bagi keberhasilan program tersebut. Menyelesaikan keluhan secara tepat waktu dan penuh hormat sangat penting, oleh karena itu WCS menggunakan Asana untuk memproses umpan balik dari komunitas yang dilayani. 

Sebelumnya, WCS menggunakan buku catatan fisik dan spreadsheet untuk mengumpulkan dan mengelola keluhan, yang kemudian dikirim melalui email kepada anggota staf terkait. Akibatnya, penanganan keluhan bisa memakan waktu berminggu-minggu, yang berisiko merusak kepercayaan anggota komunitas. Bagi WCS, yang mengandalkan komunitas untuk menjadi tuan rumah dan mendukung lokasi konservasi, ketidakpuasan anggota komunitas bisa membuat keberlangsungan lokasi tersebut terancam. 

“Kami tidak cukup responsif terhadap keluhan komunitas kami, jadi kami berupaya memperbaiki prosesnya dengan Asana agar kami selalu bisa merespons,” kata Caroline. Menggunakan Asana membuat pengajuan keluhan menjadi mudah bagi anggota komunitas. Sekarang, mereka menyampaikan masalah mereka kepada pekerja lapangan WCS, yang kemudian mengirimkannya melalui Formulir Asana, yang membuat tugas Asana dalam proyek khusus dengan semua informasi yang diperlukan untuk mengatasi keluhan dengan cepat. 

Asana menyediakan satu tempat terpusat untuk meninjau keluhan, menghilangkan jejak kertas dan waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk memprosesnya secara manual. Ini juga mempermudah pengalihan keluhan langsung kepada orang yang tepat di WCS agar dapat ditanggapi dengan cepat, tanpa harus melalui rantai komunikasi panjang melalui catatan kertas dan email. Setelah tugas diberikan kepada orang yang tepat, mereka memiliki semua informasi yang dibutuhkan untuk menindaklanjutinya karena semua detail yang diperlukan disertakan dalam pengajuan. Dan jika keluhan bersifat sensitif, WCS dapat menggunakan pengaturan privasi di Asana untuk membatasi visibilitas.

Karena keluhan kini diproses lebih cepat dengan Asana, masyarakat setempat merasa lebih diberdayakan untuk menyampaikan masalah yang muncul. Hal ini menciptakan siklus yang positif: komunitas tetap mendukung upaya konservasi WCS, dan organisasi pun terus mendukung komunitas tempat situs konservasi berada. Hasil ini telah membantu WCS membangun kepercayaan; hal ini sangat berharga bagi kemampuan organisasi untuk mencapai gol konservasi yang ambisius. 

Memberdayakan pegawai untuk memanfaatkan peluang baru 

Dengan memindahkan tim WCS dari email, Asana telah membantu memecah sekat antar tim, meningkatkan visibilitas, serta membuat informasi dan peluang di seluruh organisasi dapat diakses oleh lebih banyak anggota tim. Ini menciptakan tingkat transparansi baru karena semua tugas dan proyek bersifat publik dalam tim secara default. Banyak peluang untuk kolaborasi lintas fungsi telah tercipta, yang sangat penting selama pandemi COVID-19 ketika WCS tidak dapat melakukan banyak interaksi tatap muka. 

Menggunakan Asana memiliki efek yang disebut Jonathan sebagai 'perataan' pada tim. "Perataan tim kami berarti memaksimalkan peluang untuk melakukan berbagai hal dengan cara yang paling hemat biaya," jelasnya. “Transparansi yang diberikan Asana memungkinkan anggota tim yang lebih junior dan ambisius untuk mengajukan diri mendapatkan peluang belajar, mengambil tanggung jawab lebih besar, dan memperluas cakupan pekerjaan mereka.” Ini penting karena secara historis, sebagai organisasi besar, peluang sering jatuh ke pihak yang lebih dekat dengan kantor pusat—hanya karena ketersediaan dan akses ke informasi. Dengan Asana, pegawai kini memiliki lebih banyak visibilitas proyek dan dapat berkontribusi secara asinkron terlepas dari zona waktu mereka. Hasilnya, WCS melihat partisipasi yang lebih beragam dari anggota timnya di seluruh dunia.

Asana membantu seluruh tim WCS merasa diberdayakan untuk terlibat dan mengambil peluang yang mungkin tidak mereka ketahui sebelumnya. Ini juga menghemat sumber daya, termasuk anggaran untuk upah, perjalanan, dan waktu pelatihan, dengan memungkinkan untuk merekrut pegawai di pasar kerja yang berbeda sehingga WCS dapat menggunakan anggarannya secara efisien untuk mendorong dampak yang lebih besar. 

Menepati janji dengan orang-orang di pusat

WCS melakukan banyak hal dengan sumber daya yang terbatas, yang semuanya dimungkinkan oleh orang-orang yang mendukung organisasi—staf dan anggota komunitasnya. Dengan menggunakan Asana, WCS telah mendengarkan dan peduli pada anggota komunitasnya serta memberdayakan pegawainya di seluruh dunia dengan akses ke lebih banyak peluang. Hasil yang disambut baik ini telah membantu mempercepat progres organisasi menuju banyak gol yang berdampak sekaligus membuat tulang punggung pekerjaannya—orang-orang yang melakukannya—lebih percaya.

Dengan peningkatan ketahanan proses dan transparansi baru, WCS terus membangun kepercayaan baik secara internal maupun eksternal—elemen penting untuk melindungi area, satwa liar, dan komunitas yang dilayaninya.