Stand.earth mendukung advokasi lingkungan dan penggalangan dana dengan Asana

Tahun lalu lebih dari enam miliar cangkir Starbucks dibuang, industri tekstil menggunakan lebih dari 378 miliar liter air, dan kapal pesiar mengeluarkan hampir sepuluh kali lebih banyak oksida sulfur di sekitar pantai Eropa daripada semua mobil di Eropa. Dampak-dampak ini terhadap lingkungan sangat besar, tetapi juga menghadirkan peluang yang besar. Stand.earth adalah lembaga advokasi lingkungan nirlaba yang memberdayakan dan mendorong perusahaan dan pemerintah untuk mengutamakan lingkungan. Bagi mereka, hal-hal seperti cangkir kopi, kapal pesiar, dan jeans merupakan kesempatan untuk mengubah industri dan meminimalisir dampak individu dan korporasi terhadap lingkungan. Mereka berupaya meningkatkan kesadaran agar semua orang mendapatkan informasi terbaru dan dapat membuat pilihan yang lebih berkelanjutan.

Sebagian besar pekerjaan organisasi nirlaba adalah penggalangan dana. Di Stand.earth, hampir 80% upaya penggalangan dana mereka berfokus pada yayasan. Stephen Danner, Director of Development di Stand.earth, mengawasi tim dana bantuan mereka, yang bertanggung jawab dalam penyusunan proposal dan tawaran untuk mengamankan dana bantuan dan pendanaan bagi organisasi. Ini adalah proses yang sensitif terhadap waktu dan berorientasi pada detail, yang mengharuskan tim untuk menangani banyak hal seperti batas waktu pengajuan, kebutuhan akan kepatuhan, dan daftar panjang dari dokumen yang diperlukan. Dan, sebagai organisasi nirlaba menengah yang bersaing dengan berbagai organisasi yang berukuran 10X lebih besar untuk mendapatkan pendanaan, mereka harus mengajukan permohonan sebelum batas waktu menggunakan narasi, aspek fiskal, dan cerita visual yang mengesankan. Namun, ketika semakin banyak orang bergabung ke tim, dan semakin banyak proyek dan peluang pendanaan yang mereka dapatkan, mereka kesulitan untuk:

• Menjaga agar semua orang dalam tim memiliki pemahaman yang sama karena informasi tersebar secara tidak beraturan

• Mengirimkan proposal secara tepat waktu untuk memenuhi batas waktu permohonan dana bantuan yang ketat

• Menanggapi peluang mendesak dan permintaan informal, yang menambah beban kerja yang sudah penuh, yaitu lebih dari 15 pengajuan formal per bulan, karena ada detail yang terlewatkan

Akibatnya, mereka perlu menerapkan sistem manajemen kerja terpusat yang akan menyiapkan seluruh organisasi untuk pertumbuhan yang terukur.

Menemukan satu alat untuk bekerja sama dengan lebih efektif

Tim kepemimpinan Stand.earth merasa organisasi ini menggunakan terlalu banyak alat pengelolaan proyek dan membutuhkan satu cara yang terintegrasi untuk bekerja sama. Selain semua rasa frustrasi itu, tim kurang memiliki akuntabilitas dan kepemilikan tanpa sumber kebenaran. Ini berdampak pada budaya internal karena rekan tim tidak menindaklanjuti seperti yang diharapkan oleh pemimpin tim dan tim mulai mengalami tanda-tanda awal hilangnya kepercayaan.

Memusatkan seluruh organisasi pada satu alat akan membutuhkan upaya besar, tetapi juga memiliki dampak positif yang besar pada perencanaan, kolaborasi, dan semangat kerja. Stephen memulai dengan mengumpulkan kebutuhan dan persyaratan dari masing-masing tim sehingga mereka memiliki serangkaian kriteria evaluasi yang jelas. Daftar berisi tiga puluh lima item mencakup segalanya: fungsi pengelolaan proyek, biaya, integrasi dan automasi, tampilan proyek yang berbeda, dan akses tamu.

Kemudian mereka mengumpulkan rekomendasi dari tim dan meninjau lima belas kemungkinan yang berbeda. Setelah mengevaluasi setiap alat, Asana terlihat paling menonjol. Asana memenuhi semua kriteria yang dibutuhkan tim dan kesederhanaan serta antarmukanya berhasil menarik perhatian orang-orang. Selain fungsionalitas Asana, mereka berhasil mendaparkan diskon nirlaba Asana.

Saat mereka bersiap untuk menerapkan Asana, Stephen mengumpulkan materi pelatihan bagi karyawan untuk mempelajari cara menggunakan Asana, termasuk rekaman pelatihan yang sekarang wajib ditonton oleh semua orang. Stephen juga membagikan sumber daya tambahan, seperti artikel Asana dan video. Terakhir, untuk membantu pegawai baru melakukan onboarding dan meningkatkan kinerja, mereka memasukkan pelatihan Asana ke dalam proses onboarding staf baru mereka.

Meningkatkan proses untuk mendorong lebih banyak pendanaan

Dengan Asana, Stand.earth telah membuat alur kerja di seluruh organisasi lebih efisien. Pekerjaan yang melibatkan banyak rapat dan hasil akhir, manajemen linimasa yang kompleks, dan volume pekerjaan yang sangat tinggi sekarang lebih mudah dikelola oleh seluruh tim.

Stephen dan timnya sekarang mengelola proses pengelolaan dana bantuan dari awal hingga akhir di Asana. Dengan bantuan integrasi Salesforce, mereka dapat mempertahankan kepuasan donatur yang tinggi dan mencapai pertumbuhan pendanaan yang lebih besar dengan memastikan mereka selalu menindaklanjuti dengan para donatur. Dan dengan menggunakan proyek templat, Stephen dapat memastikan semua hasil akhir sesuai dengan ketentuan. Terakhir, rapat tim mereka berjalan lebih cepat karena mereka dapat melihat tanggung jawab dan batas waktu semua orang dengan tampilan kalender tim.

Salah satu kesulitan yang dialami Stephen sebelum menggunakan Asana adalah kebutuhan akan saluran komunikasi terpusat untuk membantu timnya mengetahui hal yang menjadi fokus dan yang harus diprioritaskan. Sekarang ia membuat rencana kerja tiga bulan di Asana dengan bawahan langsungnya dan telah membuat model untuk digunakan oleh departemen Sumber Daya Manusia dan supervisor lainnya. Akibatnya, semua orang lebih berfokus pada hasil, memiliki kejelasan seputar hasil yang diinginkan, dan mengetahui tanggung jawab mereka. Dengan mengurangi fokus pada detail administratif kecil, pegawai Stand.earth dapat melakukan percakapan yang lebih strategis. Selain memiliki ruang untuk berpikir secara strategis, semua orang juga diberdayakan untuk mengambil alih pekerjaan dan menjadi manajer proyek.

Sekarang, Stephen dan timnya juga dapat berkolaborasi tanpa hambatan dengan mitra eksternal mereka, seperti kontraktor atau desainer, menggunakan Asana. Alih-alih mengandalkan email dan dokumen bersama, Stephen dapat membawa kolaborator luar menggunakan privasi dan fitur tamu Asana tanpa dokumen tambahan. Asana menghemat waktunya dengan menghilangkan tugas administratif yang terkait dengan onboarding mitra eksternal dan kekhawatiran jika seseorang mungkin melihat sesuatu yang tidak seharusnya mereka lihat.

Ketika akuntabilitas mengarah pada pertumbuhan—dan bumi yang lebih sehat

Asana tidak hanya membantu Stand.earth dan tim Stephen untuk menjadi lebih bertanggung jawab, berorientasi pada hasil, dan berorientasi pada batas waktu, tetapi juga memungkinkan mereka untuk mengidentifikasi 10% lebih banyak prospek baru karena proses mereka efisien dan informasinya terpusat. Dengan prospek dana bantuan ini, mereka telah mengalami peningkatan pendanaan sebesar 17% hanya dalam satu tahun karena tim keterlibatan investor dan permohonan prospek mereka lebih terkoordinasi. Mereka dapat menindaklanjuti dan membina hubungan, alih-alih hanya berusaha untuk bertahan.

Dengan melihat dari hari ke hari, Stephen dan timnya mengamankan pendanaan untuk membuat dampak besar pada lingkungan. Dengan memberikan kejelasan pada tingkat dasar—melalui hal-hal kecil seperti fitur tugas dan kalender—mereka dapat membuat perubahan besar. Sama seperti detail kecil dalam hidup kita memiliki dampak besar pada lingkungan, dari cangkir kopi hingga jeans, pekerjaan sehari-hari yang dilakukan Stephen dan timnya memiliki dampak besar pada cara Stand.earth mencapai misi mereka.