Pada musim panas 2018, direktur pemasaran & komunikasi baru ditunjuk di Telfer School dan mereka membawa visi baru ke bagian tersebut. Selain itu, selama periode ini, tim pemasaran berkembang dengan menyambut anggota baru dan Carla De Ciccio bergabung sebagai Content Strategist mereka untuk mengembangkan pendekatan pemasaran yang didorong oleh cerita.

Dengan awal yang baru, tim pemasaran bersemangat untuk bekerja dan menerapkan visi baru mereka. Namun, mereka kekurangan pengetahuan historis dan institusional karena banyak anggota tim yang baru. Meskipun beberapa orang mungkin menganggap ini menakutkan, tim pemasaran Telfer melihatnya sebagai peluang menarik untuk menerapkan strategi baru dan mengembangkan proses baru yang membantu mereka menghasilkan kampanye dan konten yang lebih berdampak.

Saat mereka mulai membuat proses baru ini, Carla dan timnya dengan cepat menyadari bahwa mereka membutuhkan alat untuk memusatkan pekerjaan semua orang sehingga mereka dapat berkolaborasi di satu tempat dan memiliki visibilitas ke proyek masing-masing untuk memungkinkan kolaborasi yang lebih baik.

Untungnya, anggota tim telah menggunakan alat manajemen kerja dalam peran sebelumnya dan tahu alat tersebut akan membantu mereka menjalankan strategi yang mengutamakan konten seperti yang mereka bayangkan.

Menjadi pemimpin digital

Carla, yang berasal dari industri teknologi sebelum pindah ke pendidikan tinggi, telah menggunakan Asana sebelumnya dan memperkenalkannya kepada tim dengan harapan dapat menyederhanakan kampanye pemasaran, produksi konten, dan pembaruan situs web mereka.

Saat tim pemasaran menguasai dasar-dasar alat baru mereka, mereka juga memanfaatkannya sebagai kesempatan untuk mengubah proses mereka menjadi cara kerja yang lebih tangkas. Meskipun mereka menerapkan dua perubahan besar sekaligus, tim dapat dengan cepat memahami Asana karena pengalaman pengguna dan fungsionalitasnya mirip dengan aplikasi konsumen yang mereka gunakan setiap hari.

Pengelolaan proyek Agile di pendidikan tinggi

Tak lama setelah tim meluncurkan Asana, mereka meraih kemenangan besar pertama ketika mereka mengajak kolega dari tim keterlibatan ke dalam alat tersebut untuk berkolaborasi dalam Gala tahunan Sekolah, sebuah acara yang membutuhkan perencanaan lintas fungsi selama berbulan-bulan. Sebelumnya, tim keterlibatan melacak proyek besar ini dalam spreadsheet yang membuat mereka mudah melewatkan detail atau tersesat, tetapi Carla dan tim pemasaran tahu ada cara yang lebih baik.

Mereka bekerja sama dengan tim keterlibatan untuk memasukkan permintaan pemasaran mereka ke Asana sehingga tanggung jawab dan batas waktu menjadi jelas. Selain itu, tim dapat melampirkan contoh dari Gala sebelumnya ke tugas sehingga pemasar memiliki lebih banyak konteks tentang hal yang telah dilakukan sebelumnya. Hasilnya, proyek berjalan lebih baik dari sebelumnya dan orang-orang di seluruh sekolah dapat merasakan cara baru mengelola proyek di Asana, bukan di spreadsheet.

Sekarang, tim pemasaran menggunakan Asana untuk semua proyek mereka–mulai dari tugas kecil seperti selebaran acara hingga proyek besar seperti desain ulang situs web mereka–dan alat ini sepenuhnya terintegrasi ke dalam semua aliran kerja mereka. Keberhasilan terbesar mereka berasal dari perombakan permintaan pemasaran yang masuk dengan Formulir, manajemen kampanye dengan Linimasa, serta pembaruan dan pengembangan situs web dengan Asana API.

Khususnya, Joey Beland-Kilbride, Pengembang Web Sekolah, telah memanfaatkan Asana API sehingga tim pemasaran dapat berkolaborasi dengan pemangku kepentingan di seluruh organisasi dan di luarnya yang tidak menggunakan Asana. Sekarang, saat pemasar mengomentari tugas, pemohon (yang tidak menggunakan Asana) menerima pembaruan melalui email. Kemudian, saat pemohon membalas email, pesan mereka secara otomatis ditambahkan ke tugas sebagai komentar. Berkat integrasi Joey, semua keunggulan komunikasi ini telah memungkinkan tim pemasaran menghasilkan lebih banyak pekerjaan berkualitas tinggi untuk seluruh sekolah—membantu segalanya, mulai dari perekrutan mahasiswa hingga keterlibatan alumni.

Pemangku kepentingan kami kini memiliki ekspektasi yang lebih tinggi terhadap kami. Jadi, alat seperti Asana sangat penting untuk memastikan tidak ada yang luput, serta agar kami dapat memprioritaskan dan melihat gol kami dengan sangat jelas.

Carla De Ciccio, Content Strategist

Pergeseran cara bagian pemasaran berfungsi dengan Asana telah membuat aktivitas sehari-hari menjadi lebih santai dan memungkinkan tim mencapai gol yang lebih besar dengan lebih cepat dan mulus. Sekarang, tim pemasaran:

• Dapat memprioritaskan pekerjaan dengan lebih baik karena semua orang memiliki visibilitas ke semua proyek yang sedang berjalan.

• Pemangku kepentingan memiliki lebih banyak wawasan tentang pekerjaan yang dilakukan tim pemasaran dan dapat melihat kesesuaian permintaan mereka dengan gambaran yang lebih besar, sehingga membangun kepercayaan terhadap tim dan kemampuan mereka.

• Pekerjaan tidak luput karena terpusat di satu lokasi, sehingga lebih mudah menyelesaikan proyek dengan cepat dan mudah.

• Proses penerimaan permintaan otomatis telah menghemat waktu mereka dan meningkatkan efisiensi secara signifikan karena semua informasi yang dibutuhkan dikumpulkan di awal.

Dengan Asana, kami dapat melihat jumlah keseluruhan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan dan memprioritaskan serta menyusun ulang strategi untuk jenis pekerjaan yang dilakukan.

Carla De Ciccio, Content Strategist

Melihat ke depan strategi pemasaran Telfer

Melihat ke masa depan, tim berfokus untuk menghilangkan 20% tugas terendah yang sebelumnya menghabiskan waktu mereka, seperti koordinasi pekerjaan dan komunikasi, sehingga mereka dapat menginvestasikan kembali waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih berdampak.

Pada akhirnya, gol tim pemasaran adalah menjadi yang terbaik dalam transformasi digital, menjadikannya keunggulan kompetitif bagi sekolah dan tim. Asana akan menjadi bagian penting dalam mencapai gol tersebut.