Quora adalah platform berbagi pengetahuan online yang memungkinkan orang berkumpul seputar pertanyaan yang mereka minati dan mendapatkan jawaban. Di Quora, pengguna dapat membagikan fakta atau pendapat mereka, tergantung pada pertanyaannya. Mulai dari hal-hal bermanfaat yang dapat Anda pelajari dalam sepuluh menit hingga manfaat luar biasa Asana, jika seseorang telah menanyakannya, jawabannya mungkin ada di Quora.

Namun, menyatukan orang-orang melalui pengetahuan dunia bukan tanpa tantangan tersendiri. Bagi Elynn Lee, manajer produk di tim Internasionalisasi, salah satu tantangan tersebut adalah menerjemahkan Quora ke 23 bahasa baru untuk melayani komunitas global mereka dengan lebih baik. Untuk melakukannya, tim pengembangan produk Quora telah membangun proses penyebaran berkelanjutan untuk sering mengirimkan fitur dan fungsionalitas baru—tetapi sistem pelacakan bug mereka tidak dapat mengimbangi.

Sebelumnya, proses pelacakan bug dimiliki dan dikelola oleh tim pengembangan produk, melalui alat yang dapat diakses tim. Namun, alat mereka menyebabkan aliran kerja yang terpisah dan mengurangi visibilitas proyek, karena:

• Semua anggota tim Quora didorong untuk mengirimkan laporan bug, tetapi hanya anggota tim pengembangan produk tertentu yang memiliki akses ke alat pelacakan bug mereka.

• Hanya tim yang melakukan push kode yang mendapatkan akses ke alat pelacakan bug—tim lain harus meminta akses ke alat tersebut, yang menyebabkan banyak pekerjaan manual.

• Setiap pertanyaan tambahan harus dikelola melalui email atau Slack, yang menyebabkan keterlambatan informasi penting.

• Untuk mengelola sistem mereka, para teknisi Quora harus membuat fitur kustom untuk membuat sistem pelacakan bug bagi tim mereka.

• Pengembang produk Quora harus memelihara 1 formulir pelacakan bug unik per tim.

Elynn tahu pasti ada cara yang lebih baik, jadi dia mengambil proyek baru yang menantang: menghubungkan seluruh perusahaan dan menemukan sistem yang dapat diakses semua orang.

T: Apakah ada cara yang lebih baik untuk mengirimkan dan melacak bug?

Elynn bertugas menemukan alat yang tepat bagi perusahaan untuk melacak dan mengelola proses pelaporan bug mereka. Dia memulai dengan mewawancarai tim pengembangan produk lain untuk memastikan alat baru tersebut dapat mendukung fitur yang mereka sukai dalam sistem mereka saat ini, sekaligus tetap menyelesaikan masalah penting, seperti menemukan alat yang tidak harus terus-menerus dikelola, disesuaikan, dan diprioritaskan oleh tim Platform Produk Quora. Kemudian, dia mewawancarai rekan tim di berbagai tim non-pengembangan produk—termasuk hukum, keuangan, dan produk—untuk mengetahui apa yang mereka inginkan dari sistem pelacakan bug.

Kami membutuhkan platform yang dapat membantu untuk melacak bug dan mengelola proyek. Ini tuntutan yang menurut banyak orang sangat sulit—hingga akhirnya kami menemukan Asana.

Elynn Lee, Manajer Produk, Quora

Secara khusus, tim Quora membutuhkan alat yang menyediakan:

• Tempat terpusat untuk mengelola proyek sehingga tanggung jawab dan progres jelas bagi pemangku kepentingan lintas fungsi dan pekerjaan tidak terlupakan dan luput.

• Satu saluran standar untuk mengirimkan bug ke tim pengembangan produk yang kemudian dapat mereka triase dan kelola di satu tempat.

• Cara untuk menangkap metadata tugas agar perutean dan triase bug menjadi lebih mudah.

• Sistem yang dapat mereka bangun dan sesuaikan sendiri tanpa dukungan teknis.

Tim Internasionalisasi Elynn menggunakan Asana, jadi meskipun daftar keinginan Quora ambisius, dia tahu itu dapat dicapai. Asana juga mudah digunakan oleh tim teknis dan nonteknis, yang membuatnya menonjol dibandingkan pesaing yang kurang ramah pengguna. Ini memenuhi keinginan personal Elynn: bahwa alat yang dia pilih dapat digunakan oleh semua orang di perusahaan, bukan hanya tim produk dan teknik.

T: Apa lagi yang dapat dilakukan Quora di Asana?

Bagi Elynn, mendapatkan visibilitas dalam pelacakan bug Quora hanyalah permulaan. Dia juga tahu tim dapat memperoleh manfaat dari penggunaan platform manajemen kerja terpusat untuk melacak semua pekerjaan mereka di satu tempat.

Karena Asana berfungsi baik untuk tim teknis maupun nonteknis, Elynn bersiap untuk memperkenalkan Asana untuk penggunaan tambahan: melacak semua proyek triwulanan Quora di Asana. Sebelumnya, setiap tim menggunakan alat manajemen kerja mereka sendiri—faktanya, tim Elynn menggunakan Asana—untuk melacak dan mengelola pekerjaan.

Hampir tidak mungkin melacak proyek yang sebenarnya atau mendapatkan pembaruan status tentang progres pekerjaan karena setiap tim melacak pekerjaan mereka di tempat yang berbeda.

Elynn Lee, Manajer Produk, Quora

Dengan Portofolio, tim kini dapat melacak pekerjaan di sejumlah proyek dan mendapatkan tampilan menyeluruh laporan progres di seluruh inisiatif. Pemimpin tim juga dapat membuat laporan status mingguan dengan Pelaporan status hanya dengan beberapa klik. Kemudian, anggota perusahaan akan dapat melihat semua laporan progres tim dari tingkat Portofolio.

T: Bagaimana Anda memperkenalkan Asana ke seluruh organisasi?

Untuk membantu Quora mengadopsi Asana, Elynn mengambil pendekatan dua arah:

• Pelacakan bug: Elynn memulai dengan membuat dokumen untuk menetapkan konvensi pelacakan bug Asana yang baru. Untuk membuat dokumen ini, Elynn bermitra dengan tim bug, yang terdiri dari satu teknisi dari setiap tim. Dokumen mereka menjawab pertanyaan potensial yang mungkin diajukan anggota tim Quora, seperti cara mengirimkan bug, cara memilah bug, dan hal yang harus dilakukan jika bug ditugaskan kepada Anda. Dengan begitu, semua orang dapat dengan percaya diri segera memulai pelacakan bug di Asana.

• Manajemen proyek dan portofolio: Elynn tahu dia juga ingin memasukkan manajemen portofolio di Quora, untuk meningkatkan visibilitas status setiap proyek. Untuk meluncurkan Portofolio kepada tim Quora, Elynn memanfaatkan pengalamannya di Asana dengan membuat contoh Alur Kerja untuk menunjukkan cara terbaik bagi tim menggunakan Asana untuk manajemen proyek dan portofolio. Setiap pemimpin tim membuat Portofolio untuk timnya, dan pemimpin proyek didorong untuk menambahkan proyek ke Portofolio timnya. Tim didorong untuk melacak apa pun yang mereka inginkan dalam proyek—satu-satunya persyaratan adalah setiap pimpinan proyek membagikan pembaruan mingguan sehingga para pimpinan tim dapat memperoleh tampilan menyeluruh tentang status setiap proyek dari tingkat Portofolio.

Karena saya memiliki banyak pengalaman dengan Asana, saya benar-benar mendorong penggunaannya, karena saya yakin Asana berfungsi dengan baik tidak hanya untuk pelacakan pekerjaan individu, tetapi juga untuk kolaborasi tim dan Manajemen Kerja.

Elynn Lee, Manajer Produk, Quora

Sebagai platform untuk pengetahuan online, tim Quora tidak menghentikan proses onboarding Asana mereka di situ. Elynn juga membuat channel Slack internal untuk menjawab pertanyaan satu kali dan menyediakan ruang bagi anggota tim untuk berkumpul membahas kiat dan trik Asana. Tim Quora juga tidak akan lengkap tanpa berbagi pengetahuan mereka kepada orang lain di Quora. Pengguna Quora—baik pegawai Quora maupun pengguna internet yang penasaran—dapat mengakses Ruang Asana untuk membagikan kiat, tangkapan layar, dan praktik terbaik Asana.

T: Bagaimana Quora menggunakan Asana saat ini?

Tim Quora telah menempuh perjalanan panjang dari pekerjaan terisolasi dan visibilitas yang terpecah. Saat ini, semua pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti ada di Asana, dan para pemimpin tim membagikan laporan progres setiap minggu. Portofolio tugas dan proyek tim dibagikan di tingkat perusahaan, sehingga kolaborator lintas fungsi di seluruh Quora dapat terus mendapatkan informasi terbaru tentang progres proyek.

Harapannya adalah setiap proyek yang dikerjakan tim memiliki laporan proyek Asana terkait. Pemimpin tim membuat laporan progres mingguan, yang kami bagikan melalui Portofolio kepada seluruh perusahaan.

Elynn Lee, Manajer Produk, Quora

Selain itu, semua pelacakan bug ada di Asana. Hasilnya, setiap anggota tim Quora dapat dengan mudah mengirimkan bug baru melalui satu Formulir terpusat, yang dialihkan ke satu proyek. Anggota tim memilih tim mana yang harus menerima bug melalui opsi drop-down. Kemudian, Aturan Asana memberi tahu anggota tim tersebut tentang bug baru, sehingga pekerjaan diprioritaskan lebih cepat dan lebih efisien.

Untuk visibilitas tambahan dalam proses pelacakan bug mereka, para teknisi Quora membangun API kustom dengan Asana, yang menambahkan pengirim formulir sebagai kolaborator pada tugas tersebut. Dengan demikian, pengirim formulir dapat terus mendapatkan informasi terbaru, menjawab pertanyaan tambahan, dan menerima pemberitahuan saat bug telah diperbaiki.

Sebelumnya, hampir tidak mungkin mendapatkan visibilitas pekerjaan yang dilakukan di seluruh tim dan perusahaan karena orang-orang menggunakan alat yang berbeda. Sekarang semua pekerjaan kami terpusat di Asana. Visibilitas ini telah menjadi terobosan baru bagi kami.

Elynn Lee, Manajer Produk, Quora

T: Apa hal selanjutnya untuk Quora?

Setelah membangun visibilitas dan koneksi secara internal, Quora menghadirkan kesempatan itu kepada penggunanya. Baru-baru ini, mereka meluncurkan Quora Spaces, tempat pengguna dapat membuat konten Quora yang dikurasi tentang topik atau subjek tertentu. Elynn dan timnya berupaya menghadirkan Spaces dalam sebanyak mungkin bahasa sehingga setiap pengguna Quora dapat membuat Space. Spaces populer mencakup Simplify Your Life, Machine Learning, dan Straight From the Source.