Bekerja di seluruh perusahaan internasional ini, Tim Operasi Onfido memiliki misi untuk meningkatkan proses agar Bagian menjadi lebih efisien dan efektif. Artinya, membantu orang mencapai lebih banyak hal tanpa mengeluarkan upaya yang tidak perlu.

Sejak Tom Booth, Direktur Operasi, bergabung sebagai anggota kedua Tim Operasi pada September 2019, tim ini berkembang pesat menjadi 28 orang—termasuk Manajer Operasi Naomi Shammas.

Pertumbuhan pesat tim Operasional mencerminkan lintasan Onfido secara keseluruhan. Untuk terus berkembang, mencapai target pendapatan, dan mendorong fungsionalitas lintas departemen, organisasi membutuhkan sistem yang dapat membantu mereka mengatur dan mengelola pekerjaan dengan lebih efektif sekaligus tumbuh bersama mereka.

Penurunan kecepatan spreadsheet

Sebelum Tom dan Naomi bergabung, spreadsheet dan sistem email yang digunakan untuk mengelola pekerjaan telah diidentifikasi sebagai kemacetan. Alat-alat tersebut tidak cocok untuk struktur lintas fungsi yang sesungguhnya, informasi menjadi terpisah, dan ada kurangnya akuntabilitas.

Yang terpenting, spreadsheet juga tidak memiliki keamanan yang diperlukan saat menangani informasi sensitif.

Onfido mulai mengonsolidasikan alat mereka dan memikirkan kembali proses di seluruh organisasi untuk meningkatkan keselarasan dan menerapkan struktur yang dapat berkembang dengan aman.

Memiliki alat yang membuat kami dapat bekerja lintas fungsi dan memberikan informasi yang sama kepada semua orang, secara kolaboratif dan transparan, sangat penting untuk meningkatkan Business kami.

Tom Booth, Direktur Operasi

Mengidentifikasi kebutuhan

Dengan kolaborasi lintas fungsi dan pertumbuhan sebagai inti bisnis Onfido, tim membutuhkan alat yang dapat:

• Menskalakan dengan cepat dan beradaptasi dengan berbagai fungsi di seluruh organisasi, mulai dari operasi pendapatan hingga onboarding pegawai baru

• Mudah digunakan dan intuitif sehingga orang dapat berfokus pada pekerjaan bernilai tinggi

• Dapat terintegrasi secara mulus dengan tech stack mereka (termasuk Slack dan Google Suite)

• Akan diperbarui secara real-time, menjadikan kolaborasi mulus

Tim kepemimpinan bergerak cepat, mengambil keputusan strategis cepat untuk berinvestasi dalam Solusi manajemen kerja, dengan menyadari bahwa ini akan menjadi pusat pertumbuhan hiper di masa depan. Setelah peluncuran awal, mereka menemukan bahwa Asana adalah alat yang sempurna untuk gol mereka yang berfokus pada pertumbuhan.

Sesuatu untuk semua orang

Didukung oleh Tom, Naomi, dan tim mereka, Asana sekarang digunakan di seluruh bagian di Onfido.

Bagian-bagian di seluruh bisnis menggunakan Asana untuk membuat linimasa proyek, mengidentifikasi dependensi, dan menjaga agar semua orang tetap memiliki pemahaman yang sama. Demikian pula, rapat, agenda, dan tindakan semuanya dilacak melalui Asana, memastikan informasi penting tidak pernah luput.

Kami bekerja dengan sangat lintas fungsi, tidak hanya tim operasi, tetapi di dalam Onfido secara keseluruhan. Setidaknya sepertiga pekerjaan di seluruh Business dilakukan dalam apa yang kami sebut 'squad'—tim lintas fungsi dengan perwakilan dari berbagai Bagian yang semuanya bekerja sama menuju gol bersama.

Tom Booth, Direktur Operasi

Meskipun Manajemen Kerja lintas fungsi ini sangat penting, dan kemampuan untuk multi-home pekerjaan di seluruh bisnis telah memungkinkan keselarasan, bagian-bagian di Onfido juga telah menemukan cara Asana dapat beradaptasi dengan kebutuhan mereka:

• Operasi SDM menggunakan Asana untuk melacak semua proses, mulai dari wawancara kerja hingga mengintegrasikan kembali pegawai setelah cuti, sekaligus memastikan keamanan informasi dikendalikan dengan ketat, dan jejak audit yang jelas dibuat. Secara keseluruhan, kinerja audit telah meningkat secara aktif sejak menggunakan Asana.

• Operasi Pendapatan secara otomatis memasukkan umpan balik pelanggan ke papan Asana mereka, memungkinkan mereka mengidentifikasi kebutuhan pelanggan lebih cepat, beserta Alur Kerja yang jelas untuk menanggapi kebutuhan tersebut. Menggunakan aturan dan automasi lebih lanjut mendukung pendekatan yang cepat dan seragam ini.

• Operasi Teknologi melacak Ekosistem Komersial mereka—proyek besar yang berkelanjutan yang mencakup penggunaan platform komersial organisasi, termasuk DealHub dan Salesforce—melalui Asana. Tim dapat membagi dan mengatur bagian pekerjaan yang lebih besar, seperti menambahkan produk baru ke dalam sistem, melalui subtugas dan tag yang dapat diperbarui seiring perkembangan pekerjaan.

Asana adalah impian; Asana memungkinkan kami memiliki visibilitas tentang semua yang sedang kami kerjakan, berkomunikasi dengan baik dengan tim, dan mengelola pemangku kepentingan.

Corey Hume, Manajer Program Desain, Onfido

Onboarding cepat dan koneksi pelanggan yang lebih erat

Dengan menghilangkan kemacetan yang disebabkan oleh alat yang sudah usang, Asana memungkinkan tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk tugas organisasi dan tugas individu serta memiliki kapasitas untuk mencapai target baru dan terus berkembang.

Dengan menciptakan kejelasan dalam proses, Operasi Pendapatan menjadi lebih dekat dari sebelumnya dengan pelanggan mereka. Mengintegrasikan umpan balik Skor Loyalitas Pelanggan (NPS) langsung ke Asana berarti, dalam situasi yang jarang terjadi ketika pelanggan mengajukan isu, tim dapat mengidentifikasi tantangan dan mengambil tindakan dengan cepat. Dengan demikian, kasus penyebab ketidakpuasan pelanggan yang tidak jelas telah berkurang menjadi nol.

Sementara itu, Tim SDM memperkirakan mereka telah mengurangi waktu persiapan untuk setiap minggu onboarding dari 16 jam menjadi sedikit lebih dari 10 jam, dan onboarding satu pegawai dari 2 jam menjadi hanya satu setengah jam.

Dengan fokus pada pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan, penyederhanaan ini sangat penting untuk memungkinkan Tim SDM melakukan onboarding anggota baru sembari meraih target baru.

Saya tidak tahu bagaimana kami akan meningkatkan pegawai dari 200 menjadi 400 tanpa Asana—kami pasti akan benar-benar kesulitan.

Sonia Krakowiak, Pimpinan Operasi Orang

Bagi Tom dan Naomi di tim operasi, menerapkan Asana sebagai lapisan manajemen kerja di seluruh bisnis telah menjadi transformasional. Dengan dapat melacak waktu tunggu, progres proyek, dan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk pekerjaan secara akurat, secara keseluruhan, pengalokasian sumber daya menjadi lebih efektif dan efisien.

Memasuki tahap pertumbuhan luar biasa berikutnya bersama-sama

Ke depannya, Tom dan Naomi akan melanjutkan pekerjaan mereka dalam memastikan organisasi seberorientasi tujuan dan seefisien mungkin dalam tindakan, proses, dan alat mereka.

Sementara itu, mereka akan menggunakan Asana saat memulai Proyek Dovetail—misi untuk menyatukan strategi perusahaan, OKR, metrik, dan mengaitkannya dengan jelas ke tugas setiap individu.

Tapi itu bukan berarti mereka mengurangi upaya di tempat lain. Dengan Asana yang bertindak sebagai tulang punggung yang terukur, Onfido siap untuk pertumbuhan hiper di masa depan di setiap Bagian.