Asana telah digunakan sejak pendirian perusahaan

Sejak didirikan, Exporo telah mengandalkan model bisnis digital dan kolaborasi digital – serta Asana. Dengan demikian, perusahaan yang berkantor di Hamburg Hafencity ini dapat bereaksi dengan cepat dan gesit terhadap kebutuhan pasar, karena proyek dan konten dipetakan secara efisien dan lintas fungsi melalui proses digital. Björn Maronde, koordinator perlindungan data di Exporo dan bertanggung jawab atas administrasi TI dan keamanan informasi, adalah konsultan TI lepas selama 12 tahun sebelum bergabung secara permanen dengan Exporo. Dia sudah terlibat dalam peletakan batu fondasi yang sukses sejak fase pendirian. Karena ia sudah mengenal Asana sebelumnya, bagi Maronde, faktor penentu adalah memasukkan Asana sebagai alat manajemen kerja ke dalam proses perusahaan Exporo sejak awal. Sejak awal, sistem yang dibangun harus memungkinkan pekerjaan lintas fungsi dalam tim, berfungsi sebagai titik kontak utama untuk pekerjaan proyek, dan dapat mencatat tujuan serta tugas di tingkat tim dan karyawan. Alat digital dan ringkas Asana sangat cocok untuk proses bisnis otomatis Exporo. Ternyata Asana memiliki lebih banyak keunggulan daripada sekadar manajemen proyek.

Penetrasi 100% – semua karyawan menggunakan Asana

Sejak perusahaan didirikan, lanskap sistem Asana telah menjadi dasar untuk koordinasi terstruktur proses operasi. Asana digunakan di seluruh departemen di seluruh perusahaan. Masing-masing dari 181 karyawan Exporo memiliki akun di Asana untuk digunakan dalam aktivitas tim atau tugas pribadi. Selain itu, karyawan eksternal dan mitra, seperti konsultan pajak atau petugas perlindungan data, juga dapat diundang. Karena Asana telah digunakan di Exporo sejak awal, tidak ada masalah seperti “beralih ke metode kerja baru” atau “mengintegrasikan proses Asana ke dalam departemen”. Namun demikian, pelatihan berkelanjutan bagi karyawan diperlukan, terutama untuk fungsi baru. Hanya dengan cara ini, karyawan dapat memanfaatkan sepenuhnya semua keunggulan platform dan, misalnya, mengakses semua informasi dan tugas yang relevan.

Alat seperti Asana paling mendukung kolaborasi ketika sebanyak mungkin rekan kerja bekerja bersama dengannya – dan di Exporo, kami 100% bekerja dengan Asana.

Transisi yang lancar ke kerja dari rumah

Peralihan ke kerja dari rumah yang makin sering terjadi juga berjalan lancar di Exporo. Berkat Asana, tidak ada gangguan signifikan dalam operasi bisnis. Misalnya, departemen seperti SDM, Pemasaran, Teknologi/Pengembang, dan Kontrak sangat bergantung pada alat ini dalam bisnis sehari-hari mereka. Departemen Kontrak, yang bertanggung jawab atas kontrak untuk pengembang proyek dan investor, pertama-tama harus membuat kontrak yang sah secara hukum, kemudian mengelolanya, misalnya untuk mencegah wanprestasi. Saat ini, proses dioptimalkan di Asana, misalnya untuk mengurangi dokumen fisik, mendapatkan gambaran yang jelas tentang status proyek terkait, dan lebih meningkatkan koordinasi dalam tim. Dengan demikian, setiap karyawan akan mengetahui tugas dan tenggat waktunya sendiri. Dari pencarian proyek yang sesuai hingga pendanaan dari investor, alat manajemen kerja ini memberikan dukungan melalui tugas, subkelas, dan tanggung jawab. Setiap langkah dapat dilacak secara detail dengan mudah dan praktis.

Teknologi di balik Asana terus mengalami peningkatan. Saat ini, tugas dan topik yang jauh lebih kompleks dapat ditangani. Namun, pengguna tetap dapat menggunakannya dengan mudah.

Peningkatan produktivitas sejak awal

Karena Exporo telah menggunakan Asana sebagai alat manajemen kerja sejak perusahaan ini didirikan, perusahaan ini memiliki dasar yang solid dan terpusat untuk manajemen proyek dengan opsi ekspansi yang sangat besar untuk masa depan. Dengan pengembangan berkelanjutan Asana, Exporo dapat menghadapi tantangan baru yang terus muncul, tetap fleksibel, serta menemukan solusi yang cepat dan solid. Saat ini, Exporo juga mendapatkan manfaat dari integrasi Asana dengan layanan messenger “Slack”, yang terutama digunakan untuk komunikasi internal di perusahaan. Di sini, tugas dapat dengan mudah disertakan dan dilacak dalam obrolan grup atau pesan langsung dengan satu klik.

Björn Maronde telah mengenal Asana selama bertahun-tahun dan menyaksikan perkembangan alat ini yang begitu cepat. “Dulu Asana adalah alat yang sangat sederhana untuk tugas-tugas bisnis. Saat itu, cara kerjanya sangat linear, mirip dengan daftar belanja. Di sisi lain, alat lain sangat berorientasi pada teknologi dan penggunaannya lebih rumit. Di sana, pertama-tama harus membuat basis data untuk membuat formulir dan memasukkan data.” Dia yakin alat ini terus berkembang.

Perkembangan Asana dan dukungan yang luar biasa

Sejak beralih ke versi Business Asana setahun yang lalu, Exporo memiliki kontak khusus di Tim Customer Success, yang telah memberikan dorongan efisiensi lebih lanjut. Maronde berkomunikasi dengan Asana setidaknya sebulan sekali. Kontak pribadi di Asana sekarang sangat memahami proses bisnis Exporo dan secara proaktif memberikan saran yang relevan tentang fitur baru. “Kami secara aktif dilibatkan,” kata Maronde. Kemudian, ia segera memeriksa secara internal apakah dan bagaimana fungsi-fungsi baru ini dapat digunakan secara bijak dan menguntungkan di Exporo. Sebaliknya, tim dukungan memberikan bantuan sebesar mungkin untuk setiap permintaan. Pelatihan yang dilakukan Asana sangat disukai oleh karyawan. Para ahli Asana sangat menguasai materi dan dapat menyampaikan pengetahuan mereka dengan sangat baik. Penggunaan dan proses yang sudah ada, yang sebelumnya sudah dijalankan dalam alat ini, dapat diperkuat berkali-kali lipat melalui integrasi versi baru dan pelatihan. Meskipun Exporo telah mengintegrasikan penggunaan Asana ke dalam alur kerja dengan sangat mandiri, Björn Maronde tetap merekomendasikan untuk secara rutin berkomunikasi dengan para ahli di Tim Customer Success Asana.

Anda akan mendapatkan tips bermanfaat dan dapat menggunakan Asana dengan lebih baik dan lebih mudah. Saya jarang mendapatkan dukungan pelanggan yang begitu baik seperti yang saya dapatkan dari Asana.

Asana sebagai solusi yang berjalan dengan sendirinya di Exporo

Karyawan Exporo secara mandiri memikirkan cara untuk lebih mengintegrasikan komponen individu dari alat tersebut ke dalam pekerjaan sehari-hari dan departemen mereka. Misalnya, departemen seperti SDM atau Kepatuhan menggunakan fungsi “Formulir” untuk menerima dan memproses permintaan. Karyawan merencanakan, mengatur, dan merestrukturisasi sendiri keseharian mereka. Untuk itu, mereka secara aktif berinteraksi dengan sistem. Maronde: “Seorang rekan kerja yang telah menetapkan target untuk seluruh kuartal, dengan dukungan Asana, dapat mencapainya di awal kuartal. Exporo mengandalkan keterlibatan aktif karyawan untuk mengoptimalkan proses. Itulah yang membuat perusahaan muda berbeda. Ini menyenangkan karena semua orang bekerja sama.”

Asana Forms dan Goals

Dengan fungsi baru Asana, Forms dan Goals, Exporo memusatkan proses-proses tertentu secara terarah. Dengan Forms, Anda hanya perlu mengirimkan satu tautan kepada karyawan – formulir yang disimpan di Asana kemudian berisi semua pertanyaan dan topik yang relevan dengan proses tersebut. Dengan fungsi “Goals”, seluruh tujuan perusahaan dapat dihubungkan dengan tugas yang diperlukan dan kemajuannya dapat dipantau. Dengan demikian, tim dapat bekerja sama dengan lebih terfokus. Dengan Goals, sasaran dapat langsung dihubungkan dengan tugas tanpa langkah perantara. Dengan demikian, Goals memberikan kejelasan tentang tugas, proses, sasaran, dan hasil.

Basis data yang solid sangat penting untuk kecerdasan bisnis

Untuk analisis perusahaan yang sistematis, Asana diintegrasikan langsung ke dalam Business Intelligence (BI) Exporo. Asana terintegrasi secara mendalam, dan semua data yang relevan disimpan di gudang data. Dengan demikian, perhitungan yang kompleks dapat dilakukan, seperti probabilitas untuk peristiwa tertentu. Laporan standar di sini tidak hanya digunakan untuk penggunaan internal, tetapi juga untuk pelaporan kepada investor. Dengan integrasi BI, analisis dapat dilakukan untuk mengetahui di mana masalah terjadi. Misalnya, terkait tiket dukungan, rekan kerja dapat melihat sekilas berapa banyak tiket yang sedang diproses atau masih terbuka dan berapa lama rata-rata waktu pemrosesan tiket. Dengan cara ini, banyak data lain dari Asana secara rutin ditransfer ke alat BI melalui antarmuka. Dengan demikian, manajemen memiliki gambaran konkret tentang semua proses.