Neha Ghosh, Marielle Martin, dan Shani Tucker adalah tiga anggota tim yang berupaya mewujudkan misi B Lab. Neha bertugas sebagai Admin TI, serta Pimpinan Produk dan Teknologi, yang mengawasi alat dan ekosistem teknologi B Lab untuk membantu organisasi beroperasi dengan lebih efisien. Marielle adalah Perencana Acara B Lab, yang menyelenggarakan acara untuk perusahaan bersertifikasi B Corp, tim internal, dan perusahaan yang tertarik untuk mempelajari selengkapnya tentang cara mendapatkan sertifikasi. Dan Shani, desainer di tim pemasaran, mengelola standar kreatif dan merek untuk pasar Amerika Serikat dan Kanada.

Saat Neha bergabung dengan B Lab, ia melihat bahwa berbagai tim di organisasi menggunakan banyak alat. Tanpa tempat terpusat tempat anggota tim dapat melacak pekerjaan, tidak ada yang memahami apa yang sebenarnya sedang dikerjakan. Akibatnya, beban kerja di semua tim tidak seimbang, pegawai kewalahan atau frustrasi, dan proses menjadi makin tidak efisien. Misalnya, Shani membutuhkan waktu berminggu-minggu lebih lama untuk membuat aset kampanye pemasaran dan tim Marielle tidak dapat mendukung lebih banyak acara. Dalam perannya sebagai Admin TI, Neha memutuskan bahwa B Lab perlu menyederhanakan dan mengadopsi satu alat utama untuk mengelola pekerjaan mereka.

Memenuhi kebutuhan akan kesederhanaan

Saat mencari alat, Neha berfokus pada tiga kebutuhan utama:

• Cara untuk menyederhanakan alur kerja dan proses dengan membuat templat proyek, mengelola perencanaan sprint, dan memindahkan komunikasi dari tempat terpisah ke satu tempat terpusat.

• Tampilan kustom memungkinkan semua orang melacak pekerjaan mereka dan mengelola alur kerja mereka dengan cara mereka sendiri.

• Alat untuk menjembatani kesenjangan antar-tim sehingga siapa pun dapat membuat permintaan kerja baru kepada tim lain dan melihat progres kerja bersama-sama. Semua orang dapat memahami hal yang sedang dikerjakan rekan tim mereka—dan seberapa banyak.

Untuk memilih alat, Neha dan timnya menggunakan pendekatan yang benar-benar seperti di laboratorium: grup pengujian pengguna. Setelah menguji berbagai produk, para kelompok memilih Asana karena menyediakan banyak tampilan, struktur tim yang jelas, templat untuk menyederhanakan alur kerja, pustaka sumber daya pelatihan online, dan harga khusus untuk organisasi nirlaba.

B Lab menciptakan seluruh budaya mini seputar adopsi dan peluncuran Asana dengan mengembangkan beberapa sesi pelatihan berdasarkan alur kerja dan peran serta mengidentifikasi juara di setiap tim untuk mendorong penerapan praktik terbaik. Dengan bantuan video dan tutorial, para juara di B Lab membantu menyebarkan penggunaan di seluruh organisasi.

Kunci untuk membantu orang melihat nilai Asana adalah menemukan titik integrasi antara berbagai alat yang mereka gunakan—begitu mereka dapat menautkan perangkat lunak khusus alur kerja ke Asana, mereka langsung memahaminya.

Neha Ghosh, Dukungan Pelanggan dan Admin TI - Produk & Teknologi

Proses pemasaran dan desain lebih cepat dan lebih transparan

Untuk proyek lintas fungsi seperti peluncuran pemasaran, tim Shani mengelola sprint dan permintaan untuk tim kreatif dan pemasaran dengan Asana. Ini memungkinkan orang-orang melihat status pekerjaan, memahami beban kerja tim lintas fungsi, dan mengirimkan permintaan mereka melalui berbagai kanal, seperti Slack atau Google Formulir. Saat mereka dapat mengerjakan sprint bersama-sama dengan lebih efektif, tim pemasaran dan desain menghasilkan kampanye dan materi kreatif merek lebih cepat.

Menggunakan Asana untuk menanggapi permintaan membantu saya benar-benar bersikap transparan dengan pemangku kepentingan lintas fungsi mengenai kapasitas tim dan batas waktu.

Shani Tucker, Desainer Grafis

Produksi acara yang efisien memungkinkan adanya acara 12x lebih banyak

Mengelola kalender acara besar menggunakan Asana memungkinkan Marielle menyederhanakan prosesnya untuk semua acara menggunakan templat. Ini juga memberikan visibilitas bagi tim lintas fungsi terkait acara yang sedang diproduksi Marielle dan timnya serta berapa banyak pekerjaan yang dapat mereka tangani. Faktanya, menggunakan Asana telah membantu Marielle meningkatkan jumlah acara yang dihasilkan timnya menjadi dua belas kali lipat, dari satu acara tahunan menjadi lebih dari dua belas acara yang kini dihasilkan untuk pegawai, B Corp bersertifikat, dan masyarakat luas.

Dengan Asana, kami telah berkembang dari menyelenggarakan satu acara tahunan menjadi memiliki lebih dari dua belas acara dalam jadwal kami sepanjang tahun. Sangat menyenangkan dapat meningkatkan kemampuan kami untuk mendukung keterlibatan dengan korporasi bersertifikat, komunitas, dan staf kami.

Marielle Martin, Perencana Acara

Orientasi dengan Asana menyiapkan pegawai untuk meraih kesuksesan

Onboarding pegawai baru menggunakan Asana memungkinkan Neha dan seluruh organisasi B Lab untuk membantu semua pegawai memiliki pemahaman yang sama sejak hari pertama mereka bergabung ke tim. Pegawai baru merasa lebih diterima, dilibatkan, dan menggunakan Asana memberikan mereka pengalaman positif secara keseluruhan. Bagi Neha dan pegawai baru B Lab, “seluruh proses terasa lebih profesional dan tertata dengan Asana,” ujar mereka.

Membawa perubahan besar, bukan menyelesaikan isu-isu kecil

Sebagai organisasi nirlaba, B Lab harus menangani banyak hal dan ingin menyelesaikan berbagai macam masalah. Dengan Asana, mereka dapat menata pemikiran dengan lebih baik, fokus pada pekerjaan yang paling berdampak, dan menyelesaikannya secara efisien. Dan dengan mempertimbangkan gol mereka di tahun 2020—untuk menjadi organisasi global yang lebih inklusif—mereka siap untuk berfokus pada pekerjaan terpenting yang dapat mereka lakukan.

Menggunakan Asana memungkinkan kami untuk fokus pada sistem besar dan gambaran umum perubahan yang ingin kami hasilkan—alih-alih mencoba menyelesaikan setiap isu kecil.

Shani Tucker, Desainer Grafis