Bantu tim Anda menggunakan Asana

Untuk membantu tim Anda menggunakan Asana, kami telah menganalisis kesamaan tim-tim tersukses di Asana, menyalurkan keahlian Manajer Kesuksesan Pelanggan kami, dan menggabungkan beragam strategi manajemen perubahan tepercaya untuk menyusun kerangka kerja “Jalan Perubahan Asana” yang diuraikan dalam artikel ini.

Agar kesuksesan maksimal, kami juga merekomendasikan Anda untuk:

• Mengimpor daftar periksa onboarding tim kami ke domain Asana Anda sendiri.
• Mendaftar webinar langsung kami, "Perkenalkan Asana ke tim Anda", atau lihat kursus mandiri kami, "6 langkah memperkenalkan Asana" di Asana Academy.

1. Jawab "Mengapa Asana"

Sebelum mengundang tim ke Asana, pastikan Anda memiliki alasan menarik untuk menggunakannya. Untuk membantu Anda menjawab "mengapa Asana?", selesaikan latihan berikut.

Bayangkan kesuksesan

Pertama, bayangkan dunia ideal di mana tim menggunakan Asana dan apa yang akan Anda capai. Tanyakan:

• Manakah gol yang akan Anda capai dengan bantuan Asana?
• Hal apa yang mungkin terjadi di masa depan yang tidak mungkin terjadi sekarang?

Identifikasi kesulitan umum

Berikutnya, identifikasi kesulitan umum yang membuat Anda lebih memilih Asana yang akan sesuai dengan pengalaman tim.

Kesulitan umum	Contoh
Tanggung jawab tidak jelas	Item tindakan di email serta alat lain hilang dan rekan tim tidak mengetahui batas waktu atau tanggung jawab mereka
Kolaborasi penuh tantangan	Bekerja sama dengan berbagai tim sulit atau serah terima antara rekan tim kacau
Proses tidak konsisten	Saat memulai pekerjaan, Anda memulai dari awal atau semua orang melakukannya dengan sedikit berbeda
Manajemen proyek sulit	Anda memiliki sistem yang terlalu sederhana atau terlalu kompleks sehingga menyulitkan untuk merencanakan proyek dan mengetahui progres proyek

Buat pernyataan "Mengapa Asana" Anda

Sekarang, Anda siap menyusun pernyataan "Mengapa Asana" menggunakan struktur ini:

“[Nama Tim/Organisasi] menggunakan Asana untuk mengelola [proyek dan proses ini] untuk mengurangi [kesulitan umum ini] sehingga kita dapat mencapai [gol ini].”

Contoh: Sebagai tim desain, kita menggunakan Asana untuk mengelola permintaan desain dan proyek kampanye pemasaran guna mencegah permintaan yang tidak jelas dan mengeliminasi pekerjaan duplikat sehingga kita dapat menepati batas waktu kampanye, mengerjakan prioritas utama, dan mencegah burnout tim.

Bentuk aliansi penggunaan Anda

Selanjutnya, buat kelompok yang beranggotakan paling sedikit tiga orang untuk membentuk "aliansi penggunaan" yang terdiri dari peran berikut:

1. Pembuat kaidah—Membuat aturan dasar tentang cara menggunakan Asana dan menjawab pertanyaan yang diajukan rekan tim selama proses berlangsung (contoh, pemimpin tim, manajer program, atau koordinator tim).
2. Pembangun kesadaran—Pemimpin yang percaya pada tim dan mengingatkan tim tentang pernyataan gol "Mengapa Asana" sehingga tim merasa yakin (contoh, eksekutif, direktur, pemimpin tim).
3. Advokat Asana—Seseorang yang membantu pembuat kaidah untuk menjalankan pekerjaannya, menjadi teladan, dan mendorong serta mengapresiasi rekan-rekan satu tim atas upaya mereka (contoh, kontributor individu).

2. Ketahui situasi terkini Anda

Dengan alasan yang jelas tentang mengapa tim akan menggunakan Asana, sekarang Anda dapat memutuskan jenis alur kerja, proses, atau proyek yang ingin dicoba terlebih dulu. Alur kerja adalah proses atau rangkaian langkah yang diambil untuk menyelesaikan banyak hal, misalnya, membuat video atau meluncurkan produk baru. Manajemen alur kerja berarti membangun dan melacak proses-proses tersebut.

Alur kerja spesifik yang dicoba akan bergantung pada tim Anda, tetapi cobalah memilih sesuatu yang:

• Kolaboratif, melibatkan komunikasi antara sejumlah pemangku kepentingan
• Spesifik dengan gol yang jelas, hasil akhir, atau durasi yang terikat waktu

Lihat semua inspirasi dari kami tentang cara menggunakan Asana.

Terakhir, letakkan dasar kesuksesan berikutnya dengan membentuk struktur tim Asana Anda. Secara umum struktur tim Anda di Asana harus mencerminkan bagan organisasi Anda.

Jika hanya satu tim yang menggunakan Asana, Anda dapat menyusun tim berdasarkan struktur jabatan, inisiatif, atau grup kolaboratif dalam tim tersebut.

3. Buat proyek pertama Anda

Pastikan untuk menyurvei tim tentang waktu yang saat ini mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, hal yang tidak menghasilkan kemajuan, dan masalah yang ingin mereka selesaikan. Dengan demikian, Anda dapat melihat dampak Asana dan apakah Asana menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

Saat membangun proyek pertama, Anda juga harus memahami kesesuaian Asana dengan alat lain yang Anda gunakan sehingga Anda dapat menentukan ekspektasi yang jelas untuk tim mengenai pekerjaan apa yang berlangsung di mana.

Tidak yakin memulai dari mana? Cobalah memulai dengan templat.

Mulai berkolaborasi

Undang sekelompok kecil rekan tim untuk mencoba Asana agar terbiasa dengan fitur dan praktik terbaik yang direkomendasikan. Asana itu fleksibel, jadi jangan takut mencoba banyak hal sekalipun hasilnya tidak "sempurna".

Jika Anda sudah siap, undang semua anggota tim dan gelar rapat perdana Asana untuk berbagi informasi mulai dari langkah awal dan memperkenalkan Asana serta alur kerja pertama Anda kepada tim.

Unduh templat slide rapat perdana Asana kami dengan mendaftar webinar populer rapat perdana tim Asana, lalu personalisasikan sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

4. Dorong tim dan rayakan kemenangan

Bagikan sumber informasi untuk “memulai” dari kami di bawah ini guna membantu rekan tim mempelajari dasar-dasar Asana:

• Pelajaran Asana (15 menit) untuk mendapatkan ikhtisar singkat dengan akses cepat ke fitur dan contoh.
• Ikuti Webinar Pelatihan Dasar-Dasar Asana (60 menit) bersama pelanggan lain untuk bekerja secara langsung dengan para pelatih dan dapatkan jawaban atas pertanyaan Anda.

Menentukan dan memberlakukan kesepakatan Asana

Beberapa tim mengalami kendala ketika rekan-rekan tim tidak yakin kapan dan mengapa harus menggunakan fitur tertentu. Seorang rekan tim mungkin tahu cara membuat tugas, tetapi ia tidak yakin kapan harus menandai tugas selesai atau cara memprioritaskannya. Baca artikel ini untuk mempelajari selengkapnya tentang cara menetapkan kesepakatan tim di Asana.

Perkirakan dan terima kesalahan! Pembuat kaidah harus secara konstruktif mengarahkan kembali rekan-rekan tim jika mereka melupakan kesepakatan yang telah ditetapkan.

5. Bersiap untuk kesuksesan berikutnya

Setelah tim mulai berjalan, lanjutkan untuk memberlakukan kesepakatan dan jadikan Asana sebagai sumber kebenaran tunggal untuk menjawab pertanyaan terkait proses yang Anda buat. Beberapa ide untuk membantu Anda memulai:

• Siapkan proyek Asana untuk pertanyaan serta umpan balik dan cek setiap minggu.
• Rayakan kemenangan awal tim Anda, besar maupun kecil! Aliansi penggunaan Asana Anda mungkin membuat sistem insentif atau perayaan untuk pembelajaran dan penggunaan Asana.
• Siapkan ruang aman yang memungkinkan orang-orang mencoba fitur tanpa perlu takut "merusak" sesuatu.
• Cobalah "tantangan hari tanpa email" untuk mengetahui apakah tim Anda dapat menjalani hari atau minggu tanpa saling mengirim email, dan memilih Asana sebagai pengganti email.

Anda juga perlu membuat rencana onboarding rekan-rekan tim yang baru agar mereka memiliki informasi terkini dengan cepat. Lihat templat onboarding pegawai untuk inspirasi dan pertimbangkan untuk mengintegrasikan onboarding Asana dengan proses onboarding pegawai umum Anda.

6. Nilai hasil dan perluas penggunaan

Setelah menggunakan Asana selama beberapa bulan, renungkan kembali hal yang Anda buat di bagian satu dan buka kembali dasar tim yang Anda survei di bagian dua untuk mengetahui progres. Tanyakan kepada tim:

• Apakah kita mencapai gol awal?
• Apakah proses baru berjalan lancar?
• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan yang sama dibanding sebelumnya?
• Seberapa efektif Asana dibanding ekspektasi kita? Apakah Asana telah menyelesaikan masalah seperti yang kita harapkan?

Jika Anda telah berhasil dan menyelesaikan linimasa, sampaikan pencapaian dan progres Anda ini kepada sponsor eksekutif serta pemangku kepentingan. Jika belum, Anda juga dapat mulai menambahkan lebih banyak proses, proyek, dan alur kerja ke Asana.

Sumber daya lainnya

Proses belajar tidak berhenti di sini. Lihat cara tim lain menggunakan Asana dan pelajari praktik terbaik lain dari berbagai macam sumber daya kami:

• Pelajari konten ini selengkapnya di webinar “Perkenalkan Asana ke tim Anda” kami atau dengan melihat kursus mandiri "6 langkah memperkenalkan Asana" kami
• Daftar Periksa Onboarding Tim adalah templat proyek Asana yang menjelaskan setiap langkah dalam artikel ini.
• Tutorial video di Asana Academy.
• Asana Academy untuk kursus populer yang komprehensif.
• Forum Komunitas Asana untuk berkomunikasi dengan pelanggan dan penggemar Asana.