在沒有工作管理標準的情況下原地踏步

在 2014 年採用 Asana 之前， Venture for America (VFA) 依賴試算表和 CRM 系統的組合來管理專案和任務。 這帶來了幾個挑戰，包括：

• 缺乏標準化：每個部門都使用不同的工具，並以不同的方式進行專案工作，這使得協作變得困難。

• 沒有事實來源：重要任務發生遺漏，因為資訊很快就過時，且無法據以行動。

• 缺乏靈活性：團隊無法依據其特定需求調整工具。 例如，專門負責專案管理的團隊所需的平台，與專門負責管理客戶關係的團隊所需的平台不同。

總而言之，團隊覺得自己原地踏步，無法以可擴充的方式運作。

尋找跨職能解決方案

作為一個追求徹底透明度的跨職能團隊，VFA 希望有一個工具能提高整個組織正在進行的工作的可視度。 團隊還希望有一個彈性的工具，讓每個團隊都能依據自己的工作流程進行自訂。

VFA 選擇了 Asana，因為它讓資訊變得透明，並且可供其跨職能團隊存取。 此外，團隊也認同 Asana 的公司價值觀。 從協作、避免走捷徑到在工作中注入熱情，VFA 每天都努力體現這些價值觀。 最後，作為一個充滿活力的團隊，VFA 團隊正在尋找一種能夠讓其成員在不需要大量資源的情況下高效完成工作的工具。

在決定採用 Asana 後，VFA 從一個 Asana 倡議者小團隊開始，他們是推廣整個組織使用該平台的關鍵。 為確保每個人都能有效使用 Asana，Amy 和她的團隊舉辦了個別 Asana 會議，以及每半年一次的「午餐學習」，讓團隊能夠深入瞭解特定功能。 這些午餐學習至今仍在進行。 Amy 還在 Asana 中追蹤自己的工作，以身作則。 如此一來，她的團隊就知道 Asana 是一個關鍵工具，也是管理工作的實際平台。

Asana 作為資助管理的關鍵

如今，VFA 在整個組織中使用 Asana 來管理所有計劃和工作。 Amy 和團隊估計，由於在 Asana 中簡化工作並避免不必要的後續追蹤，每個人每天可節省約 45 分鐘。

團隊在 Asana 中執行的最重要功能之一，是每年管理超過 45 份資助申請。 作為非營利組織，合規性是 VFA 的首要考慮。 Asana 使多個團隊能夠協調從最初的意向書到最終提交的整個資助管理流程。 由於所有內容都在 Asana 中進行管理，因此財務團隊知道何時需要編制預算和報告，而 Amy 也知道何時待審查資助文件。 擁有一個組織中所有人都可看見的資助專案，且其中包含所有相關文件，有助於確保他們能夠申請更多資助，並獲得更多資金。

由於我們可以在 Asana 中輕鬆安排資助的優先順序，因此我們不會錯過獲得資金的機會，這是讓我徹夜難眠的事情。

除了資助管理之外，VFA 還仰賴 Asana 來管理研究員體驗。 VFA 在 Asana 中執行其研究員甄選流程，以及為期一個月的研究員訓練營計劃，該計劃是研究員對 VFA 的第一次介紹。 由於每年都會推出研究員計劃，專案關係人只需複製先前的 Asana 專案，即可啟動目前年度的規劃。Amy 和她的團隊估計，由於使用 Asana 簡化了規劃流程，每次大型活動至少可節省三個工作日。

減少我們對大腦和記憶的依賴，會使未來的自己生活更加輕鬆。 Asana 能幫助人們降低大腦的認知負擔並提供明晰（度）。

藉助 Asana 邁向新的十年

現在，VFA 已透過 Asana 為未來的成長奠定了穩健的基礎，他們計劃在邁入 10 週年之際，以新計劃的形式發展其能力，其中包括一項專注於多元化的加速器和一項影響力研究。 這些投入量主要用於確定 VFA 團隊在未來十年如何擴大其影響力，最終將形成一系列針對 VFA 未來的建議。 而這些新計劃中的每一項都將在 Asana 中進行管理。