曼徹斯特市議會的溝通部門及其內聘的設計和廣告工作室M-Four負責籌備這些活動，以及全市的溝通活動。

而他們過去都是在紙上完成這一切。

M-Four 的設計師會列印簡介，以指導專案中所有創意元素的開發，例如數位廣告、T 恤和手冊。 他們將簡介文件存放在每個資產的不同「工作袋」中：這些笨重的橘色袋子由隊友親自在辦公桌之間搬運，將作品交接到下一個製作階段。

但每個行銷活動或活動至少需要 100 個創意元素……因此 M-Four 辦公室內有許多橘色袋子四處飄來飄去。

紙張開始變得雜亂，有時還會遺失。 M-Four 工作室經理 Shawn Bahlmann 知道，他由 12 名設計師組成的團隊需要數位化：

• 他們浪費時間列印紙本、翻找堆疊的文件以尋找資訊，以及將袋子從一張桌子搬到另一張桌子。

• 校樣、簡介和書面核准遺失時，工作就會發生遺漏。

• 隊友和經理必須不斷追蹤資訊，以查看專案狀態以及整個團隊正在進行的事情。

這是「工作附帶事務」的典型範例，即侵蝕技能型任務和策略的行政管理事務。 根據工作剖析索引，英國的工作者將 60% 的時間花費在這些行政管理活動上。

Shawn 開始尋找工作管理工具，以幫助 M-Four 實現無紙化，並重新專注於高影響力的工作。

我們真的把這些大型工作袋拿在手上，在辦公桌之間來回搬動，在行銷團隊中傳遞，以進行文案撰寫、校訂和核准。 我們的辦公桌上堆滿了文書。

Shawn Bahlmann，M-Four 工作室經理

尋找「紙本以外的任何東西」

Shawn 導入 Asana，首先選擇了幾位設計師來試用該平台。 接著，他與團隊的其他成員進行了基本培訓，他們成功管理了幾個小型專案。 大型轉變伴隨一個名為 Manchester Day 的大型專案而來，這是一場涵蓋全市的盛大活動，包含 150 多個設計要素。 這一切進展順利，團隊設定了截止日期，停用紙本簡報袋，並將 100% 的工作內容轉移至 Asana。

為了支援採用，Shawn 設定了專案範本，其中指定了不同資產的建立流程。 這簡化了生產，並幫助設計師知道接下來的發展方向，從而提高了效率，並擴展到數百個設計工作。

第一個大型專案是真正的考驗。 那時我們回顧過去，說：「你知道嗎？ 這比去年的活動快得多、順利得多、透明度也高得多。我們被說服了。

Shawn Bahlmann，M-Four 工作室經理

減少「工作附帶事務」意味著更好的結果

如今，M-Four 的所有創意專案都在 Asana 中進行管理，大幅減少了列印簡介和搬運工作袋等累積的行政工作。 在製作流程中，每個創意元素可能只花費五分鐘，但每個活動同時有 100 多個進行中的元素，這額外的五分鐘在數週和數月間會累積起來。 團隊估計，他們現在每個活動或行銷活動可省下兩到三天的時間，讓他們有更多時間專注於策略、媒體計劃和設計。

隨著資訊變得更易於存取，協作也有所改善。 隊友現在可以跳入任何專案，查看其歷史記錄、參與者、對話和附件，而管理層則可以快速查看整個組織中的專案狀態。

還有什麼好處？ 士氣更高，壓力更少，因為設計師現在可以遠端工作，這在以前是不可能的。 而在辦公室，辦公桌終於變得整潔。

我們從管理方面節省的時間，現在可以用於設計工作或行銷策略。

Shawn Bahlmann，M-Four 工作室經理

放眼曼徹斯特市區之外

現在，M-Four 的設計團隊有更多寶貴的時間可以投入技能型工作，他們已經贏得了曼徹斯特市議會以外組織的多項大型商業工作。 他們也將在 Asana 中管理這些專案的溝通，並將新客戶帶到平台上進行協作。

沒有紙本文件的負擔，他們可以自由發揮。