Deneb Petterson 是Clas Ohlson在芬蘭的數位行銷計劃負責人。 Deneb 及其線上行銷團隊負責透過引人入勝的數位行銷活動、有效的社交媒體策略和線上廣告，激發人們對公司產品的興趣，並為其網站帶來流量。 若要成功完成所有這些工作，並最終促成線上訂單，團隊中的每個人都必須緊密協調。

七年前，Deneb 開始領導團隊時，他們使用試算表來規劃及管理工作，這使得即時協作變得不可能。 一次只能有一個人使用一個檔案，因此經常會建立同一份試算表的多個版本，而且沒有人知道哪一個是事實來源。 團隊還浪費大量時間，在工作進展或計劃變更時手動更新試算表，這還是假設他們記得更新。

Deneb 知道團隊一定有更好的方式來管理所有工作，並更有效地進行協作。 幸運的是，他計劃在這段時間參加赫爾辛基著名的 Slush 會議，並希望在與其他科技愛好者交流的同時找到答案。

尋找能夠實現完美協作的工具

在 Slush 期間，Deneb 與其他數位行銷人員交談，並分享了他的團隊在管理行銷活動和社交媒體行事曆時所面臨的挑戰。 有幾個人建議他了解 Asana。 經過一些研究，他發現：

• 多個人可以同時在專案或任務中進行協作

• 更新會即時反映，且所有人都可看見

• 可透過多種版面配置檢視工作，包括清單和行事曆

• 電子郵件可以轉寄到工具中，以便建立可執行的任務，從而避免工作遺失於收件匣中

• 行動應用程式可讓他們即使遠離辦公桌，也能靈活存取工作

Asana 滿足了 Deneb 尋找的所有需求，因此他一回到辦公室，就向團隊介紹了 Asana。 為了讓每個人都能熟悉新工具和工作方式，他舉辦了培訓，讓每個人都能熟悉 Asana 的運作方式。 他還針對團隊應如何組織工作制定了指南和慣例，以便每個人都能以一致的方式規劃和管理工作。 從那時起，他鼓勵他們從小事開始，在 Asana 中組建一個專案，並隨時解答他們的任何疑問。

藉助 Asana，您可以靈活地在不同檢視中管理工作，具體取決於哪種方式最適合專案或流程。 例如，我們使用行事曆檢視來管理社交媒體計劃，以便輕鬆查看貼文發佈的時間。

透明度可提高跨團隊的一致性和效率

現在，整個芬蘭辦公室都使用 Asana 來管理工作。 每個人都可以看到跨團隊正在進行的工作，這有助於他們保持同步，因為他們是以相同的資訊為基礎進行工作。 以下是 Clas Ohlson 芬蘭辦公室如何使用 Asana 來提高營運效率的一些範例：

策略規劃：他們在 Asana 中追蹤年度策略計劃，以便辦公室中的每個人都能看到地區和公司的首要事項。 這有助於他們確保將時間花在正確的工作上，並且可以清楚瞭解他們的個別任務如何推動更大的目標。

數位和社交媒體行銷活動管理：季節性數位行銷活動以及定期社交媒體貼文，是其電子商務和實體店面的重要流量驅動因素。 行銷團隊使用專案範本來啟動每個新活動，因為他們每次都會遵循相同的步驟。 這使他們能夠立即進入執行階段，並一鍵指派行動項目。 隨著行銷活動的推展，他們可以在專案時間軸上查看工作何時進行，並在出現相依性或工作量衝突時調整工作。 這些更新是即時進行的，因此每個人都能隨時存取最新的行銷活動計劃。

我們在五個季節中的每個季節都會推出 11 或 12 個行銷活動，現在有了專案範本，我們在規劃期間得以節省大量時間。 此外，由於我們所有的計劃都在 Asana 中，因此我們可以輕鬆參考過去所做的工作，作為起點。

會議：為確保會議有效利用每個人的時間，會建立日程，以便清楚掌握將要討論的內容，且隊友有機會在出現新項目時提出主題。 為了進一步確保會議按部就班，團隊使用自訂欄位追蹤每個主題將花費多少分鐘，並即時擷取行動項目，並隨時指派。

將他們的數位行銷活動和電子商務提升至更高層次

Clas Ohlson 的網站不僅是電子商務購買的關鍵驅動力，也是店內購買的關鍵驅動力。 團隊剛剛推出了一個新網站，將為他們的忠實顧客提供更好的體驗。 因此，他們正在測試新的行銷活動，其中包含預測技術，以提供更精心策劃的體驗，並提供有針對性的產品推薦。 為了確保新網站發佈成功，團隊仰賴 Asana 讓所有人保持同步。

現在我們都在 Asana 中管理工作，每個人都能同步，我們的行銷活動也有單一事實來源，再也不需要猜測我們看到的是否正確版本的計劃。