Projectaccounting: Het wegen van de kosten en baten van een project

Van planning, inplannen, onderzoek en rapportage, projectmanagers zijn echt duizendpootjes. Nou, hier is nog een truc om onder de knie te krijgen: projectboekhouding. 

Hoewel 'accountant' misschien niet in je officiële functiebeschrijving staat, is het weten hoe je moet budgetteren een essentieel onderdeel van projectplanning en toewijzing van middelen. Projectmatige boekhouding kan je helpen de kosten-baten van een project te bepalen door dagelijkse transacties en inkomsten te meten - omdat niemand gebonden wil zijn aan een project dat meer kost dan het waard is.

Wat is projectboekhouding?

Projectboekhouding is een manier om de kosten van elke individuele deliverable in de loop van de levenscyclus van een project bij te houden. Het omvat elementen van financiële en managementboekhouding waarmee je, als projectmanager, de financiële gezondheid en winstmarge van een project kunt bewaken. 

Dit soort boekhouding is waardevol omdat het jou en je belanghebbenden kan helpen de winstgevendheid van het project te berekenen. Door de kosten en potentiële inkomstenbronnen van een project bij te houden, kun je van tevoren bepalen of de deliverables de uitkomst waard zijn. Je kunt deze gedetailleerde details gebruiken om materiaal-, arbeids- en tijduitdagingen te navigeren.

Projectaccounting versus financiële boekhouding

Wat is het verschil tussen projectboekhouding en financiële boekhouding? Hoewel projectmatige boekhouding en standaard financiële boekhouding beide bedrijfskosten en inkomsten bijhouden, richt projectboekhouding zich op transacties die verband houden met een bepaald project. Deze methode onderscheidt zich door het gebruik van verschillende systemen, processen en rapportagestandaarden. Bijvoorbeeld:

• Stel begin- en einddatums in, wat betekent dat je accounttracking begint wanneer je project begint.

• Rapportage op basis van deliverables, zodat je de uitgaven bijhoudt ten opzichte van bepaalde mijlpalen of producten die je moest kopen. 

• Kleine, specifieke kostenspecificaties door de kosten voor elke afzonderlijke taak op te sommen.

• Verwisselbare methodologie, of je nu kostprijsadministratie of transactieadministratie gebruikt, de methode heeft geen invloed op dit proces. 

• Gedeelde verantwoordelijkheden, omdat projectboekhouding een mix is van projectbeheer en boekhouding, kun je rollen tussen de twee splitsen of de ene of de andere alle verantwoordelijkheden laten afhandelen. 

Wanneer projectboekhouding gebruiken?

Als je de details op elk niveau van je project wilt vastleggen, dan is projectboekhouding de beste methode. Door zorgvuldig toezicht op de dagelijkse kosten, uitgaven, facturering en inkomsten, kun je deze methode gebruiken om je budget te optimaliseren en financiële doelen op schema te houden voor een specifiek project. 

Je kunt projectboekhouding gebruiken voor elk project, waaronder: 

• Voorbereiding op een financiële audit 

• Nieuwe projecten aannemen buiten je gebruikelijke scope

• Een nieuw product of een nieuwe dienst ontwikkelen

• Het implementeren van bedrijfsproces- en technologieverbeteringen

• Het bijhouden van contractwerk voor unieke projecten

Bedenk hoe je projectboekhouding kunt gebruiken in de bouwsector. Als je tegelijkertijd woningen, kantoren, appartementsgebouwen en winkelcentra bouwt, kun je niet zomaar op één plek rapporteren over de kosten van die bouwprojecten. Om een duidelijk beeld te krijgen van de kosten-baten van elk gebouw, moet je de individuele projectfinanciën en het budget bijhouden.

Met projectboekhouding kun je kosten en inkomsten toewijzen aan individuele projecten, waardoor het gemakkelijker is om te zien hoe elk vordert. 

Zo gebruik je projectboekhouding

Het toevoegen van projectboekhouding aan je workflow kan helpen je inzet voor projectbeheer te stroomlijnen. Volg de onderstaande procesflow voor projectboekhouding om je budget van begin tot eind bij te houden.

De procesflow voor projectboekhouding

Met projectboekhouding kun je financiële beheertechnieken gebruiken om individuele projectbudgetten te organiseren, toe te wijzen en te onderhouden. De procesflow voor projectboekhouding is onderverdeeld in zes hoofdfasen:  

Initiatie

Voordat een project begint, voltooi je een eerste budgetschatting en een kostenanalyse. Tijdens de initiatiefase kun je jezelf het volgende afvragen

• Is dit het juiste moment om een nieuw project aan te nemen? Kijk goed naar de middelen, tarieven, financiën en de voortgang van Huidig projecten van je bedrijf. Gebruik deze inzichten om te bepalen of een ander project het risico waard is.

• Wat kan ik uit vergelijkbare projectbudgetten halen om een schatting te maken? Gebruik bij het berekenen van je budget en kostenanalyse informatie uit eerdere projecten om je schatting op te bouwen. Als dit voorgestelde project het eerste in zijn soort is, kun je top-down schatting gebruiken om een algemene tijdlijn en budget in te stellen.

Het doel van de initiatiefase is om een case op te bouwen op basis van relevante financiële gegevens en prognoses om het hogere management te adviseren of te ontmoedigen om het nieuwe project aan te nemen. Je kunt de klant ook een ruwe schatting en tijdlijn voor het project geven. 

Budget

Budgettering geeft aan hoeveel geld er beschikbaar is voor een bepaald doel. Zodra de initiatie voltooid is, bepaal je het budget dat je aan elke activiteitengroep of categorie voor een project toewijst. Elke deliverable moet een toegewezen kost hebben. Vergeet niet om indirecte kosten en niet-factureerbare elementen in verband met kostentransacties in je budget op te nemen, zoals overheadkosten. 

Het is ook belangrijk om rekening te houden met risico's bij het bepalen van je budget. Overweeg om een buffer van 10 procent toe te voegen tegen onvoorziene kosten, zoals stijgingen van de aanvoerprijs. 

Door bij te houden hoeveel geld er op verschillende niveaus van een project wordt uitgegeven, kun je controleren hoe efficiënt middelen en uitgaven worden gebruikt. Dit helpt ervoor te zorgen dat het project niet over budget gaat. 

Administratie

Tijdens de loop van het project moet je ook elke transactie verwerken, financiële verplichtingen en opbrengstverantwoording bijhouden, facturering uitvoeren en winstgevendheidsrapporten genereren. 

Deze fase zal waarschijnlijk tijdens de loop van het project doorgaan. Om dit proces te vereenvoudigen, organiseer je alle projectfinanciën in een enkele bron van waarheid, zoals een werkbeheerplatform, zodat je je meer kunt concentreren op strategische doelstellingen. 

Door een rol te spelen in de administratieve fase van projectboekhouding kun je eenvoudig de geplande versus werkelijke kosten, winst en inkomsten bijhouden voor een duidelijk beeld van de voortgang van een project. Deze inzichten zijn nuttig voor de volgende fase. 

Uitvoering

Je hebt je budget in de budgetfase in categorieën verdeeld - nu is het tijd om het project nog verder op te splitsen. Wanneer de uitvoeringsfase begint, werkt elk teamlid aan projecttaken binnen de toegewezen categorie. Het budget dat voor die categorie is vastgesteld, moet dan aan elke taak worden toegewezen. Op dit punt zul je het verschil beginnen te zien tussen wat je van plan was uit te geven en wat er nodig is voor je project.

Zonder zorgvuldige monitoring glipt de uitvoeringsfase uit de hand voor de meeste budgetten. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is scope creep - de toevoeging van deliverables die niet zijn opgenomen in het vooraf vastgestelde projectbereik. Om je scope onder controle te houden, is het belangrijk om nauwkeurig bij te houden hoe elk team zijn tijd en middelen besteedt. 

Onderhoud

Creëer een proces voor je projectteam om het projectbudget en de middelen voortdurend in realtime te beoordelen, valideren en bij te werken. Zo kun je snel inconsistenties identificeren en budgetoverschrijdingen voorkomen.

Iedereen die bij het project betrokken is, speelt een rol bij het handhaven van het budget, of dat nu betekent dat ze de uren die ze aan een taak hebben besteed nauwkeurig registreren of dat ze documenteren welke middelen waarvoor zijn gebruikt. Je productbudget mag geen statisch werkblad zijn waar je af en toe naar verwijst - het moet in realtime worden bijgewerkt, door elk teamlid, voor de meest nauwkeurige en actuele informatie. Nadat elke projectcategorie is voltooid, voer je een diepgaande budgetanalyse uit om budgetoverschrijdingen aan te pakken en indien nodig geld opnieuw toe te wijzen. 

Analyses en rapporten

Tijdens de laatste fase van de projectboekhoudcyclus moet je de totale kosten, inkomsten en winstmarge van je project berekenen op basis van je rapporten. Dit zal het management helpen bepalen of soortgelijke projecten in de toekomst de inzet waard zullen zijn. 

Zelfs als je project het budget overschreed of uiteindelijk meer kostte dan het waard is, is er een les te leren van deze vergissingen. Zodra je het project hebt voltooid, bekijk je je rapporten en noteer je de dingen die volgens plan zijn gegaan en de dingen waarmee je geen rekening hebt gehouden. Dit helpt je te bepalen wat je voor het volgende project kunt verbeteren, of dat nu het stroomlijnen van je onderhoudsproces is of het reserveren van een budgetreserve.

Beste praktijken voor projectmatige boekhouding

Het juiste projectmatige boekhoudproces kan je inzicht geven in elk project in je pijplijn en je helpen de kleinste aspecten van elk project te analyseren om te zien wat je geld kost (en oplevert). Volg deze projectboekhoudprincipes om je project soepel te laten verlopen.

Gebruik afzonderlijke boekhoudsystemen

Projectmatige boekhouding is veel gedetailleerder dan het typische financiële boekhoudproces van je organisatie. Het is een goede praktijk om deze projecten in hun eigen afzonderlijke financiële rekeningen te beheren. Dit helpt je ook om de informatie die nodig is voor individuele projecten eenvoudig te organiseren en te openen. 

Voltooid budgetramingen voordat je met een project begint

Prognose van het budget moet deel uitmaken van elk succesvol projectplanningsproces. Voltooid deze stap voordat het project begint, zodat je een basis hebt om de voortgang te meten, potentiële problemen te herkennen en te bepalen of de projectvoordelen opwegen tegen je kosten.

Focus op middelenbeheer

Elk project is sterk afhankelijk van middelen, waaronder tijd, arbeid en materialen. Voor projectboekhouding is het essentieel om te weten hoe u deze middelen toewijst en verbruikt om bij te houden of uw budget binnen uw vastgestelde parameters valt.

Ken je key performance indicators (KPI's)

Om ervoor te zorgen dat de meest kritieke componenten van je project op schema blijven, moet je zeer relevante key performance indicators meten. KPI's zijn kwantificeerbare maatstaven die projectmanagers kunnen gebruiken om de prestaties te meten in termen van het behalen van hun projectdoelen. Een aantal voorbeelden van KPI's in projectbeheer zijn:

• Planningsprestaties

• Kostenprestaties

• Middelen toewijzen

• Budgetvariatie

• Klachten van klanten

• Aantal wijzigingsverzoeken

Houd de tijd bij

Projectmanagers weten dat tijd geld is. Het bijhouden van de tijd die aan taken wordt besteed, helpt je om de werkelijke tijdkosten te berekenen en te bepalen of de arbeidsuren overeenkomen met de projectprognose. Met urenstaten of tijdregistratiesoftware kunnen managers eenvoudig rapporteren over projectfinanciën en zien hoe werknemers hun tijd besteden. 

Voer regelmatig rapporten uit

Projectboekhouding is een geweldige manier om de voortgang en de dagelijkse financiën voor een individueel project bij te houden. Profiteer van dat overzicht door regelmatig rapporten uit te voeren om de financiële gezondheid te bewaken en potentiële problemen te herkennen voordat ze je vertragen. 

Voordelen van projectmatige boekhouding

Met dagelijkse gedetailleerde financiële tracking biedt projectmatige boekhouding een overvloed aan voordelen voor jou en je belanghebbenden. Niet alleen wordt financiële rapportage gemakkelijker te beheren via afzonderlijke rekeningen, maar projectboekhouding helpt ook om projecten binnen hun vooraf bepaalde reikwijdte te houden. 

De belangrijkste voordelen van het gebruik van projectboekhouding naast de standaard boekhoudmethode van je organisatie zijn:

• Verbeterde zichtbaarheid van dagelijkse uitgaven en inkomsten

• Nauwkeurigere rekeningen voor facturering, uitgaven, overlopende posten, enz. 

• De mogelijkheid om fiscale verschillen tussen twee projecten bij te houden

• Realtime updates over de voortgang en winstgevendheid van een project

• Waardevolle inzichten gebruiken om toekomstige biedingen op projecten te doen

• Nauwkeurige gegevens over facturering en voortgang om klanten te voorzien 

• Verbeterd middelenbeheer

• Berekende werkelijke kosten versus geschatte kosten om de scope en prijzen voor vergelijkbare projecten te helpen bepalen

• Verminderd risico op projectfalen door verbeterd projectbeheer

Projectboekhouding wordt het meest gebruikt in bedrijven die op contractbasis werken, zoals bouw- of ingenieursbureaus. Deze methode kan echter nuttig zijn voor verschillende organisaties. 

Zeg vaarwel tegen budgetoverschrijdingen

Een duizendpoot zijn maakt je nog geen dwaas. Als je bedrijf baat zou kunnen hebben bij beter kosten-, uitgaven- en inkomstenbeheer, is het misschien tijd om projectboekhouding te proberen. 

Het implementeren van projectboekhouding in je beheerproces kan het verschil zijn tussen een succesvol resultaat en budgetoverschrijding, gebrek aan middelen en kostbare vertragingen. Houd je financiën op schema met Asana- beheer transacties en tijd, houd projectfinanciën georganiseerd en voer financiële rapporten eenvoudig uit. Het kan ook financiële workflows automatiseren en financiële doelen bijhouden.