Afwezigheid: 4 manieren om je voor te bereiden op je vakantie met Asana

Wat is er beter dan een welverdiende vakantie? Het is jouw tijd om uit te rusten, te ontspannen en even afstand te nemen van de dagelijkse verantwoordelijkheden van je werk. Maar het voorbereiden van een vakantie kan stressvol zijn. Je probeert taken af te ronden, projecten af te geven en ervoor te zorgen dat iedereen weet naar wie ze moeten gaan met vragen, zodat er niets over het hoofd wordt gezien terwijl je weg bent. Met een beetje planning vooraf hoeft het echter niet zo te zijn.

Hier zijn vier manieren om Asana te gebruiken, zodat je kunt ontspannen en genieten van je welverdiende vrije tijd, wetende dat je werk op kantoor vooruitgaat:

1. Maak een afwezigheidsproject voor je team

Het is gebruikelijk om je agenda te blokkeren wanneer je op vakantie bent. Maar je agenda is niet altijd gekoppeld aan de taken van je team, dus het is gemakkelijk om te vergeten wanneer je werk plant of taken toewijst. Een eenvoudige oplossing? Maak een afwezigheidsproject in Asana voor jou en je team om naar te verwijzen.

Door bij te houden wanneer teamgenoten afwezig zijn, kun je hier rekening mee houden bij het plannen van werk en het toewijzen van aanvragen. Aangezien taken in meerdere projecten in Asana kunnen bestaan, voeg je je afwezigheidstaken toe aan belangrijke projecten, zoals creatieve aanvragen of productlanceringen, zodat iedereen op de hoogte is. Zo kunnen ze aankomend werk plannen met jouw vakantie in gedachten.

Een team afwezigheidsagenda maken in Asana:

1. Klik op de knop Snel toevoegen in de bovenste navigatie en selecteer Project.

2. Maak een nieuw project voor het afwezigheidsschema van je team.

3. Ga naar het tabblad Agenda en klik op het filterpictogram in de rechterbovenhoek om het op te slaan als de standaardweergave voor iedereen.

4. Voeg je teamgenoten toe als projectleden, zodat ze taken kunnen toevoegen voor hun vakantietijd.

5. Gebruik bij het toevoegen van nieuwe taken start- en vervaldatums zodat de duur van je time-out duidelijk is.

6. Zorg ervoor dat de taak wordt toegewezen aan degene die op vakantie gaat.

7. Neem belangrijke details op in de taakbeschrijving, zoals contactgegevens voor noodgevallen.

8. Voeg de taak toe aan andere projecten die mogelijk beïnvloed worden door je vakantie, zodat iedereen weet wanneer je weg bent.

2. Maak een afwezigheidsplan

Als je vrije tijd dichterbij komt, denk dan na over al het werk dat je momenteel in de lucht hebt of dat moet worden gedaan terwijl je weg bent. Maak een plan dat aangeeft wie elk deel van het werk op zich neemt en alle belangrijke verantwoordelijkheden dekt terwijl je weg bent. Zo weet iedereen met wie ze contact moeten opnemen voor vragen en updates.

Voor korte vakanties kun je je plan rechtstreeks in je afwezigheidstaak documenteren. Voor langere verlofperiodes, zoals een reis van meerdere weken of gezinsverlof, wil je misschien een speciaal project voor je plan maken. Voeg informatie toe over het belangrijkste werk waar je bij betrokken bent, wie er verantwoordelijk voor is, eventuele documenten die teamgenoten nodig hebben en hoe ze je kunnen bereiken als er iets tussenkomt. Voeg je teamgenoten en iedereen die op de hoogte moet zijn van je afwezigheidsplan toe aan de taak of het project, zodat iedereen op de hoogte is.

3. Wijs taken die vervallen terwijl je weg bent opnieuw toe

Het is onvermijdelijk dat er werk is dat je niet kunt afmaken voordat je vertrekt, zoals het plaatsen van wekelijkse statusupdates of het beoordelen van werk dat nog niet klaar is. Op basis van de verantwoordelijkheden die je in je plan uiteenzet, wijs je deze taken opnieuw toe aan de juiste teamgenoot, zodat ze het kunnen afhandelen terwijl je weg bent. Reageer vervolgens op de taak en laat andere teamgenoten weten wie er verantwoordelijk is voor het werk, zodat ze kunnen doorgaan terwijl je weg bent.

4. Werk je Asana-profiel bij naar Afwezig

Je hebt je afwezigheidsplan gemaakt en al je werk is voltooid of opnieuw toegewezen. Nu hoef je alleen nog maar je status in te stellen op 'afwezig' voordat je vertrekt. Dit toont je avatar als afwezig, zodat iedereen weet dat je niet beschikbaar bent. Als je informatie gemakkelijk toegankelijk wilt maken, kun je ook je profiel bijwerken met details over met wie je contact kunt opnemen terwijl je weg bent, vergelijkbaar met een traditioneel afwezigheidsbericht.

Je status instellen als Afwezig in Asana:

1. Klik op je avatar in de rechterhoek van de bovenste balk en selecteer Mijn profielinstellingen in het vervolgkeuzemenu.

2. Werk je Over mij-sectie bij met een link naar je OOO-taak of -project, of vermeld met wie je contact kunt opnemen terwijl je weg bent. Vergeet niet om dit bij te werken als je terug bent.

3. Zet je vakantie-indicator aan en stel de datum in waarop je terugkeert.

4. Klik op Profiel bijwerken om je status bij te werken naar afwezig.

Bonus: weer helemaal op de hoogte met Inbox- en herinneringstaken

Hopelijk ben je ontspannen en verjongd terug van je vakantie. Om die goede gevoelens te behouden, ga je naar Mijn profielinstellingen en vervolgens naar het tabblad Hacks. Schakel Herinneringstaken in vanuit Inbox en Opvolgingstaken vanuit het rechterdeelvenster, zodat je gemakkelijk herinneringstaken kunt maken terwijl je je meldingen doorloopt.

Terwijl je door je inbox bladert, kun je updates die geen opvolging vereisen nadat je ze hebt gelezen, archiveren of een opvolgingstaak voor jezelf maken door op Herinneringstaak maken te klikken in de linkerbenedenhoek van meldingen. Op deze manier kun je eerst alles inhalen wat je hebt gemist en later taken opvolgen wanneer je weer helemaal in het ritme zit.

Voorbereiding voor de reis is de sleutel tot een rustgevende vakantie

Door wat planning te doen voorafgaand aan je vakantie, heb je de gemoedsrust dat je werk wordt afgehandeld terwijl je weg bent. En in het geval er iets tussenkomt (want laten we eerlijk zijn, je kunt niet voor elk scenario plannen), heb je altijd toegang tot je werk via onze mobiele apps (beschikbaar op iOS en Android). Nu is het tijd om op vakantie te gaan. Je hebt het verdiend.

Hoe bereid jij je voor voordat je op vakantie gaat? Deel je tips in de reacties hieronder!