Topfuncties om te ontdekken

Een van de grootste 'aha'-momenten in Asana is het moment waarop klanten realiseren dat ze hun werk binnen Asana kunnen verbinden en het op verschillende plaatsen kunnen zien - zonder iets te dupliceren of context kwijt te raken.

Breng teamgenoten op de hoogte en verwijs naar ander werk met @vermelden

@vermelden maakt een link naar projecten, berichten, teamgenoten of taken vanaf elk beschrijvings- of reactieveld in Asana.

Wanneer u @vermelden zou moeten gebruiken

• Koppelen naar achtergrondinformatie - @vermeld een andere taak, project of bericht zodat de eerdere werkgeschiedenis en context onmiddellijk toegankelijk zijn. Je teamgenoten hoeven dan niet meer naar deze informatie te zoeken.

• De aandacht vestigen op gerelateerde taken - Als een taak is gerelateerd aan een andere taak, kunt u de taak @vermelden in een reactie of taakbeschrijving zodat teamgenoten zich bewust zijn van ander relevant werk dat plaatsvindt.

• Een reactie aan een specifieke collega richten - @vermeld uw teamgenoot in een taak of gesprek om hem of haar als volger toe te voegen. Hij/zij ontvangt een melding om de aandacht te vestigen op uw reactie.

Vermijd dubbel werk door dezelfde taak aan meerdere projecten toe te voegen

Typ Tab + P en gebruik de + knop die verschijnt om een taak toe te voegen aan zoveel projecten als noodzakelijk. Als een taak wordt bijgewerkt, worden de veranderingen in beide projecten weerspiegeld (omdat het dezelfde taak is, maar in twee projecten is opgenomen).

Wanneer voegt u taken toe aan meerdere projecten?

• U wilt een taak bespreken tijdens een vergadering& - Voeg de taak toe aan uw vergaderproject en behoudt de taak in het originele project. Nu zult u niet vergeten de taak te bespreken en kunt u deze zien in de context van het werk dat eromheen wordt uitgevoerd.

• De taak is relevant voor meer dan één project - Voeg een taak toe die een overdracht of werk van twee teams vereist aan de projecten van beide teams. Zo kan iedereen de voortgang bijhouden zonder de informatie of gesprekken over de taak te dupliceren.

• Uw taak is gerelateerd aan een doel op hoog niveau of een mijlpaal - Houd met uw team of bedrijf doelen bij in een project. Wanneer u een project heeft dat vervolgens de stappen op weg naar het realiseren van dat doel bijhoudt, kunt u de doeltaak in uw doelproject houden, alsook het project dat uw initiatief bijhoudt.

Zorg ervoor dat het werk op het juiste moment en in de juiste volgorde start met afhankelijkheden

Markeer taken als afhankelijk van elkaar voor vlotte en duidelijke overdrachten. Teamgenoten weten dan wie ze blokkeren en op wie ze wachten. Je kunt de afhankelijkheden binnen een taak instellen, of ze eenvoudig verslepen en in de tijdlijnweergave neerzetten.

Als de vervaldatum van de eerste taak verandert, ontvangt u een melding om de vervaldatum van uw afhankelijke taak overeenkomstig bij te werken.

Wanneer gebruikt u afhankelijkheden?

• Productlanceringen: 'Naar alle gebruikers lanceren' wacht op 'Feedback van beta-testers opnemen'
• Redactionele agenda: 'Blog afronden voor staging' wacht op 'Tekstcorrecties opnemen'
• Evenementplanning: 'Locatie vastleggen' wacht op 'Budget goedkeuren'
• Bijhouden bugs: 'Prioriteren fix' wacht op 'Bug reproduceren'
• Ontwerpbeoordelingen: 'Begin met ontwerpen' wacht op 'Selecteer kleurenpalet'
• Onboarden nieuwe werknemer: 'Secundaire arbeidsvoorwaarden kiezen' wacht op 'Inloggegevens van IT krijgen'

Specifieke details filteren, sorteren en bijhouden met aangepaste velden

Het toevoegen van aangepaste velden aan een project betekent dat je in elke taak nog meer informatie kunt bijhouden. Maak een veld met een vervolgkeuzemenu of een nummer- of tekstveld om informatie vast te leggen en de voortgang, status, en méér, bij te houden. Je kunt zelfs dezelfde velden in verschillende projecten gebruiken, ze in agendaweergave bekijken of ze gebruiken om je projecten te sorteren.

Wanneer aangepaste velden gebruiken?

Gebruik aangepaste velden als je:

• Bepaalde gegevens aan alle taken in een project wilt toevoegen
• Standaardgegevens van taken hebt die je dient bij te houden voor meerdere projecten (bijvoorbeeld prioriteitsniveau, kostenraming van tijd, werkfase)
• Ervoor wilt zorgen dat je teamgenoten bepaalde informatie invullen voor elke taak in een project
• Op specifieke gegevensvelden moet zoeken of erover moet rapporteren (bijvoorbeeld prioriteit, uren, fase, enz.);

Projectbriefings vastleggen en om details vragen om ze sneller in actie te zetten met behulp van formulieren{#gl-webforms}

Misschien is uw team eraan gewend om via documenten en e-mails aanvragen in te dienen en de projectvereisten aan te geven. Deze informatie is echter vaak ongeorganiseerd en onvolledig. Dit kan leiden tot verwarring en vertraging, als ze niet al volledig over het hoofd worden gezien. In plaats daarvan kunt u formulieren maken om het aanvraagproces te standaardiseren. Zodra ze worden ingediend, worden de formulieren verbonden aan een specifiek project om de informatie die u nodig hebt vast te leggen zodat u ze makkelijk op één plaats kunt bijhouden.

Formulieren kunnen door iedereen worden ingediend - zelfs als ze geen Asana gebruiken - door de formulierlink naar hen op te sturen. Zodra het formulier is ingediend, worden de gegevens op het formulier omgezet in taken in een project zodat er prioriteit aan kan worden verleend.

Stel een formulier op door de stappen te volgen die hier uiteengezet worden.

Uw werk in verschillende tools en e-mail verbinden via integraties

Asana helpt u uw werk te beheren en te coördineren, maar u gebruikt waarschijnlijk verschillende tools om dingen gedaan te krijgen, van G Suite apps, Microsoft tot Slack en van Adobe Creative Cloud, tot meer.

Daarom integreert Asana met veelgebruikte tools en apps en houdt zo alles met elkaar verbonden, vermindert dubbel werk en maakt de samenwerking vlotter. Integraties zijn in het bijzonder goed in het uitvoerbaar houden van gesprekken in e-mail- en messagingtools. Met de Gmail add-on, Outlook-app of Slack-integraties kunt u gesprekken omzetten in taken zonder van tool te wisselen. En creatieve teams kunnen met de Adobe Creative Cloud-integratie rechtstreeks in Illustrator, Photoshop of InDesign taken zien en de passende actie ondernemen.

Bekijk alle Asana-integraties op de apps-pagina.