Versla de rompslomp voorgoed: 4 uitdagingen voor organisatorische planning en hun oplossingen
Het is moeilijk om een hele organisatie te mobiliseren. Processen omvatten vaak veel belanghebbenden en workflows, terwijl teams geïsoleerd werken met hun eigen tools en samenwerkingsmethoden. Als gevolg hiervan kan het proberen om je bedrijfsplan uit te voeren, aanvoelen als het draaien van een enorm tankschip - langzaam, onhandig en inefficiënt.
Maar dat hoeft niet zo te zijn. We hebben een diepe duik genomen in vier veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van organisatorische planning, zodat je jezelf kunt wapenen met de juiste oplossingen voor elk van deze uitdagingen. Dat betekent geen gedoe en verwarring meer. In plaats daarvan kun je elk team op één lijn houden, zelfs als je je aanpast om aan veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen.
3 manieren om je ondernemingsprojectbeheer te transformeren
Bekijk een live demo en Q&A-sessie om je te helpen het stellen van doelen te stroomlijnen, de jaarplanning te versnellen en de manier waarop teams strategisch werk opnemen te automatiseren.
1. Het is moeilijk om plannen tussen afdelingen te coördineren
De werknemers van vandaag werken 50 procent meer samen dan 12 jaar geleden, maar bedrijven hebben nog steeds moeite om hun plannen te realiseren. In feite slaagt 48 procent van alle organisaties er niet in om ten minste de helft van hun strategische doelen te bereiken, zelfs niet terwijl hun personeel meer dan ooit samenwerkt.
Volgens onderzoek van The Work Innovation Lab is een belangrijke boosdoener samenwerkings-overbelasting - te veel tijd besteden aan statusupdates, vergaderingen bijwonen en reageren op e-mails en berichten. Samenwerkings-overbelasting treedt op wanneer leiders te veel indexeren op samenwerking, omdat ze denken dat meer altijd beter is. Als gevolg hiervan zien ze het belang van coördinatie over het hoofd, waardoor teams onafhankelijk kunnen werken met behulp van vooraf gedefinieerde raamwerken en manieren van werken.
Organisatieplanning vereist veel coördinatie. Teams kunnen eindeloos vergaderen en plannen bespreken, maar er gebeurt niets zonder een gestructureerd proces. Dus als je het moeilijk vindt om strategische plannen in je hele bedrijf te implementeren, zoek dan naar manieren om meer structuur in te bouwen. Hier is waar je moet beginnen:
De oplossing
Maak een vooraf gedefinieerd planningsproces. Stel een stapsgewijze handleiding op voor hoe leiders elk jaar plannen moeten maken en delen tijdens de jaarlijkse planning, inclusief belangrijke stappen zoals vergaderingen, het aanvragen van budget, het verkrijgen van goedkeuringen en het communiceren van plannen tussen teams. Het hebben van een vooraf gedefinieerd proces helpt teams om elk vakje aan te vinken tijdens de planning, zonder belangrijke stappen te missen.
Organiseer rond doelen. Doelen zijn een poolster om werknemers te begeleiden bij het navigeren door keuzes, zoals welke projecten ze moeten prioriteren en hoe ze teammiddelen moeten toewijzen. Wanneer je doelen duidelijk communiceert, hoeft je leiderschapsteam niet veel tijd en inzet te besteden aan het begeleiden van werknemers in de juiste richting. In plaats daarvan weet iedereen wat belangrijk is voor het bedrijf en waar ze zich op moeten concentreren. Veel bedrijven gebruiken doelstellingen en belangrijkste resultaten (OKR's) om dit te bereiken. OKR's volgen dit eenvoudige maar flexibele format: "Ik zal (doelstelling) zoals gemeten door (belangrijkste resultaten)."
Centraliseer de coördinatie. Planning wordt nog complexer wanneer teams verschillende tools en processen gebruiken om hun werk te voltooien. Belanghebbenden moeten niet alleen tijdlijnen en afhankelijkheden coördineren, ze moeten ook extra tijd besteden aan het delen en vinden van informatie - een perfect recept voor vertragingen en miscommunicatie. Breng in plaats daarvan het werk van elk team samen in één samenwerkingsplatform. Dit vereenvoudigt het planningsproces door alle functies toe te staan om op één plek te communiceren, plannen te bekijken en werk bij te houden.
Casestudy: Doelen bij Asana
2. Je kunt niet snel genoeg schakelen om aan de veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen
Bedrijf is vol onbekenden. Het is moeilijk te voorspellen wanneer de financiële markt zal veranderen, wanneer concurrenten hun strategie zullen veranderen of wanneer andere onvoorziene risico's je plannen dreigen te laten ontsporen. Een groot deel van organisatieplanning is het vermogen om te kunnen bijsturen wanneer het onverwachte gebeurt. Maar hoewel 60% van de bedrijven gelooft dat aanpassingsvermogen de afgelopen tien jaar belangrijker is geworden, zegt slechts 43% van de werknemers dat hun organisatie goed is in het omgaan met verandering.
Gelukkig hoeft dat niet zo te zijn. Hoewel het moeilijk is om je bedrijfsstrategie te veranderen, kunnen deze strategieën teams helpen om soepel en snel aan veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen.
De oplossing
Maak een vooraf gedefinieerd intake- en wijzigingsaanvraagproces. Jaarplanning gebeurt maar één keer per jaar. Tussendoor zullen er nieuwe aanvragen en initiatieven naar voren komen en je hebt een proces nodig om die nieuwe ideeën te evalueren en te prioriteren ten opzichte van je bestaande doelstellingen. Het opbouwen van een gestandaardiseerd intakeproces helpt je bedrijf flexibel te blijven en zich het hele jaar door aan te passen. Door de volgende stappen en eigenaren voor elke nieuwe aanvraag te verduidelijken, kunnen teams sneller handelen en betere beslissingen nemen.
Creëer duidelijke besluitvormingsstructuren. Wanneer er verandering plaatsvindt, moet iemand beslissen hoe verder te gaan. Plan vooruit en creëer een proces voor hoe, wanneer en wie beslissingen moet nemen. Een optie is het RAPID®-raamwerk, dat vijf sleutelrollen identificeert voor belangrijke beslissingen: Aanbevelen, Akkoord gaan, Uitvoeren, Input en Beslissen. We raden aan om één universeel raamwerk te gebruiken voor al je grote keuzes, zodat iedereen dezelfde stappen volgt en keuzes van hoge kwaliteit maakt.
Bouw flexibele projecten en processen. Flexibiliteit is essentieel om aan de veranderende bedrijfsbehoeften te voldoen. In plaats van plannen te bouwen met statische documenten en communicatie-tools, breng je ze samen in één samenwerkingsplatform. Op die manier kun je, als je je aanpak moet veranderen, eenvoudig processen in je hele organisatie bijwerken en communiceren. Stel je bijvoorbeeld voor dat je de creatieve productie moet opvoeren met behulp van een bureau. Als je creatieve productieproces al in één werkbeheerplatform zit, kun je snel handoffs, automatiseringen en eigenaren in je hele bedrijf bijwerken.
3. Je hebt geen betrouwbare gegevens om de doelprestaties bij te houden
Goede gegevens zijn essentieel om bedrijfsdoelen op schema te houden. Anders is het onmogelijk om te weten wanneer je halverwege middelen moet verplaatsen of je strategie moet aanpassen. Ondanks het belang van betrouwbare analyses, vertrouwt meer dan 80% van de bedrijven op verouderde gegevens voor besluitvorming. Volgens een studie van Dimensional Research melden bijna negen van de tien bedrijven dat ze niet in staat zijn om realtime inzichten uit hun oude systemen te halen om slimme bedrijfsbeslissingen te nemen.
Gebrek aan realtime gegevens brengt bedrijfsstrategieën in gevaar. Maar deze tactieken kunnen je helpen om robuustere analyses te verzamelen om sneller betere beslissingen te nemen.
De oplossing
Centraliseer het bijhouden van doelen en werk. Het monitoren van de voortgang van doelen vereist dat je weet welke taken en mijlpalen zijn voltooid, welke achterstallig zijn en welke eraan komen. Het is bijna onmogelijk om dit te doen wanneer teams werk op verschillende plaatsen bijhouden (of als ze het werk helemaal niet bijhouden). In plaats daarvan kun je met een werkbeheerplatform elke taak, mijlpaal, afhankelijkheid en vervaldatum op één plek vastleggen, waardoor het eenvoudig is om rapporten op te halen en te analyseren hoeveel vooruitgang je hebt geboekt.
Koppel je analysetools. Uit onderzoek van The Work Innovation Lab blijkt dat wanneer alle werknemers dezelfde werkbeheersoftware gebruiken om voortgang te rapporteren en bij te houden, de kans 60% groter is dat ze zich zeer productief voelen. In plaats van tussen verschillende analysetools te springen, kies je een werkbeheerplatform dat integreert met apps zoals Salesforce en Tableau. Op die manier kun je de volledige voordelen van meerdere robuuste analyseplatforms krijgen terwijl je nog steeds gegevens op één plaats centraliseert.
4. Het is moeilijk om middelen toe te wijzen aan verschillende teams
Elk plan heeft middelen nodig om soepel te verlopen. Maar zonder een totaalbeeld van waar teams aan werken, is het moeilijk om de meest bedrijfskritische initiatieven te bemannen en ervoor te zorgen dat het werk op schema blijft. Ondanks het belang van zichtbaarheid, bleek uit een rapport van ProSymmetry dat 41% van de respondenten worstelt met zichtbaarheid in beschikbare middelen.
Een gebrek aan zichtbaarheid treedt op wanneer teams niet precies documenteren waar mensen aan werken en op welk moment, in elk programma. In plaats daarvan vertrouwen ze op heen en weer communicatie met managers en leiders om de beschikbaarheid te bepalen, wat nooit een exacte wetenschap is. Als gevolg hiervan is het moeilijk om nauwkeurig te voorspellen welke middelen beschikbaar zullen zijn voor aankomende initiatieven, laat staan om de huidige teamcapaciteiten te begrijpen. Dit is een groot probleem.Onderzoek toont aan dat de grootste oorzaken van slecht middelenbeheer een gebrek aan adequate prognose en capaciteitsplanning zijn.
Als je worstelt met middelenbeheer, kunnen deze strategieën je helpen om het volledige beeld van middelen in je organisatie te krijgen, zodat je ervoor kunt zorgen dat de belangrijkste initiatieven goed worden bemand.
De oplossing
Houd bij hoe lang het werk duurt. Dit is essentieel voor het maken van nauwkeurige middelenplanning. Gebruik een tijdregistratiefunctie of -app om de tijdsvereisten voor verschillende soorten werk te documenteren, zoals het bouwen van een nieuwe webfunctie of het opstellen van een voorstel. Met die gegevens kun je meten hoe de werkelijke tijdlijnen zich verhouden tot de oorspronkelijke schattingen in je organisatieplan en dienovereenkomstig middelen aanpassen.
Houd de werkbelasting van het team bij. Om middelen effectief toe te wijzen, moet je in één oogopslag zien waar teams aan werken, nu en in de toekomst. Maak een systeem om te documenteren wat er op ieders bord ligt en welke nieuwe projecten er in het verschiet liggen. Dit is waar werkbeheersoftware echt kan schitteren. Omdat al het werk op één plek wordt gedocumenteerd, biedt een werkbeheerplatform een compleet overzicht van hoe teams worden bemand en welke middelen beschikbaar zijn in je bedrijf. Met als resultaat dat je snel werkbelastingen kunt verschuiven en prioriteit kunt geven aan het werk met de grootste impact.
Stroomlijn je organisatieplanningsproces
Organisatieplanning hoeft niet zo moeilijk te zijn. Ontdek hoe Asana je kan helpen volledig inzicht te krijgen in de status van het werk, zodat je snel de juiste beslissingen kunt nemen.
3 manieren om je ondernemingsprojectbeheer te transformeren
Bekijk een live demo en Q&A-sessie om je te helpen het stellen van doelen te stroomlijnen, de jaarplanning te versnellen en de manier waarop teams strategisch werk opnemen te automatiseren.
