Organisatieplanning beheersen in 5 eenvoudige stappen

Elke organisatie is een complexe puzzel, met verschillende projecten, taken en doelen verspreid over teams en afdelingen. Individueel lijken deze stukken misschien onsamenhangend, maar wanneer ze worden samengevoegd, vormen ze een beeld van succes. 

Organisatorische planning is cruciaal om deze elementen op elkaar af te stemmen door de doelen op hoog niveau van je bedrijf in kaart te brengen en ze te verbinden met individuele taken. Het proces stelt je in staat om te zien waar elk stuk werk past, zodat je de bijdrage ervan aan organisatiedoelen op hoog niveau kunt begrijpen en ervoor kunt zorgen dat alle inspanningen in dezelfde richting gaan. Laten we eens kijken hoe het werkt. 

Wat is organisatieplanning?

Organisatorische planning is het proces van het definiëren van de overkoepelende doelen van een bedrijf en het in kaart brengen van de strategische en tactische stappen die nodig zijn om deze te bereiken, waarbij de dagelijkse activiteiten worden afgestemd op de langetermijnvisie van het bedrijf.

Het organisatorische planningsproces omvat het definiëren van het doel van een bedrijf, het vaststellen van duidelijke doelstellingen en het ontwikkelen van een plan om deze doelstellingen in de realiteit om te zetten. Het resultaat van organisatieplanning is een organisatieplan, een gestructureerd actieplan dat de specifieke taken uiteenzet die de organisatie en haar werknemers zullen ondernemen om de gestelde doelen te bereiken.  

Wat zijn de fasen van organisatieplanning?

Organisatieplanning is een proces in meerdere stappen dat is onderverdeeld in vier verschillende fasen, waarbij elke fase zich richt op verschillende aspecten van de strategie en activiteiten van de organisatie. 

De vier fasen van organisatieplanning zijn: 

• Strategische planning: schets de langetermijndoelen en -doelstellingen van de organisatie. Deze fase omvat het denken in het grote geheel over de strategische doelen, missie, visie en het doel van het bedrijf, zodat de doelen aansluiten bij de overkoepelende richting van de organisatie. 

• Tactische planning: ontwikkel een specifieke strategie om de doelen van het bedrijf te bereiken. Meestal omvat dit het schetsen van kortetermijndoelen die aansluiten bij de grotere bedrijfsdoelstellingen. 

• Operationele planning: verleg de focus naar de dagelijkse activiteiten die de tactische plannen ondersteunen. Deze fase omvat het detailleren van de specifieke taken, workflows en opdrachten die ervoor zorgen dat dagelijkse activiteiten aansluiten bij strategische doelstellingen. 

• Noodplanning: plan en bereid je voor op onvoorziene omstandigheden en gebeurtenissen die je voortgang kunnen verstoren. Tijdens deze fase moet je back-upplannen en responsstrategieën ontwikkelen voor mogelijke verstoringen, zoals onderbrekingen in de toeleveringsketen of plotselinge veranderingen in marktomstandigheden. 

Een organisatieplan maken: het vijfstappenproces 

Het ontwikkelen van een effectief organisatieplan omvat het opsplitsen van de eerste drie fasen van het organisatieplanningsproces - strategische, tactische en operationele planning - in uitvoerbare stappen. 

Zo pak je het aan: 

1. Ontwikkel een strategisch plan

Om je strategische plan op te stellen, begin je met het samenbrengen van de managers en afdelingshoofden op hoog niveau van je organisatie. Beoordeel vervolgens waar je bedrijf momenteel staat en waar je het naartoe wilt brengen om strategische doelen op hoog niveau te ontwikkelen. 

Het beoordelen van de missie- en visieverklaringen van je organisatie, het uitvoeren van een SWOT-analyse en het meten van de prestaties van belangrijke gebieden zijn allemaal technieken die je kunt gebruiken om de kansen van je bedrijf te begrijpen en deze bedrijfsdoelen te stellen. Vergeet niet dat je strategische plan een overzicht moet geven van de grote lijnen van slimme doelen die tijdgebonden en haalbaar zijn en die aansluiten bij de missie en waarden van je bedrijf. 

2. Zet je plan om in tactische stappen

Zodra je je strategische plan hebt ontwikkeld, is het tijd om je langetermijndoelstellingen op te splitsen in meer beheersbare, kortetermijndoelen. Dit omvat meestal het betrekken van middenkader en het stellen van afdelingsdoelen die uitmonden in je doelstellingen op hoger niveau. Deze stap moet het ontwikkelen van duidelijke tijdlijnen, mijlpalen en prestatiestatistieken omvatten, zodat je de voortgang effectief kunt bijhouden en indien nodig kunt aanpassen.  

Deze stap omvat vaak het lanceren van nieuwe initiatieven die zijn afgestemd op je strategische doelen. Laten we zeggen dat de doelstelling op hoog niveau die je in je strategische plan hebt uiteengezet, is om 'het totale marktaandeel in de komende drie jaar met 15% te vergroten'. Je kunt dat doel opsplitsen in kortetermijndoelen zoals 'een nieuwe productlijn lanceren in de komende 12 maanden' of 'de klantbetrokkenheid met 20% verhogen in het komende kwartaal'. Door je plan te vertalen in uitvoerbare stappen die je grotere doel ondersteunen, creëer je een duidelijke routekaart voor je organisatie om te volgen en zorg je ervoor dat iedereen naar het gemeenschappelijke doel toewerkt. 

3. Plan je dagelijkse activiteiten

Nadat je je strategische plan hebt opgesplitst in tactische stappen, is je volgende stap om nog gedetailleerder te worden door die stappen te vertalen in dagelijkse acties. Dit kan het opzetten van projecten op hoog niveau inhouden die zijn afgestemd op je kortetermijndoelen, het opstellen van werkschema's voor verschillende teams en afdelingen en het toewijzen van taken aan individuele werknemers. 

Laten we teruggaan naar ons vorige voorbeeld. Als je kortetermijndoel is om "de klantbetrokkenheid in het komende kwartaal met 20% te verhogen", kunnen je dagelijkse activiteiten het plannen van regelmatige trainingssessies voor het verkoopteam omvatten, het ontwikkelen van marketingstrategieën om de klantinteractie te verbeteren en het toewijzen van specifieke teamleden om betrokkenheidsstrategieën te ontwikkelen. Deze gedetailleerde planning zorgt ervoor dat je dagelijkse activiteiten aansluiten bij het bereiken van je kortetermijndoelen, wat uiteindelijk betekent dat je je strategische doelstellingen bereikt. 

4. Communiceer en implementeer je plan

Zodra je je hele plan hebt uitgestippeld - van je strategische doelstellingen op hoog niveau tot de dagelijkse activiteiten die ze ondersteunen - is de volgende stap het communiceren van het plan aan je organisatie. 

Begin met het houden van een all-hands-vergadering die je visie en strategisch plan aan je organisatie introduceert, en volg vervolgens op met een bedrijfsbrede boodschap die duidelijk je overkoepelende doelen schetst en de kortetermijndoelen beschrijft die je moet bereiken om ze te bereiken. Tijdens deze stap moeten je managers de individuele taken waarvoor hun teamleden verantwoordelijk zijn communiceren en uitleggen hoe het werk van hun team verband houdt met de bedrijfsdoelstellingen. 

5. Monitor en pas je plan indien nodig aan 

Je werk is niet gedaan alleen omdat je je plan hebt ontwikkeld en geïmplementeerd. Het is belangrijk om je voortgang in realtime te volgen, zodat je eventuele blokkades kunt aanpakken. Je moet regelmatig je kortetermijnbenchmarks bekijken om te zien of je succesvol je overkoepelende doelstellingen volgt en indien nodig bijsturen.

Laten we teruggaan naar ons vorige voorbeeld. In dit scenario is je doel op hoog niveau om "het totale marktaandeel in de komende drie jaar met 15% te vergroten". Om hieraan bij te dragen, stel je een kortetermijndoel om "de klantbetrokkenheid in het komende kwartaal met 20% te verhogen". Na beoordeling merk je misschien dat je dit Doel niet bereikt vanwege een lagere dan verwachte klantinteractie op nieuwe digitale platforms. 

Om je weer op je doelstellingen te kunnen richten, moet je je plan aanpassen. Dit kan betekenen dat je nieuwe kortetermijndoelen stelt rond het verbeteren van de gebruikerservaring op je digitale platforms of het aanbieden van meer boeiende online inhoud. Door je strategie aan te passen als reactie op realtime uitdagingen, blijf je op schema om je langetermijndoelen te bereiken.

Beste praktijken voor organisatieplanning

Voel je je overweldigd? Hier is de TL;DR om een soepel en succesvol organisatieplanningsproces te garanderen:

• Stem je doelstellingen af op de visie en missie van je bedrijf

• Start je planningsproces met een sjabloon voor strategische planning om het werk vooraf te verminderen

• Maak uitvoerbare en tijdgebonden plannen

• Splits langetermijndoelstellingen op in haalbare, kortetermijndoelen

• Wijs individuele taken toe aan kortetermijndoelen

• Pas je plan in realtime aan uitdagingen aan 

• Maak gebruik van technologie om de planning en voortgangsprocessen te stroomlijnen

• Communiceer je plan duidelijk aan belanghebbenden

• Je plan regelmatig herziet en verfijnt 

Beheers organisatieplanning met Asana

Zeg vaarwel tegen onsamenhangende planningsprocessen. Door gebruik te maken van een werkbeheerplatform zoals Asana, kun je het individuele werk van je team eenvoudig verbinden met de doelen van je organisatie, ervoor zorgen dat elk project is afgestemd op de organisatiedoelstellingen en de voortgang van het doel in realtime bijhouden. Het eindresultaat is een perfect Voltooid puzzel met elk stuk op zijn plaats. 

Veelgestelde vragen over organisatieplanning

Heb je nog vragen over organisatorische planning? Wij hebben antwoorden.

Waarom is organisatieplanning belangrijk?

Organisatorische planning biedt een routekaart voor je bedrijf, waarin je overkoepelende doelstellingen en de tactische stappen die je zult nemen om ze te bereiken, worden uiteengezet. Door de inzet van afdelingen, teams en individuen af te stemmen op gemeenschappelijke doelen, zorgt organisatieplanning voor afstemming, zorgt het voor helderheid en stelt het bedrijven in staat om hun doelen te bereiken. 

Wat is de rol van technologie in organisatieplanning?

Organisatorische planning omvat het in kaart brengen van strategische, organisatiedoelstellingen op hoog niveau en deze te verbinden met kortetermijndoelen en individuele, dagelijkse taken. Door gebruik te maken van technologie, zoals een werkbeheerplatform, kunnen organisaties profiteren van functies die dagelijkse taken verbinden met strategische doelstellingen en realtime voortgangsregistratie bieden. Deze mogelijkheden vereenvoudigen de organisatieplanning en maken deze efficiënter. 

Wat zijn veelvoorkomende voorbeelden van organisatorische planning?

Hoewel organisatieplanning meestal verwijst naar de strategie achter overkoepelende organisatiedoelen, kan het ook verwijzen naar planning binnen specifieke subgroepen van een bedrijf. Veel voorkomende soorten organisatieplanning zijn:

• Planning van de ontwikkeling van het personeel, die betrekking heeft op de opleiding en de loopbaanontwikkeling van werknemers, alsook op de personeelsbezetting op lange termijn en de doelstellingen inzake personeelsbeleid. 

• Financiële en budgetplanning, die zich richt op het dagelijkse fiscale beheer en de financiële planning op lange termijn. 

• Uitbreidingsplanning, met strategieën voor bedrijfsgroei en marktuitbreiding.

• Planning van producten en diensten, die zich concentreert op de ontwikkeling en het beheer van de producten en diensten van een bedrijf.