Wildlife Conservation Society beschermt en viert de natuur met Asana

De Wildlife Conservation Society (WCS), opgericht in 1895, is 's werelds meest uitgebreide organisatie voor natuurbehoud, met meer dan 500 programma's in bijna 60 landen om beschermde plaatsen te beheren en de klimaatverandering te vertragen. Maar WCS doet het niet alleen. Het werkt samen met honderden partnerorganisaties, leveranciers en lokale overheden die zijn op wetenschap gebaseerde instandhoudingsmissie delen. 

WCS-initiatieven zijn complex en uitdagend om uit te voeren, vooral met zoveel medewerkers en beperkte non-profitmiddelen. Vóór Asana gebruikten projectbijdragers verschillende tools om hun werk te beheren - e-mail, spreadsheets en een mix van apps. Er was geen uniforme manier om te plannen of te communiceren, wat zichtbaarheidsproblemen veroorzaakte en iedereen vertraagde: 

• De groeiende complexiteit van het Conservation Technology-project verhoogde de risico's voor deadlines en budgetten. 

• Technologische grenzen tussen teams beperkten de informatiestroom, waardoor het moeilijk was om risico's te herkennen en problemen te voorkomen voordat ze zich voordeden - wat de middelen uitrekte.

• E-mail diende te veel doelen: naast communicatie gebruikte WCS het om werk te beheren, verzoeken van de gemeenschap te verwerken en documenten op te slaan. Teamleden moesten door honderden inkomende e-mails waden, waardoor het onmogelijk was om snel op taken te reageren.

Jonathan Palmer, Executive Director van het Conservation Technology-team van WCS, zegt: "Onze processen voor het beheren van projecten en taken vergemakkelijkten geen positieve manier om naar je werkbelasting te kijken - er was een overafhankelijkheid van het beheren van taken via e-mail, waardoor teamleden het gevoel hadden dat ze uit de brandblusser dronken."

In zijn vorige rol als leider van Global Technology op de IT-afdeling leidde Jonathan de zoektocht naar een nieuw werkbeheerplatform dat barrières tussen teams en externe medewerkers zou afbreken. Met een productievere werkomgeving zou WCS in staat zijn om hun projecten uit te voeren en de impact van de bijdragen van hun donoren te maximaliseren.

Flexibel door ontwerp: werk centraliseren in Asana

Jonathan zocht naar een enkel platform waarmee alle teams, partners en consultants over organisatorische grenzen heen konden werken, zelfs als ze verschillende technologieën en processen gebruikten. 

"Asana is de perfecte oplossing," zegt Jonathan. "Het gaat erom mensen te helpen beter te worden in het uitvoeren van de taken waar ze om geven, in plaats van ze in een specifieke methodologie te stoppen."    

Met Asana hebben WCS-teams nu toegang tot dezelfde gedeelde tijdlijnen, documenten en actiepunten, die in realtime worden bijgewerkt. Het is geïntegreerd met meer dan tien tools die ze gebruiken, waaronder Google Drive, Office 365, Slack, en de interne systemen van WCS. 

"We kunnen in meerdere organisaties werken zonder dat we op IT-teams hoeven te leunen om systemen te integreren," voegt Jonathan eraan toe.

Organisatorische grenzen doorbreken om de impact van conservatie te vergroten 

Tegenwoordig is Asana het officiële werkbeheersysteem voor verschillende groepen binnen WCS, waardoor ze initiatieven op tijd en binnen het budget kunnen leveren in samenwerking met een groeiend aantal externe medewerkers. 

De organisatie heeft naar schatting acht werkweken per jaar bespaard door nieuwe efficiëntieverbeteringen en het gebruik van Asana-functies, zoals automatisering, formulieren en reacties binnen een project in plaats van een e-mail te verzenden. Gemiddeld initiëren bijdragers meer dan 2700 keer per maand samenwerking met een andere gebruiker via Asana. Deze tijdsbesparingen maken WCS-middelen vrij, zodat teams de reikwijdte en impact van hun projecten kunnen uitbreiden - zonder de kosten te verhogen. 

Eén virtuele organisatie van werknemers, leveranciers en partners

"Asana heeft een enorm niveau van transparantie gecreëerd, waarbij iedereen zijn plannen voor de komende week deelt", zegt Jonathan. Dit helpt bij het kruisbestuiven van ideeën tussen teams en tijdzones, of ze nu op het hoofdkantoor in New York City zijn, of in het veld op natuurbeschermingslocaties. 

De helft van de Asana-gebruikers van WCS zijn interne werknemers, de andere helft zijn externe bijdragers. "Alles op één plaats beheren geeft ons de mogelijkheid om virtuele organisaties te runnen die mijn team, andere WCS-medewerkers, andere organisaties en leveranciers omvatten," zegt Jonathan. "We zetten taken van het ene deel van de virtuele organisatie naar het andere door en we hebben wederzijdse verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor onze projecten." 

Het Conservation Technology-team van Jonathan levert schaalbare technologieoplossingen om veldprogramma's mogelijk te maken en kritieke natuurbehoudskwesties aan te pakken - en deze oplossingen worden vaak gebouwd in samenwerking met andere organisaties. "Door een grenzeloze structuur te ondersteunen, heeft Asana ons in staat gesteld om op te schalen naar meer partnerschappen," zegt Jonathan. Zijn team heeft drie nieuwe partners toegevoegd aan hun lijst van nauwe medewerkers, groeiend van twee naar vijf. 

Asynchroon werk om de capaciteit van WCS te vergroten - zonder de kosten te verhogen 

New York was het epicentrum van het Conservation Technology-team, het lijkt de enige manier om een complexe werklast te beheren waarbij werknemers en leveranciers in dezelfde tijdzone moesten zijn. Maar Jonathan kan nu personeel inhuren en leveranciers over de hele wereld inschakelen zonder zich zorgen te maken over projecten die vertragen, omdat Asana hen asynchroon laat werken. Operaties worden de klok rond uitgevoerd, met projectwerk dat begint om 7 uur 's ochtends op maandagochtend in Jakarta en doorgaat tot het einde van de dag op vrijdag in de VS. Zijn gedistribueerde team bestaat uit de juiste mensen met de juiste vaardigheden, die locatie gebruiken om het budget te maximaliseren en de output te verhogen. 

Jonathan heeft bijvoorbeeld het personeelsbestand van zijn team met 30% verhoogd door fulltime personeel in te huren in het veld op natuurbeschermingslocaties, wat hem helpt de organisatorische behoeften op lokaal niveau beter te ondersteunen, terwijl de kosten stabiel blijven. 

Het Conservation Technology-team werkt ook samen met consultants die ontwerpwerk, webontwikkeling, DevOps en cloudhosting ondersteunen. Vóór Asana bevonden de kernleveranciers zich in de VS, maar ze bevinden zich nu in Zuid-Amerika, Europa en Azië - en dankzij de kostenbesparingen en verbeterde operationele efficiëntie is de werkbereik van leveranciers met 35% toegenomen.

Met meer werknemers, consultants en partnerorganisaties die bijdragen aan initiatieven voor Conservation Technology, kunnen ze ambitieuzere projecten aanpakken. Ze gebruikten Asana bijvoorbeeld om een groot project te organiseren dat centraal staat in de WCS-strategie: Nature 's Stronghold Impact Platform, een wereldwijd gegevensrapportage-initiatief om gedetailleerde statistieken van honderden WCS-natuurbehoudslocaties en partnerorganisaties op één plek te laten zien. Deze verenigde front-end kwantificeert de impact van hun werk voor donoren en de natuurbeschermingsgemeenschap in het algemeen. 

"Dit project is de kern van onze fondsenwervingsstrategie", zegt Jonathan, "en stimuleert integriteit in onze hele organisatie door te laten zien dat elke dollar die aan WCS wordt gegeven een impact heeft op het behoud."

Duizenden gebruikers ondersteunen en budgetbehoeften voorspellen om aan de vraag te voldoen

Een ander team dat zijn werk in Asana beheert, is het SMART Partnership, een samenwerking tussen negen natuurbeschermingsgroepen. Deze software- en serviceoperatie ondersteunt meer dan 1000 beschermde sites in 90 landen. Monica Harris, SMART Program Manager, zegt: "Onze gebruikers zijn overheden en natuurbeschermingsorganisaties over de hele wereld die onze tools hebben gekozen om parken en beschermde gebieden in hun land te beheren. Dat is een grote verantwoordelijkheid en we willen efficiënt en tijdig inspelen op hun behoeften."

Voorheen gebruikte SMART spreadsheets en e-mail om verzoeken van softwaregebruikers over de hele wereld te beheren - en die verzoeken kunnen ernstig en dringend zijn. "Een boswachter in Namibië zal contact met ons opnemen en zeggen dat ze vastzitten in het veld en gegevens moeten downloaden", zegt Monica. "We willen mensen niet teleurstellen." Maar het was moeilijk om snel op aanvragen te reageren, omdat Monica's kleine team een enorm volume probeerde af te handelen zonder de juiste tools.

Tegenwoordig gebruikt SMART Asana-formulieren om aanvragen voor ondersteuning, softwaretoegang en bugfixes te verzamelen en te beheren. De vereiste velden in het formulier verzamelen alle informatie die Monica's team nodig heeft om het probleem vooraf te routeren en op te lossen, zoals foutschermafbeeldingen, waardoor de noodzaak van heen en weer e-mails wordt geëlimineerd.

Het leveren van gratis SMART-software aan gebruikers kost geld, dus Monica gebruikt rapporten in Asana om de vraag te monitoren en het budget en de middelen preventief aan te passen. "Ik kan de stuurgroep laten weten of we binnen het budget zitten, of dat onze vraag hoog is en we meer geld nodig hebben voor een bepaalde activiteit", zegt Monica.

Snel en grondig reageren op klachten

Een ander WCS-team, het team van Okapi Wildlife Reserve (OWR) in Ituri, met steun van het door de EU gefinancierde Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), gebruikt Asana als een klachtenverwerkingssysteem. Jonathan zegt: "Elke multinationale organisatie heeft een manier nodig om klachten te beheren. Eén klacht, als deze niet correct wordt beheerd, kan een enorm organisatorisch risico creëren." 

Caroline Abid, EU SWM Program Manager, zegt: "We verbeteren onze responsiviteit op lokale locaties met Asana om ervoor te zorgen dat klachten allemaal snel worden aangepakt." Het gebruik van Asana voor klachten en end-to-end projectbeheer helpt het WCS-team om dingen efficiënt voor elkaar te krijgen, zodat ze hun gemeenschappen beter kunnen dienen en vertrouwen kunnen opbouwen onder de lokale bevolking en partnerorganisaties. 

Een mooie toekomst bouwen voor wildlocaties wereldwijd

Door het werk in Asana te centraliseren, benut WCS de kracht van hun personeel, leveranciers en externe medewerkers om meer projecten op een kosteneffectieve manier af te leveren. 

En dankzij transparantie tussen groepen en projecten, kunnen junior teamleden over de hele wereld kansen grijpen die historisch gezien toegankelijker waren voor werknemers in de buurt van het WCS-hoofdkantoor. Deze zichtbaarheid helpt WCS zijn werknemers te verheffen en over te gaan naar een nieuwe manier van werken als een wereldwijd team. 

Terwijl Jonathan en WCS gedurfde natuurbehoudprojecten in gang zetten, zullen ze deze blijven beheren in Asana, omdat betere workflows leiden tot een betere uitvoering, en een geweldige uitvoering vertrouwen creëert tussen partners, donoren en gemeenschappen terwijl ze werken aan de bescherming van de kostbare plaatsen van de natuur.