Wildlife Conservation Society beschermt en viert de natuur met Asana

De Wildlife Conservation Society (WCS), opgericht in 1895, is 's werelds meest uitgebreide organisatie voor het behoud van wilde dieren, met meer dan 500 programma's in bijna 60 landen om te helpen bij het beheer van beschermde plaatsen en het vertragen van de klimaatverandering. Maar WCS doet het niet alleen. Het werkt samen met honderden partnerorganisaties, leveranciers en lokale overheden die haar wetenschappelijk onderbouwde instandhoudingsmissie delen. 

WCS-initiatieven zijn complex en uitdagend om uit te voeren, vooral met zoveel Medewerkers en de beperkte middelen van een non-profitorganisatie. Vóór Asana gebruikten projectbijdragers verschillende tools om hun werk te beheren: e-mail, spreadsheets en een mix van apps. Er was geen uniforme manier om te plannen of te communiceren, wat zichtbaarheidsproblemen veroorzaakte en iedereen vertraagde: 

• De groeiende complexiteit van Conservation Technology-projecten verhoogde de risico's voor deadlines en budgetten. 

• Technologische grenzen tussen teams beperkten de informatiestroom, waardoor het moeilijk was om risico's te herkennen en problemen te voorkomen voordat ze zich voordeden, wat de middelen onder druk zette.

• E-mail diende te veel doelen: naast Communicatie gebruikte WCS het om werk te beheren, verzoeken van de gemeenschap te verwerken en documenten op te slaan. Teamleden moesten door honderden inkomende e-mails waden, waardoor het onmogelijk was om snel aan taken te werken.

Jonathan Palmer, uitvoerend directeur van het Conservation Technology-team van WCS, zegt: "Onze processen voor het beheren van projecten en taken maakten het niet mogelijk om op een positieve manier naar je werkbelasting te kijken - er was een overmatige afhankelijkheid van het beheren van taken via e-mail, waardoor teamleden het gevoel hadden dat ze uit de brandslang dronken."

In zijn vorige rol als leider van Global Technology op de IT-afdeling leidde Jonathan de zoektocht naar een nieuw werkbeheerplatform dat barrières tussen teams en externe medewerkers zou afbreken. Met een productievere werkomgeving zou WCS in staat zijn om hun projecten uit te voeren en de impact van de bijdragen van hun donateurs te maximaliseren.

Non-profitorganisaties proberen 10 keer meer te doen dan waar ze de middelen voor hebben. Als er geen centrale coördinatie is, is het een uitdaging om een project op tijd en binnen het budget af te ronden — vooral als je werkt met verschillende organisaties en multi-matrix-teams.”

Flexibel ontworpen: werk centralis in Asana

Jonathan zocht naar één enkel platform waarmee alle teams, partners en consultants over de organisatiegrenzen heen konden werken, zelfs als ze verschillende technologieën en processen gebruikten. 

"Asana is de perfecte oplossing," zegt Jonathan. “Het draait om het helpen van mensen om beter te worden in het uitvoeren van de taken waar ze om geven, in plaats van ze in een specifieke methodologie te stoppen.”    

Met Asana hebben WCS-teams nu toegang tot dezelfde gedeelde tijdlijnen, documenten en actiepunten, die in realtime worden bijgewerkt. Het is geïntegreerd met meer dan 10 tools die ze gebruiken, waaronder Google Drive, Office 365, Slack en de interne systemen van WCS. 

"We kunnen in meerdere organisaties werken zonder op IT-teams te hoeven vertrouwen om systemen te integreren", voegt Jonathan eraan toe.

Organisatorische grenzen doorbreken om de impact op het natuurbehoud te vergroten 

Tegenwoordig is Asana het officiële werkbeheersysteem voor verschillende groepen binnen WCS, waardoor ze initiatieven op tijd en binnen het budget kunnen leveren in samenwerking met een groeiend aantal externe medewerkers. 

De organisatie heeft naar schatting acht werkweken per jaar bespaard door nieuwe efficiëntieverbeteringen en het gebruik van Asana-functies, zoals automatisering, Formulieren en reacties binnen een project in plaats van een e-mail te sturen. Gemiddeld starten bijdragers meer dan 2700 keer per maand een samenwerking met een andere gebruiker via Asana. Deze tijdwinst maakt WCS-middelen vrij, zodat teams de omvang en impact van hun projecten kunnen uitbreiden - zonder de kosten te verhogen. 

We kunnen nu een enorm complexe werkbelasting aan met Asana. Ik kan 's nachts goed slapen, wetende dat wanneer ik 's ochtends opsta, ik snel kan zien dat al mijn teamprojecten de goede kant op gaan. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar in een wereldwijde organisatie maakt het een enorm verschil.”

Eén virtuele organisatie van werknemers, leveranciers en partners

“Asana heeft een enorm niveau van transparantie gecreëerd, waarbij iedereen zijn plannen voor de komende week deelt”, zegt Jonathan. Dit helpt bij het kruisbestuiven van ideeën tussen teams en tijdzones, of ze nu op het hoofdkantoor in New York City zijn of in het veld op beschermingslocaties. 

De helft van de Asana-gebruikers van WCS zijn interne werknemers en de andere helft zijn externe medewerkers. "Door alles op één plaats te beheren, hebben we de mogelijkheid om virtuele organisaties te runnen die mijn team, andere WCS-werknemers, andere organisaties en leveranciers omvatten", zegt Jonathan. "We verplaatsen taken van het ene deel van de virtuele organisatie naar het andere en we hebben wederzijdse verantwoordelijkheid en verantwoordelijkheid voor al onze projecten." 

We worden niet langer afgeleid door de complexiteit van het werken met tal van organisaties, partners en leveranciers over verschillende tijdzones heen. Met Asana wordt er niets over het hoofd gezien.”

Het Conservation Technology-team van Jonathan levert schaalbare technologieoplossingen om veldprogramma's mogelijk te maken en kritieke natuurbeschermingsproblemen aan te pakken - en deze oplossingen worden vaak in samenwerking met andere organisaties gebouwd. “Door een grenzeloze structuur te ondersteunen, heeft Asana ons in staat gesteld om op te schalen naar meer partnerschappen”, zegt Jonathan. Zijn team heeft drie nieuwe partners toegevoegd aan hun lijst van nauwe Medewerkers, waardoor het aantal is gegroeid van twee naar vijf. 

Asynchroon werk om de capaciteit van WCS te vergroten - zonder de kosten te verhogen 

New York was het epicentrum van het Conservation Technology-team. Het leek erop dat de enige manier om een complexe werklast te beheren was dat werknemers en leveranciers zich in dezelfde tijdzone bevonden. Maar Jonathan kan nu personeel aannemen en leveranciers over de hele wereld inschakelen zonder zich zorgen te maken over vertraging van projecten, omdat Asana hen asynchroon laat werken. De activiteiten worden 24 uur per dag uitgevoerd, waarbij het projectwerk begint om 7 uur 's ochtends op maandag in Jakarta en doorgaat tot het einde van de dag op vrijdag in de VS. Zijn gedistribueerde team bestaat uit de juiste mensen met de juiste vaardigheden, waarbij locatie wordt gebruikt om het budget te maximaliseren en de output te verhogen. 

Jonathan heeft bijvoorbeeld het personeelsbestand van zijn team met 30% uitgebreid door fulltime personeel in te huren dat in het veld op beschermingslocaties werkt. Dit helpt hem om beter te voldoen aan de behoeften van de organisatie op lokaal niveau, terwijl de kosten stabiel blijven. 

Het team voor conservingstechnologie werkt ook samen met consultants die ondersteuning bieden bij ontwerpwerk, webontwikkeling, DevOps en cloudhosting. Vóór Asana waren de belangrijkste leveranciers gevestigd in de VS, maar nu zijn ze in Zuid-Amerika, Europa en Azië - en dankzij de kostenbesparingen en de verbeterde operationele efficiëntie is de omvang van het werk van de leveranciers met 35% toegenomen.

Met meer werknemers, consultants en partnerorganisaties die bijdragen aan Conservation Technology-initiatieven, kunnen ze ambitieuzere projecten aanpakken. Ze gebruikten Asana bijvoorbeeld om een groot project te orkestreren dat centraal staat in de WCS-strategie: Nature's Stronghold Impact Platform, een wereldwijd initiatief voor gegevensrapportage om gedetailleerde statistieken van honderden WCS-natuurbehoudlocaties en partnerorganisaties op één plek te verzamelen en te presenteren. Dit verenigde front kwantificeert de impact van hun werk voor donateurs en de natuurbeschermingsgemeenschap in het algemeen. 

"Dit project is de kern van onze fondsenwervingsstrategie", zegt Jonathan, "en stimuleert integriteit in onze hele organisatie door te laten zien dat elke dollar die aan WCS wordt gegeven een impact heeft op het behoud."

Duizenden gebruikers ondersteunen en budgetbehoeften voorspellen om aan de vraag te voldoen

Een ander team dat zijn werk in Asana beheert, is het SMART Partnership, een samenwerking tussen negen natuurbeschermingsgroepen. Deze software- en dienstenoperatie ondersteunt meer dan 1000 beschermde locaties in 90 landen. Monica Harris, SMART-programmamanager, zegt: "Onze gebruikers zijn overheden en natuurbeschermingsorganisaties over de hele wereld die onze tools hebben gekozen om parken en beschermde gebieden in hun land te beheren. Dat is een grote verantwoordelijkheid en we willen efficiënt en tijdig op hun behoeften reageren."

Eerder gebruikte SMART spreadsheets en e-mail om verzoeken van softwaregebruikers over de hele wereld te beheren - en die verzoeken kunnen ernstig en urgent zijn. "Een boswachter in Namibië neemt contact met ons op en zegt dat hij vastzit in het veld en gegevens moet downloaden", zegt Monica. "We willen mensen niet teleurstellen." Maar het was moeilijk om snel op aanvragen te reageren, omdat het kleine team van Monica probeerde een enorm volume te verwerken zonder de juiste tools.

Asana is van onschatbare waarde. Zonder Asana zou het onmogelijk zijn om het volume aan aanvragen dat we ontvangen tijdig af te handelen.”

Tegenwoordig gebruikt SMART Asana-formulieren om aanvragen voor ondersteuning, softwaretoegang en bugfixes te verzamelen en te beheren. De verplichte velden in het formulier verzamelen alle informatie die het team van Monica nodig heeft om het probleem vooraf te routeren en op te lossen, zoals schermafbeeldingen van fouten, waardoor er geen e-mails heen en weer hoeven te worden gestuurd.

Het verstrekken van gratis SMART-software aan gebruikers brengt kosten met zich mee, dus Monica gebruikt rapporten in Asana om de vraag te monitoren en het budget en de middelen preventief aan te passen. "Ik kan de stuurgroep op de hoogte brengen of we binnen het budget blijven, of dat onze vraag hoog is en we meer geld nodig hebben voor een bepaalde activiteit", zegt Monica.

Snel en grondig reageren op klachten

Een ander WCS-team, het Okapi Wildlife Reserve (OWR)-team in Ituri, gebruikt met steun van het door de EU gefinancierde Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) Asana als een systeem voor het verwerken van klachten. Jonathan zegt: "Elke multinationale organisatie heeft een manier nodig om klachten te beheren. Eén klacht kan, als deze niet correct wordt beheerd, een enorm organisatorisch risico opleveren." 

Caroline Abid, EU SWM-programmamanager, zegt: "We verbeteren onze reactiesnelheid op lokale locaties met Asana om ervoor te zorgen dat klachten allemaal snel worden behandeld." Het gebruik van Asana voor klachten en voor end-to-end projectbeheer helpt het WCS-team om dingen efficiënt voor elkaar te krijgen, zodat ze hun gemeenschappen beter van dienst kunnen zijn en vertrouwen kunnen opbouwen bij de lokale bevolking en partnerorganisaties. 

Asana geeft ons een gemeenschappelijk begrip van wat er moet gebeuren, zodat we de tijd die we besteden aan administratie en organiseren kunnen verminderen — en ons kunnen concentreren op werk dat impact heeft in het veld.”

Een mooie toekomst bouwen voor de natuur over de hele wereld

Door het werk in Asana te centraliseren, benut WCS de kracht van hun personeel, leveranciers en externe medewerkers om meer projecten op een kosteneffectieve manier op te leveren. 

En dankzij transparantie tussen groepen en projecten kunnen junior teamleden over de hele wereld kansen grijpen die in het verleden meer toegankelijk waren voor werknemers in de buurt van het WCS-hoofdkantoor. Deze zichtbaarheid helpt WCS om zijn werknemers te ondersteunen en over te stappen op een nieuwe manier van werken als een wereldwijd team. 

Asana heeft ons in staat gesteld om ons te concentreren op het gedaan krijgen van dingen, zodat projecten op tijd en binnen het budget worden voltooid, met tevreden klanten. Dat is wat er toe doet.”

Terwijl Jonathan en WCS gedurfde natuurbehoudprojecten in gang zetten, zullen ze deze blijven beheren in Asana — omdat betere workflows leiden tot een betere uitvoering, en een geweldige uitvoering vertrouwen creëert tussen partners, donateurs en gemeenschappen terwijl ze werken om de kostbare plekken van de natuur te beschermen.