Wildlife Conservation Society ondersteunt werknemers en leden van de gemeenschap met Asana

Voor veel non-profitorganisaties is de impact die ze maken afhankelijk van het in staat stellen van hun teams om middelen te maximaliseren en het opbouwen van vertrouwen binnen de gemeenschappen die ze bedienen. De Wildlife Conservation Society (WCS), een wereldwijde organisatie voor het behoud van wilde dieren, is een uitstekend voorbeeld van het maken van een enorme impact op de wereld door te investeren in haar werknemers en gemeenschappen. WCS beschermt en bewaart wilde dieren en wilde plaatsen in 60 landen die de thuisbasis zijn van meer dan 50% van de biodiversiteit in de wereld en meer dan 300 miljoen van de armste mensen ter wereld - met zijn wereldwijde team van meer dan 4.000 werknemers. 

"Zeer weinig non-profitorganisaties denken na over hoe ze alle werknemers kunnen helpen hun werk beter te doen of hoe ze een stimulerende werkomgeving voor mensen kunnen bieden", legt Jonathan Palmer, uitvoerend directeur van Conservation Technology bij WCS, uit. “Met beperkte tijd en budgetten kan het moeilijk zijn om onze teams te helpen zich gelukkiger en meer empowered te voelen, ook al zijn ze misschien wel onze belangrijkste hulpbron.”

Het team van Jonathan bij WCS werkt samen met meer dan 100 partners, verkopers en leveranciers om de beste technologische oplossingen te vinden en te implementeren om de grootste uitdagingen op het gebied van natuurbehoud van vandaag op te lossen. Toen hij merkte dat bedrijfskritieke projecten een hoger risico liepen om deadlines te missen vanwege de toegenomen vraag en complexiteit, geïsoleerde informatie en 'traditionele' communicatie- en taakbeheermethoden die niet schaalden, ging hij op zoek naar een betere manier om binnen WCS samen te werken. 

Zijn primaire Doel was om de mensen bij WCS te versterken - de programmamanagers, softwareontwikkelaars, milieuwetenschappers, zoölogen, vrijwilligers en andere belanghebbenden. Dus ging Jonathan op zoek naar een tool om de communicatie en samenwerking over de organisatiegrenzen heen te verbeteren.

Zijn team implementeerde Asana om naadloze samenwerking te stimuleren, transparantie en verantwoordelijkheid op te bouwen en werk en middelen bij te houden. Met Asana werken WCS-teams effectiever samen en hebben ze van verschillende extra voordelen geprofiteerd: werknemers hebben toegang tot meer doorgroeimogelijkheden en hebben het vertrouwen van de gemeenschappen die ze bedienen versterkt. 

Vertrouwen opbouwen bij lokale gemeenschappen

Eén WCS-team, het Okapi Wildlife Reserve (OWR)-team in Ituri, werkt met steun van het door de EU gefinancierde Sustainable Wildlife Management Programme (SWM) samen met een groep internationale organisaties om voedselonzekerheid te verminderen door duurzame oplossingen te ontwikkelen voor voedseluitdagingen met een focus op het behoud van wilde dieren, voedselzekerheid en beleidsontwikkeling. Een deel van hun werk wordt gedaan in beschermde gebieden waar WCS haar overheidspartners en anderen ondersteunt om haar programma's uit te voeren in 15 landen, waaronder het Makira Natural Park in Madagaskar en het Okapi Wildlife Reserve in Ituri, Democratische Republiek Congo.

Hoewel WCS ernaar streeft om al zijn partners, hosts en gemeenschappen tevreden te houden met zijn werk, ontstaan er onvermijdelijk klachten. Een persoon wil bijvoorbeeld een zorg uiten over de behandeling van het milieu, zijn eigen rechten of een interactie die hij heeft. "Veel leden van de gemeenschappen die we bedienen, kunnen het gevoel hebben dat WCS verantwoordelijk is omdat we er zijn om de wilde dieren te beschermen", legt Caroline Abid, SWM-programmamanager, uit. 

Omdat het SWM-programma afhankelijk is van lokale ondersteuning om oplossingen ter plaatse te implementeren, zijn relaties met de gemeenschap van cruciaal belang voor het succes van de programma's. Het tijdig en respectvol oplossen van klachten is essentieel, dus WCS gebruikt Asana om feedback te verwerken van de gemeenschappen die ze bedienen. 

Elke multinationale organisatie heeft een manier nodig om klachten te beheren. Eén klacht kan, als deze niet correct wordt afgehandeld, een enorm organisatorisch risico creëren.”

In het verleden gebruikte WCS fysieke notitieboeken en spreadsheets om klachten te verzamelen en te beheren, die vervolgens per e-mail naar het juiste personeelslid werden gestuurd. Als gevolg daarvan kon het weken duren om ze aan te pakken, waardoor het vertrouwen van hun communityleden in gevaar kwam. Voor WCS, dat afhankelijk is van gemeenschappen om beschermingsgebieden te hosten en te ondersteunen, kunnen ontevreden leden betekenen dat een gebied in gevaar is. 

"We reageerden niet snel genoeg op de klachten van onze gemeenschappen, dus probeerden we het proces te verbeteren met Asana om ervoor te zorgen dat we altijd reageren", zegt Caroline. Het gebruik van Asana maakt het indienen van klachten eenvoudig voor communityleden. Ze delen hun probleem nu met een WCS-veldwerker, die het vervolgens indient via een Asana-formulier, waardoor een Asana-taak wordt gemaakt in een speciaal project met alle informatie die nodig is om klachten snel af te handelen. 

Asana biedt één centrale plek waar klachten kunnen worden beoordeeld, waardoor het papierwerk en de tijd die eerder werd besteed aan het handmatig verwerken ervan, worden geëlimineerd. Het maakt het ook gemakkelijker om klachten naar de juiste mensen binnen WCS te sturen om snel te reageren, in plaats van ze door te sturen via lange communicatieketens met papieren notities en e-mails. Zodra een taak aan de juiste persoon is toegewezen, heeft deze persoon alle informatie die nodig is om de taak uit te voeren, omdat alle noodzakelijke details in de inzending zijn opgenomen. En als een klacht gevoelig is, kan WCS privacy-instellingen in Asana gebruiken om de zichtbaarheid te beperken.

We verbeteren onze reactiesnelheid op lokale locaties met Asana om ervoor te zorgen dat klachten allemaal snel worden behandeld.”

Omdat klachten sneller worden verwerkt met Asana, voelen lokale gemeenschappen zich gemotiveerd om problemen te delen wanneer ze zich voordoen, waardoor een positieve spiraal ontstaat: gemeenschappen blijven betrokken bij het natuurbeschermingswerk van WCS en de organisatie blijft de gemeenschappen ondersteunen waar de locaties zich bevinden. Deze resultaten hebben WCS geholpen vertrouwen op te bouwen; dit is enorm waardevol voor het vermogen van de organisatie om haar ambitieuze natuurbeschermingsdoelen te realiseren. 

Werknemers in staat stellen nieuwe kansen te grijpen 

Door het WCS-team weg te leiden van e-mail, heeft Asana geholpen om teamsilo's te doorbreken, de zichtbaarheid te vergroten en informatie en kansen in de hele organisatie toegankelijk te maken voor meer teamleden. Het heeft een nieuw niveau van transparantie gecreëerd, omdat alle taken en projecten standaard openbaar zijn binnen het team. Er zijn veel mogelijkheden voor cross-functional samenwerking gecreëerd, wat vooral belangrijk was tijdens de COVID-19-pandemie, toen WCS niet zoveel face-to-face interacties kon hebben. 

Het gebruik van Asana heeft wat Jonathan een 'afvlakkend' effect op het team noemt, gehad. "Het afvlakken van ons team gaat over het maximaliseren van de mogelijkheid om dingen zo kosteneffectief mogelijk te doen," legt hij uit. "De transparantie die Asana biedt, stelt meer junior, ambitieuze leden van de teams in staat om hun hand op te steken voor kansen om te leren, meer verantwoordelijkheid op zich te nemen en hun reikwijdte uit te breiden." Dit is opmerkelijk omdat in het verleden, als een grote organisatie, kansen vaak zouden toekomen aan degenen die dichter bij het hoofdkantoor stonden - simpelweg vanwege de beschikbaarheid van en toegang tot informatie. Met Asana hebben werknemers nu meer projectzichtbaarheid en kunnen ze asynchroon bijdragen, ongeacht hun tijdzone. Als gevolg daarvan heeft WCS een meer diverse deelname gezien van zijn teamleden over de hele wereld.

Asana helpt het hele WCS-team zich aangemoedigd te voelen om betrokken te raken en kansen te grijpen waarvan ze anders misschien niet eerder hadden geweten. Het bespaart ook middelen, waaronder budget voor lonen, reizen en trainingstijd, door het mogelijk te maken om werknemers op verschillende arbeidsmarkten aan te nemen, zodat WCS zijn budgetten efficiënt kan gebruiken om meer impact te genereren. 

Een tool die de toegang tot informatie vergroot en mensen in staat stelt kansen te benutten, maakt WCS inclusiever door iedereen de mogelijkheid te geven om deel te nemen.”

Beloften nakomen met mensen in het middelpunt

WCS doet zoveel met beperkte middelen, die allemaal mogelijk worden gemaakt door de mensen die de organisatie ondersteunen - haar personeel en communityleden. Met Asana heeft WCS geluisterd naar en gezorgd voor de leden van haar gemeenschap en haar werknemers over de hele wereld in staat gesteld om toegang te krijgen tot meer kansen. Deze welkome resultaten hebben de voortgang van de organisatie richting haar vele impactvolle doelen bevorderd en de ruggengraat van haar werk - de mensen die het doen - meer betrokken gemaakt.

Met verbeterde robuustheid van haar processen en nieuwe transparantie blijft WCS intern en extern vertrouwen opbouwen - een cruciaal ingrediënt voor de bescherming van de gebieden, de wilde dieren en de gemeenschappen die ze bedient.