Wildlife Conservation Society geeft werknemers en leden van de gemeenschap meer mogelijkheden met Asana

Voor veel non-profitorganisaties is de impact die ze maken afhankelijk van het versterken van hun teams om middelen te maximaliseren en vertrouwen op te bouwen binnen de gemeenschappen die ze dienen. De Wildlife Conservation Society (WCS), een wereldwijde organisatie voor natuurbehoud, is een goed voorbeeld van het maken van een enorme impact op de wereld door te investeren in haar werknemers en gemeenschappen. WCS beschermt en behoudt wilde dieren en wilde plaatsen in 60 landen die meer dan 50% van de biodiversiteit van de wereld en meer dan 300 miljoen van de armste mensen ter wereld herbergen - met zijn wereldwijde team van meer dan 4.000 werknemers. 

"Zeer weinig non-profitorganisaties denken na over hoe ze alle werknemers kunnen helpen hun werk beter te doen of hoe ze een stimulerende omgeving kunnen bieden voor mensen om in te werken," legt Jonathan Palmer, Executive Director of Conservation Technology bij WCS, uit. "Met beperkte tijd en budgetten kan het moeilijk zijn om onze teams zich gelukkiger en meer zelfstandig te laten voelen, ook al zijn ze misschien wel onze belangrijkste bron."

Jonathans team bij WCS werkt samen met meer dan 100 partners, leveranciers en aanbieders om de beste technologieoplossingen te vinden en te implementeren om de grootste uitdagingen op het gebied van natuurbehoud van vandaag op te lossen. Toen hij merkte dat bedrijfskritieke projecten een hoger risico liepen om deadlines te missen vanwege de toegenomen vraag en complexiteit, geïsoleerde informatie en "traditionele" communicatie- en taakbeheerbenaderingen die niet schaalden, ging hij op zoek naar een betere manier om samen te werken binnen WCS. 

Zijn primaire doel was om de mensen bij WCS - de programmamanagers, softwareontwikkelaars, milieuwetenschappers, zoölogen, vrijwilligers en andere belanghebbenden - te versterken. Dus ging Jonathan op zoek naar een tool om de communicatie en samenwerking over organisatorische grenzen heen te verbeteren.

Zijn team implementeerde Asana om naadloze samenwerking te stimuleren, transparantie en verantwoordelijkheid op te bouwen en werk en middelen bij te houden. Met Asana werken WCS-teams effectiever samen en hebben ze verschillende extra voordelen genoten: werknemers hebben toegang tot meer carrièremogelijkheden en hebben het vertrouwen van de gemeenschappen die ze dienen versterkt. 

Vertrouwen opbouwen met lokale gemeenschappen

Een WCS-team, het team van Okapi Wildlife Reserve (OWR) in Ituri, met steun van het door de EU gefinancierde Sustainable Wildlife Management Programme (SWM), werkt samen met een groep internationale organisaties om voedselonzekerheid te verminderen door duurzame oplossingen te ontwikkelen voor voedseluitdagingen met een focus op natuurbehoud, voedselzekerheid en beleidsontwikkeling. Een deel van hun werk wordt gedaan in beschermde gebieden waar WCS zijn overheidspartners en anderen ondersteunt bij het uitvoeren van zijn programma's in 15 landen, waaronder het Makira Natural Park in Madagaskar en het Okapi Wildlife Reserve in Ituri, Democratische Republiek Congo.

Hoewel WCS ernaar streeft om al zijn partners, hosts en gemeenschappen tevreden te houden met zijn werk, ontstaan er onvermijdelijk klachten. Een persoon kan bijvoorbeeld een probleem willen uiten over de behandeling van het milieu, zijn eigen rechten of een interactie die hij heeft. "Veel leden van de gemeenschappen die we bedienen kunnen het gevoel hebben dat WCS verantwoordelijk is omdat we daar zijn om de wilde dieren te beschermen," legt Caroline Abid, SWM-programmamanager, uit. 

Omdat het SWM-programma afhankelijk is van lokale ondersteuning om oplossingen ter plaatse te implementeren, zijn gemeenschapsrelaties van cruciaal belang voor het succes van haar programma's. Het oplossen van klachten op een tijdige en respectvolle manier is essentieel, dus WCS gebruikt Asana om feedback van de gemeenschappen die ze dienen te verwerken. 

In het verleden gebruikte WCS fysieke notitieboekjes en spreadsheets om klachten te verzamelen en te beheren, die vervolgens naar het juiste personeelslid werden gemaild. Als gevolg daarvan kan het weken duren om ze aan te pakken, waardoor het vertrouwen van hun gemeenschapsleden in gevaar komt. Voor WCS, dat afhankelijk is van gemeenschappen om natuurbeschermingslocaties te hosten en te ondersteunen, kunnen ontevreden leden betekenen dat een locatie in gevaar is. 

"We reageerden niet snel genoeg op de klachten van onze gemeenschappen, dus probeerden we het proces met Asana te verbeteren om ervoor te zorgen dat we altijd reageren", zegt Caroline. Het gebruik van Asana maakt het indienen van klachten eenvoudig voor leden van de gemeenschap. Ze delen nu hun probleem met een WCS-veldmedewerker, die het vervolgens indient via een Asana-formulier, dat een Asana-taak maakt in een speciaal project met alle informatie die nodig is om klachten snel aan te pakken. 

Asana biedt één centrale plek voor het beoordelen van klachten, waardoor het papierwerk en de tijd die eerder werd besteed aan het handmatig verwerken ervan worden geëlimineerd. Het maakt het ook gemakkelijker om klachten naar de juiste mensen binnen WCS te sturen om snel te reageren, in plaats van ze door te spelen via lange communicatieketens met papieren notities en e-mails. Zodra een taak aan de juiste persoon is toegewezen, hebben ze alle informatie die ze nodig hebben om deze uit te voeren, omdat alle benodigde details in de inzending zijn opgenomen. En als een klacht gevoelig is, kan WCS privacy-instellingen in Asana gebruiken om de zichtbaarheid te beperken.

Omdat klachten sneller worden verwerkt met Asana, voelen lokale gemeenschappen zich in staat om problemen te delen wanneer ze zich voordoen, waardoor een positieve cyclus ontstaat: gemeenschappen blijven betrokken bij het natuurbehoudswerk van WCS en de organisatie blijft de gemeenschappen ondersteunen waar locaties zich bevinden. Deze resultaten hebben WCS geholpen vertrouwen op te bouwen; dit is enorm waardevol voor het vermogen van de organisatie om haar ambitieuze instandhoudingsdoelen te bereiken. 

Werknemers in staat stellen nieuwe kansen te grijpen  

Door het WCS-team weg te halen van e-mail, heeft Asana geholpen om teamsilo's op te breken, de zichtbaarheid te vergroten en informatie en kansen in de hele organisatie toegankelijk te maken voor meer teamleden. Het heeft een nieuw niveau van transparantie gecreëerd omdat alle taken en projecten standaard openbaar zijn binnen het team. Er zijn veel mogelijkheden voor cross-functionele samenwerking gecreëerd, wat vooral belangrijk was tijdens de COVID-19-pandemie, toen WCS niet zoveel face-to-face interacties kon hebben. 

Het gebruik van Asana heeft wat Jonathan een 'afvlakkend' effect op het team noemt. "Het afvlakken van ons team gaat over het maximaliseren van de mogelijkheid om dingen zo kosteneffectief mogelijk te doen", legt hij uit. "De transparantie die Asana biedt, stelt meer junior, ambitieuze leden van de teams in staat om hun handen op te steken voor kansen om te leren, meer verantwoordelijkheid te nemen en hun reikwijdte uit te breiden." Dit is opmerkelijk omdat in het verleden, als een grote organisatie, kansen vaak zouden vallen aan degenen die dichter bij het hoofdkantoor stonden - simpelweg vanwege de beschikbaarheid van en toegang tot informatie. Met Asana hebben werknemers nu meer projectzichtbaarheid en kunnen ze asynchroon bijdragen, ongeacht hun tijdzone. Als gevolg hiervan heeft WCS een diversere deelname van zijn teamleden over de hele wereld gezien.

Asana helpt het hele WCS-team zich in staat te stellen om betrokken te raken en kansen te grijpen waarvan ze anders misschien niet eerder hadden geweten. Het bespaart ook middelen, waaronder budget voor lonen, reis- en trainingstijd, door het mogelijk te maken om werknemers in verschillende banenmarkten in te huren, zodat WCS zijn budgetten efficiënt kan gebruiken om meer impact te genereren. 

Beloften nakomen met mensen in het centrum

WCS doet zoveel met beperkte middelen, die allemaal mogelijk worden gemaakt door de mensen die de organisatie ondersteunen - haar personeel en leden van de gemeenschap. Met behulp van Asana heeft WCS naar zijn communityleden geluisterd en voor hen gezorgd en zijn werknemers over de hele wereld in staat gesteld om toegang te krijgen tot meer mogelijkheden. Deze welkome resultaten hebben de voortgang van de organisatie naar haar vele impactvolle doelen bevorderd en de ruggengraat van haar werk - de mensen die het doen - meer betrokken gemaakt.

Met verbeterde robuustheid van zijn processen en nieuwe transparantie blijft WCS intern en extern vertrouwen opbouwen - een cruciaal ingrediënt voor het beschermen van de gebieden, wilde dieren en gemeenschappen die het dient.