EarthEnable installeert elk jaar meer dan 2000 propere, duurzame vloeren met Asana

In een onderzoek van de Wereldbank uit 2007 ontdekten onderzoekers dat door het vervangen van aarden vloeren door cementvloeren, parasieten met 78 procent afnamen, diarree met 49 procent, en de cognitieve ontwikkeling bij kinderen aanzienlijk verbeterde. Aardvloeren zijn, in één woord, vuil, maar ze zijn ook een broedplaats voor ziekten en muggen en vormen andere risico's voor de gezondheid van meer dan een miljard mensen wereldwijd.

Toen Gayatri Datar in 2013 voor het eerst Rwanda bezocht, als onderdeel van een cursus van de Stanford Business School over ontwerpen voor extreme betaalbaarheid, herinnerde ze zich dat ze overal aarden vloeren zag. Na haar bezoek wilde Gaya een betaalbaar en hygiënisch alternatief ontwerpen, en EarthEnable was geboren. Gaya en een medestudent van Stanford ontwikkelden een oplossing met lokale materialen en een plantaardige afdichtingsstof om een duurzame, milieuvriendelijke, gezonde en betaalbare aarden vloer te creëren. Door gebruik te maken van kennis die al in dorpen bestaat, gebruikt EarthEnable basis-R&D om nieuwe vloerproducten te ontwikkelen en lokale economieën kansen te bieden voor metselaars en bouwers om hun eigen bedrijf op te bouwen.

Tegenwoordig bestaat het team van EarthEnable uit bijna 600 werknemers, waarvan 99% uit Rwanda en Oeganda komt en 100% in Rwanda en Oeganda is gevestigd. Ryan Conlin is de stafchef van EarthEnable en werkt nauw samen met de CEO van de organisatie, Gaya, om verschillende leiderschapsfuncties uit te voeren, de bedrijfsbrede communicatie te beheren en samen te werken met externe partners.

De uitdagingen van cross-functional en grensoverschrijdende samenwerking

Toen Ryan lid werd van het Team, werden er verschillende methoden gebruikt om de voortgang van projecten bij te houden, waaronder e-mails, spreadsheets en documenten. "Het was allemaal overal verspreid en erg verwarrend," legt hij uit. Bovendien is het personeel van de organisatie verspreid over Rwanda en Oeganda, dus communiceren en samenwerken over geografische grenzen heen was moeilijk. Mensen op verschillende locaties hadden niet altijd de informatie die ze nodig hadden om hun werk te doen.

Als gevolg daarvan stond het EarthEnable-team voor verschillende uitdagingen:

• Ze waren inefficiënt omdat mensen vergaten waar tijdlijnen of documenten waren opgeslagen, waar ze verantwoordelijk voor waren of waar ze de laatste statusupdate konden vinden.

• Het team had een gebrek aan verantwoordelijkheid omdat mensen hun werk op verschillende manieren bijhielden. Het was een uitdaging voor managers om hun direct ondergeschikten verantwoordelijk te houden voor hun doelen, vervaldatums en projecten.

• Ze voelden zich ongeorganiseerd en hadden het gevoel dat ze het beter konden doen - voor hun eigen organisatie en de mensen die ze bedienen.

Dus ging het leiderschapsteam op zoek naar een oplossing die de organisatie zou helpen hun werk beter te beheren. Om ervoor te zorgen dat een hulpmiddel hen zou kunnen helpen, moest EarthEnable het werk per afdeling kunnen organiseren (aangezien de rollen binnen de organisatie sterk variëren) en taken en vervaldatums aan individuen kunnen toewijzen (om te helpen bij de verantwoordelijkheid). Bovenal moest de tool ook intuïtief genoeg zijn voor elk lid van het team om te gebruiken, aangezien EarthEnable voor veel van zijn werknemers de eerste kantoorbaan is.

Een functionele en intuïtieve oplossing vinden

Gaya en de leiders van EarthEnable kozen uiteindelijk voor Asana omdat het hun algemene behoeften op het gebied van projectbeheer en het bijhouden van tijdlijnen ondersteunde. Asana had de nodige functionaliteit en was intuïtief genoeg om meteen door het hele team te worden gebruikt. De uitgebreide bibliotheek met middelen en ondersteuning die beschikbaar was om het team te helpen bij de uitrol, bezegelden de deal: Asana zou spreadsheets, Word-documenten en e-mails vervangen.

Het managementteam wist hoe belangrijk het was dat het leiderschap ervoor ging om de invoering te laten slagen, en was daarom het eerste dat zich ertoe verbond Asana te gebruiken om hun lopende prioriteiten en teamvergaderingen bij te houden. Vervolgens werd de rest van de organisatie op de hoogte gebracht dat al het werk in Asana zou worden bijgehouden en dat managers zouden verwachten dat de status van projecten in de tool zou worden bijgewerkt. Omdat zowel managers als medewerkers Asana gebruikten, werd het eenvoudig om iedereen verantwoordelijk te stellen.

Mensen zagen al snel de waarde die Asana bood, omdat hun takenlijsten gemakkelijk toegankelijk waren en de communicatie tussen managers en ondergeschikten verbeterde. Dit startte een positieve spiraal en moedigde mensen verder aan om de tool te gebruiken - in feite begonnen veel werknemers de tool zelfs te gebruiken voor hun persoonlijke Takenlijsten.

De inzet van ons managementteam om iedereen verantwoordelijk te stellen voor het gebruik van Asana heeft enorm bijgedragen aan onze succesvolle uitrol. Door het snel te adopteren en werknemers consequent te vragen om hun voortgang in de tool te tonen, kwam iedereen naadloos aan boord. ”

Prioriteiten stroomlijnen en efficiënter werken

Sinds de organisatiebrede invoering van Asana heeft EarthEnable veel verbeteringen in hun manier van werken gezien. Zowel managers als ondergeschikten kunnen elkaar verantwoordelijk houden door één-op-één-projecten te gebruiken om individuele verantwoordelijkheden bij te houden. Met reacties kunnen belanghebbenden eenvoudig de status van een taak controleren, ongeacht in welk kantoor, welke rol of op welke locatie ze zich bevinden.

Het team heeft ook een verhoging in efficiëntie gezien door Asana te gebruiken om subsidies aan te vragen en erover te rapporteren. Door voor elke subsidie een taak te gebruiken, kunnen ze gemakkelijk de vervaldatums zien, wie verantwoordelijk is voor een subsidie en wanneer de rapportage voltooid moet zijn. In plaats van te vertrouwen op één onhandelbaar bestand om tientallen subsidies bij te houden - waardoor het bijna onmogelijk was om de status van een individuele subsidie te kennen - helpt het bijhouden ervan in Asana EarthEnable om toegang te krijgen tot meer financiering en om contacten te onderhouden met geweldige donateurs die mentorschap en ideeën aan de organisatie bieden. Met Asana-rapportage kan het team snel en eenvoudig degenen die de organisatie ondersteunen de impact laten zien die hun bijdragen hebben gehad, waardoor EarthEnable verder wordt geholpen om zijn doelen te verfijnen en te verbeteren. Het resultaat is dat ze een toename hebben gezien in het aantal deadlines dat wordt gehaald en dat het subsidieproces over het algemeen soepeler verloopt.

Naast het mogelijk maken van transparantie voor externe supporters, biedt Asana ook de werknemers van EarthEnable intern inzicht in de hele organisatie. Met de Borden-weergave houdt EarhEnable nu inkomende verzoeken uit het hele bedrijf bij in één enkel project. Dit geeft iedereen inzicht in de status van een aanvraag en cross-functional belanghebbenden kunnen gemakkelijk op de hoogte worden gehouden. Of het nu gaat om een verzoek om een apparaat te repareren of een suggestie om een organisatiebreed systeem te verbeteren, het is gemakkelijk om het in te dienen en te volgen met duidelijk gelabelde kolommen om de status aan te geven, zodat iedereen kan zien hoe het met een verzoek staat.

Niet alleen verlopen de zaken soepeler in de hele organisatie, maar ook de prioriteiten van de leidinggevenden worden gestroomlijnd: Gaya, Ryan en andere leiders onderhouden een opslagplaats van de belangrijkste zorgen en werken in een project met de naam 'Executive'.

Met organisatiebrede adoptie en workflows in Asana hebben Ryan en de hele organisatie gemerkt dat processen soepeler en sneller verlopen en dat samenwerken voor iedereen eenvoudiger is. Dit betekent snellere levering aan de gemeenschappen die EarthEnable bedient - een winst voor de organisatie en degenen die betere vloeren nodig hebben.

Met Asana kunnen we onze voortgang zien, op één lijn blijven met belanghebbenden, op schema blijven om onze doelen te bereiken en deze sneller bereiken. Dat betekent ook een snellere levering aan onze gemeenschappen. ”

Bovendien heeft iedereen bij EarthEnable een projectbeheermindset aangenomen - een win voor de efficiëntie van de organisatie en voor elk individu. Aangezien EarthEnable de eerste kantoorervaring is voor veel van zijn Werknemers, is Asana een goede plaats om te beginnen. Met behulp van de tool kan elke werknemer zijn of haar projecten doordenken, prioriteiten stellen in zijn of haar takenlijsten en zich concentreren op zijn of haar werk in plaats van vast te lopen bij de vraag waar te beginnen.

Zodra ik bij EarthEnable kwam, kreeg ik de opdracht om een Asana-account aan te maken en het te gebruiken om mijn Taken bij te houden. Elke week overleg ik met mijn manager over mijn voortgang met behulp van Asana. Asana is gemakkelijk te gebruiken en helpt me georganiseerd te blijven. ”

Blijven innoveren, vanaf het begin

De inzet van EarthEnable is altijd geweest om vloeren hygiënischer en betaalbaarder te maken. In 2019 ontwikkelden ze een methode om materialen uit de eigen achtertuin van klanten te halen, in plaats van uit een lokale steengroeve. Met deze nieuwe methode kunnen ze de prijzen blijven verlagen en betere vloeren leveren aan Rwandezen. In de nasleep van de COVID-19-pandemie is dit nog belangrijker geworden, omdat aardvloeren ademhalingsziekten kunnen verergeren.

Asana heeft ons betere projectmanagers gemaakt, omdat het elke werknemer aanzet tot een verantwoordingsmentaliteit. ”

Een nieuwe productiemethode brengt veel omscholing met zich mee, en EarthEnable heeft samengewerkt met lokale metselaars om hen de technieken te leren die bij deze nieuwe materialen horen. Ze hielden het hele proces bij en beheerden het - van R&D tot training voor metselaars tot nieuwe bouwprocedures - met behulp van Asana. Het resultaat is dat ze sinds maart 2020 meer dan 1200 vloeren hebben kunnen leggen met behulp van de nieuwe methode.

Ryan, Gaya en het team blijven zich inzetten om meer innovatieve, hyperlokale manieren te vinden om betere vloeren te bouwen, te beginnen met een efficiënt bedrijf, en hebben ambitieuze doelen om de toeleveringsketen - en het hele installatieproces - dit jaar en daarna verder te verkorten.