EarthEnable installeert elk jaar meer dan 2000 schone, duurzame vloeren met Asana

In een studie van de Wereldbank uit 2007 ontdekten onderzoekers dat door vuile vloeren te vervangen door cementvloeren, parasieten met 78 procent afnamen, diarree met 49 procent en de cognitieve ontwikkeling bij kinderen aanzienlijk verbeterde. Vloeren van aarde zijn, in één woord, vuil - maar ze zijn ook een broedplaats voor ziekte en muggen, en vormen andere risico's voor de gezondheid van meer dan een miljard mensen wereldwijd.

Toen Gayatri Datar in 2013 voor het eerst Rwanda bezocht, als onderdeel van een Stanford Business School-cursus over ontwerpen voor extreme betaalbaarheid, herinnerde ze zich dat ze overal vuile vloeren zag. Na haar bezoek wilde Gaya een betaalbaar en hygiënisch alternatief ontwerpen, en EarthEnable was geboren. Gaya en een mede-Stanford-student ontwikkelden een oplossing met behulp van lokale materialen en een plantaardige afdichtingsmiddel om een duurzame, milieuvriendelijke, gezonde en betaalbare aardevloer te creëren. Door gebruik te maken van kennis die al in dorpen bestaat, gebruikt EarthEnable grassroots R&D om nieuwe vloerproducten te ontwikkelen en lokale economieën kansen te bieden voor metselaars en bouwers om hun eigen bedrijf op te bouwen.

Tegenwoordig bestaat het team van EarthEnable uit bijna 600 werknemers, waarvan 99% uit Rwanda en Oeganda komt en 100% in Rwanda en Oeganda is gevestigd. Ryan Conlin is de stafchef van EarthEnable en werkt nauw samen met de CEO van de organisatie, Gaya, om verschillende leiderschapsfuncties uit te voeren, bedrijfsbrede communicatie te beheren en samen te werken met externe partners.

De uitdagingen van cross-functionele en grensoverschrijdende samenwerking

Toen Ryan zich bij het team aansloot, werden er verschillende methoden gebruikt om de voortgang van projecten bij te houden, waaronder e-mails, spreadsheets en documenten. "Het was een grote puinhoop en erg verwarrend", legt hij uit. Bovendien is het personeel van de organisatie verspreid over Rwanda en Oeganda, dus het was moeilijk om over geografische grenzen heen te communiceren en samen te werken. Mensen op verschillende locaties hadden niet altijd de informatie die ze nodig hadden om hun werk te doen.

Als gevolg daarvan stond het EarthEnable-team voor verschillende uitdagingen:

• Ze waren inefficiënt omdat mensen vergaten waar tijdlijnen of documenten waren opgeslagen, waarvoor ze verantwoordelijk waren of waar ze de laatste status-update konden vinden.

• Het team miste verantwoordelijkheid omdat mensen hun werk op verschillende manieren bijhielden. Het was een uitdaging voor managers om hun directe medewerkers te houden aan hun doelen, vervaldatums en projecten.

• Ze voelden zich ongeorganiseerd en hadden het gevoel dat ze het beter konden doen - voor hun eigen organisatie en de mensen die ze dienen.

Dus ging het leiderschapsteam op zoek naar een oplossing die de organisatie zou helpen hun werk beter te beheren. Om een tool te vinden die hen van dienst zou zijn, moest EarthEnable het werk per afdeling kunnen organiseren (aangezien de rollen binnen de organisatie sterk variëren) en taken en vervaldatums aan individuen kunnen toewijzen (om te helpen bij de verantwoordelijkheid). Bovenal moest de tool ook intuïtief genoeg zijn voor elk lid van het team om te gebruiken, aangezien EarthEnable voor veel van zijn werknemers de eerste kantoorbaan is.

Een functionele en intuïtieve oplossing vinden

Gaya en de leiders bij EarthEnable kozen uiteindelijk voor Asana omdat het hun algemene projectbeheer en tijdlijn-trackingbehoeften ondersteunde. Asana had de nodige functionaliteit en het was intuïtief genoeg voor het hele team om meteen te gebruiken. De enorme bibliotheek met middelen en ondersteuning die beschikbaar is om het team te helpen met hun uitrol bezegelde de deal: Asana zou spreadsheets, Word-documenten en e-mails vervangen.

Het managementteam kende de waarde van leiderschap buy-in voor een succesvolle adoptie en was de eerste die zich ertoe verbond Asana te gebruiken om hun lopende prioriteiten en teamvergaderingen bij te houden. Vervolgens werd de rest van de organisatie op de hoogte gebracht dat al het werk in Asana zou worden bijgehouden en dat managers zouden verwachten dat de status van projecten in de tool zou worden bijgewerkt. Met managers en rapporten die beide Asana gebruikten, werd het gemakkelijk om iedereen verantwoordelijk te houden.

Mensen zagen al snel de waarde die Asana bood, omdat hun takenlijsten gemakkelijk toegankelijk waren en de communicatie tussen managers en rapporten verbeterde. Dit begon een positieve cyclus en moedigde mensen verder aan om de tool te gebruiken - in feite begonnen veel werknemers het zelfs te gebruiken voor hun persoonlijke takenlijsten.

Prioriteiten stroomlijnen en efficiënter werken

Sinds de invoering van Asana in de hele organisatie heeft EarthEnable veel verbeteringen gezien in de manier waarop ze werken. Zowel managers als rapporten kunnen elkaar verantwoordelijk houden door één-op-één projecten te gebruiken om individuele verantwoordelijkheden bij te houden. Met reacties kunnen belanghebbenden de status van een taak gemakkelijk controleren, ongeacht in welk kantoor, rol of locatie ze zich bevinden.

Het team heeft ook een toename in efficiëntie gezien door Asana te gebruiken om subsidies aan te vragen en erover te rapporteren. Door voor elke subsidie een taak te gebruiken, kunnen ze gemakkelijk zien wat de vervaldatums zijn, wie verantwoordelijk is voor een subsidie en wanneer de rapportage moet worden voltooid. In plaats van te vertrouwen op één onhandelbaar bestand om tientallen subsidies bij te houden - waardoor het bijna onmogelijk was om de status van een individuele subsidie te kennen - helpt het bijhouden ervan in Asana EarthEnable om toegang te krijgen tot meer financiering en verbindingen te onderhouden met geweldige donateurs die mentorschap en ideeën aan de organisatie bieden. Met Asana-rapporten kan het team snel en gemakkelijk degenen die de organisatie ondersteunen de impact laten zien die hun bijdragen hebben gemaakt, waardoor EarthEnable verder wordt geholpen om zijn doelen te verfijnen en te verbeteren. Als gevolg hiervan hebben ze een toename gezien in het aantal gehaalde deadlines en een soepeler subsidieproces in het algemeen.

Naast het mogelijk maken van transparantie voor externe supporters, biedt Asana ook EarthEnable-medewerkers interne zichtbaarheid in de hele organisatie. Met behulp van de bordweergavevhoudt EarhEnable nu inkomende aanvragen uit het hele bedrijf bij in één enkel project. Dit geeft iedereen inzicht in de status van een aanvraag en cross-functionele belanghebbenden kunnen gemakkelijk worden ingelicht. Of een aanvraag nu is om een apparaat te repareren of een suggestie om een organisatiebreed systeem te verbeteren, het is gemakkelijk om in te dienen en te volgen met duidelijk gelabelde kolommen om de status aan te geven, zodat iedereen kan zien waar een aanvraag staat.

Niet alleen verlopen de zaken soepeler in de hele organisatie, ook de prioriteiten van de leidinggevenden worden gestroomlijnd: Gaya, Ryan en andere leiders onderhouden een opslagplaats van zorgen op het hoogste niveau en werken in een project genaamd "Executive".

Met organisatiebrede adoptie en workflows in Asana hebben Ryan en de hele organisatie gemerkt dat processen soepeler en sneller verlopen en samenwerking voor iedereen eenvoudiger is. Dit betekent een snellere levering aan de gemeenschappen die EarthEnable bedient - een overwinning voor de organisatie en degenen die betere vloeren nodig hebben.

Bovendien heeft iedereen bij EarthEnable een projectmanagementmindset aangenomen - een overwinning voor de efficiëntie van de organisatie en voor elk individu. Aangezien EarthEnable voor veel van zijn werknemers de eerste kantoorervaring is, is Asana een goede plaats om te beginnen. Met behulp van de tool kan elke werknemer zijn projecten doordenken, zijn takenlijsten prioriteren en zich concentreren op zijn werk in plaats van vast te komen te zitten waar hij moet beginnen.

Blijven innoveren, vanaf het begin

EarthEnable heeft zich altijd ingezet om vloeren hygiënischer en betaalbaarder te maken. In 2019 ontwikkelden ze een methode om materialen te verkrijgen uit de eigen achtertuinen van klanten - in plaats van een lokale steengroeve. Deze nieuwe methode stelt hen in staat om de prijzen te blijven verlagen en betere vloeren te bieden aan Rwandezen. In de nasleep van de COVID-19-pandemie is dit nog belangrijker geworden, omdat aardevloeren ademhalingsziekten kunnen verergeren.

Met een nieuwe productiemethode komt veel omscholing, en EarthEnable heeft samengewerkt met lokale metselaars om hen de technieken te leren die verband houden met deze nieuwe materialen. Ze volgden en beheerden het hele proces - van R&D tot training voor metselaars tot nieuwe bouwprocedures - met behulp van Asana. Als gevolg hiervan hebben ze sinds maart 2020 meer dan 1200 vloeren kunnen installeren met behulp van de nieuwe methode.

Ryan, Gaya en het team blijven zich inzetten voor het vinden van meer innovatieve, hyperlokale manieren om betere vloeren te bouwen, te beginnen met een efficiënt bedrijf en hebben ambitieuze doelen om de toeleveringsketen - en het hele installatieproces - dit jaar en daarna verder te verkorten.