Vandaag de dag is het Trevor Project 's werelds grootste organisatie voor zelfmoordpreventie en geestelijke gezondheid voor LGBTQ-jongeren, die gratis en vertrouwelijke telefonische, chat- en sms-begeleiding biedt, evenals een veilig sociaal netwerk genaamd TrevorSpace. Het bekroonde team van Trevor voert innovatieve onderzoeks-, onderwijs- en belangenbehartigingsprogramma's uit om de volksgezondheidscrisis van zelfmoord onder LGBTQ-jongeren aan te pakken, en werkt samen met beroemdheden zoals Lil Nas X en Janelle Monae om het bewustzijn van zijn diensten te vergroten en berichten van liefde en steun te sturen naar LGBTQ-jongeren, zodat ze zich veilig en gesterkt voelen. 

David B. (voornaamwoorden: zij/hij) is een Senior Special Projects Manager bij The Trevor Project, en zijn team beheert strategische, cross-functional initiatieven voor de organisatie, zoals de merkvernieuwing van Trevor en de internationale uitbreiding van diensten, te beginnen met Mexico. Omdat deze projecten zeer cross-functional zijn — en omdat verschillende teams hun werk voor Asana op verschillende manieren beheerden — was er vroeger extra inzet nodig om statusupdates te verzamelen en initiatieven op hoog niveau te zien.

David en zijn collega's wilden meer inzichten en transparantie in de hele organisatie. Dit was vooral belangrijk omdat het team van The Trevor Project de afgelopen drie jaar aanzienlijk is gegroeid.

We wilden uitdagingen beperken naarmate teams groter werden, meer gingen samenwerken en cross-functional werden. Dit leidde ertoe dat we op zoek gingen naar één platform waar iedereen in de hele organisatie zijn werk kon beheren, met een centrale structuur en een systematische manier om projecten te starten en uit te voeren.

David B., Senior Manager Speciale Projecten

Ze begonnen te zoeken naar een werkbeheerplatform om afdelingen te verenigen, interne infrastructuur te creëren met het oog op toekomstige groei en hen te helpen hoogwaardige diensten te leveren aan meer gemeenschappen over de hele wereld. 

Een platform voor alle teams met verschillende werkwijzen

Het team had één platform nodig waar de hele organisatie samen kon werken aan projecten, mijlpalen kon bijhouden en over de voortgang kon rapporteren. David zegt: "We zochten naar schaalbaarheid, samenwerking, gebruiksgemak en integratie met de systemen die we al gebruikten, zoals Okta, Slack, Jira en Google Workspace." 

Ze evalueerden verschillende tools en beperkten de keuze tot Asana en een ander platform. Ze waardeerden hoe de tijdlijn-, bord-, lijst- en agendaweergaven van Asana geschikt zouden zijn voor teams met verschillende stijlen van Werkbeheer, waardoor flexibiliteit werd geboden terwijl de organisatie toch werd verenigd. 

Uiteindelijk koos het Trevor-project voor Asana omdat het het beste paste bij hun behoeften. "Wat opviel, was het aantal functies dat Asana had, vergeleken met andere platforms," zegt David.

Lancering van projectbeheernormen, geleid door Asana

De implementatie van Asana ging hand in hand met de lancering van een reeks interne normen voor projectbeheer door The Trevor Project. "We hebben Asana gebruikt om het projectbeheerproces dat we hebben gecreëerd te sturen," zegt David. Om werknemers te helpen het nieuwe systeem te gebruiken, boden ze een draaiboek met richtlijnen, live virtuele trainingssessies om contact te leggen met elk team en twee asynchrone trainingen over de nieuw opgestelde projectbeheernormen en hoe Asana binnen dat nieuwe raamwerk te gebruiken. 

Naarmate we blijven groeien, helpt Asana ons om onze projectbeheerprocessen te verankeren, zodat mensen die normen systematisch kunnen volgen.

David B., Senior Manager Speciale Projecten

Door een flexibele maar uniforme manier van werken in de hele organisatie te definiëren, was The Trevor Project de groei-gerelateerde uitdagingen voor en plaatste het teams op een productief spoor. Onderzoek van de Anatomie van werk-index toonde aan dat grotere bedrijven complexere processen hebben dan kleinere organisaties en daarom vaker acties en updates missen.

Grote teams besteden ook meer tijd aan "werk over werk", wat alle coördinatietaken beschrijft die plaatsvinden rond impactvol en strategisch werk. Met de systemen die er waren, kon het Trevor Project groeien en toch als een wendbaar, samenhangend team werken.

Met Asana meer dan een jaar aan werk bespaard

Tegenwoordig beheert The Trevor Project veel van zijn projecten in Asana, waardoor naar schatting 348 werkdagen per jaar worden bespaard die anders aan coördinatie zouden worden besteed — het equivalent van 70 weken, of meer dan een jaar werk van een fulltime werknemer. Deze geschatte tijdsbesparing is gebaseerd op onderzoek dat Asana heeft uitgevoerd bij haar klanten en ander onderzoek van derden over de tijd die werknemers besteden aan veelvoorkomende activiteiten zoals het zoeken naar informatie, schakelen tussen context en schakelen tussen apps wanneer ze geen werkbeheerplatform gebruiken. En bij het Trevor Project, waarvan de topprioriteit het ondersteunen is van LGBTQ-jongeren die een crisis doormaken, is tijdwinst van cruciaal belang. Wanneer je een zelfmoordpreventieorganisatie runt, telt elke seconde.

Asana heeft gezorgd voor transparantie in de voortgang van alle projecten en laat zien hoe ze bijdragen aan een resultaat. Vroeger werden projecten anders beheerd en gerapporteerd, en met een standaard is het gemakkelijker om dat verhaal te vertellen.

David B., Senior Manager Speciale Projecten

Deze tijdwinst is het gevolg van Asana-functies zoals Formulieren, die medewerkers helpen interne en externe aanvragen vast te leggen en snel aan de slag te gaan, waardoor 244 werkdagen per jaar worden teruggewonnen. Elke maand worden in de hele organisatie meer dan 650 Formulieren ingediend. Regels automatiseren stappen en meldingen: het gemiddelde van 8770 geautomatiseerde acties per maand van het Trevor Project draagt bij aan een tijdsbesparing van 36 werkdagen per jaar.

Teams delen ook meer dan 1600 reacties per maand, wat onnodige e-mails en het wisselen van context voorkomt door de communicatie op één plek te centraliseren. Dit bespaart 43 werkdagen en verenigt teamgenoten en externe leveranciers, ongeacht waar ze zich bevinden. 

Team Speciale Projecten

Het 12-koppige Special Projects-team van David beheert alle initiatieven in Asana en organiseert ze in niveaus op basis van financiering en belanghebbenden. Wanneer ze een project in Asana starten, voegen ze een briefing toe en maken ze secties in het project om verschillende workflows met mijlpalen weer te geven. 

Taken binnen een workflow bevatten instructies in het beschrijvingsveld voor een gemakkelijke start, zodat zodra taken aan een eigenaar zijn toegewezen, ze meteen van start kunnen gaan. Wanneer een taak voltooid is, waarschuwt Asana teamgenoten in het Slack-kanaal van het project via de Slack-integratie, zodat de volgende eigenaar snel het stokje kan overnemen. 

En David krijgt eindelijk zijn organisatiebrede transparantie: hij monitort de voortgang van projecten met behulp van Asana-portfolio's en heeft één plek om samen te werken met mensen in verschillende teams. 

David zegt: "Tijdens onze merkvernieuwing hebben we onze externe leverancier in Asana gezet om het werk te controleren en het onderzoek bij te houden. De mogelijkheid om op die manier samen te werken, zowel binnen als buiten de organisatie, stelde ons in staat om tot een eindproduct te komen dat herkenbaar zou zijn voor jongeren."

Team Bedrijfspartnerschappen

Het Trevor Project werkt samen met bedrijven in verschillende sectoren om de missie van Trevor om een einde te maken aan zelfmoord onder LGBTQ-jongeren te bevorderen. Vervolgens werkt het Corporate Partnerships-team functieoverschrijdend binnen de organisatie om ervoor te zorgen dat de deliverables van het partnerschap worden nagekomen, en legt dit meestal vast in Asana als een bron van waarheid. 

Wanneer we partnerschappen uitvoeren, maken we gebruik van sjablonen om het gemakkelijk te maken, waarbij we van begin tot eind een standaardproces volgen.

Leah K. (voornaamwoorden: zij/haar), Corporate Partnerships Manager

Wanneer een partnerschap is bevestigd, gebruikt het team een sjabloon voor zakelijke partnerschappen in Asana om een nieuw project te maken. In de sectie Projectoverzicht plaatsen ze een briefing met de vereiste deliverables van het partnerschap, zodat de toegewezen campagnemanager op de hoogte kan raken. Van daaruit gebruiken ze het project om taken voor actiepunten te organiseren en in te vullen, en om indien nodig een workbackschema te definiëren op basis van de lanceringsdatum.

Taken zijn georganiseerd in verschillende projectsecties, zoals 'Logistiek' en 'Betrokkenheid van werknemers', waardoor de campagnemanager, de partnerschapsmanager en andere interne belanghebbenden de mogelijkheid hebben om feedback en middelen binnen het Asana-project te leveren, zodat al het werk en alle documenten gemakkelijk te vinden zijn. Het Corporate Partnerships-team gebruikt ook formulieren om verzoeken van interne teams en partners te beheren.

Marketingteam

Het zevenkoppige marketingteam bouwt bewustzijn op en stimuleert betrokkenheid door middel van initiatieven waarbij maximaal 30 belanghebbenden in de hele organisatie betrokken kunnen zijn. Een campagnemanager die aan een nieuw programma is toegewezen, leidt het van begin tot eind en start het in Asana met een sjabloon — er is er een voor initiatieven die eigendom zijn van Trevor, naast die voor partnerschappen. 

Het nieuwe project bevat de briefing en alle uitvoeringstaken, zodat er geen stappen worden vergeten, evenals documenten zoals links naar e-mailvoorbeelden en sociale berichten. Elke week gebruiken projectmanagers de statusupdates van Asana om het team op de hoogte te houden, waardoor ze een vergadering en een paar e-mails besparen.

Campagnemanager Elise M. (voornaamwoorden: zij/haar) zegt: "Kennisdeling binnen mijn team is voor ons een groeigebied geweest. Met Asana is het geweldig om in één oogopslag te zien wat er [in mijn projecten] gebeurt en mensen de tijd te besparen om me door hun individuele werkstromen te leiden."

Marketing gebruikt portfolio's om de status van alle lopende marketingcampagnes te monitoren, georganiseerd op prioriteitsniveau. "We zagen onlangs een paar vertragingen in een campagne", zegt Elise. “Asana hielp ons om het te signaleren en een gezamenlijk gesprek te beginnen om het probleem proactief op te lossen.”

Asana maakt het mogelijk om je te concentreren op grotere doelen, in plaats van op de kleine details van een asset dat kwijt is geraakt.

Elise M., campagnemanager

Een hecht team dat efficiënt werkt om de wereldwijde volksgezondheidscrisis van zelfmoord onder LGBTQ-jongeren aan te pakken 

Het Trevor Project heeft met succes een nieuwe projectbeheerstandaard geïmplementeerd met Asana. Hun processen fungeren als richtlijnen voor het leveren van hoogwaardige diensten naarmate ze groeien, en hun vele nieuwe teamleden kunnen sneller verantwoordelijkheid nemen voor projecten omdat de historische context in Asana hen snel onboarde.

Asana heeft ons in staat gesteld om te voorkomen dat we voor elk project dat we doen het wiel opnieuw uitvinden. Dat geeft veel meer tijd voor inspiratie of om een ambitieuzer project aan te pakken.

Elise M., campagnemanager

Deze interne infrastructuur heeft het administratieve werk verminderd en het personeel geholpen om energie te steken in activiteiten met de meeste impact op de gemeenschap. Elise zegt: "Er zijn hier zoveel ongelooflijke, gepassioneerde mensen die klaarstaan om te helpen. Maar met veel ideeën kan verantwoordelijkheid moeilijk zijn om uit te zoeken — en Asana doet dat voor ons. We weten wie een project oplevert en wie onze besluitvormers zijn." 

Nu het Trevor Project een sterke basis heeft gelegd voor productiviteit en samenwerking tussen teams, kan het meer levensreddende diensten leveren aan jongeren in de VS en daarbuiten. Het idee dat begon als een telefoonnummer op een tv-scherm is uitgegroeid tot een toonaangevende pleitbezorger en krachtige beschermende kracht die LGBTQ-jongeren helpt zich veilig en geaccepteerd te voelen zoals ze zijn, zodat ze zich een mooie toekomst voor zichzelf kunnen voorstellen.