Toen Danny Mendoza voor het eerst hoorde dat zijn neef in een auto woonde, begon hij middelen te mobiliseren om hem te ondersteunen en hem te helpen in een pleeggezin te komen. Tijdens het proces leerde hij over de omstandigheden waarmee de meeste pleegkinderen te maken hebben: van het meenemen van hun spullen van huis naar huis in een vuilniszak, tot het gescheiden worden van broers en zussen en het niet afstuderen aan de universiteit. Dus richtte Danny Together We Rise op, een non-profitorganisatie die zich inzet om het leven van kinderen in pleegzorg te verbeteren.

Als oprichter richt Danny zich op de visie en strategie van de organisatie. Zijn Team van 35, verdeeld over Brea, Californië en Austin, Texas, helpt bij de uitvoering van de programma's die ze aanbieden, zoals hun plunjezak-, skateboard-, fiets- en beurzenprogramma's.

Op zoek naar verantwoordelijkheid

Toen de organisatie in 2014 begon uit te breiden, hadden ze moeite om de verantwoordelijkheid te behouden. Teamleden hadden moeite om alles te onthouden wat ze moesten doen, en de eindeloze e-mails en plakbriefjes waren moeilijk bij te houden. Danny's team voelde zich extra gefrustreerd wanneer kleine taken door de mazen van het net vielen, omdat kleine details zoals een verjaardag of een middelbare schooldiploma veel betekenen voor pleegkinderen. Zonder een manier om alles wat ze deden bij te houden, hadden ze niet de impact die ze dachten te kunnen hebben.

Onszelf verantwoordelijk houden tegenover de jongeren in pleegzorg die we helpen, is het belangrijkste wat we doen. Vóór Asana hadden we geen manier om alle kleine details en verantwoordelijkheden te beheren.

Om het team verantwoordelijk te houden en al hun werk te beheren op een manier die geen e-mail en plakbriefjes vereiste, vroegen Danny en zijn team om suggesties van hun netwerk. Toen een vriend contact opnam en Asana voorstelde, ging Danny ermee aan de slag. Door taken en deadlines aan zijn team te kunnen toewijzen, zouden ze een systeem van verantwoordelijkheid hebben, dus Danny besloot het uit te proberen.

Beginnend met een klein project met weinig risico's - het plannen van zijn eigen verjaardagsfeestje - hielp Danny zijn team op een eenvoudige en leuke manier aan de slag te gaan met Asana. Functies, zoals "likes" en het afvinken van taken vergelijkbaar met een Takenlijst, voelden vertrouwd en intuïtief, waardoor het voor het team gemakkelijker werd om Asana aan te nemen. Om Asana in hun processen te integreren, moedigde Danny het hele team aan om Asana dagelijks te controleren. Ten slotte ondersteunde hij zijn team toen ze meer workflows aan de tool toevoegden door verschillende Asana-trainingsvideo's te delen.

Grotere doelen stellen, uitvoeren en bereiken

Sinds de overstap van zijn team naar Asana hebben Danny en de organisatie meer verantwoordelijkheid, zichtbaarheid en schaalbaarheid gezien - en uiteindelijk betere resultaten. Hier lees je hoe:

Verantwoordelijkheid betekent dat je nooit een detail mist: door Asana te gebruiken om evenementen en vergaderagenda's te beheren, wordt iedereen bij elke stap van het proces verantwoordelijk gehouden, waardoor het aantal details dat over het hoofd wordt gezien, afneemt. Het voorkomt ook dat mensen vergeten hun Taken uit te voeren, wat vooral cruciaal is in de dagen voorafgaand aan evenementen.

We kunnen meer doen met Asana omdat het elk teamlid verantwoordelijk houdt, ons helpt de status van het werk bij te houden en de noodzaak van constante check-ins elimineert.

Zichtbaarheid zorgt voor effectiever leiderschap: met Asana kunnen Danny en het directieteam een overzicht in vogelperspectief krijgen van al het werk dat in de hele organisatie gebeurt en indien nodig in individuele taken duiken. Voor gevoeliger werk kan hij vertrouwelijk met werknemers communiceren via privétaken.

Als oprichter verwachten mensen dat je uit je hoofd weet wat er allemaal gebeurt, en dat is onmogelijk. Het is cruciaal geweest om een tool als Asana te kunnen gebruiken om te zien waar iedereen aan werkt.

Afstemming stelt het team in staat om meer te doen: vóór Asana had Danny geen collaboratieve manier om zijn strategie en doelen met het team te delen, wat de impact van de organisatie beperkte vanwege verwarring over prioriteiten. Nu stellen ze hun doelen in Asana, zodat iedereen weet op welk werk ze zich moeten concentreren, zoals het lanceren van hun nieuwe beurzenprogramma. En door Zapier te gebruiken om Asana te integreren met Hubspot en Google Sheet, hebben Danny en zijn team stappen in het donateurbeheerproces geautomatiseerd, zodat ze zich kunnen concentreren op het opbouwen van relaties in plaats van op follow-ups. Met Asana stelt de hele organisatie betere doelen en lanceert ze meer programma's, waardoor jaarlijks meer dan 90.000 kinderen worden geholpen - een toename van 9x!

Technologie omarmen op kantoor en in de pleegzorg

Als gevolg van het bereiken van verantwoordelijkheid, zichtbaarheid en succes met Asana, heeft Together We Rise inspiratie kunnen putten uit de software die ze gebruiken en deze kunnen toepassen op de diensten die ze verlenen aan kinderen in pleegzorg. Met technologie op kantoor kunnen ze meer doen om de pleegervaring thuis te verbeteren.

Voordat we Asana begonnen te gebruiken, konden we per jaar slechts ongeveer 10.000 jongeren in pleegzorg helpen. Asana heeft ons geholpen dat aantal te laten groeien tot meer dan 90.000 kinderen per jaar!

Asana gebruiken is niet de enige manier waarop Danny en zijn team technologie omarmen. Ze zijn van plan een tool te lanceren waarmee pleegkinderen, hun families en maatschappelijk werkers foto's en herinneringen naar een App kunnen uploaden, zodat ze hun herinneringen op één plek kunnen bewaren, ongeacht waar ze wonen.