Fondswerving evenementplanning

Een project voor een fondsenwervingsevenement in Asana maken

Er zijn een paar manieren om uw evenementproject aan te maken. Om snel te beginnen:

  1. Begin met ons sjabloon voor fondsenwervingsevenementen en pas het aan de behoeften van uw organisatie aan.
  2. Importeer een bestaande spreadsheet waar u momenteel evenementen beheert.

Toegang tot alle Asana-sjablonen

GIF die laat zien hoe u sjablonen in Asana kunt openen via de +knop in de bovenbalk

Begin hier indien u liever uw eigen evenementplan vanaf nul opbouwt, of algemene beste praktijken voor Asana projecten wenst.

Plant u meerdere fondsenwervingsevenementen tegelijk?

Als u ons sjabloon gebruikt:

  1. Dupliceer de [VOORBEELDTAAK] in het sjabloon, hernoem het en converteer het naar een project.
  2. Vervolgens voegt u deze projecten toe aan een portfolio om u te helpen al uw fondsenwervingsevenementen op één plaats te beheren en te controleren.

Werkt u met verkopers, agentschappen of aannemers?

Het bijhouden van deadlines, activa, en gesprekken tussen meerdere derden via e-mail maakt het extra ingewikkeld. Overweeg in plaats daarvan derden uit te nodigen als gasten in uw project. Op die manier kunnen ze uw plannen zien en kunt u duidelijke termijnen stellen en de te leveren goederen bijhouden.

Wilt u het werk van anderen privé houden? U kunt nog steeds derden uitnodigen in Asana, maar zet uw project op privé en voeg ze alleen toe als taakvolgers. Ze zullen alleen die taak kunnen zien.

Tips voor het beheren en uitvoeren van evenementwerk

Nu u uw project voor de planning van een fondsenwervingsevenement hebt opgezet, zullen deze tips u helpen elk detail te beheren en bij te houden terwijl het werk bezig.

1. Stippel uw evenementplan uit (en pas het aan als er iets gebeurt) met tijdlijn

De meeste evenementplannen hebben kritieke deadlines en afhankelijkheden in de aanloop naar de grote dag. Tijdlijn helpt u deze in kaart te brengen in uw plan voordat u begint, zodat alle stukjes in elkaar passen voor een naadloos evenement.

GIF van het maken van een projectplan met de tijdlijnfunctie van Asana

Uw plan maken met tijdlijn:

  1. Plan taken door ze naar de tijdlijn te slepen en ze daar neer te zetten. Wanneer u conflicten wat betreft de timing ziet, kunt u de taken slepen en neerzetten om ze opnieuw te plannen.
  2. Verleng de datumbereiken van de taken zodat de verantwoordelijke zijn of haar tijd beter kan indelen in de aanloop naar de deadline.
  3. Als taken in een bepaalde volgorde moeten worden afgewerkt, maakt u afhankelijkheden tussen de taken door met de muis over een taak te bewegen en vervolgens de stip naar een verwante taak te slepen.

Als het werk eenmaal begonnen is, kan tijdlijn u ook helpen om uw plan aan te passen. Als bijvoorbeeld het boeken van uw zaal langer duurt dan verwacht, kunt u met tijdlijn de termijnen verschuiven en zien welke gevolgen dat heeft voor uw plan in zijn geheel.

2. Houd belangrijke e-mails bij (terwijl u minder tijd in uw inbox doorbrengt) met e-mailintegraties

SCHERMAFBEELDING van integraties van Asana met Outlook en Gmail voor e-mails en inbox

U kunt altijd leveranciers uitnodigen voor uw evenementproject, maar als u via e-mail communiceert, probeer dan de Asana voor Gmail, Outlook, of andere e-mail client-integraties. Wanneer u e-mails krijgt met belangrijke documenten of werk waar u iets mee kunt, kunt u die meteen vanuit uw inbox aan Asana toevoegen om ze als taak toe te wijzen, aan uw evenementenproject toe te voegen, en nog veel meer. Belangrijke planningsdetails en taken zullen niet steeds in e-mail verloren gaan (en u hoeft niet zo veel tijd te besteden aan het organiseren van uw inbox).

3. Creëer direct bruikbare feedback over fondsenwervingsevenementen met proofing

GIF van het achterlaten van bruikbare feedback op een afbeelding bij een Asana taak met de proofingfunctie

Feedback kunnen geven en verwerken op middelen voor evenementen (zoals e-mailuitnodigingen of affiches) kan het verschil maken tussen praten tegen de muren en viraal gaan. Proofing in Asana maakt het gemakkelijk voor proofreaders om direct commentaar te geven, zodat de feedback in context wordt gegeven. Elk commentaar verandert in een uitvoerbare deeltaak die de maker dan kan beslissen hoe hij die opneemt.

Wanneer u brainstormt over middelen of creatieve ideeën voor uw evenement, maak dan een taak per middel/idee en gebruik de like-knop om onder uw team te stemmen.

Tips om het werk op de dag van uw evenement in goede banen te leiden

1. Werk onderweg en offline met de mobiele apps van Asana

Als uw team zich ter plaatse aan het voorbereiden is, kan het moeilijk zijn om bij de belangrijkste details te komen en te zien wat er nog op de takenlijst staat. De mobiele app van Asana houdt uw team verbonden met het evenementplan (zelfs als u offline bent) voor, tijdens en na het evenement.

SCHERMAFBEELDING van Asana mobiele taak voor evenementplanning

2. Houd realtime gesprekken actiegericht met de Slack-integratie

Veel teams gebruiken zowel Asana als Slack om te coördineren en over het werk te communiceren - vooral als het tijd is voor een evenement. In plaats van het ene of het andere hulpmiddel te kiezen, kunnen teams ze samen gebruiken met de Asana voor Slack-integratie.

GIF van het creëren van een Asana-taak vanuit een Slack-bericht met de integratie

Als een teamgenoot om feedback vraagt over zijn presentatie, maar u moet nog een boodschap doen voor het evenement, dan kunt u een Asana-taak aanmaken vanuit het Slack-gesprek, zodat u het niet vergeet en alle oorspronkelijke context hebt.

Tips voor het rapporteren over het werk aan en de voortgang van evenementen

1. Communiceer in uw team (zonder meer vergaderingen)

In plaats van een vergadering te houden om de status van een taak te controleren of uw team een update te geven, zijn er een aantal manieren om dat in Asana te doen:

  • Reageer op een taak om een update te geven over de voortgang van een taak, feedback te geven, of een vraag te stellen.
  • Gebruik projectstatusupdates (via het voortgang-tabblad in uw project) om de belangrijkste updates over de voortgang van het project door te geven, zoals het halen van mijlpalen, deadlines of alles wat risico loopt.
  • @vermeld uw collega's, relevante taken, projecten, of gesprekken om er direct naar te linken in een beschrijving of reactie.

2. Bewaak de voortgang en beheer de personeelsbezetting over meerdere evenementen met portfolio's en werkbelasting

GIF van het gebruik van een portfolio in Asana voor voortgangsupdates

Om de voortgang van een evenement te begrijpen en de bandbreedte van het team te meten, verzamelen evenementplanners gewoonlijk informatie tijdens vergaderingen, in e-mails of spreadsheets, wat tijdrovend en onnauwkeurig kan zijn. In plaats daarvan kunt u een projectportfolio aanmaken met al uw evenementplannen, zodat u op één plaats real-time vooruitgang, evenementdatums en prioriteit kunt zien.

SCHERMAFBEELDING van het gebruik van werkbelasting om te zien welke teamgenoot overbelast is en om zijn werk opnieuw toe te wijzen

Gebruik vervolgens het tabblad Werkbelasting om de capaciteit van uw team te visualiseren voor alle evenementen, op basis van de taken die ze al in Asana toegewezen hebben gekregen. Werkbelasting helpt u weloverwogen beslissingen te nemen over de personeelsbezetting om de werkbelasting in evenwicht en evenementen op schema te houden.

Middelen voor het plannen en beheren van evenementen in Asana

Bent u meer een visuele leerling? Wilt u zien hoe onze klanten evenementen plannen met Asana? Bekijk dan deze bronnen:

BronnenLink
Sjabloon voor planning non-profit fondsenwervingsevenementSjabloon gebruiken
ZelfstudievideoBekijk Asana gebruiken
On-demand cursusRegistreren voor de Asana Academie
CasestudiesKijk hoe Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise en NTEN evenementen plannen met Asana
Gids voor productiviteit voor evenementprofessionals e-bookLees e-book
Contact met de GemeenschapNeem deel aan een aankomende training of begin een gesprek op ons gemeenschapsforum 

Sorry, we ondersteunen deze browser niet

Asana werkt niet met de internetbrowser die u momenteel gebruikt. Registreer in plaats hiervan met één van de volgende ondersteunde browsers.