Vóór Asana vertrouwden we op e-mail om ons werk te beheren en was informatie snel verouderd. Nu kunnen we elk Detail onmiddellijk bijwerken en heeft iedereen in het wereldwijde team in realtime toegang tot die updates.

Christoph Hanger, Public Relations Officer voor speciale projecten

Weet wat er wordt gepubliceerd en wanneer, voor elk stuk inhoud

Het wereldwijde communicatieteam van het ICRC stimuleert de bekendheid van hun werk om mensen te helpen die getroffen zijn door conflicten en gewapend geweld en om de wetten te promoten die oorlogsslachtoffers beschermen. 

Toen het team hun redactionele plannen ad hoc organiseerde, gingen details en timing verloren. Nu hebben ze één wereldwijde redactionele agenda voor al hun inhoudsprioriteiten, planning en campagnes, waardoor ze de vinger aan de pols kunnen houden van snel veranderende verhaallijnen.

Opereren, communiceren en plannen in één centrale ruimte

• Van planning tot uitvoering, het communicatieteam gebruikt hun redactionele agenda van Asana om elk detail van hun inhoud per maand te organiseren.

• Ze hebben hun agenda aangepast met aangepaste velden, waarbij ze specifieke details noteren, zoals het type inhoud en wie er verantwoordelijk voor is.

• In plaats van e-mails te doorzoeken of contact op te nemen met collega's wanneer een teamlid vragen heeft, kunnen ze gewoon de agenda bekijken, het team vinden dat verantwoordelijk is voor elk stuk inhoud en meteen aan de slag gaan.

• Met al hun informatie op één plaats, in realtime bijgewerkt en voor iedereen toegankelijk, kan het team snel en eenvoudig rapporten ophalen en delen voor hun partners en belanghebbenden.

Nu hebben we een holistische redactionele agenda die voor iedereen toegankelijk is. Met Asana kunnen we sneller en doeltreffender vooruitgang boeken bij het publiceren van verhalen over het werk van het ICRC.

Christoph Hanger, Public Relations Officer voor speciale projecten

Snel en eenvoudig media-aanvragen toewijzen en er actie op ondernemen 

Het ICRC vertrouwt op de nieuwste updates en informatie uit het veld om de verhalen van de mensen die ze helpen nauwkeurig te vertellen. Tijdens gewapende conflicten en oorlogen kunnen deze details in enkele seconden veranderen. 

Ze hadden een systeem nodig waarmee ze inkomende media- en PR-verzoeken zo snel mogelijk konden opslaan, beheren en erop reageren.

Wereldwijde teams over verschillende tijdzones heen op elkaar afstemmen

• Met één wereldwijd Asana-bord kan iedereen snel veranderende redactionele prioriteiten en mediaverzoeken bekijken en erop reageren.

• Dankzij deze centralisatie hebben ze de hoeveelheid tijd die ze besteden aan administratieve taken en het zoeken naar nauwkeurige informatie aanzienlijk verminderd.

• Met behulp van aangepaste velden worden mediaverzoeken nu tot in het kleinste detail georganiseerd - het onderwerp, de regio, de verantwoordelijke van het ICRC en zelfs de journalist - allemaal op één wereldwijd bord.

Met Asana hebben we interne e-mails om mediaverzoeken te coördineren bijna volledig geëlimineerd. Dit betekent dat iedereen alle aanvragen kan zien, wie elke aanvraag afhandelt, en snel goedgekeurde gespreksonderwerpen kan vinden om er sneller actie op te ondernemen.

Christoph Hanger, Public Relations Officer voor speciale projecten

De verhalen van degenen die getroffen zijn door gewapende conflicten op de eerste plaats zetten

Snelheid is alles voor een organisatie als het ICRC. Dankzij Asana hebben ze solide systemen geïmplementeerd om efficiëntere en impactvollere campagnes te lanceren. En het communicatieteam zal hun gebruik van Asana blijven optimaliseren om hen te helpen de verhalen te delen van iedereen die door gewapende conflicten is getroffen.