효과적인 커뮤니케이션을 위한 메모 작성 방법(템플릿 포함)

효과적인 커뮤니케이션은 매우 중요합니다. 하지만 소화하기 쉬운 정보여야 합니다. 이를 위한 템플릿을 사용하면 커뮤니케이션을 더 쉽게 작성할 수 있을 뿐만 아니라 직원들이 이를 더 쉽게 이해할 수 있습니다.

바로 이럴 때 메모가 필요합니다. 메모 템플릿은 팀이나 부서에 새로운 절차, 전략 실행 또는 예정된 프로젝트에 대해 알리고자 할 때 시작하기에 좋은 곳입니다. 메시지를 명확하게 전달하려면 전문적인 메모 작성 방법을 이해하는 것이 중요합니다.

이 가이드에서는 메모가 무엇인지, 언제 보내야 하는지, 형식을 만드는 방법, 효과적으로 메모를 작성하는 팁에 대해 설명합니다. 그런 다음 무료 메모 템플릿을 사용하여 성공을 위한 로드맵을 제공하세요.

메모란 무엇인가요?

메모란은 조직 전체에 정보를 전달하는 것입니다. 일대일 메시지와 달리, 메모는 일반적으로 더 많은 잠재 고객을 보유합니다.

이 편지는 일반적으로 팀, 부서 또는 조직 전체에 전송되어 회사에서 일어나는 일에 대해 직원들에게 알립니다. 메모는 정책 변경에서 신규 고객, 예산 삭감에 이르기까지 광범위한 관련성을 가진 중요한 주제에 관한 것일 수 있습니다.

이러한 유형의 커뮤니케이션은 전자적으로 작성 및 전송하거나 실제 유인물로 인쇄할 수 있습니다. 커뮤니케이션 체인에 있는 모든 사람을 알고 있더라도 이러한 문서를 정중하고 전문적으로 유지하는 것이 중요합니다. 확실하지 않은 경우 이모티콘, 문자 메시지 언어, 약어를 생략하여 메시지를 보다 전문적으로 전달하세요.

메모를 보내야 하는 이유

일반 이메일 대신 메모를 보내는 데는 여러 가지 이유가 있습니다. 이메일은 일상적인 커뮤니케이션 양식인 반면, 메모는 더 공식적이며 회사 기록의 일부가 됩니다. 

직원들은 메모를 더 심각하게 받아들입니다. 결과적으로, 메모는 조직 간 커뮤니케이션에서 훨씬 더 효과적인 경향이 있습니다. 가장 일반적인 이유 몇 가지를 아래에 설명해 두었습니다.

메모는 다음을 수행할 수 있습니다.

• 정책 변경 사항 설명

• 예정된 미팅 안건 또는 이벤트 발표

• 예산 삭감 발표

• 실행 계획 요약

• 신규 고객의 온보딩에 대해 설명

• 회의록 세부 정보

• 추천 사항이나 피드백 요청

• 회사의 문제 또는 해결책에 대해 직원에게 알리기

여러 직원에게 전자 메모를 보내는 것은 회사 세부 정보를 한 곳에서 확인할 수 있다는 점에서 유용합니다. 모든 사람이 소문을 통해 듣는 대신 동일한 정보를 동시에 받습니다.

메모 서식 지정 방법

메모를 구성하는 방법에는 여러 가지가 있지만 대부분의 메모는 동일한 서식 요소를 가지고 있습니다. 보낼 메시지의 어조와 내용에 맞게 메모 템플릿을 자유롭게 사용자 지정할 수 있습니다.

제목

가장 먼저, 훌륭한 제목으로 메모를 시작하여 순조롭게 시작하세요. 최고의 메모 제목은 가능한 한 구체적이어야 합니다.

예를 들어, 메모 레이터를 '회사 이벤트'라고 명명하는 대신 '연례 휴일 파티: 날짜 및 세부 정보'라고 명명하세요.

명확한 제목란을 사용하면 메모를 열기 전에 메모에 설명된 내용을 정확히 알 수 있습니다. 또한 직원들의 받은 편지함에 제목이 동일한 여러 개의 메모가 없어지기 때문에 메모를 찾기가 더 쉬워집니다.

제목

메모 제목에 포함해야 하는 몇 가지 핵심 요소가 있습니다. 날짜, 수신인, 작성자를 항상 명시하세요. 이 정보는 메시지 내용에 대한 배경 정보를 제공합니다. 

본문 메시지

메모의 본문은 메시지의 주요 목적을 담고 있습니다. 개요 단락에서 문서의 나머지 부분이 무엇에 관한 것인지 정확하게 설명하세요. 메시지를 가장 효과적으로 전달할 수 있도록 시작 섹션을 짧게 유지하세요. 

• 제1단락: 이 단락의 시작 부분에 '알려드리기 위해 씁니다' 및 '정보를 요청드립니다'와 같은 문구를 사용하세요. 첫 번째 단락에는 메모에서 가장 중요한 정보가 포함되어야 합니다. 

• 두 번째 단락: 두 번째 단락에서는 추가 세부 정보를 제공하고 주제에 대해 더 자세히 설명할 수 있습니다.

• 세 번째 단락: 세 번째 단락은 요청을 전달하는 곳입니다. 예를 들어, 부서에 프로젝트에 대한 피드백을 요청하거나 특정 날짜까지 회사 행사에 회신하도록 요청하는 것이 있습니다.  

일부 메모에는 제시된 정보와 관련된 요청이 없습니다. 이 경우, 해당 공간을 동료의 시간을 내주셔서 감사하다는 말을 전하는 기회로 활용할 수 있습니다.

동료에게 메모를 보내기 전에 회사의 대량 커뮤니케이션 정책을 확인하세요. 일부 회사는 조직의 로고, 회사명 또는 표준화된 글꼴 크기를 추가하는 등의 추가 단계가 필요합니다. 또한 보내기 전에 승인이나 허가를 받아야 할 수도 있습니다.

메모를 작성하기 위한 팁

이제 메모에 포함해야 할 내용을 알았으니 올바른 어조와 서식을 다룰 차례입니다. 다음은 효과적인 비즈니스 메모를 작성할 때 유의해야 할 몇 가지 팁입니다.

• 전문적인 어조를 유지하세요: 항상 전문적인 어조를 유지하되, 청중과 목표에 맞게 자유롭게 조정하세요.

• 두문자어 및 약어 사용을 사용하지 마세요: 모든 수신인이 메시지를 이해할 수 있도록 두문자어 및 약어를 철자하세요.

• 메모를 한 페이지로 유지: 요점을 간략하게 전달하기 위해 카피를 세 단락으로 맞추세요.

• 필요한 경우 첨부 파일 사용: 필요한 경우 메모에 추가 정보를 제공하기 위해 첨부 파일이나 전단지를 자유롭게 추가하세요.

• 목표 대상에 대해 생각하기: 작성하는 대상에 따라 이메일의 메시지를 변경하세요.

• 일관된 서식 유지: 전체에서 동일한 글꼴, 단락 구조, 구두점 및 문법을 유지하세요.

• 명확하고 간결하게 작성하세요: 메모 문서의 시작 부분에 요청이나 공지 사항을 작성하세요.

• 객관성을 유지하세요: 비즈니스 문서를 작성할 때는 사실을 고수하고 개인적인 편견을 삼가세요.

이러한 팁을 따르고 포함해야 할 내용을 파악하면 전문적이고 간결한 메모를 반복적으로 작성할 수 있습니다.

메모의 유형

세 가지 메모 스타일은 제안, 확인, 요청입니다. 세 가지 유형의 메모에서 일반적인 형식과 비즈니스 작성 스타일은 비슷합니다. 차이점은 청중, 어조, 대상을 보는 데 있습니다. 

제안 메모

제안적 메모를 보내는 것은 회사의 문제에 대한 해결책을 찾는 좋은 방법입니다. 종종 창의적인 사고, 브레인스토밍, 그룹 토론을 장려합니다. 

제안적 메모를 보낼 때는 긍정적이고 격려하는 언어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 이 언어는 동료들이 기발한 아이디어를 찾도록 하는 데 도움이 됩니다.

예: 브랜드 캠페인을 위한 새로운 아이디어에 대한 그룹 토론을 찾는 광고 대행사라면 제안 메모를 보내세요.

확인 메모

확인 메모를 사용하여 구두 합의를 서면으로 확인하세요. 모든 사람이 목표를 명확하게 이해할 수 있도록 당사자 간의 합의에서 중요한 측면을 강조하세요.

상대방에게 추가 설명이 필요하거나 세부 정보를 변경해야 하는지 물어보며 메모 문서를 종료하세요. 이렇게 하면 프로젝트가 시작된 후 혼동이나 오해를 피하는 데 도움이 됩니다.

예: 마케팅 팀의 팀 리더인 경우, 프로젝트에서 협업하는 동안 회사의 DevOps 팀에 확인 메모를 보낼 수 있습니다. 여기에는 프로젝트 결과물이 포함되며, 모든 이해관계자가 프로젝트 범위를 이해하고 누구에게도 질문이 없도록 합니다.

요청 메모

요청 메모는 요청이 있을 때 회사에 보낼 수 있는 문서 또는 이메일입니다. 이러한 유형의 메모는 요청이 완료된 것이 필요한 이유를 설명하는 것으로 시작합니다.

문제 해결 방법에 대한 권장 사항을 제시할 때는 전문적이고 설득력 있는 어조를 유지하세요. 이러한 유형의 언어는 메모에서 항상 권장되지만 요청 메모에서는 특히 중요합니다.

예: 인사 담당자가 직원들에게 마감일 전에 보험 정보를 작성하도록 요청하는 경우, 요청 메모를 보낼 수 있습니다.

메모 템플릿

메모 템플릿을 사용하여 문서를 정리하고 매번 성공적인 메시지를 작성하세요. 각종 메모를 보낼 때는 제목, 머리글, 본문 메시지를 효과적으로 작성해야 합니다.

프로젝트 관리 툴과 메모는 커뮤니케이션을 간소화하는 데 도움이 됩니다

메모 템플릿을 사용하면 회사 내 모든 사람과 소통하는 데 도움이 됩니다. 프로젝트 관리 툴 과 결합하면 모든 메모를 한 곳에 보관하고 많은 이해관계자와 팀원에게 쉽게 메모를 보낼 수 있습니다. 메모를 실행 과제에 직접 연결하여 이러한 할 일과 메시지를 실현할 수도 있습니다.